- Hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn, tiến tới chuyên nghiệp
3.2.4.Tăng cường năng lực thu thập và nắm bắt thông tin liên quan
31 đoạn Hữu Sản Bản Chắt, tỉnh Lạng Sơn
3.2.4.Tăng cường năng lực thu thập và nắm bắt thông tin liên quan
đến dự án và gói thầu:
Công tác tìm kiếm các thông tin có liên quan đến dự án và gói thầu có vai trò quan trọng trong quá trình nghiên cứu cơ hội cũng như xây dựng kế hoạch đấu thầu và đưa ra các phương án thi công, phương án chọn giá của từng gói thầu tham gia. Vì vậy công ty cần xây dựng được hệ thống thông tin hữu hiệu đảm bảo có được dự báo hoặc thông tin của gói thầu trước khi được thông báo rộng rãi. Có hai nguồn thông tin chủ yếu gồm:
3.2.4.1. Nguồn thông tin mang tính chiến lược:
Ngoài các thông tin thu thập được qua các bản tin đấu thầu hay trang web về đấu thầu, công ty có thể mở các văn phòng đại diện hay chi nhánh ở các khu vực để phục vụ mục đích tìm kiếm thông tin tiếp cận với chủ đầu tư. Nội dung thông tin này bao gồm quy hoạch của chính phủ trong các giai đoạn về phát triển hạ tầng giao thông vận tải cũng như mục tiêu, nhiệm vụ, kế hoạch của các bộ, ngành, các địa phương trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng trong năm, trong từng giai đoạn để từ đó nắm bắt được thông tin liên quan đến dự án, các gói thầu với dữ liệu cụ thể như: điều kiện tự nhiên xã hội, cơ sở hạ tầng giao thông, vật tư lao động... trong vùng dự án làm cơ sở cho việc xây dựng biện pháp tổ chức thi công và tính toán giá cả xây dựng công trình.
Hiện nay, việc thu thập các thông tin mang tính chiến lược này của công ty chủ yếu thông qua các bản tin về kế hoạch đấu thầu, qua các phương tiện đại chúng, qua báo chí và nguồn thông tin quan trọng nhất là thông qua mối quan hệ tốt đẹp với chủ đầu tư mà công ty đã xây dựng trong thời gian qua mà chưa có bộ phận chuyên biệt đảm nhiệm công tác này. Điều đó chứng tỏ công ty chưa thực sự chú trọng việc thu thập những thông tin mang tính chiến lược này trong khi đây là
nguồn thông tin vô cùng quan trọng để công ty định hướng tham dự thầu vào các công trình trong hiện tại và tương lai.
Chính vì vậy, để tăng cường tính hiệu quả của công tác đấu thầu trong thời gian tới, công ty cần phải thành lập phòng Marketing riêng biệt, có tránh nhiệm thiết lập, tạo dựng các mối quan hệ với chủ đầu tư, ban quản lý dự án và các sở ban ngành, tìm kiếm các nguồn thông tin về đối thủ cạnh tranh trong và ngoài tỉnh, xây dựng và quảng bá hình ảnh, thương hiệu của công ty.
Hiện nay, theo quy hoạch và chiến lược phát triển giao thông vận tải đường bộ Việt Nam đã được Chính phủ phê duyệt, trong giai đoạn tới việc phát triển giao thông vận tải đường bộ được Chính phủ, các cấp, các ngành và các địa phương quan tâm phát triển, vì vậy vốn đầu tư cho phát triển cơ sở hạ tầng giao thông đường bộ là rất lớn, trong đó có nhiều gói thầu trong lĩnh vực ngành nghề của công ty, do đó việc “đi tắt đón đầu” trong tiếp cận các thông tin, trong quan hệ với khách hàng sẽ tạo cho công ty cơ hội việc làm rất lớn mà công ty phải nắm bắt để xây dựng công ty ngày càng phát triển bền vững.
Bên cạnh những thông tin mang tính chiến lược định hướng cho toàn bộ hoạt động đấu thầu của công ty, công ty cũng cần quan tâm đến nguồn thông tin chi tiết của từng dự án, từng gói thầu cụ thể.
3.2.4.2. Nguồn thông tin của từng dự án (gói thầu) cụ thể:
Nội dung thông tin này một phần tiếp nhận từ nguồn thông tin mang tính chiến lược ở trên, phần còn lại có thể tìm hiểu từ các nguồn như chủ đầu tư (thu thập qua hồ sơ mời thầu gồm: địa điểm thi công công trình, quy mô gói thầu, nguồn vốn, thời gian thực hiện, các yêu cầu kỹ thuật đặc biệt) hoặc thu thập từ thực tế các mối quan hệ (địa chất, địa hình, giao thông vận tải, thông tin liên lạc, điều kiện tự nhiên, điều kiện cung ứng nguyên, nhiên vật liệu, khả năng khai thác nguyên vật liệu tại chỗ, điều kiện cung cấp thầu phụ chuyên nghiệp và lao động phổ thông, khả năng cung ứng lương thực, thực phẩm và giá cả,....).
Tất cả những thông tin này làm cơ sở cho việc lập giải pháp và phương pháp luận thi công công trình, phương án cung cấp vật tư, máy móc thiết bị thi công và giá dự thầu.
Việc nghiên cứu các thông tin của từng dự án, gói thầu cụ thể phải được tiến hành một cách chủ động và bài bản trước khi tiến hành tham dự thầu. Phòng Kế hoạch sẽ là phòng đảm nhiệm trọng trách thu thập các nguồn thông tin từ những nguồn thông tin như trên báo đài, Internet, phương tiện thông tin đại chúng, ... mà còn phải tích cực nghiên cứu đánh giá quá trình tham dự gói thầu từ các đối thủ cạnh tranh, phân tích chi tiết điểm mạnh, điểm yếu, để từ đó đưa ra phương án dự thầu hiệu quả.