1. Công dụng:
¾ Dùng để tóm lược dữ liệu và trình bày kết quả theo dạng cô đọng như một bảng tính
¾ Thường được dùng để thống kê số liệu, so sánh, tiên đoán hướng phát triển của dữ liệu và lập báo cáo
¾ Kết quả của vấn tin tham chiếu chéo không được hiệu chỉnh hoặc cập nhật dữ liệu.
2. Cách xây dựng truy vấn tham chiếu chéo: a. Tạo vấn tin tham chiếu chéo bằng Wizard: a. Tạo vấn tin tham chiếu chéo bằng Wizard:
¾ Trước tiên ta phải có một nguồn dữ lịêu là bảng hoặc truy vấn chọn gồm các giá trị của trường cần thực hiện truy vấn tham chiếu chéo
¾ Từ cửa sổ cơ sở dữ liệu nhấp chuột
chọn Queries vào chọn New xuất hiện hộp thoại thứ nhất (New query)
(Hình 44) Nhập thông số Chọn tên tham số Chọn kiểu tham số Hình 42 Hình 43 Chọn mục
¾ Chọn mục Crosstab query wizard sau đó chọn OK xuất hiện hộp thoại thứ hai (Crosstab query wizard) (Hình 45)
¾ Chọn bảng hoặc truy vấn làm cơ sở cho vấn tin tham chiếu chéo nhấp chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ ba (Hình 46)
¾ Chọn tiêu đề cho vấn tin tham chiếu chéo bằng cách nhấp chuột chọn tên trường làm tiêu đề dòng trong cửa sổ Available Fields và nhấp nút , lặp lại các thao tác này cho đến khi chọn đủ các trường làm tiêu đề dòng và chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ 4 (Hình 47)
Chọn nguồn dữ liệu Chọn tiêu đề dòng Nhấp chuột đưa qua Chọn để tiếp tục Hình 45 Hình 46
¾ Chọn trường làm tiêu đề cột sau đó nhấp chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ 5 (Hình 48)
¾ Chọn các hàm (Count, Sum, Max, Min,…) và chọn trường để tính toán giá trị cho trường được chọn, đánh dấu chọn “Yes, include row sum” nếu muốn tạo thêm trường tính tổng từng dòng, nhấp chọn Next xuất hiện hộp thoại thứ 6 (Hình 49) Chọn tiêu đề Chọn trường tính toán Chọn hàm tính toán Chọn tính tổng từng dòng Nhập tên vấn tin Chọn để hoàn tất Hình 47 Hình 48
¾ Nhập vào tên vấn tin và nhấp chuột chọn Finish, ta được bảng kết quả của vấn tin tham chiếu chéo (Hình 50)
b. Tạo vấn tin tham chiếu chéo bằng Design View:
¾ Thiết kế truy vấn như đối với truy vấn chọn thông thường
¾ Vào Query chọn Crosstab Query, trong vùng QBE xuất hiện thêm hai dòng: ToTal và Crosstab
¾ Chọn các trường đưa vào truy vấn sau đó chọn trường làm tiêu đề dòng hoặc cột bằng cách:
9 Tại ô Total của trường cần định tiêu đề chọn Group By
9 Tại ô Crosstab ta chọn Row Heading để làm tiêu đề dòng hoặc Column Heading làm tiêu đề cột
9 Tại ô Sort chọn cách sắp xếp thứ tự tăng dần (Ascending) hoặc giảm dần (Descending)
9 Tại ô Criteria nhập vào tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu nếu cần thiết # Lưu ý: Đối với những trường nhận giá trị tính toán
9 Tại ô Total ta chọn hàm tính toán cho trường cần tính (trường kiểu chuỗi dùng Count, trường kiểu số dùng Sum)
9 Tại ô Crosstab ta chọn giá trị Value để tính toán
# Ví dụ: Tổng kết xem hóa đơn của khách hàng mua những sản phẩm có thành tiền là bao nhiêu ta thực hiện như sau:
9 Tạo truy vấn chọn như các bước đã biết với nguồn dữ liệu là bảng sản phẩm và bảng chi tiết hóa đơn
9 Vào Query chọn Crosstab Query và đưa các trường vào truy vấn như sau: (Hình 51)
Row heading (Tiêu đề
dòng)
Column heading (Tiêu đề cột) Tổng theo dòng
Hình 50
9 Bảng kết quả truy vấn Crosstab Query như sau: (Hình 52)