5. Kết cấu của đề tài
3.2.1 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo
Như đã nêu trên, phần mềm kế toán tại Công ty được Tổng Công ty chuẩn hoá và cài đặt vào chương trình thực hiện kế toán của Công ty. Đó là một thuận lợi lớn cho Công ty nhưng mặt khác nó cũng có tác động xấu đến việc tổ chức hạch toán của Công ty.
Đó là việc làm kế toán theo chương trình của Tổng Công ty khiến cho bộ máy kế toán của Công ty trở lên thụ động, kém linh hoạt trong việc xử lý các công việc bất thường hay các vấn đề mà Tổng Công ty bỏ qua trong phần hướng dẫn thực hiện công tác kế toán của Công ty.
Công ty tôi xin nêu ra một số khuyết điểm và cách sửa đổi mà Công ty nên khắc phục như sau:
Thứ nhất:
Đầu tiên, trong chứng từ ban đầu hạch toán sử dụng thời gian là bảng chấm công của Công ty, việc ghi chép không được rõ ràng, thống nhất.
- Việc theo dõi thời gian làm việc của người lao động để chấm không có mặt “O”, hay nghỉ có phép “P” không hoàn theo giấy nghỉ phép theo quy định. Chỉ cần người nghỉ có báo miệng trước cho người chấm công thì coi như ngày nghỉ đó của họ là có phép và được tính lương theo 100% LCB.Thêm vào đó, Công ty cũng không có quy định số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương. Đây là một sơ hở rất lớn của lãnh đạo Công ty, và kế toán lương vốn rất biết điều này nhưng không hề có góp ý với phòng tổ chức hành chính - nơi theo dõi chấm công, là một theo sai sót không đáng có và cũng không nên tiếp tục để tình trạng này tồn tại, tái diễn. Nó sẽ gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ luật của Công ty.
Thứ hai:
3 cột cuối của trong mục quy đổi trên bảng Chấm công của Công ty, do không có hướng dẫn cách ghi cụ thể của kế toán cho người chấm công nên các cột này thường không dược ghi, có tháng nhân viên chấm công có ghi thì lại không ghi đúng nơi quy định nào cả.
Việc này tuy kế toán Tiền lương ở Công ty cho là chuyện nhỏ nhưng thực chất nó gây không ít ảnh hưởng xấu đến quá trình tính lương của kế toán lương. Nếu nhìn vào bảng chấm công không có ghi gì ở phần Quy đổi này, kế toán sẽ phải mất thời gian quy đổi bảng chấm công vào các cột (làm thay cho phần việc của người chấm công) để làm căn cứ tính lương CBCNV. Còn trường hợp người chấm công có ghi chép ở các cột “quy đổi” thì cũng ghi tuỳ tiện, kế toán sẽ không chắc được là người chấm công ghi số liệu gì ở đó (nội dung của số liệu được tính), có thể là ngày công thực tế làm việc của nhân viên trong tháng hoặc là tổng số ngày công thực tế và số ngày được hưởng phép của nhân viên...
Để chấm dứt tình trạng này, làm gọn nhẹ hơn cho công tác hạch toán lương, tôi xin đưa ra đây một giải pháp cụ thể như sau:
Kế toán lương của Công ty thay vì sử dụng mẫu biểu Bảng chấm công như hiện nay sẽ sử dụng mẫu biểu Bảng chấm mới cho toàn Công ty.
Trong bảng chấm công mới này, phần Quy đổi gồm 3 cột với nội dung giống như cũ nhưng tên cột được ghi rõ hơn để người chấm công chỉ cần đọc tên cột là có thể hiểu được cách ghi ở mỗi cột. Tuy nhiên bên cạnh đó, kế toán lương Công ty cũng cần ra quy định bắt buộc, các bảng chấm công trước khi gửi lên phòng kế toán phải đã được tính toán, ghi chép số liệu vào các cột “ Qui đổi” theo đúng qui định, nếu cóp sai sót trong tính toán phần này, người chấm công và người có trách nhiệm kiểm tra bảng chấm công phải hoàn chỉnh trách nhiệm. Có như vậy, việc thực hiện nghiêm chỉnh các qui định trong công tác kế toán mới được nhân viên công ty tiếp thu và chấp hành.
Bảng chấm công T3 bộ phận văn phòng Công ty nếu áp dụng giải pháp mới sẽ được lập như sau:
Thứ ba:
Hiện tại, ở các xí nghiệp sản xuất các đội sản xuất đang sử dụng bảng chấm công để theo dõi thời gian làm thêm giờ của người lao động (là bảng chấm công thứ hai được lập song song với bảng chấm công theo dõi thời gian làm việc chính) với mẫu số bảng chấm công. Làm như vậy là rất không khoa học bởi vì thời gian làm thêm thực tế thường là tính theo giờ. Thông thường, các xí nghiệp, các đội xây dựng tính miệng thì ghi vào một công thứ tự từ cột số một đến cột số 31. Hết tháng bảng chấm công làm thêm giờ này được chuyển lên kế toán lương của xí nghiệp để tính lương cho lao động trong đội)
Việc ghi chép thời gian làm thêm của người lao động như hiện giờ không theo dõi được chính xác số giờ công lao động thêm của nhân viên do nhẩm giờ làm theo trí nhớ rồi gộp lại ghi công dễ bị thiếu hoặc thừa giờ công) gây nên sự thiếu công bằng trong việc tính lương.
xây dựng nên có mẫu bảng chấm công làm thêm hiện tại và áp dụng thống nhất cho toàn công ty( ở các bộ phận tính lưong). Mẫu bảng chấm công giờ công làm thêm mới có như sau:
(Lấy ví dụ áp dụng chấm công làm thêm cho bộ phận quản lý xí nghiệp tháng 8)
Thứ tư :
- tại Công ty, số người không tham gia nộp Bảo hiểm khá nhiều và lẫn trong các nhân viên nộp Bảo hiểm trên bảng thanh toán lương. Vì vậy nên chăng kế toán Công ty tiến hành tách hai loại nhân viên:
+ Nộp Bảo hiểm
+ Không nộp Bảo hiểm
Để tính lương riêng và khấu trừ hay không khấu trừ Bảo hiểm vào lương một cách đồng loạt. Làm như vậy, dòng tổng cộng cuối mỗi bảng thanh toán lương sẽ thể hiện được rõ được:
Tổng số tiền trích quỹ Bảo hiểm = % Bảo hiểm phải khấu trừ x tổng số quỹ lương cơ bản của số nhân viên có tham gia nộp Bảo hiểm .
Thứ năm:
- Trong điều lệ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế thì mức trích quỹ BHXH, BHYT phải trích theo “tiền lương cấp bậc, chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lưu (nếu có) ghi trong hợp đồng lao động và các khoản phụ cấp khu vực, đắt đỏ, chứcvụ, thâm niên”.
Như vậy, nếu theo đúng quy định thì tại Công ty BHXH, BHYT phải được tính theo số tiền sau:
Tổng tiền làm căn cứ để trích quỹ BHXH, BHYT = Mức tiền tháng cơ bản + Phụ cấp lưu động + Phụ cấp trách nhiệm (nếu có)
Hiện tại Công ty mới chỉ trích Bảo hiểm trên mức lương cơ bản của nhân viên, như vậy là mức BHXH, BHYT đơn vị trích tính vào chi phí sản xuất kinh doanh vẫn còn ít hơn so với quy định. Đơn vị chưa làm tròn trách nhiệm đối với quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đây là một vấn đề rất quan
trọng mà Công ty cần phải lưu tâm để điều chỉnh kịp thời, vào chuyện này, gây tâm lý không tốt cho người lao động đối với Công ty.
Thứ sáu :
Việc phân loại nhân viên trong công ty là công nhân viên trong danh sách và công nhân viên hợp đồng (cả hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn). Cho nên dẫn đến việc quản lý lao động đôi khi còn chưa chặt chẽ. Để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán Công ty cần phải tiến hành phân loại lao động và xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Công ty có thể áp dụng việc phân loại lao động theo các tiêu thức sau:
+ Phân theo thời gian lao động:
Công ty có thể chia lao động thành lao động thường xuyên, trong danh sách (gồm hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn) và lao động tạm thời. Cách phân loại này giúp doanh nghiệp nắm được tổng số lao động của mình, từ đó có kế hoạch tuyển dụng, bồi dưỡng, tuyển dụng và huy động khi cần thiết. Đồng thời, xác định các khoản nghĩa vụ với Nhà nước được chính xác.
+ Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất:
Công ty có thể phân loại thành lao động trực tiếp sản xuất: Như cán bộ kỹ thuật trực tiếp sử dụng máy móc, công nhân viên trực tiếp tham gia vào quá trình thực hiện lao vụ, dịch vụ. Những người phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên vật liệu...).
Và phân loại thành lao động gián tiếp sản xuất: Như nhân viên kỹ thuật, nhân viên hướng dẫn kỹ thuật nhân viên quản lý kinh tế....
Cách phân loại này giúp cho Công ty đánh giá được tính hợp lý của lao động, từ đó có biện pháp tổ chức bố trí lao động cho phù hợp .
+ Phân loại theo chức năng của lao động: * Lao động thực hiện chức năng sản xuất.
* Lao động thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, tiếp thịi nghiên cứu thị trường.
Cách phân loại này có tác dụng giúp cho việc tập hợp chi phí lao động được kịp thời, chính xác, phân định được chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ.
Thứ bảy :
Thực hiện trích trước tiền lương của người lao động vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Công ty cho cán bộ công nhân viên nghỉ phép theo đúng chế độ, tiền nghỉ phép sẽ tính theo lương cấp bậc. Việc không trích trước tiền lương nghỉ phép là chưa hợp lý vì chỉ dựa vào thực tế của những năm trước nếu tiền lương nghỉ phép phát sinh tăng đột biến trong khi đó sản phẩm trong kỳ làm giảm đi đáng kể và số tiền lương này được phân bổ vào giá thành sản phẩm sẽ làm giá thành bị biến động tăng bất hợp lý. Theo em nên thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép của người lao động theo công thức sau:
= (% trích trước) x Tiền lương chính phải trả cho CNSX ở các bộ phận SX chính trong tháng
+ Khi trích trước kế toán ghi
Nợ TK 622: Có TK 335: + Thực tế phát sinh kế toán ghi
Nợ TK 335: Có TK 334:
Thứ tám :
Về sử dụng TK 335 để hạch toán việc tính lương và thanh toán lương với công nhân hợp đồng chưa phù hợp vì đây không phải là một khoản chi phí trích trước.
Mà theo em, Công ty nên phản ánh tiền lương công nhân hợp đồng trên tài khoản 334 để phục vụ yêu cầu quản lý. Có thể mở 2 tài khoản cấp 2.
TK 3342: Phải trả ngườ lao động khác
Thứ chín :
Sổ chi tiết tài khoản 338 là do kế toán BHXH lập là tổng hợp của cả 3 tài khoản cấp II (TK 3382,3383,3384). Sổ chi tiết chưa phân biệt được tình hình trích nộp của các khoản trích đó. Theo em, Công ty nên lập 3 sổ chi tiết cho từng TK cấp II đó. Được như vậy sẽ dễ dàng theo dõi một cách chi tiết từng TK cũng như việc đối chiếu, kiểm tra các TK đó.
3.2.2 Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động ở Công ty đầu tư xây dựng Hoàng Long – công ty cổ phần .
3.2.2.1. Phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương.
+ Để có thể quản lý một cách có hiệu quả tiền lương thì Công ty có thể phân tích tình hình sử dụng quỹ lương và phân tích khoản mục chi phí nhân công trong giá thành sản phẩm.
+ Hoàn thiện công tác kế toán tiền lương theo hướng đảm bảo tính công bằng cho người lao động bằng việc tính chính xác, đầy đủ, kịp thời.
+ Nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán, hạch toán công việc trên máy vi tính để đảm bảo tính chính xác
3.2.2.2. Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng lao động.
+ Để quản lý chặt chẽ lao đông của Công ty cần quy định tất cả các cán bộ công nhân viên và các đối tượng lao động khi được nhận vào làm việc tại Công ty thì cần phải thực hiện việc ký hợp đồng và phải trải qua quá trình thử việc.
+Thực hiện nghiêm túc trong việc chấm công và lên bảng chấm công phải hợp lý, theo đúng quy định.
+ Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và đa dạng hoá sản xuất như mục tiêu của Công ty đã đề ra, cán bộ trong Công ty cần phải có đội ngũ quản lý giỏi, có kinh nghiệp, có tay nghề cao. Vì vậy cần coi trọng công tác đào tạo, nâng cao tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, phát huy tính sáng tạo của những cá nhân, lắng nghe ý kiến đóng góp của mọi người.
THỜI GIAN TỚI
Để duy trì, ổn định và phát triển trong Công ty trong thời gian tới, tôi có một số kiến nghị như sau:
1. Công ty cần có những chính sách khen thưởng động viên kịp thời, cần phải quan tâm hơn nữa về vấn đề an toàn cho người lao động cho công nhân. Hình thức trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế quan trọng có tác dụng khuyến khích công nhân không ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thoả đáng, chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ là động lực là cuộc sống đối với người lao động họ sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Công ty, ngoài ra việc đảm bảo độ tin cậy đối với các bạn hàng, chiếm lĩnh mở rộng thị trường.
2. Công ty nên đưa cán bộ đi đào tạo, nhất là đội ngũ kế toán trực tiếp, áp dụng phần mềm kế toán, nhằm làm giảm tối thiểu giờ công, tăng năng suất lao động, tăng cường trang thiết bị như máy tính, máy in cho phòng kế toán,…. Công ty cần chú trọng vào việc đào tạo nhân lực thông qua các quỹ đầu tư phát triển, đặc biệt là việc đào tạo, đào tạo lại, chuyên tu đội ngũ các nhà làm tài chính thống kê, cụ thể là bộ phận Kế toán.
3. Công ty phải luôn áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác tài chính, kế toán. Để giúp cho bộ máy kế toán trong Công ty ngày càng hoàn thiện và làm việc có hiệu quả.
4. Công ty phải luôn luôn đổi mới, trang thiêt bị cơ sở vật chất, kỹ thuật và mở rộng thị trường, để Công ty có được một vị trí vững chắc trong thị trường hiện nay.
KẾT LUẬN
Qua quá trình thực tập tại Tổng Công ty đầu tư Xây Dựng Hoàng Long - Công ty cổ phần , từng bước làm quen với chứng từ sổ sách, phương pháp hạch toán sổ sách kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng của Công ty. Em xin đưa ra một số ý kiến sau:
+ Công ty đã chấp hành đúng các chế độ kế toán về tiền lương, tiền thưởng, chế độ phụ cấp và trợ cấp, tính đúng, tính đủ tiền lương cho người lao động, chấp hành đúng các khoản trich theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên một cách nhanh chóng, kịp thời.
+ Bộ máy kế toán của Công ty đã trở thành công cụ đắc lực trong Công ty, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả.
+ Bộ máy kế toán của Công ty khá gọn nhẹ, các cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững và không ngừng được trang bị thêm các kiến thức mới. Việc phân công giữa các bộ phận kế toán cũng phù hợp với trình độ của các kế toán viên, đảm bảo mối duy trì liên quan chặt chẽ, phối hợp công việc để đạt hiệu quả cao nhất.
Kế toán tiền lương luôn nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý chi phí nhân công, hạ giá thành sản phẩm. Kế toán tiền lương đã phân công trách nhiệm và hướng dẫn các tổ trưởng, phụ trách các tổ đội sản xuất quản lý tốt các chứng từ ban đầu của công tác hạch tiền lương, các khoản trích theo