Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ảnh trực trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh, làm giảm lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó công tác tổ chức quản lý tốt các chi phí và quá trình kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một việc làm thiết thực có ý nghĩa đối với doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường đồng thời doanh nghiệp có được lợi nhuận chính xác để từ đó có kế hoạch chi trả lương cho nhân viên cũng như chế độ đãi ngộ hợp lý để nhân viên có động lực để làm việc hơn. Công ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Máy Tính Việt Nam đã nhận thức rõ độ quan trọng của công tác kế toán chi phí trong doanh nghiệp, đã tổ chức công tác kiểm soát chi phí rất nghiêm ngặt. Công tác tổ chức kế toán chi phí rất tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành và tuân thủ theo luật kế toán đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho doanh nghiệp cũng như đối tác quan tâm.
Công ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Máy Tính Việt Nam là một công ty có quy mô nhỏ nhưng tổ chức công tác kế toán rất rõ rang, chia ra các bộ phận quản lý từng mảng của kế toán làm cho việc theo dõi cũng như quản lý được giành mạch rõ ràng, mỗi nhân viên có một công việc riêng làm giảm sự chồng chéo lẫn lộn trong công việc, đồng thời làm tăng tinh thần trách nhiệm của nhân viên kế toán.
Về hình thức kế toán: Công ty có phần mềm kế toán riêng mọi hoạt động kế toán diễn ra đều đặn, với hình thức áp dụng Nhật ký chung. Hàng ngày kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm và kiểm tra lại toàn bộ phát sinh của ngày hôm trước. Số liệu phát sinh tương đối nhiều, hàng ngày doanh nghiệp thường có khoảng trên 50 đơn đặt hàng, kế toán phải xuất trên 50 chứng từ kế toán. Để phục vụ cho công tác xuất chứng từ được nhanh chóng chính xác doanh nghiệp đã mua hóa đơn tự in để phục vụ công tác xuất hóa đơn. Như vậy làm tăng chi phí bán hàng của công ty. Tuy nhiên với lượng hàng bán ra hàng ngày lớn thì chi phí trên là hoàn toàn hợp lý.
Hệ thống chứng từ được xắp xếp gọn gàng theo ngày, hệ thống chứng từ sổ sách được lập theo mẫu biểu thống nhất tạo điều kiện thuận lợi để người quản lý cũng như cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra theo định kỳ hoặc khi doanh nghiệp quyết toán thuế.
Kế toán chi phí được tập hợp trên tài khoản 642 khá đầy đủ phản ánh toàn bộ chi phí phát sinh trong công ty. Việc tập hợp trên tài khoản này giúp tổng chi phí công ty được chính xác.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người làm kế toán, giảm bớt công tác ghi sổ kế toán.
tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Đây là những nhược điểm mà doanh nghiệp cần phải khắc phục để công tác kế toán chi phí của doanh nghiệp nói riêng và công tác kế toán nói chung. Cụ thể là:
Mặc dù công ty đã có phần mềm kế toán riêng nhưng kế toán vẫn chưa vào hết các tài khoản trong phần mềm, vẫn để các tài khoản trống. Như vậy công việc kế toán máy chưa thực sự hoàn thiện mà vẫn phải dùng thêm kế toán nghi sổ, kế toán bằng tay để làm gây lãng phí thời gian làm việc của kế toán. Hơn nữa kế toán ghi sổ bằng tay là cách làm mang lại độ chính xác không cao hơn nữa kế toán phải so sánh giữa phần mềm và ghi tay để theo dõi nghiệp vụ phát sinh như vậy cách làm như vậy không thực sự tốt với doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng và kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp ghi chung một tài khoản mà lại không chia ra làm tài khoản cấp 2 như vậy khi nhìn vào sổ cái tài khoản 642 người đọc sẽ cảm thấy lẫn lộn, không tuân theo một quy tắc nhất định nào, gây khó khăn cho người quản lý cũng như cơ quan thuế khi kiểm tra.
Theo quyết định 48 thì chi phí quản lý kinh doanh phải mở hai tài khoản cấp 2 là 6412 – Chi phí bán hàngn và ttài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên công ty không chia ra làm tài khoản cấp 2 mà chỉ để một tài khoản.
Công ty bán lượng hàng lớn với giá trị lớn, mà không phải khoản nào cũng thanh toán bằng tiền mặt, như vậy lượng công nợ của công ty có thể tăng lên. Có nhiều đơn hàng gửi đi các tỉnh mà tiền thu về không được kịp thời, có lần khách hàng công nợ vài tháng, cũng có các đơn hàng mà khách hàng không có khả năng trả nợ. Nhưng công ty không có quỹ dự phòng phải thu khó đòi, như vậy việc làm này vừa làm cho doanh nghiệp nghi tăng doanh thu và lợi nhuận nhưng thực tế thì ngược
lại. Doanh nghiệp mất khoản tiền mà khách hàng không có khả năng trả nợ, doanh nghiệp bị mất lợi nhuận đồng thời việc nghi nhận lợi nhuận trong kỳ là không chính xác, lợi nhuận được ghi là lợi nhuận ảo.
Tk 153 công cụ dụng cụ của công ty không có là điều rất vô lý trên thực tế thì doanh nghiệp có rất nhiều công cụ dụng cụ nhưng không hiểu kế toán trong công ty hạch toán thế nào mà lại không có. Doanh nghiệp đưa vào chi phí phân bổ dần trong kỳ, ví dụ công ty mua máy chấm công phục vụ cho công tác theo dõi nhân sự của công ty thì công cụ này phải đưa vào TK 153 nhưng TK 153 không thấy có mà lại xuất hiện ở TK 642 với chi phí được phân bổ dần đều trong 2 năm. Như vậy đây là việc làm chưa đúng trong cách hạch toán của công ty. Công ty chưa có bảo hiểm cho nhân viên, chưa có quỹ trợ cấp thất nghiệp cho nhân viên… như vậy chi phí về phần này cũng không có. Khi nhân viên thất nghiệp hoặc bị đau ốm thì chỉ có quỹ công đoàn bỏ ra khoản chi phí để hỏi thăm nhưng cũng không đưa vào mục chi phí của công ty. Như vậy công ty đã làm không đúng quy định của pháp luật.
Nhìn chung là công ty vẫn chưa có sự đầu tư về nhân sự kế toán cũng như việc thiết lập hệ thống chứng từ, tài khoản công ty vẫn chưa được hoàn thiện.