II. THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH
2. Lập kế hoạch kiểm toán
Đây là giai đoạn có tính chất định hướng của cuộc kiểm toán, việc lập kế hoạch kiểm toán được thực hiện cho toàn bộ các chu trình, phần hành được kiểm toán. Tuy nhiên trong giới hạn bài viết này chỉ quan tâm đến chu trình mua hàng và thanh toán. Các bước lập kế hoạch kiểm toán bao gồm:
a. Tìm hiểu về khách hàng.
Khởi đầu của bước lập kế hoạch kiểm toán là việc tìm hiểu về khách hàng. Đây là công việc rất quan trọng, nó giúp cho kiểm toán viên hiểu được những nét đặc thù về ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp từ đó kiểm toán viên có thể đưa ra những định hướng hợp lý trong quá trình lập kế hoạch.
Việc tìm hiểu về khách hàng không chỉ được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán mà còn được thực hiện trong suốt quá trình kiểm toán nhằm thu thập thêm những thông tin mới.
♦Đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE
Công ty EXPORT FARM PRODUCE tên giao dịch là VIETNAMHD COMPANY, là công ty 100% vốn nước ngoài, được thành lập theo giấy phép đầu tư số 1531/GP ngày 20/12/1995, giấy phép đầu tư điều chỉnh số 1531/GPDC1 ngày 08/09/1998 của bộ kế hoạch đầu tư, các giấy phép điều chỉnh số 1531/GPDC2-Hoạt động ngày 20/04/1999, số 1531/GPDC3-Hoạt động ngày 24/11/ 2001. Số 1531/GPDC4-Hoạt động ngày 15/06/2002 của uỷ ban nhân dân
tỉnh Hải Dương. Thời gian hoạt động là 20 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư, năm 2002 là năm thứ 7 của công ty. Trụ sở chính của công ty được đặt tại số 139-Phạm Ngũ Lão-TP Hải Dương, tỉnh Hải Dương.
• Công ty EXPORT FARM PRODUCE có tổng số vốn đầu tư thực tế là 1.250.000 USD trong đó vốn pháp định là 1.250.000 USD.
• Lĩnh vực hoạt động của công ty: công ty hoạt động trong lĩnh vực trồng và chế biến rau xuất khẩu, công ty có hai cơ sở tại huyện Thái Thuỵ, tỉnh Thái Bình và một cở tại huyện Kim Thi, tỉnh Hưng Yên.
• Về thị trường tiêu thụ: Việc tiêu thụ của công ty phụ thuộc vào kế hoạch bán hàng cho công ty mẹ.
80% sản phẩm bán cho công ty mẹ (công ty OCP Internationnal Corporation tại Đài Loan).
20% sản phẩm bán ra ngoài.
• BGĐ gồm có:
Tổng giám đốc: LEE-DONG-TAE Kế toán trưởng: Nguyễn Vân Anh.
♦ Đối với công ty THEP ABC
Công ty THEP ABC , tên giao dịch là ABC STEEL PRODUCT Co…Ltd, là công ty liên doanh được thành lập theo giấy phép đầu tư số 30/GP ngày 15/06/1998 của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Thời gian hoạt động của công ty là 20 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư. Trụ sở chính của công ty đặt tại số 48-Nguyễn Chi Thanh- Hà Nội.
• Công ty THEP ABC có tổng số vốn đầu tư thực tế là 1.480.000 USD trong đó vốn pháp định là 828.000 USD.
• Lĩnh vực hoạt động của công ty: công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất tôn, thép định hình, máng thép chữ C và các sản phẩm thép khác, công ty
kinh doanh thiết kế và lắp đặt các sản phẩm nói trên, tiến hành các dịch vụ có liên quan để thực hiện công việc kinh doanh của công ty.
• Tỷ lệ vốn góp:
- Bên nước ngoài góp 414000 USD chiểm 50% bằng tiền mặt. + Công ty NAKATA TRADING Co..,Ltd góp 331.200 USD. + Tổng công ty thép YAMAHA góp 82.800 USD.
- Bên Việt Nam là công ty thép ABC góp 414000 USD chiếm 50% bằng:
+ Quyền sử dụng 3490 m đất trị giá 209.400 USD. + Giá trị nhà xưởng trị giá 204.600 USD.
• BGĐ gồm có
Tổng giám đốc: Nguyễn Hồng Phúc. Phó tổng giám đốc: KOJRO HYUGA Kế toán trưởng: Phạm Hải Hà
b. Tìm hiểu về hệ thống kế toán của khách hàng.
Tìm hiểu hệ thống kế toán của công ty khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình kiểm toán nói chung và quá trình lập kế hoạch kiểm toán nói riêng, việc tìm hiểu hệ thống kế toán cho phép kiểm toán viên xác định rủi ro tiềm tàng trong các chu trình khoản mục kế toán và từ đó triển khai một kế hoạch kiểm toán tối ưu.
♦Đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE.
Các vấn đề về chính sách kế toán của công ty EXPORT FARM PRODUCE bao gồm:
- Chế độ kế toán: từ ngày 01/01/1999 công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo công văn chấp thuận số 913 TC/CĐKT ngày 29/12/1998 của bộ tài chính.
- Đồng tiền hạch toán: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính là đồng Việt Nam. Hạch toán theo nguyên tắc giá gốc.
- Hạch toán ngoại tệ: các nghiệp vụ bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì phản ánh vào báo cáo kết quả kinh doanh. Tiền và công nộ có gốc ngoại tệ cuối kì được chuyển sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại ngày lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá cuối kì được xử lí theo quyết định của thông tư số 38/2001/TT-BTC ngày 05/06/2001 của bộ tài chính.
- Hàng tồn kho: hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho bao gồm giá mua+chi phí vận chuyển, chi phí thu mua. Giá trị hàng xuất kho được tính theo phương pháp trực tiếp cho từng loại sản phẩm theo đợt thu mua.
- TSCĐ: hạch toán theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại. Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử.
Khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình thực hiện theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữư ích ước tính của tài sản. Tỷ lệ khấu hao dụng phù hợp với quy định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999.
- Doanh thu: đối với hàng xuất khẩu, doanh thu được ghi nhận khi đã hoàn thành thủ tục kiểm hoá tại hải quan, hàng đã được giao xuống tàu và người mua chấp nhận thanh toán. Đối với hàng hoá bán trong nước, doanh thu ghi nhận khi xuất hàng và được ngưòi mua chấp nhận thanh toán.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung
Các chính sách kế toán bao gồm:
- Chế độ kế toán: công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ tài chính và các thông tư sửa đổi bổ xung kèm theo. Công ty lập báo cáo tài chính theo hướng dẫn tại thông tư số 55/2002/TT-BTC và thông tư số 89/2002/TT-BTC.
- Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Đồng tiền hạch toán: công ty sử dụng đồng Việt Nam trong hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính. Hạch toán theo nguyên tắc giá gốc. - Hạch toán ngoại tệ: trong năm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng
ngoại tệ được chuyển đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kì được phản ánh trên báo cáo kết quả kinh doanh. Tiền và công nợ có gốc ngoại tệ cuối kì được chuyển sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại ngày lập báo cáo tài chính. Chênh lệch tỷ giá cuối kì được xử lí theo quyết định của thông tư số 38/2001/TT-BTC ngày 05/06/2001 của bộ tài chính.
- Hàng tồn kho: hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá trị hàng nhập kho bao gồm giá mua + chi phí vận chuyển, chi phí thu mua, thuế nhập khẩu.
+ Nguyên vật liệu: Đối với những vật liệu có thể theo dõi riêng nhập xuất trong kì, công ty hạch toán giá trị vật liệu theo giá đích danh. Đối với những vật liệu không thể theo dõi riêng, công ty tính giá trị vật liệu xuất kho theo giá bình quân.
+ Thành phẩm và sản phẩm dở dang: công ty theo dõi và tính giá riêng cho từng hợp đồng.
- TSCĐ: TSCĐ của công ty được hạch toán theo nguyên giá, hao mòn và giá trị còn lại. Nguyên giá TSCĐ bao gồm giá mua+ thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử.
Khấu hao TSCĐ hữu hình và vô hình (Giá trị quyền sử dụng đất) được thực hiện theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của TSCĐ. Tỷ lệ khấu hao được xác định phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định chi tiết tại quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của bộ tài chính.
- Hạch toán doanh thu: Doanh thu được ghi nhận trên cơ sở hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng và được chấp nhận thanh toán. Giá ghi nhận doanh thu là giá ghi trên hoá đơn bán hàng.
Trên đây là các chính sách kế toán được áp dụng tại hai công ty khách hàng của CPA Hà Nội, công ty EXPORT FARM PRODUCE và công ty THEP ABC. Trong quá trình kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán ở hai công ty này các kiểm toán viên của CPA Hà Nội luôn nắm vững phương pháp hạch toán và việc phân loại các nhóm nghiệp vụ. Cụ thể:
Ở cả hai côngty việc hạch toán chu trình mua hàng và thanh toán được chia thành:
- Hạch toán các nghiệp vụ mua hàng. - Hạch toán các ngiệp vụ thanh toán.
• Đối với nghiệp vụ mua hàng: khi hàng hoá nhập kho và hoá đơn mua hàng đã về, kế toán thực hiện một số thao tác sau.
- Đối chiếu số lượng hàng mua trên hoá đơn với số lượng trên đơn đặt hàng và trên phiếu nhập kho để đảm bảo sự khớp đúng.
- So sánh, kiểm tra giá cả, chủng loại, thuế đầu vào trên hoá đơn bán hàng và trên đơn đăt hàng để đảm bảo sự chuẩn xác về mặt giá cả. - Ghi sổ nhật kí mua hàng.
• Đối với các nghiệp vụ thanh toán: căn cứ vào yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp trên hoá đơn mua hàng và các chứng từ khác có liên quan.
- Trong trưòng hợp thanh toán ngay: sau khi có đầy đủ các chứng từ cần thiết đảm bảo chính xác của các nghiệp vụ mua vào, kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn của nhà cung cấp để viết phiếu chi trình giám đốc và ghi sổ nhật kí chi tiền.
- Trường hợp không thanh toán ngay: thì kế toán se căn cứ vào hoá đơn mua hàng để vào sổ hạch toán chi tiết công nợ phải trả(sổ này mở riêng cho từng nhà cung cấp).
- Hai công ty khi nhận hàng về dù thanh toán ngay hay không thanh toán ngay đều hạch toán qua tài khoản 331, để tiện việc đối chiếu.
Công ty EXPORT FARM PRODUCE , nghiệp vụ thanh toán có điểm đặc biệt như sau: Hầu hết các nhà cung cấp (là các hợp tác xã của các huyện lân cận) của công ty đều nhận một khoản ứng trước của công ty về vốn và hạt giống, sau khi cung cấp sản phẩm cho công ty thì sẽ thanh toán bù trừ vì vậy kế toán phải theo dõi chặt chẽ các khoản ứng trước này. Kế toán sẽ căn cứ vào hóa đơn bán hàng và chứng từ ứng trước cho nhà cung cấp để hạch toán và ghi vào sổ kế toán.
c. Tìm hiểu về môi trường và các thủ tục kiểm soát được thực hiện.
Môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm soát là nhân tố cơ bản ảnh hưởng lớn đến rủi ro kiểm soát. Trong quá trình tìm hiểu các yếu tố này kiểm toán viên của công ty CPA Hà Nội thường sử dụng các Bảng mô tả tường thuật và bảng phân tích soát xét nhằm thu thập các thông tin cần thiết. Kiểm toán viên cũng có thể dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước hoặc trao đổi với kiểm toán viên tiền nhiệm để có được những hiểu biết về mặt mạnh, mặt yếu và tính đặc thù của các yếu tố kiểm soát nói trên.
Qua tìm hiểu tại công ty THEP ABC, các kiểm toán viên thấy rằng không có thay đổi về mặt nhân sự trong ban trong ban giám đốc của công ty, các yếu tố khác của môi trường kiểm soát như công tác kế hoạch, bộ máy tổ chức… cũng không có thay đổi gì đáng kể so với Hồ sơ kiểm toán năm trước. Về các thủ tục
kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán của công ty kiểm toán viên thấy có một số quy định như sau:
+ Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có sự phê chuẩn của BGĐ, đối với các nghiệp vụ mua hàng có giá trị nhỏ sẽ do trưởng phòng kinh doanh phê chuẩn.
+ Tách biệt trách nhiệm giữa kế toán, thủ kho, thủ quỹ. Giữa ngươi lập và phê chuẩn các đơn đặt hàng.
+ Phân công công việc rõ ràng. Giới hạn việc tiếp cận tài sản và các tài liệu kế toán.
+ Các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán phát sinh phải được ghi sổ kế toán nhanh chóng, chính xác và hợp lý.
+ Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. + Phân tích số liệu thực tế với số liệu dự toán.
Trên đây là các thủ tục kiểm soát chủ yếu của công ty THEP ABC.
Đối với công ty EXPORT FARM PRODUCE, kiểm toán viên thấy rằng có sự thay đổi về kế toán trưởng trong năm nay, ngoài ra các yếu tố khác về môi trường kiểm soát không có gì thay đổi. Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán được thiết kế gần như tương tự với công ty THEP ABC. Điểm khác biệt chủ yếu là ở công đoạn ứng trước vốn và hạt giống cho nhà cung cấp. Việc ứng trước này được quy định rõ trong hợp đồng của công ty với các nhà cung cấp. Các thủ tục kiểm soát đối với công việc này bao gồm:
+ Đối chiếu phiếu chi tiền với phiếu thu, biên lai của nhà cung cấp.
+ Đối chiếu hoá đơn bán hàng với phiếu báo nhận hàng của nhà cung cấp. + Kiểm tra việc ghi sổ các nghiệp vụ nói trên.
Cả hai công ty THEP ABC và công ty EXPORT FARM PRODUCE đều chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ
Kĩ thuật phân tích được sử dụng hầu hết trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán này kiểm toán viên tiến hành xem xét, kiểm tra, đánh giá các yếu tố trên báo cáo tài chính có liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán nhằm có được cái nhìn tổng quát về tình hình mua hàng và thanh toán tại doanh nghiệp.
Các thủ tục phân tích mà CPA Hà Nội thường áp dụng bao gồm:
- Phân tích xu hướng như xem xét lượng hàng hoá mua vào qua các năm(xu hướng tăng hay giảm) có theo xu hướng của ngành hay không, có phù hợp với xu hướng tăng(giảm) khối lượng sản xuất, tăng(giảm) doanh thu của doanh nghiệp.
- Phân tích tỷ suất như các tỷ suất khả năng thanh toán, cơ cấu hàng hoá mua vào.
- Phân tích biến động của số dư tài khoản qua các năm.
Ngoài ra kiểm toán viên còn sử dụng nhiều các thủ tục phân tích khác như xem xét có sự thay đổi nhà cung cấp lớn hay không, có sự thay đổi về chủng loại hàng hoá mua vào hay không. Các thủ tục phân tích sử dụng trong giai đoạn hầu như mang tính định hướng, nó có tính chất quyết định trong việc xác định rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán hợp lý.
Các kiểm toán viên của công ty CPA Hà Nội đã thực hiện phân tích sơ bộ trên BCĐKT của công ty THEP ABC và công ty EXPORT FARM PRODUCE như sau:
Phân tích sơ bộ BCĐKT của công ty THEP ABC Nội dung 31/12/2001 31/12/2002 Chênh lệch
Việt NamĐ Chênh lệch(%) I. TSLĐ-ĐTNH 2.965.118.837 5.014.702.394 2.049.583.557 69.12315 1. Tiền 471.091.619 308.203.443 -162.888.176 -34.5768 2. Các khoản phải thu 1.430.497.998 3.577.982.951 2.147.484.953 150.1215 3. Hàng tồn kho 1.060.789.220 1.126.776.000 65.986.780 6.220536 4. TSLĐ khác 2.740.000 1.740.000 -1.000.000 -36.4964 II. TSCĐ-ĐTDH 8.755.317.006 8.212.615.198 -542.701.808 -6.19854 1. TSCĐ 8.709.631.285 8.136.360.373 -573.270.912 -6.58203 1.1 TSCĐHH 5.926.740.206 5.533.370.298 -393.369.908 -6.63721