Chương 2: Phân tích hoạt động tiêu thụ sản phẩm nội thất của công ty Xuân Hoà
2.1.2.Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ của công ty Xuân Hoà.
a) Chức năng nhiệm vụ của công ty
- Chức năng:
+ Sản xuất ra những ngành hàng thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
+ Kinh doanh những mặt hàng mà Công ty sản xuất ra.
+ Giải quyết tốt mối quan hệ trong nội bộ công ty và quan hệ giữa Công ty với bên ngoài.
- Nhiệm vụ của Công ty :
+ Sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký và mục đích thành lập của Công ty .
+ Quản lý tốt lao động, vật tư, tiền vốn, để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh.
+ Thực hiện phân phối theo lao động và chăm lo đời sống cho cán bộ công nhân viên.
+ Thực hiện đầy đủ trách nhiệm xã hội
+ Tuân thủ nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước.
b) Bộ máy tổ chức của công ty Xuân Hoà
Công ty tổ chức bộ máy theo mô hình hỗn hợp của mô hình tổ chức trực tuyến - chức năng kết hợp với mô hình tổ chức kinh doanh theo khu vực địa lý.
Tổ chức và bộ máy của Công ty gồm: - Chủ tịch Công ty
- Tổng giám đốc Công ty - 03 phó tổng giám đốc - Các phòng ban, nghiệp vụ
Biểu số 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty .
Theo mô hình tổ chức này, Tổng giám đốc Công ty - người lãnh đạo cấp cao nhất của công ty được sự giúp sức của những người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quyết định. Tuy nhiên Tổng giám đốc Công ty là người đại diện hợp pháp của Công ty, chịu trách nhiệm trước nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm trước toàn thể cán bộ, công nhân viên của Công ty về các vấn đề bảo đảm quyền lợi của người lao động.
Phó Tổng giám đốc là những người có quyền sau Tổng giám đốc, thay mặt Tổng giám đốc điều hành những việc mà giám đốc giao phó, uỷ quyền. Các hoạt động của công ty được chia thành 3 lĩnh vực khác nhau: sản xuất, tiêu thụ (kinh doanh), kế toán – hành chính - tổng hợp. Mỗi Phó Tổng giám đốc được phân công điều hành một mảng.
Chi nhánh TPHCM Phó Tổng Giám Đốc Chi nhánh Hà Nội Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phó Tổng Giám Đốc Phòng nhân sự Phòng kế hoạch Sản xuất Phòng kỹ thuật Phòng sản xuất TỔNG GIÁM ĐỐC Phó Tổng Giám Đốc Phòng vật tư - XNK
Phó Tổng giám đốc quản lý các hoạt động sản xuất, điều hành sản xuất của công ty đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục và nhịp nhàng. Tham mưu cho Phó tổng giám đốc là ban lãnh đạo các phòng kế hoạch sản xuất, phòng kỹ thuật, phòng sản xuất.
Phòng kế hoạch sản xuất: tiếp nhận đơn hàng từ phòng kinh doanh và lập kế hoạch sản xuất về số lượng, chủng loại, mẫu mã.
Phòng kỹ thuật: Phụ trách những vấn đề về mặt kỹ thuật sản xuất, cải tiến và xây dựng quy trình công nghệ sản xuất, áp dụng những sáng kiến vào việc thiết kế và phát triển sản phẩm mới. Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra, nghiệm thu chất lượng sản phẩm trên từng công đoạn để kịp thời khắc phục những nhược điểm.
Phòng sản xuất: trực tiếp điều hành các phân xưởng sản xuất, lắp ráp. Phó tổng giám đốc điều hành chung công tác tiêu thụ sản phẩm do công ty sản xuất ra. Cùng với Phó tổng giám đốc trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm của công ty là phòng kinh doanh và các chi nhánh.
Phòng kinh doanh thực hiện các việc thương thảo, tìm kiếm thị trường, giao dịch ký kết các hợp đồng và quản lý các hợp đồng. Nhận đơn mua hàng từ các chi nhánh, các khách hàng. Kiểm tra đơn hàng và gửi đơn hàng cho phòng kế hoạch sản xuất. Lên kế hoạch logistic.Tiếp nhận sản phẩm để giao cho các khách hàng, kho sản phẩm của các chi nhánh, các đại lý. Lập bảng điều chỉnh giá khi có sự thay đổi mức giá bán và gửi tới các chi nhánh, các đại lý.
Chi nhánh Hà Nội: phụ trách tiêu thụ sản phẩm tại khu vực thị trường Miền Bắc và miền Trung. Tiếp nhận, bảo quản sản phẩm và tổ chức thực hiện hoạt động bán hàng và các hoạt động dịch vụ, các hoạt động xúc tiến hỗ trợ bán hàng.
Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh: có nhiệm vụ tương tự chi nhánh Hà Nội nhưng phụ trách tại khu vực thị trường miền Nam.
Phó tổng giám đốc điều hành công tác hành chính - kế toán
Phòng nhân sự: quản lý nguồn nhân lực (quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, bố trí, sắp xếp, chọn và tuyển công nhân viên, tham mưu cho lãnh đạo vể công tác quản lý đào tạo cán bộ, công nhân viên đồng thời đặt ra các chế độ về lương, thưởng, phụ cấp,…quản lý các hệ thống, các hệ thống thông tin có liên quan.
Phòng kế toán: phụ trách mảng tài chính kế toán, thu thập, phân loại và xử lý, tổng hợp số liệu từ đó cung cấp số liệu một cách trung thực, chính xác, kịp thời trong việc ra quyết định của các nhà quản lý có liên quan.