2. đặc điểm công tác kế toán của công ty
3.2.1. Tài khoản (TK)sử dụng và chứng từ liên quan
*TK sử dụng.
+TK154:Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. :TK này dùng để tập hợp chi phí,tính giá thành sản phẩm xây lắp.
+TK156:”Hàng hoá ‘TK này dùng để theo dõi hàng hoá mua vào và hàng hoá bán ra của công ty.
+TK511”Doanh thu bán hàng “ .TK này dùngđể theo dõi doanh thu bán ra bên ngoài của sản phẩm công nghiệp và sản phẩm xây lắp. Tài khoản này đ- ợc chi tiết nh sau:
-TK 5111- doanh thu cung cấp hàng hoá. -TK 5112- doanh thu XLCT,KSTK: TK51121 doanh thu XLCT. TK51122 doanh thu KSTK.
-TK5113- doanh thu cung cấp dịch vụ
+TK512:”Doanh thu bán hàng nội bộ ‘:TKnày dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm tiêu thụ giữa công ty với các đơn vị thành viên.
+TK 632:”Giá vốn hàng bán “ TKnày để phản ánh giá thành thực tế của sản phẩm.TK này cũng dùng để theo dõi chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ.
* Hệ thống chứng từ sử dụng .
Các chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ bao gồm những loại chứng từ theo mẫu in sẵn của Bộ Tài Chính hoặc do Công ty tự lập nh sau:
- Đối với sản phẩm công nghiệp Ký kết hợp đồng nhận đơn đặt hàng
Thi công, xây lắp cung cấp hàng hoá,
dịch vụ
Quy trình hạch toán chi phí
Thanh lý hợp đồng, ghi nhận doanh thu
Ghi hoá đơn doanh thu, vào sổ cái TK doanh
thu, TK liên quan
Gửi hoá đơn cho khách hàng Ghi hoá đơn
vào sổ chi tiết
Báo cáo bán hàng, Báo cáo tài chính Lập bảng tổng
hợp công nợ phải thu, tổng
Hợp đồng kinh tế ,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,biên bản giao nhận hàng hoá, bản thanh lí hợp đồng,hoá đơn giá trị gia tăng,báo cáo doanh thu bán hàng,bảng kê tài khoản ..…
Trình tự luân chuyển chứng từ thờng đợc bắt đầu từ việc kí két các hợp đồng kinh tế do phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập và gửi lên phòng kế toán.Ví dụ mẫu (trích nội dung chính) của một hợp đồng kinh tế tại Vietel đợc thể hiện ở biểu nh sau:
Biểu 1
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập –tự do –hạnh phúc ---
Hợp đồng bán thiết bị viễn thông
Số 02 / HĐKT
- Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nớc ban hành ngày 25/9/1989 và Nghị định số 17/HĐBT ngày 16/1/1990 của Hội đồng Bộ trởng qui định chi tiết về việc thi hành Pháp lệnh Nhà nớc về Hợp đồng kinh tế .
- Căn cứ nhu cầu của bu điện tỉnh Thái Bình .
- Căn cứ khả năng của Công ty Điện tử viễn thông Quân đội (Vietel) Hôm nay ngày 22/07/2001.Chúng tôi gồm:
Bên mua hàng (bên A):Bu điện tỉnh Thái Bình.
Đai diện :Ông Nguyễn Văn Thanh Chức vụ :Phó Giám Đốc Địa chỉ :Đờng Lý Thờng Kiệt –Thị xã Thái Bình
Điện thoại :036731324
Tài khoản 431101000024-Ngân hàng Nông nghiệp Thị xã Thái Bình Mã số thuế :1000215254-1
Bên bán hàng (Bên B): Công ty Điện tử viễn thông Quân Đội Đại diện : Ông Hoàng Anh Xuân Chức vụ :Giám đốc Địa chỉ :Số 1 Giang Văn Minh Ba Đình Hà Nội
Điện thoại :o4.8462341
Tài Khoản :710A-01438,Sở giao dịch ,NH Công thơng Việt Nam. Mã số thuế :0100109106-1
Sau khi bên B gửi máy mẫu và bản báo giá chào hàng cho bên A,các cơ quan chức năng của hai bên đã thảo luận và nhất trí đề nghị Giám Đốc hai bên kí kết “Hợp đồng mua bán thiết bị viễn thông “ nh sau:
Điều 1:Nội dung hợp đồng:
Bên A đồng ý mua của bên B và bênB đồng ý bán thiết bị viễn thông cho bênA theo nội dung dới đây:
1 Đ/T vô tuyến SONY-TK-258 Bộ 3.315.000 14 46.410.000 2 Bộ đàm Bộ 5000.000 10 50.000.000 3 Pin GP88 Chiếc 5000 1000 5000.000 4 Cạc VIBA số Bộ 2.500.000 10 25.000.000 Cộng tiền hàng 126.410.000 Thuế GTGT 10% 12.641.000 Điều 2:Giá trị hợp đồng: 139.051.000 đ
Bằng chữ : Một trăm ba mơi chín triệu không trăm năm mơi mốt nghìn đồng .
Điều 3: Phơng thức thanh toán
Bên A thanh toán cho bên B một lần ( 100% giá trị hợp đồng ), 05 ngày sau hàng đã nhập vào kho bên A Và Có biên bản bàn giao đợc cơ quan chuyên trách bên xác nhận
Điều 4: Thời gian thực hiện hợp đồng
_ Bên Bgiao hàng tại kho bên A , 02 ngày sau khi Hợp đồng bắt đầu có hiệu lực (tức là ngày bên A ký Hợp đồng)
_ Thời hạn Hợp đồng : Hợp đồng có hiệu lực từ ngày bên Aký đến hết ngày 1/08/2001. Sau khi thực hiện xong hợp đồng nếu không có gì vớng mắc hợp đồng coi nh đợc thanh lý.
Điều 5 : Trách nhiệm của hai bên
Bên A : * Cử cán bộ tiếp nhận hàng, tạo điều kiện cho bên B bàn giao đợc thuận lợi.
* Thanh toán cho bên B đúng nh 3 điều đã nêu.
Bên B : * Cung cấp thiết bị đúng nh điều 1 và máy mẫu cùng bản báo giá chào hàng đã nêu .
*Bảo hành miễn phí cho bên A sáu tháng, nếu lỗi hỏng hóc do nhà sản xuất thiết bị gây nên. - 03 tháng đổi máy mới
- 03 tháng tiếp theo sửa chữa (nếu cần đổi , máy phụ thêm tiền ) -Từ tháng 7 trở đi sửa chữa có thu phí.
(Không đổi máy trong trờng hợp rơi ,vỡ, xây x- ớc,chập điện, chập pin )
Điều 6 : Cam kết chung
Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản đã ghi trong Hợp đồng này . Nếu có gì vớng mắc làm ảnh hởng đến tiến độ của Hợp đồng , hai bên nhất trí cần bàn bạc để đi đến thoả thuận bằng các phụ lục kèm theo có giá trị nh các điều khoản của Hợp đồng này . Trờng hợp hai bên không thống nhất đ- ợc thì hai bên đồng ý đề nghị Toà án Kinh tế thành phố Hà nội giải quyết. Mọi quyết định của Toà án Kinh tế thàn phố Hà nội, hai bên có trách nhiệm thi hành .
Hợp đồng này đợc lập thành 06 bản,bên A giữ 03 bản , bên B giữ 03 bản, các bản giá trị pháp lý nh nhau
Đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc
Sau mỗi đợt giao hàng , kế toán nhận đợc biên bản giao nhận hàng ( phụ lục 02 ) do bộ phận vận chuyển mang về , phòng kế toán tài chính lu lại và tơng tự nh vậy cho tới khi thực hiện xong hợp đồng. Kết thúc hợp đồng , theo đúng thủ tục hai bên sẽ lập ra Bản thanh lý hợp đồng để làm căn cứ cho kế toán ghi doanh thu và giá vốn . Bản thanh lý hợp đồng có nội dung tơng tự nh hợp đồng nhng chỉ khác là hai bên lúc này sẽ đánh giá việc thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký về các phơng diện nh : số lợng; chủng loại; mẫu mã quy cách sản phẩm hàng hoá có đạt yêu cầu nh trong hợp đồng đã ký không ?
Căn cứ vào bản thanh lý hợp đồng kinh tế , kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT cho khách hàng .Hoá đơn GTGT sẽ là căn c để kế toán hạch toán doanh thu , thuế VAT . Hiện tại Công ty đang sử dụng mẫu hoá đơn GTGT do Bộ Tài Chính ban hành. Ví dụ về mẫu hoá đơn GTGT của Vietel đợc trình bày ở biểu 02
Biểu 02 : Mẫu Hoá đơn GTGT sử dụng tại Vietel.
Mẫu số :01
Hoá đơn (gtgt) Theo công văn số:195 TCT/AC
Liên 1(Lu) Ngày 16/01/2001 của TCT
Ngày 22 tháng7 năm 2001 Ký hiệu :AA/2001
Số 000429 Đơn vị bán hàng : Công ty Điện tử Viễn thông Quân đội
Địa chỉ : 1A Giang Văn Minh – Ba Đình – Hà Nội. Số tài khoản: Điện thoại :8.461.478 - FAX: 8.460.486 MST:
Họ tên ngời mua hàng : Bu điện tỉnh Thái Bình Đơn vị: Bu điện tỉnh Thái Bình
Địa chỉ : Đờng Lý Thờng Kiệt – Thị xã Thái Bình Số tài khoản Hình thức thanh toán chuyển khoản MST
stt tên hàng hoá , dịch vụ tính đv số lợng đơn giá thành tiền
a b c 1 2 3=1x2
1 Bộ đàm bộ 10 5000000 50000000
2 ĐT vô tuyến Sony TK 258 bộ 14 3315000 46410000
3 Pin GP 88 chiếc 1000 5000 5000000
4 Cạc Viba số bộ 10 25000000 250000000
Cộng tiền hàng hoá , dịch vụ: 126.410.000đ Thuế suất GTGT:10% Tiền thuế GTGT: 12.641.000đ
Tổng cộng tiền thanh toán : 139.051.000đ Số tiền viết bằng chữ : Một trăm ba mơi nchín triệu không trăm năm mơi mốt nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (Ký,ghi rõ họ, tên) (Ký,ghi rõ họ, tên) (Ký,ghi rõ họ, tên)
Cuối quí, trớc khi lập chứng từ ghi sổ cho nội dung bán hàng hoá cho khách hàng, kế toán sử dụng bảng kê TK156 đợc in từ máy tính để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ.
Mẫu bảng kê TK 156 đợc sử dụng tại Vietel : biểu 03
Biểu 03 : bảng kê tk 156
Từ ngày 01/07/2001đến ngày 30/09/2001 Số
ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tổng số có TK156
Ghi có TK156; ghi nợ các TK SH NT TK157 TK632 … 1780 55802 15/7 Bán bộ đàm cho bu điện TB 45,000,000 45,000,000 1781 55802 15/7 Bán cạc Viba số cho BĐTB 22,000,000 22,000,000 1782 55802 15/7 Bán ĐT vô tuyến 40,000,000 40,000,000
Sony TK258
1783 55802 15/7 Bán pin GP 88 4,000,000 4,000,000
………. …….. ……
Tổng 1291946000 1291946000
Đồng thời kế toán cũng lập một bảng kê tài sản theo dõi doanh thu và VAT để làm căn cứ lập CT- GS. Mẫu bảng kê TK 131 của công ty đợc trình bày ở biẻu số 04 dới đây
Biểu 04 Bảng kê TK 131 Từ ngày 01/07/2001 đến ngày 30/ 09/2001 Số ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tổng số nợ TK 131 Ghi nợ TK 131, ghi có TK SH NT TK 511 TK 333 ……….. …………. ………… ………….
- Đối với sản phẩm xây lắp
Thờng đối với sản phẩm xây lắp cũng tơng tự nh đối với sản phẩm công nghiệp đó là bắt đầu từ hợp đồng kinh tế kèm theo dự toán thầu . Sau đó căn cứ vào các hồ sơ quyết toán công trình kế toán tiến hành trích lập ra bảng kê chi phí công trình coi là một chứng từ tổng hợp để căn cứ lập CT- GS và vào máy tính . Sau đây một ví dụ về bảng kê chi phí công trình “ Lắp đặt tổng đài mạng cáp An Giang tháng 8/2001” đợc biểu hiện qua biểu 05 :
Biểu 05 : Bảng kê chi phí công trình “ Lắp đặt tổng đài mạng cáp An Giang tháng 8/2001”
Stt Nội dung Chi tiết Số tiền
I II 1 2 3 4 III Doanh thu Chi phí Vật liệu Nhân công -lơng -Thuê ngoài Chi khác Chi phí QLDN Lãi 55000000 5000000 291037000 271000000 200000000 60000000 11000000 3391600 16645400 (*) Phơng pháp hạch toán
Thông thờng sản phẩm công nghiệp đợc tiêu thụ theo phơng thức ký hợp đồng
. Số hàng khi bàn giao cho khách hàng đợc chính thức coi là tiêu thụ và công ty mất quyền sở hữu về số hàng này . Ngời mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàn mà công ty giao . Kế toán phản ánh nh sau :
+ Phản ánh giá vốn hàng bán . Nợ TK 632 : 111000000 Có TK 156 : 111000000 + Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131 : 139051000 Có TK 511 : 126410000 Có TK 3331 : 12641000
Các đợt xuất hàng cho hợp đồng tiếp theo hạch toán tơng tự cho tới khi tực hiện xong hợp đồng , lúc đó kế toán mới tập hợp các biên bản giao nhận hàng hoá của các đợt xuất hàng liên quan tới họp đồng lại thành một tập chứng từ . Chờ khi có bản thanh lý hợp đồng kế toán viết hoá dơn GTGT ( hoá đơn bán hàng ) cho khách hàng và hạch toán doanh thu , thúe VAT đầu ra. Từ đó Kế toán hạch toán vào máy tính qua chứng từ trong máy theo trình tự nêu trên .
Đúng ra căn cứ vào các hoá đơn GTGT ( do cùng nội dung hạch toán) Kế toán lập ra một CT- GS cho doanh thu và thuế GTGT đầu ra và lấy số hiệu của CT- GS vừa lập để vào máy cho từng hoá đơn. Cuối quí kế toán lập ra Bảng kê TK 156 (Biểu 03 )
Trên đây là trình tự hạch toán cho các hợp đồng nhỏ , thời gian thực hiện hợp đồng ngắn . Còn riêng với hợp đồng quá lớn , thời gian thực hiện hợp đồng kéo dài thì đồng thời kế toán sẽ hạch toán giá vốn và viết hoá đơn GTGT sau mỗi lần xuất hàng . Lúc này có sự khác biệt ở chỗ , sau mỗi lần bán hàng , căn cứ vào phiếu xuất kho của đợt giao hàng ấy , kế toán hạch toán giá vốn ngay mà không đợi cho tới khi có bản thanh lý hợp đồng .
Hiện tại ở công ty không có hàng bán bị trả lại ; giảm giá hàng bán cũng nh chiết khấu bán hàng . Do đó kế toán không hạch toán các khoản này .Kế toán lập CT-GS số 374 cho xuất bán hàng hoá tiêu thụ .sau đó CT-GS này đợc lu bằng cách kèm theo bảng kê TK156 và toàn bộ chứng từ gốc liên quan .
Cụ thể mẫu của CT-GS số 374 đợc lập cho giá vốn của sản phẩm viễn thông đợc tiêu thụ trong quí 3/2001của Công ty đợc trình bày qua biểu 06 sau đây.
Biểu 06:Mẫu CT-GS số374 tại Công ty:
Công ty Điện tử viễn thông quân đội Chứng từ ghi sổ Số 374
Ngày 30/9/2001 Chứng từ Diễn giải Số hiệuTK đối ứng Số tiền
Hạch toán giá vốn bán thiết bị viễn thông 632 156 111000000 111000000 Cộng 111000000 111000000 Kèm theo 01 bảng kê và chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng
Tơng tự kế toán lập chứng từ ghi sổ (CTGS) cho doanh thu và VAT bán thiết bị viễn thông quí 3/2001 đợc trình bày qua biểu 07 dới đây
Biểu số 07 : Mẫu CT- GS số 375 lập tại công ty ;
Công ty điện tử viễn thông quân đội Chứng từ ghi sổ Số 375 Ngày 30 tháng 09 năm 2001. Chứng từ Diễn giải Số hiệu TKĐ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Nợ Có Hạch toán doanh thu và thuế GTGT bán sản phẩm 131 511 333 139.051.000 126.410.000 12.641.000 Kèm theo 01 bảng kê và các chứng từ gốc Ngời lập Kế toán trởng Biểu 08 Sổ cái TK 156
Tài khoản :hàng hoá
Từ ngày 01/07/2001 – 30/09/2001.
Chứng từ Diễn giải TK
đối Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có
D đầu kỳ 15.600.000
374 30/9 Xuất bán thiết bị viễn thông cho bu điện TB 632 111.000.000
233 04/07 Nhập thiết bị viễn thông của công ty điện
tử bộ CN 112
1355.000.000
Kế toán xác định chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ Chi phí mua hàng cuối quí 2=408402
Chi phí mua hàng quí 3=10200400
Trị giá mua của hàng bán ra trong kỳ=1291946000 Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ=78654000
Chi phí mua hàng CP mua hàng đầu kỳ +CP mua hàng trong kỳ Trị giá phân bổ cho hàng = * muacủa bán ra trong kỳ Trị giá mua của Trị giá mua của hàng hàng hàng bán ra trong kỳ + còn lại cuối kỳ bán ra TK
10608802
= *1291946000 =10000000 1370600000
- Đối với sản phẩm xây lắp .
Đối với sản phẩm xây lắp , do quá trình thực hiện sản phẩm thờng kéo dài nên phơng pháp hạch toán khác so với sản phẩm công nghiệp . Do đặc thù trên nếu chỉ hạch toán khi nào sản phẩm hoàn thành bàn giao ( khi thanh lý hợp đồng )thì sẽ vi phạm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu với chi phí . Đúng vậy nếu một công trình nào đó kéo dài hơn một năm , thậm chí vài năm , chi phí công trình đã phát sinh và kế toán đã hạch toán , nếu ta không hạch toán doanh thu cho thời kỳ mà chi phí đó đã phát sinh thì sẽ gây ra tình trạng năm nay thì lỗ rất nặng (do cha có doanh thu bù đắp chi phí đã hạch toán ) nhng cho đến năm sau thì lại lãi rất lớn (do doanh thu của năm trớc đợc tính vào năm nay. Để khắc phục tình trạng đó , công ty tạm quyết toán từng đợt khối lợng công việc đã hoàn thành trong năm chi phí phát sinh . Sau khi ký các hợp đồng về cung cấp các sản phẩm về xây lắp , công ty sẽ ký hợp đồng với nhà thầu phụ (nếu cần ) và ký kết với một hay nhiều các đơn vị xây lắp trực thuộc để tiến hành xây dựng (Tuỳ theo tính chất qui mô của công