Công ty hạch toán chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào chung một tài khoản nên gây khó khăn cho việc kiểm soát chi
phí từng bộ phận. Vì thế công ty nên tách ra chi phí từng bộ phận khác nhau.
Hiện nay tất cả các chi phí được tập hợp trên tài khoan 642 ma không phân chia thành các khoản mục nào khác thi doanh nghiệp nên tách ra, ví dụ như lương phải trả nhân viên bán hàng theo từng tháng thì hạch toán vào tài khoản 64211 – Chi phí nhân viên bán hàng, hoặc các khoản phí doanh nghiệp chuyển khoản để trả tiền mua hàng qua hệ thống tài khoản công ty thì nên đưa vào TK 64228 – Chi phí bằng tiền khác, hoặc những khoản phí cầu đường thì doanh nghiệp nên đưa vào TK 64225 – Chi phí thuế, phí, lệ phí….
Công nợ của công ty rất nhiều chủ yếu là khách tỉnh doanh nghiệp nên trích lập quyx dự phòng nợ phải thu kho đòi nhằm tránh rủi ro khi khách hàng mất khả năng thanh toán, việc trích lập dự phòng này còn đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Để phản ánh việc trích lập dự phòng kế tóan sử dụng TK 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi. Kết cấu của tài khoản này như sau:
Bên nợ: Giá trị các khoản phải thu không thể đòi được được bù đắp bằng số dư dự phòng đã được trích lập, giá trị dự phòng các khoản phải thu khó đòi được hoàn nhập trong trường hợp số phải lập của năm nay lớn hơn số còn lại của năm trước.
Bên có: Số dự phòng phải thu khó đòi được trích lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư bên có: Giá trị khoản dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. Trình tự kế toán:
tăng chi phí quản lý doanh nghiệp ( TK 6426 ). Nếu số dự phòng cần trích lập ở kỳ này nhỏ hơn so với số trích lập kỳ trước chưa sử dụng hết thi số chênh lệch nhỏ hơn được hạch toán giảm chi phí doanh nghiệp.
2. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là thực sự không thể thu hồi được được phép xoá nợ ( Khách nợ đã giải thể, phá sản, ngừng hoạt động, cá nhân người nợ đã chết hoặc mất tích ). Việc xoá nợ theo được thực hành theo chính sách tài chính hiện hành. Kế toán tập hợp khoản nợ này vào TK 1592 ( Số nợ xoá sổ đã được trích lập dự phòng) và TK 6424 ( Số nợ xoá sổ chưa được lập dự phòng), đồng thời ghi nợ TK 004.
3. Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nơ nếu sau đó thu hồi được nợ thì kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi tăng thu nhập khác, đồng thời ghi có TK 004.
Ngoài việc doanh nghiệp lập dự phòng phải thu khó đòi thì doanh nghiệp nên lập quỹ dự phòng nữa là quỹ dự phòng trợ cấp thất nghiệp. Theo thông tư số 82/2003 thông tư của BTC ngay 14/8/2003 của bộ tài chính thì việc trích lập, quản lý, sử dụng, hạch toán quỹ dự phòng trợ cấp thất nghiệp thì tại doanh nghiệp hướng dẫn mức trích lập quỹ là từ 1% đến 3% trên quỹ lương làm cơ sở đóng BHXH và mức trích lập do doanh nghiệp tự quyết đinh. Khoản trích lập quỹ dự phòng trợ cấp thất nghiệp được trích và hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Nếu quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hàng năm không chi hết được thì chuyển sang số dư năm sau. Trường hợp quỹ không đủ để chi cho trợ cấp mất việc trong năm tài chính thì toàn bộ phần chênh lệch thiếu được hạch toán vào chi phí quản lý quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Thời điểm trích dự phòng về trợ cấp mất việc làm là thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm.
Để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm kế toán sử dụng TK 351 – Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Kết cấu tài khoản như sau:
Bên nợ: Chi trả cho người lao động thôi việc, mất việc làm từ quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm.
Bên có: Trích lập quỹ dự phòng mất việc làm. Số dư bên có: Quỹ dự phòng mất việc chưa sử dụng. Trình tự hạch toán:
1. Khi trích lập quỹ dự phòng trợ cấp thất mất việc làm theo chính sách tài chính hiện hành, kế toán tập hợp số dự phòng cần trích lập vào bên nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết chi phí dự phòng.
2. Khi chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm, chi phí đào tạo lại nghề cho người lao động theo đúng chế độ, căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ… kế toán ghi giảm quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm. Kế toán ghi vào sổ nhật ký chi tiền, sổ cái TK 351, 111, 112…
3. Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc không đủ để chi trả trợ cấp cho người lao động mất việc trong năm tài chính thì căn cứ vào phiếu chi tiền, kế toán hạch toán phần chênh lệch thiếu vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, kế toán ghi vào sổ nhật ký chi tiền, sổ cái TK 642, 111,112, sổ chi tiết chi phí kinh doanhTK 642
4. Cuối niên độ kế toán sau, doanh nghiệp tính, xác định số dự phòng trợ cấp mất việc làm theo đúng chế độ hiện hành.