3 Xây dựng hệ thống thông báo và tra cứu thông tin qua SMS cho đại học Hoa Sen
3.2.2Kinh phí dự trù xây dựng hệ thống
Sau đây chúng tôi sẽ dụ trù kinh phí xây dựng một hệ thống thông báo và tra cứu thông tin cho đại học Hoa Sen với số lượng khoảng 5000 sinh viên.
1.5.6.1 Thiết bị
1.5.6.1.1 GSM/ GPRS modem
Việc chọn lựa giữ GSM modem và GPRS modem tùy thuộc vào 2 yếu tố:
• Chất lượng của dịch vụ mà nhà trường muốn cung cấp: tốc độ của GPRS modem cao hơn nhiều so với GSM modem cụ thể là nhanh hơn gấp 5-6 lần. Việc chọn GPRS modem hay GSM modem tùy thuộc vào tốc độ mà hệ thống muốn có được. Tuy nhiên hiện nay các loại modem thường tích hợp cả GSM và GPRS lại thành một, xuất xứ của các sản phẩm này chủ yếu là là từ Trung Quốc.
• Nhà cung cấp dịch vụ: việc ký hợp đồng với một nhà mạng (Viettel, Mobiphone, VinaPhone…). Tùy vào những điều khoản của từng nhà cung cấp dịch vụ mà nhà trường cân nhắc chọn hợp tác sử dụng SMS gateway của nhà mạng nào. Những điều khoản của hợp đồng của các nhà mạng khá là kín đáo và được giữ kín giữa các đối thủ cạnh tranh với nhau nên chúng tôi không thể khai thác được. (Khi chúng tôi cố găng tìm hiểu vấn đề này thì gặp phải rất nhiều vướng mắc, nhà mạng yêu cầu chúng tôi xuất trình giấy phép kinh doanh mới cho chúng tôi biết về điều khoản hợp đồng).
Tên sản
phẩm Ảnh Nguồn gốc Port Giá bán (đã bao gồm VAT) Chi tiết GSM modem G2403R (G2403U) Trung
Quốc Com/USB 100USD Đây là loại modem 1 sim, thời gian bảo hành thường là 12 tháng GSM modem Pool PG- 104RJ/RS Trung Quốc RJ 45hoặc COM 1000
USD Đây là loại modem 8 sim, 8 ports. Có thể kết nối với máy tính qua mạng LAN. Bảo hành 12 tháng
Loại 4 sim rất hiếm chỉ có bán ở Trung Quốc, các công ty trong nước rất ít nhập về bán vì loại hàng này ít người hỏi mua, tiêu thụ rất chậm.
Tùy thuộc vào quy mô của hệ thống mà ta quyết định chọn loại modem. 2 loại modem kể trên là loại thông dụng và dễ dàng mua được trên thị trường, đặc biệt là ở TPHCM. Với giả sử hệ thống hoạt động để phục vụ cho 5000 sinh viên, thì ta xem xét các yếu tố sau để quyết định số modem:
• Việc thông báo tin tức qua SMS thường là những tin tức rất khẩn cấp, nội dung của thông tin ngắn gọn nhưng phải đến được tay người cần nhanh chóng để họ có thể phản ứng lại với những thay đổi bất ngờ. Những việc này thường là thông báo nghỉ học bất ngờ, thay đổi lịch thi, nhắc nhỏ thời gian họp hội nghị…Đa số những trường họp này số lượng người được thông báo nằm trong phạm vi một lớp học vài chục người đến những hội thảo hội nghị hàng trăm người, nhưng trường hợp tòan thể sinh viên phải nhận được những dạng thông báo thế này là rất hiếm khi xảy ra. Những thay đổi lớn có quy mô toàn trường thường được công bố rộng rãi trước thời điểm diễn ra vài tuần đến vài tháng. Cho dù là trường hợp khẩn cấp nhất thì giới hạn thời gian vài giờ đồng hồ cho việc thông báo toàn trường vẫn là vấn đề có thể chấp nhận được. Nhóm chúng tôi đã làm việc với một modem một sim G2403R với tốc độ gửi tin nhắn là 30 tin/1phút. Để gửi 1000 tin nhắn
thì hệ thống mất 35 phút để thực hiện. Dĩ nhiên nếu số lượng modem tăng lên hai hay 3 modem thì tốc độ sẽ được gia tăng, không phải tăng lên gấp 2 hay 3 lần nhưng cũng tăng lên 1.75 đến 2.75 lần so với một modem. (Do thời gian xử lý các tác vụ khác ngoài tin nhắn SMS như lưu tin nhắn xuống dữ liệu, gặp phải tin nhắn tra cứu thông tin khi đang gửi tin, thời gian delay của nhà mạng…). Để nhắn tin cho 5000 sinh viên thì một hệ thống có chừng 1 modem sẽ mất 3.5 giờ còn 2 modem sẽ sẽ mất 1.8 giờ. Đây là một con số khá ấn tượng cho một hệ thống sự dụng những thiết bị không quá đắt. (Khoảng 200USD / 2 modem)
• Về phần tra cứu thông tin: Theo kinh nghiệm của nhóm chúng tôi khi tiến thành thực nghiệm việc tra cứu thông tin thì người gửi tin nhắn đến hệ thống, hệ thống phản hồi bằng tin nhắn kết quả, tất cả quá trình này mất khoảng 6-10s. (Trong điều kiện lý tưởng như sóng điện thoại tốt, đường truyền thông thoáng…). Việc tra cứu thông tin thường là những thông tin như điểm, thời khóa biểu, các thông báo, sự kiện… Số người có nhu cầu tra cứu thông tin cũng như thời gian họ tra cứu là không xác định chính xác. Tuy nhiên việc thiết lập một modem một sim chuyên để trả lời truy vấn thông tin không tốn nhiều chi phí nhưng lại có thể đảm bảo chất lượng của hệ thống trong việc phản hồi nhanh chóng hiệu quả và chính xác.
1.1.1.1.1 Máy tính PC
Một phần mềm sử dụng GSM modem phải được chạy trên một máy tính. Chi phí cho máy tính này thực chất không cần phải kể đến, bởi vì trường có thể sử dụng máy tính của nhân viên trong phòng đào tạo. Công việc trực tiếp của họ gắn liền hoạt động của hệ thống nên việc hệ thống này hoạt động trên máy tính của phòng đào tạo là hợp lý. Về phần thiết lập mảng tổng đài tra cứu thông tin cho sinh viên, thì chúng ta có thể thiết lập nó trên server web của trường, phần mềm này cần hoạt động 24/7 nên việc gắn với một server hoạt động liên tục là cần thiết. Phần mềm chạy rất nhẹ nhàng, thêm vào đó, dữ liệu tra cứu thường là những thông tin được lưu trữ trên server của trường nên việc thiết lập sẽ rất thuận lợi.
1.5.6.2 Nhân lực
1.5.6.2.1 Về mảng xây dựng hệ thống
Nếu được nhà trường chấp thuận xây dựng hệ thống cho trường, và kết nối hệ thống với dữ liệu của trường (điểm, thời khóa biểu sinh viên,…) thì nhóm chúng tôi có thể thiết lập hệ thống cho trường. Với số lượng nhân lực là ba người, cùng với sự giúp đỡ của các kỹ thuật viên quản lý dữ liệu của trường .
Chi phí cho nhân lực thực sự không nhiều, vì thời gian thiết lập hệ thống không dài. Bởi vì nền tản, và công nghệ đã được nhóm chuẩn bị sẵn, tất cả việc phải làm là thay đổi một chút để phù hợp với hệ thống của trường. Dự kiến thời gian này khoảng một tháng. Trong đó tuần đầu là thiết kế lại dữ liệu, và làm việc với dữ liệu mới của trường. Hai tuần tiếp theo là cài đặt hệ thống trên máy tính của phòng đào tạo và server của trường, khoảng thời gian này cũng tùy tình lại chương trình theo yêu cầu của phòng đào tạo, các nghiệp vụ có thể được cung cấp và thay đổi. Tuần cuối cùng dùng để test thử nghiệm và fix lỗi.
1.5.6.2.2 Về mảng vận hành và bảo trì
Việc vận hành chương trình tùy theo mức ứng dụng của nhà trường. Nếu nhiều phòng ban trong trường sử dụng hệ thống thì tất nhiên mỗi phòng ban nên có người chịu trách nhiệm quản lý khâu làm việc của mình với hệ thống. Hệ thống với những chức năng như soạn văn bản và gửi tin nhắn thực chất rất đơn giản và hầu như nhân viên văn phòng nào cũng có thể sử dụng. Vấn đề nhân lực trong việc sử dụng hệ thống là không đáng kể, tuy nhiên vẫn nên có một người chịu trách nhiệm quản lý hệ thống ở khâu thống kê cuối tháng, thanh toán với nhà mạng và giải quyết các vấn đề phát sinh. (Với nhà mạng, hướng dẫn sử dụng hệ thống), người này chịu trách nhiệm giám sát theo dõi hoạt động của hệ thống để đảm bảo hệ thống hoạt động tốt và “thực hiện đúng chức năng của nó”.
Việc tiến hành nâng cấp bảo trì hệ thống có thể được nhóm chúng tôi bàn giao lại cho nhân viên kỹ thuật của trường, từ cách cài đặt thay đổi các tùy chỉnh hay tiến hành nâng cấp ở một mức cao hơn nữa cũng có thể thực hiện được. Đối với những nhân viên kỹ thuật của trường thì những việc thế này hầu như không có xa lạ và ít gặp khó khăn khi tiến hành.
Thậm chí khi có vấn đề xảy ra, hoặc nhà trường yêu cầu nâng cấp lên một phiên bản mới với những yêu cầu mới thì nhóm chúng tôi sẵn sang giúp đỡ trường đại học của mình.