Hạch toán ban đầu là ghi chép là phản ánh các nghiệp vụ phát sinh dựa vào chứng từ. Đối với công ty chứng từ được lập trên máy vi tính và chứng từ được lập phải chính xác phù hợp với công ty và liên quan đến hoạt động của công ty thì mới được tính là chi phí. Các chứng từ doanh nghiệp được giảm trừ vào thu nhập chịu thuế thì phải đủ điều kiện sau:
• Các khoản chi phí phải liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
• Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
Như vậy thì hệ thống chứng từ công ty phải được sắp xếp cẩn thận theo ngày tháng đồng thời phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. Nếu chứng từ chưa đúng cần phải sửa chữa để chứng từ hợp lệ để doanh nghiệp trừ chi phí.
Công ty chỉ sử dụng tài khoản 642 để tập hợp toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty là chưa hợp lý cho lắm.Để tạo điều kiện cho công tác quản lý và kiểm tra chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần chia TK 642 ra thành tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng và 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong đó doanh nghiệp nên chia ra thành tài khoản chi tiết như sau:
Đối với TK 6421 – Chi phí bán hàng có thể mở chi tiết cho các tài khoản: TK 64211 – Chi phí nhân viên bán hàng
TK 64212 – Chi phí công cụ dụng cụ TK 64214 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 64217 – Chi phí dịch vụ mua ngoài
Đối với TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp có thể mở chi tiết cho các tài khoản:
TK 64221 – Chi phí nhân viên quản lý
TK 64222 – Chi phí công cụ dụng cụ dùngn quản lý TK 64224 – Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 64225 – Chi phí thuế, phí, lệ phí TK 64226 – Chi phí dự phòng
TK 64227 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64228 – Chi phí bằng tiền khác
Ngoài ra doanh nghiệp cần có thêmn khoản dự phòng, trợ cấp thất nghiệp cụ thể tài khoản đó như sau:
TK 159: Các khoản dự phòng ( 1592: Dự phòng phải thu khó đòi) TK 351: Quỹ dự phòng trợ cấp thất nghiệp.