Thunderbird cho phép bạn thiết lập các luật lọc thư để tự động di chuyển/xóa hoặc ưu tiên các thư dựa trên các điều kiện lọc mà bạn cung cấp.
Luật lọc thư là cách thức hiệu quả để tự động lọc thư. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một luật lọc thưđể yêu cầu Thunderbird tự động chuyển tất cả thư của một địa chỉ thư X vào một thư mục hòm thư Y nào đó…
Để thiết lập các luật tựđộng phân loại thư, thao tác như sau:
- Vào menu Tools\Message Filters, hộp hội thoại Message Filters
- Nhấn nút <<New>> trên hộp hội thoại Message Filters, khi đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Filter Rules.
Hình 32: Hộp hội thoại Filter Rules – Thiết lập luật lọc thư
- Đặt tên cho luật lọc thư tự động trong mục Filter name. Ví dụ: QA dept, để dùng cho việc lọc tựđộng tất cả các thưđến từ danh sách của phòng QA sẽđi vào một hòm thư.
- Thiết lập các tùy chọn trong hộp hội thoại Filter Rules:
Có thể chọn những thư dựa trên một hay nhiều trường tiêu đề của thư như
+
Date, Senders, To, CC, Subject, Priority, … :
+ Nếu muốn chọn nhiều tiêu chí lọc, bạn nhấn chuột vào nút có hình dấu cộng sau khi thiết lập tiêu chí lọc đầu tiên.
Sau khi chọn các tiêu chí lọc thư, ở phần Perform these actions bạn có thể di chuyển, sao chép, thiết lập luật ưu tiên, cắm cờ hay xóa các thư… Bạn cũng có thể chọn nhiều hành động cùng lúc.
Hình 33: Hộp hội thoại Filter Rules sau khi đã thiết lập các điều kiện lọc
- Nhấn nút <<OK>>, quay lại hộp hội thoại Message Filters.
Hình 34: Hộp hội thoại Message Filters
+ Delete: Nhấn nút này để xóa luật lọc thư tựđộng đã chọn.
+ Move Up: Nhấn nút này để di chuyển luật lọc thư đã chọn lên phía trước 1 dòng.
+ Move Down: Nhấn nút này để di chuyển luật lọc thư xuống phía dưới một 1 dòng.
+ Run Now: Nhấn chọn nút này để thực hiện luật lọc thư đã chọn trong hòm thư.
6.1 Tạo luật lọc tựđộng từ một bức thư
- Thunderbird cho phép bạn xác định nhanh một luật lọc thư dựa trên tên người gửi email.
- Nhấn chuột phải vào địa chỉ email của người gửi trong phần đầu của lá thư, rồi chọn Create Filter from Message.
Hình 35: Thiết lập chế độ lọc từ một bức thư
- Hộp hội thoại Filter Rules xuất hiện, thiết lập các điều kiện lọc thư. Ví dụ: Lọc tất cả các thư của chị Vân và lưu trữ trong thư mục hòm thư của phòng QA như hình sau:
Hình 36: Hộp hội thoại Filter Rules – Nhập tên và điều kiện lọc thư
- Nhấn nút <<OK>>.
6.2 Tạo luật lọc tựđộng cho các thư mục hòm thư
Một cách để giải quyết với một số lượng lớn thư đến đó là tạo các thư mục hòm thư riêng rẽ cho nhiều địa chỉ thư.
Tạo một thư mục cho hòm thư tựđộng:
- Vào menu File\New\Subfolder hoặc chọn một thư mục nào đó trong mục Local Folders mà bạn muốn tạo thư mục con hòm thư, sau đó nhấn chuột phải chọn New Folder, xuất hiện hộp hội thoại:
- Nhập tên cho thư mục mới.
- Chọn thư mục cha cho thư mục mới tạo nếu cần. - Nhấn nút <<OK>>.
Tạo một luật lọc:
- Vào menu Tools\Message Filters, khi đó xuất hiện hộp hội thoại
Message Filter.
- Nhấn nút <<New>>. - Nhập tên cho luật lọc thư.
- Chọn các điều kiện lọc trong các mục tùy chọn trong hộp hội thoại. - Để tạo một luật lọc thư tựđộng di chuyển các thư từ một người gửi
cụ thể vào một thư mục cụ thể thao tác chọn các tùy chọn điều kiện lọc như sau:
+ Trong phần For incoming message that:
o Chọn From trong danh sách sổ xuống đầu tiên bên trái.
o Chọn Contains trong danh sách sổ xuống ở mục thứ 2 từ trái sang.
o Nhập địa chỉ email của người gửi vào trường trống bên phải hộp hội thoại.
+ Trong phần Perform these actions:
o Chọn Move Message To ở danh sách sổ xuống đầu tiên bên trái của hộp hội thoại.
o Chọn thư mục bạn muốn các thư của người gửi đã chọn đó sẽ tựđộng chuyển vào khi nó được gửi đến.
+ Để bổ sung thêm các điều kiện lọc bạn có thể nhấn chuột vào nút dấu cộng