5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công Ty
2.1.5.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chú thích:
: Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán
* Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung của phòng kế toán, chịu trách nhiệm với lãnh đạo của Công Ty, và là người tổ chức hình thức kế toán. Kế toán có trách nhiệm đôn đốc, giám sát, việc điều hành chế độ chính sách về quản lý tài chính và chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh.Tổ chức thực hiện lập và nộp báo cáo thống kê kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh tình hình huy động vốn kinh doanh cho lãnh đạo Công Ty.
* Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm theo dõi số liệu kế toán tổng hợp của toàn công ty và đánh giá giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán.
Kế toán trưởng Kế toán Tổng hợp Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán vật tư Hàng hóa Thủ quỹ
* Kế toán vật tư hàng hoá: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá và thường xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trước giám đốc và kế toán trưởng về tiền mặt, tồn quỹ hàng ngày, có trách nhiệm thu chi, bảo quản tiền mặt và lập báo cáo quỹ mỗi tháng.
* Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, toàn bộ chứng từ trước khi thanh toán, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, cập nhật vào sổ sách hàng ngày, theo dõi tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ, theo dõi các khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn với các ngân hàng, cuối tháng lên bảng kê ghi có các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ..Theo dõi các khoản thu chi, mở sổchi tiết quỹ, ngân hàng, cập nhật số liệu và rút số dư hàng ngày trên sổ theo dõi các tài khoản 111, 112, đồng thời phụ trách việc tính lương.
2.1.5.3 Hình thức kế toán áp dụng tại Công Ty
Công Ty áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.
(Nguồn phòng kế toán) Ghi chú: Quy trình ghi sổ: Ghi trong ngày
Ghi cuối kỳ
Ghi đối chiếu
Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh để kiểm tra tính hợp lệ, định khoản chính xác kế toán thành lập các tờ kê chi tiết tài khoản ( các tờ kê này được mở hàng tháng ). Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết như tiền mặt, nguyên vật liệu, công nợ …thì kế toán cần căn cứ vào chứng từ để kiểm tra và ghi vào thẻ kế toán.
- Định kỳ, cuối tháng kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được kế toán ghi vào sổ cái, tính ra tổng số phát sinh trong kỳ và số dư từng tài khoản cuối kỳ. Kiểm tra đối chiếu chính xác sau đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nước.
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ
Hiện tại công ty đang áp dụng theo quyết định số 15/2206 ban hành ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NLVL-CCDC TẠI CÔNGNÔNG NGHIỆP TIẾN NÔNG THANH HÓA. NÔNG NGHIỆP TIẾN NÔNG THANH HÓA.
Công nông nghiệp Tiến Nông Thanh Hóa là một công ty chuyên chế tạo lắp đặt những sản phẩm do công ty làm ra do chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy mà NLVL dùng cho quá trình sản xuất tương đối đa dạng, do yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng nên các loại NLVL lại được phân ra nhiều chủng loại khác nhau khiến cho NLVL của công ty tương đối đa dạng và phức tạp hơn, Công ty thường sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc dự trữ NVL chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn đặt hàng đã nhận. Do đặc điểm của NLVL như trên nên công tác kế toán tại công ty phải thực hiện tốt, công tác quản lý và bảo quản, sử dụng phải thực hiện một cách chặt chẽ và chuđáo.Phải kiểm ra thường xuyên để tránh khỏi lẫn lộn giữa các loại NLVL đối với mỗi đơn đặt hàng khác nhau. Từ đó có thể tiết kiệm tránh lãng phí thất thoát NLVL nhằm đạt hiệu quả trong việc sản xuất.
2.2.1. Đặc điểm NLVL, CCDC tại Công nông nghiệp Tiến Nông Thanh Hóa.
2.2.1.1. Phân loại nguyên liệu vật liệu của Công ty
Với khối lượng và chủng loại NLVL tương đối đa dạng và phức tạp - Nguyên vật liệu của Công Ty có rất nhiều loại, đơn vị tính, nhiều công dụng khác nhau. Nhưng hiện tại NLVL của Công Ty được phân chia theo từng nhóm, từng loại, từng nội dung kinh tế, chức năng khác nhau và được dùng chủ yếu cho sản xuất.
- Các loại NLVL chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ NLVL chính: Thép tấm, Ống thép, Inox, Xi măng, bê tông chiệu nhiệt, cát thạch anh, đá rửa, thiết bị điện( cáp điện, dây điện...), Bông thuỷ tinh, Bơm, môtơ, Thanh ghi lò, cáp hàn, Van, Hoá chất, Vật liệu lọc, than hoạt tính, Bóng đèn UV, Amiăng, Băng tải.... Nguyên liệu vật liệkhác
+ Nhiên liệu: Xăng, dầu, điện năng...
- Các loại công cụ dụng cụ chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ Dụng cụ thi công : Kìm, búa, mỏ lết, cà lê, kéo, Máy hàn, máy cắt, máy mài...
+ Các vật dụng bảo hộ cho công nhân trong quá trình làm việc như bao tay, khẩu trang, mủ...
+ Công cụ dụng cụ dùng trong chế tạo: Máy biến áp, máy hàn, máy đo... + Các công cụ dụng cụ khác dùng trong văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocoppy (8 triệu đồng)
2.2.1.2. Đặc điểm của nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công ty.
- Nguồn cung cấp NLVL của Công Ty nhập kho chủ yếu do mua ngoài từ các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài, có uy tín với Công Ty ở trong nước và nhập khẩu.Còn một số phụ tùng thay thế thì Công Ty cử cán bộ vật tư đi mua ngoài thị trường.Các loại vật tư sau khi đã kiểm nhận, Công Ty thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc nợ lại.
- Nguồn cung cấp CCDC của công ty đa số là nhập khẩu trong nước, một số CCDC cao cấp được nhập từ nước ngoài như các loại mũi khoan kim cương…Sau khi mua công cụ dụng cụ công ty chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt nhưng có một số nợ lại hoặc chuyển khoản
2.2.2. Phương pháp tính giá NLVL, CCDC tại Công nông nghiệp Tiến NôngThanh Hóa. Thanh Hóa.
2.2.2.1. Giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
Do văn phòng Công Ty áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá trị nhập kho được tính theo công thức:
Giá vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn
+ Chi phí mua (kể cả hao hụt trong đinh mức) +
Thuế nhập khẩu (nếu có) Ví dụ: Ví dụ 1: Ngày 12/06/2013 Công nông nghiệp Tiến Nông Thanh Hóa mua một số NLVL và CCDC của công ty TNHH Thương mại Tiến Phát ( 52/03
Đống Đa Hà Nội) về nhập kho đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt 67.683.165 đồng, (chưa có thuế VAT) chi phí vận chuyển trả bằng tiền mặt 1.000.000 đồng.
Giá gốc của NLVL nhập kho:
67.683.165 +1.000.000 = 68.683.165 đồng 2.2.2.2. Giá nguyên vật liệu xuất kho
- Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu vào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của lô hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là tính giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ dùng để tính giá thực tế của vật liệu trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.
Ví dụ 2: Ngày 05/07/2013 Có lệnh xuất kho của thủ trưởng, xuất 4000kg
thép40
Trong đó: 1/6 Tồn kho 2.000kg đơn giá 6.500đ/kg 15/06 Nhập kho 7.000kg đơn giá 7.429đ/kg Đầu tiên, tính đơn giá bình quân:
ĐGBQ= (2.000 *6.500) + (7.000 *7.429) = 7.223đ/kg (2.000 + 7.000)
Trị giá VL xuất kho = 4.000 * 7.223 = 28.892.000 đồng
2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu công cụ dụng cụ tại công tyThủ tục, chứng từ nhập, xuất kho nguyên liệu, vật liệu. Thủ tục, chứng từ nhập, xuất kho nguyên liệu, vật liệu. * Thủ tục, chứng từ nhập kho.
Phòng kế hoạch vật tư là một bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch thu mua NVL. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ phòng kế hoạch vật tư sẽ kết hợp với thủ kho
tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Trên cơ sở hóa đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kế hoạch vật tư lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu phòng cũng lập biên bản kiểm nghiệm. Trong trường hợp kiểm nhận phát hiện vật liệu thiếu hoặc thừa, không đúng quy cách mẫu mã ghi trên phiếu nhập kho thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng kinh doanh biết.
Định kỳ phiếu nhập vật tư được chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và lưu. Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến phải phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào giấy giao hàng của bên nhận gia công để lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên và giao cho các đối tượng như trên.
Vật liệu nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng.
*Thủ tục, chứng từ xuất kho:
Khi các phòng ban phân xưởng sản xuất có nhu cầu vật tư, người phụ trách bộ phận sử dụng sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư. Nếu vật liệu có giá trị lớn thì phải qua Tổng giám đốc Công ty ký duyệt. Nếu là vật tư xuất kho định kỡ thỡ không cần qua ký duyệt của lãnh đạo Công ty. Khi đó yêu cầu xuất vật tư được chuyển lờn phũng kế hoạch vật tư, xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuỏt kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư. Các phiếu này được lập thành 3 liên: một liên lưu tại phòng kinh doanh, một liên được giao cho người lĩnh vật tư, một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho. Định kì phiếu xuất kho được chuyển lên phòng kế toán để luân chuyển và ghi sổ lưu.
Tại kho thủ tục kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật tư. Nếu thấy trong kho không đủ hoặc không còn loại vật tư đó thì phải tiến hành thủ tục mua và nhập kho vật liệu, sau đó mới làm nghiệp vụ xuất kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.
- Tại kho: thủ kho tiến hành mở các thẻ kho. Thủ kho sử dụng thẻ kho theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dũng trờn thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính số lượng tồn kho của từng vật liệu trên thẻ kho
- Tại phòng kế toán: kế toán vật liệu công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình nhập – xuất – tồn NVL theo chỉ tiêu số lượng và đơn giá. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần xuất nhập. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất tính theo phương pháp bình quân cả kì dự trữ. Cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết NVL, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho.
*Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng và phiếu kiểm nhận vật tư, phòng cung ứng tiến hành lập "phiếu nhập kho".phiếu này được viết thành 2 liên: một liên lưu ở phòng cung ứng, một liên chuyển xuống kho để thủ kho làm căn cứ nhập vật tư. Khi NGVL,CCDC chuyển về đến kho, thủ kho ghi số lượng thực tế vào phiếu nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu nhập kho.
Công ty CNN Tiến Nông Thanh Hóa P.Đông Thọ - TP Thanh Hóa
Mẫu số:15-DN
(Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ BTC Ngày 26 tháng 04 năm2006 cua BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ 31/12/2013 Tớ số: 99
Tên kho nhãn hiệu, quy cách vật tư: Máy biến áp Tên quy cách sản phẩm: 25 KVA
Ngày
tháng Số hiệu CT Diễn giải Số lượng
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
B C D E F
SỐ DƯ ĐẦU QUÝ
IV 2013 2000 05/10 27 Nhập (Công ty TQuang ĐÃ Nẵng) 1000 3000 06/10 29 Nhập( Công ty Hoa Thành Đà Nẵng) 1000 4000 21/11 52 Xuất( Chế tạo lò hơi
7 tấn Bình Dương) 1000 3000 27/11 58 Xuất( Chế tao lò hơi
4 tấn)
1000 2000 15/12 41 Nhập(Công tyTM
Hoàng Đạt) 7000 9000 25/12 135 Xuất(Chế tạo lò hơi 5
tấn Tuy Hòa)
4000 5000 Cộng cuối kỳ 9000 6000
-Sổ này có..trang đánh số từ 01 đến trang…. - Ngày mở sổ
Thủ kho Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty CNN Tiến Nông Thanh Hóa Mẫu số 12-DN
Địa chỉ: P.Đông Thọ - TP Thanh Hóa Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 31/12 2013 Tờ số: 101
Tên nhãn hiệu, quy cách vât tư: Máy biến áp Quy cách sản phẩm: 25KVA
Đơn vị tính: Máy
TT Ngày tháng
Số hiệu CT
Diên giải Số Lượng
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
A B C D E
DƯ ĐẦU QUÝ IV NĂM 2013 3000 01 04/10 32 Nhập(Công ty Vân Nga Đà Nẵng) 2000 3000 02 06/10 34 Nhập(Công ty Vân Nga Đà Nẵng) 2000 4000 03 25/11 65 Xuất( Chế tạo lò hơi
7 tấn)
2000 4000 04 25/11 66 Xuất( Chế tạo lò hơi
4 tấn)
2000 3000 05 12/12 40 Nhập( Công ty TM
Đại Phát)
6000 9000 06 20/12 101 Xuất( Chế tạo lò hơi) 5000 7000
CỘNG CUỐI KỲ
10000 9000 - Sổ này có trang đánh dấu từ 01 đến trang…
Thủ kho Kế toán trưởng (ký,họ tên) ( ký, họ tên)
Công ty CNN Tiến Nông Thanh Hóa P.Đông Thọ - TP Thanh Hóa
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Qúy IV: Năm 2013
Mẫu số10-DN
Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006
Tên vật liệu,dụng cụ, sản phẩm,hàng hóa: Thép lá Quy cách sản phẩm: 40
Đơn vị tính: 1000 đồng
Chứng từ
Diễn giải ĐƯTK Đơnvị tính
Nhập Xuất
Số Ngày lượngSố ThànhTiến lượngSố Thànhtiền lượnSố Thành tiền
A B C D 1 2 3
2000 13000 PNK01 2/12 Nhập(Cty Đã Nẵng) 152 66000 1000 66000 - - 3000 19000 PNK02 5/12 Nhập(Cty Hoa Thanh) 152 6600 1000 66000 - - 4000 26000