Doanh nghiệp tính giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế, nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, với số lƣợng lớn, giá trị cao nên việc thu mua nguyên vật liệu thƣờng theo hợp đồng dƣới sự kiểm tra, theo dõi, giám sát trực tiếp của thủ kho và bộ phận cung ứng, giá nguyên vật liệu nhập kho đƣợc tính theo giá trên hợp đồng hoặc giá ghi trên hóa đơn.
Giá thực tế NVL nhập kho =
Giá phí trên hóa đơn hoặc hợp đồng +
Chi phí thu mua -
Các khoản đƣợc giảm trừ chiết khấu hàng
hóa đƣợc giảm giá
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ, vì vậy giá ghi trên hóa đơn hay hợp đồng là giá chƣa có thuế GTGT.
VD: Ngày 01/12 công ty mua đá 1*2 để phục vụ xây dựng của doanh nghiệp Bảo Long, tổ 14- Thị trấn Chùa Hang- Đồng Hỷ- Vĩnh Lộc với số lƣợng 28m3 đơn giá mua chƣa có thuế là 60.952,2 đồng/m3, thuế suất thuế GTGT 10%.
Vậy giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là: 28 x 60.952,2 = 3.800.000 đồng
hình biến động của nguyên vật liệu và để phù hợp với tình hình quản lý, sản xuất kinh doanh, thuận tiện cho việc hạch toán nguyên vật liệu, công ty đã sủ dụng phƣơng pháp tính: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ đ
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =
Giá thực thế từng loại tồn kho đầu kỳ và nhập mua trong kỳ
Lƣợng thục tế tƣờng loại tồn kho đầu kỳ và nhập mua trong kỳ
Phản ánh giá nguyên vật liệu xuất kho cho các công trình xây dựng.
3.2.4. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại công ty
Do đặc thù của các đơn vị kinh doanh xây lắp đó là các sản phẩm xây lắp thƣờng có giá trị lớn, thời gian thi công dài, mỗi loại sản phẩm xây lắp đòi hỏi nhiều nguyên vật liệu khác nhau tùy theo kỹ thuật thiết kế yêu cầu. Do vậy cần phải quản lý , theo dõi nguyên vật liệu chi tiết theo từng công trình.
Xuất phát từ đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp, đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ và hạch toán nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản, dự trữ, sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp.
Khâu thu mua: thƣờng thì nguyên vật liệu đƣợc doanh nghiệp mua từ những nhà cung cấp trên thị trƣờng những khách hàng quen thuộc và có uy tín. Tuy nhiên để đảm bảo cho tốc độ thi công cũng nhƣ làm giảm chi phí nguyên vật liệu đầu vào ( chi phí vận chuyển ) doanh nghiệp tiến hành khâu thu mua sao cho gần nhất địa điểm mà công trình đang thi công, đồng thời thực hiện kiểm soát chặt chẽ về mặt số lƣợng, giá cả vật liệu nhằm giảm chi phí thu mua đến mức tối đa.
-Khâu bảo quản: nguyên vật liệu dùng cho quá trình thi công công trình thƣờng rất dễ hƣ hỏng nhƣ: xi măng, sắt thép, nhựa đƣờng…nên yêu cầu phải quản lý tốt quá trình bảo quản vận chuyển nguyên vật liệu về kho, chống thất thoát, hoa hụt giảm chất lƣợng trong quá trình vận chuyển. Kho dự trữ nguyên vật liệu khô thoáng, thủ kho luôn quản lý chặt chẽ và tiến hành kiểm kê định kỳ.
-Khâu dự trữ: kho dự trữ của công ty nằm ngay tại công trình, và các loại vật tƣ chủ yếu là đất, đá, nhựa đƣờng … nên về hình thức các kho rất đơn giản. Đa số vật tƣ khi đem về đƣợc sử dụng ngay vào trong công trình cà khi không sử dụng hết mới nhập kho, do vậy vật tƣ tồn kho là không nhiều. Các đội căn cứ vào kế hoạch định mức và tiến độ thi công thực tế mà có các quyết định mua vật tƣ vừa phải.
Về phía công ty, tại khu trạm trộn có một số loại vật tƣ cần dự trữ do cần phải sử dụng thƣờng xuyên và liên tục nhƣ xi măng, đá, nhựa đƣờng, dầu...
-Khâu sử dụng: tùy theo yêu cầu kỹ thuật thiết kế của công trình xây lắp để xuất nguyên vật liệu phù hợp. Cần phải xác định chính xác mức tiêu hoa nguyên vật liệu theo dự toán công trình. Muôn vậy, kế toán phải tổ chức tốt công tác hạch toán và phản ánh tình hình xuất dùng cũng nhƣ việc phân tích và đánh giá nguyên vật liệu theo kế hoạch
Để làm rõ,tính toán khối lƣợng vật liệu đƣa vào sử dụng và mức độ tiêu hao nguyên vật liệu theo dự toán và thực tế sự chênh lệch đó có ảnh hƣởng nhiều đến chất lựợng công trình ta đi vào phân tích công trình đƣờng nam Đại Học Vĩnh Lộc,qua bảng số liệu 1 và 2
BẢNG TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU THEO KẾ HOẠCH BẢNG PHÂN TÍCH NGANG Đá hộc (m3 ) Đá dăm 4*6(m3) Đá dăm 2*4?(m3) Đá dăm 1*2(m3) Đá dăm 0,5*1(m3) Nhựa dƣờng số 3(kg) Củi đốt (kg) Đoạn 1 6.75 222.61 5.11 28.98 12.94 6353 5106.3 Đoạn 2 6.75 215.32 5.08 28.82 12.87 6318 5078.3 Đoạn 3 6.3 171.11 4.66 26.43 11.8 5794 4656.9 Đoạn 4 5.49 148.05 4.03 22.86 10.21 5013 4029.1 Tổng 25.29 757.09 8.818 107.09 47.82 23478 18870.6 THEO SỔ SÁCH KẾ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TK 621
CTGS 82 7 210 7 28 21 7000 8000
CTGS 91 14 420 14 56 21 12000 8000
CTGS 110 126 28 7 4480 2000
Tại bảng phân tích ngang là khối lƣợng vật tƣ cần dùng cho công trình theo định mức, ta cũng sử dụng số liệu phòng kế toán để đƣa ra một cách chính xác khối lƣợng vật tƣ đã đƣa vào công trình.
BẢNG PHÂN TICH KHỐI LƢỢNG
Ta thấy tổng khối lƣợng vật tƣ đƣợc đƣa vào công trình thực tế đạt 98% so với định mức. Điều này không đồng nghĩa với việc là rút khối lƣợng trong công trình, nhƣ ta biết công trình này đã đƣợc cán bộ kỹ thuật của bên A và bên B thông qua, nhƣ vậy tổng khối lƣợng đạt 98% so với kế hoạch nhƣng công trình vẫn đạt yêu cầu. Tuy vậy, ta cũng đi phân tích nguyên nhân nào dẫn đến việc chỉ tiêu khối lƣợng không đạt định mức.
Có đá hộc và đá dăm 4*6, và củi không đạt nhƣ định mức còn các loại đá
khác đều đƣợc đƣa vào công trình vƣợt định mức. Ta biết, trong thi công đƣờng
việc xê dịch khối lƣợng vật liệu (các loại đá) lẫn nhau đƣợc chấp nhận trong % cụ
thể. Và xét trên thực tế, ta biết mỗi một chuyến xe trở vật tƣ, đất đá, một chuyến =
7m3, mục tiêu của doanh nghiệp là tiết kiệm chi phí ở mức độ có thể nên việc khối
lƣợng vật tƣ bị dôi ra hoặc thiếu hụt so với định mức một chút là hoàn toàn có thể.
Để quản lý tốt nguyên vật liệu nhập, xuất kho thủ kho của đơn vị đã quán triệt những nguyên tắc sau:
-Nhập kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành:
+ Kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ, hóa đơn, chứng từ.
NVL Đơn vị Kế hoạch (Mk) Thực tế (M1) Chênh lệch M1- Mk M1/Mk*100 Đá hộc m3 25.29 21 -4.29 83.0 Đá dăm 4*6 m3 757.09 756 -1.09 99.9 Đá dăm 2*4 m3 18.88 21 2.12 111.2 Đá dăm 1*2 m3 107.09 112 4.91 104.6 Đá dăm 0.5*1 m3 47.82 49 1.18 102.5 Nhựa đƣờng số 3 kg 23478 23480 2 100.0 Củi kg 18870.6 18000 -8706 95.4 Tổng 43,304.77 42,439 -865.77 98.0
+ Kiểm tra về mặt số lƣợng bằng cách cân, đo, đếm rồi đối chiếu với chứng từ nhập kho, trƣờng hợp thiếu so với hóa đơn, chứng từ phải lập biên bản có sự xác nhận của ngƣời vận chuyển và báo ngay cho bên bán.
+ Khi nguyên vật liệu về nhập kho đƣợc xếp gon gàng theo từng chủng loại giúp cho việc quản lý cũng nhƣ việc xuất kho dễ dàng.
+ Cuối ngày tổng hợp số lƣợng nhập kho và thẻ kho. -Khi xuất kho nguyên vật liệu thủ kho tiến hành:
+ Kiểm tra tính hiệu quả hợp lệ của các phiếu xuất kho, những chữ ký cần thiết theo quy định.
+ Xuất kho đúng số lƣợng, chủng loại theo yêu cầu.
+ Cuối ngày cân đối lƣợng vật tƣ trong ngày để vào thẻ kho.
+ Cuối tháng thủ kho tổng hợp số liệu nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để quản lý tốt nguyên vật liệu, cuối mỗi tháng thủ kho lập báo cáo nhập, xuất, tồn trình lên giám đốc doanh nghiệp để xem xét, mặt khác thủ kho phải thƣờng xuyên kiểm tra số vật liệu trong kho để tránh sự mất mát, hao hụt, giảm chất lƣợng.
3.2.5. Kế toán nguyên vật liệu
Sơ đồ 3.1: Lưu đồ quá trình kế toán nhập, xuất kho nguyên vật liệu
Bộ phận kho Phòng kế toán Bộ phận liên quan
Bắt đầu NCC Ktra hàng nhập, lập PNK Phiếu nhập kho (3 liên) N Phòng mua hàng A Nhập liệu PXK Lệnh cấp phát PXK Nhập liệu Lƣu lƣu N Lệnh cấp phát kiêm PXK (3 liên) Lập lệnh cấp phát kiêm PXK A Lệnh cấp phát kiêm PXK (3 liên) Lập PXK N N
- Ở kho: Mặc dù trên thực tế vật liệu không đƣợc nhập kho nhƣng thủ kho của xí nghiệp xây lắp vẫn theo dõi tình hình nhập- xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ kho. Mẫu thẻ kho đƣợc quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lƣợng. Do vật liệu chỉ đƣợc mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu xuất bấy nhiêu nên không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho đƣợc mở riêng cho từng loại vật liệu, định kỳ đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số lƣợng.
3.2.5.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Công ty cổ phần tƣ vấn đầu tƣ xây dựng Tuấn Long sử dụng phƣơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu:
Kế toán chi tiết đƣợc tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau: - Phiếu nhập kho Mẫu số 01 – VT. - Phiếu xuất kho Mẫu số 02 – VT.
- Phiếu thu Mẫu số 01 – TT.
- Phiếu chi Mẫu số 02 – TT
- Hóa đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01GTKT – 3LL Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Sổ chi tiết nguyên vật liệu Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho Thẻ kho
3.2.5.2.1. Kế toán chi tiết NVL tại Kho
Ví dụ 1: Ngày 20/12/2013, thủ kho nhận đƣợc phiếu nhập kho Đá dăm loại 1,2. Lúc này thủ kho tìm thẻ kho của Đá dăm loại 1,2 ghi vào cột nhập theo số lƣợng thực nhập. Cùng ngày thủ kho đồng thời nhận đƣợc phiếu xuất của Đá dăm loại 1,2, thủ kho tìm thẻ kho Đá dăm loại 1,2 và ghi vào cột xuất. Hết ngày, thủ kho tính ra số tồn kho của từng nguyên vật liệu, ghi vào cột tồn của thẻ kho.
Đơn vị:Công ty cổ phần tƣ vấn đầu tƣ xây dựng Tuấn Long
Địa chỉ: Quảng Thịnh - TP Thanh Hóa
TH KHO Ngày lập thẻ: 30/12/2013 Tờ số:03 Mẫu số S12-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC) - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ: Đá dăm loại 1,2
- Đơn vị tính: m3 - Mã số: STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lƣợng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ -
1 20/12 13 Nhập của công ty CP ĐTXD Việt
Phát
20/12 2318
2 20/12 13 Xuất kho cho bộ kỹ thuật thi công 20/12 2318
Cộng x 2318 2318 -
- Sổ này có… trang, đánh số từ trang 01 đến trang… - Ngày mở sổ: 01/12/2013 Ngày 30 tháng 12 năm 2013 Thủ kho Ký, h tên Kế toán trƣởng Ký, h tên Giám đốc Ký, h tên, đóng dấu
Mục đích của thẻ kho nhằm theo dõi số lƣợng nhập- xuất- tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu ở từng kho làm căn cứ xác định tồn kho, dự trữ đối với từng nguyên vật liệu và theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lƣợng cần thu mua, dự trữ cho các tháng tiếp theo.
3.2.5.2.2. Kế toán chi tiết tại phòng kế toán
- Ở phòng kế toán: Thông thƣờng, kế toán vật liệu nhận đƣợc các chứng từ do kế toán xí nghiệp xây lắp gửi lên, sau khi tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật liệu theo số lƣợng, dơn giá, thành tiền. Kế toán chi tiết vật tƣ định kỳ phải đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với số liệu trên thẻ kho do thủ kho xí nghiệp xây lắp lập, đồng thời phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ sổ chi tiết vào Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng nhóm, loại vật liệu.
Đơn vị:Công ty cổ phần tƣ vấn đầu tƣ xây dựng Tuấn Long
Địa chỉ: Quảng Thịnh - TP Thanh Hóa
SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Qúy 4 năm 2013
Tên nguyên vật liệu: Dầu diezen Tài khoản: 152
Mẫu số S12-DN
( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC)
Chứng từ
Diễn giải khoản Tài đối ứng
Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT Số lƣợng Thành tiền Số lƣợng Thành tiền lƣợngSố Thành tiền
Số dƣ đầu kỳ - -
PN12 05/10 Nhập của công ty xăng dầu Cao Bằng
331 19.609,09 3.950 77.455.906
PX12 05/10 Xuất cho máy thi công 623 19.609,09 3950 77.485.906 PN15 06/11 Nhập của công ty xăng dầu
Cao Bằng
331 19.618,39 3.930 77.100.273
PX15 06/11 Xuất cho máy thi công 623 19.618,39 3930 77.100.273
………..
PN19 30/12 Nhập của công ty xăng dầu Cao Bằng
331 19.623,862 813 15.954.200
PX19 30/12 Xuất cho máy thi công 623 19.623,862 813 15.954.200
Cộng x x 12.233 239.973.049 12.233 239.973.049
Tồn cuối quý x x x x x x - -
Sổ này có…trang, đánh số từ trang 01 đến… Ngày mở sổ:
Ngày 30 tháng 12 năm 2013 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
Đơn vị:Công ty cổ phần tƣ vấn đầu tƣ xây dựng Tuấn Long
Địa chỉ: Quảng Thịnh - TP Thanh Hóa
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP, XUẤT, TỒN NGUYÊN VẬT LIỆU Qúy 4 năm 2013 Mẫu số S12-DN ( Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trƣởng BTC) TT Tên nguyên vật liệu ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
S
L ĐG Thành tiền SL ĐG Thành tiền SL ĐG Thành tiền S
L ĐG Thành tiền ……… … 10 Đá dăm loại 1,2 m 3 - - - 2318 137.273 318.198.814 2318 137.273 318.198.814 11 Xi măng kg - - - 3000 818,185 2.454.555 3000 818,185 2.454.555 - - - …….. 16 Cát vàng m 3 50 89.048 4.452.400 - - - - - - 50 89.048 4.452.400 17 Thép phi 6 kg - - - 5600 14.179,075 79.402.820 5600 14.179,075 79.402.820 - - - 18 Đâ hộc m3 20 80.953 1.619.060 - - - - - - 20 80.953 1.619.060 …….. 26 Komat SHD50 can - - - 1 854.982,36 854.982 1 854.982,36 854.982 - - - …… Tổng cộng x x x 145.456.000 x x 655.473.760 x x 657.231.250 143.698.510 Ngày 30 tháng 12 năm 2013 Ngƣời ghi sổ Kế toán trƣởng Giám đốc
3.2.5.3. Kế toán tổng hợp NVL
3.2.5.3.1. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 152: Nguyên vật liệu
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2: TK 1521: NVL chính
TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật tƣ, thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác
. Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ nhƣ: mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn….
Bên Có : Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ nhƣ: xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu đƣợc hƣởng…
Số dƣ Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
Tài khoản 151: Hàng mua đi đƣờng
Bên Nợ: Phản ánh hàng đang đi đƣờng tăng.
