năm trước
Xem xét về lại thủ tục thanh toán đối với các nghiệp vụ mua hàng đã thanh toán trong kì, xác nhận nếu cần
Dự đoán nhu cầu hàng hoá thực sự của công ty so sanh với thực tế mua.
3 Phân tích tỷ suất thanh toán chung và khả năng thanh toán nhanh
III I
Kiểm tra chi tiết
1 Lập bảng tổng hợp và đối chiếu với báo cáo
2 Thu thập danh sách nợ phải trả theo từng chủ nợ. Lập thư xác nhận số dư đối với các khoản có số dư lớn. Tổng hợp kết quả nhận được.
3 Giải thích các số dư nợ tài khoản phải trả chuyển vào tài khoản phải thu nếu trong yếu
4 Đảm bảo các khoản chênh lệch đã được xác minh và thuôc các khoản dưới đây:
- Khoản đã thanh toán cho nhà cung cấp đang trên đường đi.
- Số đang có tranh chấp. - Hoá đơn chưa xử lý.
- Giấy báo điều chỉnh hoá đơn đang trên đường đi. 5 Kiểm tra thời điểm khoá sổ
- Soát xét phiếu nhập, hoá đơn mua trước và sau ngày khoá sổ để kiểm soát với hàng trong kho và hang không trong kho.
- Đối chiếu lô hàng nhập cuối cùng với tài khoản phải trả thương mại và số hàng tồn kho.
- Chi phí đã trả bằng tiền mặt sau ngày khoá sổ. - Các khoản nợ thanh toán ngay sau ngày khốa sổ.
7 Các thủ tục khác:
- kiểm tra báo cáo của nhà cung cấp đối với các khoản chênh lệch.
- Soát xét kĩ các khoản chênh lệch trên có được tính vào năm tài chính không?
- Các khoản chi phí và các khoản phải trả đã trả bằng tiền sau ngày khoá sổ.
- Kiểm tra hoá đơn của người bán nhận sau ngày khoá sổ để đảm bảo rằng các hoá đơn liên quan đến những lô hàng nhận trước ngày khoá sổ đã được bao gồm trong nợ phải trả cuối năm kiểm toán hiện thời.
- Kiểm tra các phiếu nhập chưa có hoá đơn.
- Xem xét biên bản họp HĐQT, BGĐ, các hợp đồng, thoả thuận, thư xác nhận Ngân hàng… để tìm những khoản nợ phải trả chưa được ghi chép, hach toán.
- Kiểm tra việc đánh giá các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối kì. kiểm tra phương pháp tính lãi, thời điểm tính lãi đối với các khoản công nợ.
I V
B. THỰC HIỆN KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN.
Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm 3 bước công việc: thực hiện các thủ tục kiểm soát, thực hiện các thủ tục phân tích xoát xét và thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết. Trong đó việc thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết thường mất nhiều thời gian, công sức và có chi phí cao. Vì vậy, kiểm toán viên thường dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết.
a. Thực hiện các thủ tục kiểm soát.
• Các nghiệp vụ mua hàng:
+ Kiểm tra việc lưu giữ chứng từ có đầy đủ không, bằng cách so sánh một chuỗi các nghiệp vụ ghi trên sổ nhật ký mua hàng với hoá đơn người bán, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan.
+ Kiểm tra tính hợp lý của các chứng từ: xem xét mẫu chứng từ có theo đúng các quy định hay không, các yếu tố trên chứng từ có đầy đủ hay không.
+ Kiểm tra các dấu hiệu kiểm soát nội bộ với các chứng từ: chữ kí của người lập, người phê duyệt (xem xét về thẩm quyền phê duyệt). Con dấu, việc đánh số thứ tự và các dấu hiệu khác.
+ So sánh ngày ghi trên báo cáo nhận hàng với ngày ghi trên nhật kí mua hàng và ngày chứng từ.
+ Xem xét sự tách biệt về trách nhiệm giữa những người có liên quan.
+ Xem xét lại Sổ nhật ký chi tiền mặt, Sổ cái tổng hợp và các sổ phụ, các khoản phải trả đối với số tiền lớn và bất thường.
+ Đối chiếu các phiếu chi với Sổ Nhật ký mua hàng và kiểm tra tên, số tiền của người được thanh toán.
+ Kiểm tra chữ ký phê chuẩn của các phiếu chi và các giấy báo của ngân hàng
+ So sánh ngày trên các phiếu chi đã lĩnh tiền với sổ nhật ký chi tiền mặt. + Kiểm tra các chứng từ chứng minh như một phần của các thử nghiệm tuân thủ.
•Nợ phải trả người bán
+ Xem xét việc ghi nhận các khoản nợ phải trả. + Kiểm tra phương pháp hạch toán nợ phải trả.
+ Xem xét tính hợp lý và hợp pháp của các khoản nợ về hình thức và thời hạn thanh toán.
+ Xem xét việc theo dõi công nợ phải trả có chi tiết theo từng đối tượng không.
Để đưa ra những đánh giá về hệ thống KSNB của công ty THEP ABC,, KTV đã tiến hành kiểm tra sự hiện diện của các chứng từ mua hàng và thanh toán, kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn, của quá trình KSNB, kiểm tra tính liên tục của các đơn đặt hàng, phiếu chi và phỏng vấn BGĐ, kế toán trưởng, kế toán công nợ, thủ kho. Đồng thời KTV quan sát những người có trách nhiệm thực thi một nghiệp vụ nào đó trong chu trình và xem xét các chứng từ thanh toán, KTV nhận thấy mỗi phiếu chi đều được đính kèm các hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho. Điều đó chứng tỏ trước khi ký phiếu chi có sự kiểm tra các chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ phát sinh đó. Theo đánh giá của kiểm toán viên thì rủi ro kiểm soát của công ty THEP ABC và công ty EXPORT FARM PRODUCE đều ở mức trung bình. Tuy nhiên mức rủi ro kiểm soát này se được kiểm toán viên khẳng định thêm trong quá thực hiện các thủ tục kiểm toán tiếp theo.
Căn cứ vào bảng tổng hợp công nợ phải trả của công ty THEP ABC, kiểm toán viên thấy rằng khoản nợ phải trả của công ty tăng đột biến so với năm trước, cụ thể là tăng (113.95%) được BGĐ giải thích là do công ty chưa thu hồi được các khoản nợ phải thu nên chưa có khả năng thanh toán cho các nhà cung cấp. Như vậy, có thể thấy rằng khả năng thanh toán của công ty đang gặp phải vấn đề khó khăn do công tác thu hồi công nợ không tốt.
Dựa trên bẳng phân tích ta trong năm 2002 của công ty THEP ABC ta thấy rằng, ngoài các nhà cung cấp lớn, thường xuyên (như công ty tôn Phương Nam, công ty Austnam, XN tư doanh Xuân Kiên, HTX Phương Đông 4…) đơn vị còn có nhiều nhà cung cấp nhỏ mới xuất hiện trong năm nay. Điều này cho thấy việc mua nguyên vật liệu đầu vào của doanh nghiệp không thực sự ổn định và phát sinh nhiều nghi vấn.
Trong quá trình xem xét chủng loại hàng hoá mua vào ở các nhà cung cấp nhỏ này, kiểm toán viên nhận thấy đây là những chủng loại hàng hoá mà các nhà cung cấp lớn như công ty tôn Phương Nam, công ty Austnam, XN tư doanh Xuân Kiên, HTX Phương Đông 4 hoàn toàn có thể cung cấp với số lượng không hạn chế, chất lượng tốt và giá cả thấp hơn. Vậy vấn đề đặt ra là tại sao doanh nghiệp không mua của các nhà cung cấp lớn mà lại mua của những nhà cung cấp nhỏ này, không những thế những giao dịch này cung không có hợp đồng mua bán, kiểm toán viên nghi ngờ có sự xuất hiện của các hoá đơn mua hàng khống. Kiểm toán viên sẽ tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp này.
Trên đây là một số thủ tục phân tích mà kiểm toán viên của công ty CPA Hà Nội áp dụng trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty THEP ABC, việc phân tích được áp dụng nhằm xác định các vùng rủi ro, sau đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết với các khoản mục đã được khoanh vùng.
Việc phân tích đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE được áp dụng tương tự, thấy rằng không có biến động gì lớn về nhà cung cấp cũng như số dư tài khoản phải trả đối với các nhà cung cấp.
c. Thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết
• Kiểm tra tính đúng kì của các hoá đơn mua hàng.
Việc đầu tiên trong quá trình kiểm tra chi tiết chu trình mua hàng và thanh toán là kiểm tra tính đúng kì của các hoá đơn mua hàng, thủ tục này giúp cho kiểm toán viên xác định các giao dịch thực tế xảy ra trong kì này đã được ghi sổ như thế nào. Trong thực tế, có một số công ty khi muốn khuếch trương tình hình tài chính của mình đã ghi hoá đơn mua hàng của năm nay vào năm sau, đây là một gian lận thường thấy. Do đó khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên sẽ lựa chọn một số hoá đơn trước và sau ngày khoá sổ rồi đối chiếu với sổ nhật ký mua hàng, sổ chi tiết phải trả người bán để khẳng định tính đúng kì. CPA Hà Nội CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN HÀ NỘI
HANOI 75, Tô Hiến Thành, Hai Bà Trưng, Hà Nội
Khách hàng/Client: công ty THEP ABC Kỳ kế toán/Period: 31/12/2002 Người soát xét: Reviewed by: Ngày soát xét: Date: Số tham chiếu: Reference: Nội dung công
việc/Subject:
Kiểm tra tính đúng kì của Hoá đơn mua hàng
Người kiểm tra:
Audited by:
Ngày kiểm tra: Date:
STT trang: No:
Hoá đơn
Diễn giải Số tiền Ghi chú
41419 15/12 Tôn đó đậm 0.30 x 1200 51.950.285 ×
45807 27/12 Tôn xanh ngọc 0.40 x 1200 87.301.560 ×
51245 30/12 Thép mạ kẽm 0.58 x 1200 75.891.936 × ×: Đã đối chiếu với sổ Nhật ký mua hàng và sổ chi tiết phải trả người bán.
•Kiểm tra tính đúng kì của các chứng từ thanh toán.
Tương tự như hoá đơn mua hàng, sai sót về tính đúng kì của các chứng từ thanh toán có thể là ghi các phiếu chi của kì sau vào kì này, hoặc là ghi các phiếu chi của kì này vào kì sau. Việc ghi chép không đúng kì các chứng từ thanh toán sẽ ảnh hưởng đến việc phản ánh khả năng thanh toán của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định.
Để kiểm tra việc ghi sổ đối với các chứng từ thanh toán, kiẻm toán viên cũng chọn một số phiếu chi từ trước và sau ngày khoá sổ rồi đối chiếu với sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải trả người bán.
CPA Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN HÀ NỘI
HANOI 75, Tô Hiến Thành, Hai Bà Trưng, Hà Nội Khách hàng/Client: công ty THEP ABC Kỳ kế toán/Period: 31/12/2002 Người soát xét: Reviewed by: Ngày soát xét: Date: Số tham chiếu: Reference: Nội dung công
việc/Subject:
Kiểm tra tính đúng kì của chứng từ thanh toán Người kiểm tra: Audited by: Ngày kiểm tra: Date: STT trang: No: Hoá đơn
Diễn giải Số tiền
C.từ thanh toán
Ghi chú
Thép góc 1.211.662 PC 28/11 ×
Thép tàu 1800 mm 594.240 PC 7/12 ×
Tôn xanh rêu 111.099.62 2
PC 10/12 ×
Tôn xanh ngọc 0.51 5.216.552 PC 25/12 ×
Tôn đó đậm 0.46 43.762.202 PC 27/12 × ×: Đã đối chiếu…
Kết luận: Các phiếu chi được ghi chép đúng kì.
•Kiểm tra việc ghi nhận nợ phải trả người bán.
Nhằm đảm bảo việc các khoản nợ phải trả người bán được ghi nhận đầy đủ, trình bày đúng đắn kiểm toán viên tiến hành đối chiếu giữa bảng kê các khoản phải trả nhà cung cấp trong kì với đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho hàng hoá và các sổ tổng hợp, sổ chi tiết nợ phải trả người bán (thông thường để tiện việc kiểm soát thì đơn đặt hàng, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho ứng với mỗi nhà cung cấp được ghim kèm với nhau).
CPA Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội Hà Nội CÔNG TY KIỂM TOÁN VÀ KẾ TOÁN HÀ NỘI
HANOI 75, Tô Hiến Thành, Hai Bà Trưng, Hà Nội Khách hàng/Client:
công ty THEP ABC Kỳ kế toán/Period: 31/12/2002 Người soát xét: Reviewed by: Ngày soát xét: Date: Số tham chiếu: Reference: Nội dung công
việc/Subject:
Kiểm tra việc ghi nhận nợ phải trả người bán.
Người kiểm tra: Audited by:
Ngày kiểm tra: Date: STT trang: No: Hoá đơn Nhà cung cấp đơn vị Khối lượng Số tiền Ghi chú Số Ngày
HĐ CN công ty Thành Đạt kg 1427. 9 13.422.260 × HĐ XN VTTH Đông Anh kg 2616. 5 24.752.090 × HĐ Cty kết cấu thép Trần Sơn kg 10280 128.500.000 × HĐ ... ... ... ... ... ... HĐ Công ty Ngọc Dần kg 3010. 8 29.519.854 × ×: Đã đối chiếu ...
•Gửi thư xác nhận các khoản nợ phải trả người bán.
Bằng các thủ tục đối chiếu, phân tích kiểm toán viên xác định các khoản nợ phải trả không có đầy đủ hoá đơn minh chứng hoặc có nhưng không hợp lý, sau đó tiến hành gửi thư xác nhận đối với các khoản nợ này. Ngoài ra, kiểm toán viên còn xác nhận đối với các khoản phải trả có số dư lớn, số dư biến động bất thường so với năm trước và cả các khoản nợ đã thanh toán nếu có nghi ngờ. Trong trường hợp thư xác nhận không được trả lời hoặc xác nhận không đầy đủ tính pháp lý thì kiểm toán viên có thể đưa ra ý kiến ngoại trừ.
Cụ thể đối với công ty THEP ABC, các kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận đến tất cả các nhà cung cấp của khách hàng, trọng tâm kiểm toán viên quan tâm chính là các nhà cung cấp nhỏ, mới xuất hiện trong năm nay. Trong quá trình nhận “thư xác nhận” kiểm toán viên thấy 1 số nhà cung cấp mới xuất hiện trong năm nay không trả lời thư xác nhận hoặc thư xác nhận không có đầy đủ yếu tố pháp lý. Mặt khác, do công ty không chưa quy định rõ ràng về mức tiêu hao các yếu tố đầu vào cho sản xuất, nên các kiểm toán viên không xác định được khối lượng và giá trị hàng hoá mua vào hợp lý cho năm nay, cũng do giới hạn của chức năng kiểm toán không thể tiến hành điều tra cụ thể việc nay nên
các kiểm toán viên buộc phải đưa ra ý kiến ngoại trừ đối với một số khoản mục nợ phải trả sau đây của doanh nghiệp:
STT Nhà cung cấp Mua trong kì
1 Phạm Hồng Kì 28.695.000
2 Trần Thị Hà 9.763.189
3 Lê Việt Thắng 10.371.400
4 Đào Văn Tuất 9.180.000
Bên cạnh việc thực hiện các công việc kiểm tra chi tiết trên kiểm toán viên còn tiến hành đối chiếu với số liệu kiểm toán các chu trình khác như chu trình hàng tồn kho, vốn bằng tiền, TSCĐ. Việc đối chiếu số liệu với kết quả kiểm kê vật chất hàng tồn kho, kiểm kê quỹ tiền mặt, kiểm tra khoản mục tiền gửi ngân hàng, TSCĐ sẽ giúp cho kiểm toán viên đưa ra được các bằng chứng có hiệu lực về tính trung thực hợp lý của các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán.
Mẫu thư xác nhận
Hà nội, ngày 22/1/2003
THƯ XÁC NHẬN
Kính gửi: Công ty thương mại Nhật Quang
Địa chỉ: ………. Điện thoại:……….
Công ty kiểm toán và kế toán Hà Nội đang tiến hành kiểm toán BCTC của công ty THEP ABC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2002.
Theo yếu cầu của các kiểm toán viên, chúng tôi đề nghị quý công ty xác nhận số lượng và giá trị hàng hoá mà quý công ty đã cung cấp cho công ty THEP ABC là: 79.167.044 VNĐ được chi tiết như sau:
Loại tôn ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số NT 40704 29/1/02 Tôn mạ màu kg 1.410,7 9.400 13.260.750 48219 29/5/02 Tôn mạ màu kg 6.973,0 8.878 61.906.294
VAT
4.000.000 Tổng cộng
79.167.044
Mọi khoản cung cấp hàng hoá giữa Quý công ty với công ty THEP ABC sau thời điểm 31/12/2002 đều không ảnh hưởng đến việc xác nhận các thông tin trên.
Đề nghị quý công ty gửi trực tiếp thư xác nhận nợ phải trả này theo địa chỉ:
Vũ Văn Kiên-kiểm toán viên. Công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội.
Số 75, Tô Hiến Thành, Hà Nội Tel: 04-9745081 Fax: 04-9745083 Kính thư
C. HOÀN TẤT KIỂM TOÁN VÀ LẬP BÁO CÁO KIỂM TOÁN.