4.1.1 Nhận xét chung
Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa là một đơn vị hạch toán độc lập, đã xây dựng được mô hình quản lý và hạch toán hợp lý, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, tương đối chủ động trong sản xuất kinh doanh. Các công việc từ hạch toán ban đầu đến kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ được tiến hành khá cẩn thận, đảm bảo số liệu hạch toán có căn cứ pháp lý, tránh được sự phản ánh sai lệch nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tự thực hiện công việc kế toán và kiểm toán có hiệu quả cao. Hình thức kế toán áp dụng thực hiện theo đúng chế độ hiện hành theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Với bộ máy tương đối gọn nhẹ gồm 1 kế toán trưởng và các kế toán viên đã đảm bảo quản lý hạch toán các yếu tố chi phí của quá trình sản xuất một cách tiết kiệm và có hiệu quả. Đáp ứng được các yêu cầu đặt ra, tham mưu cho tổng giám đốc về tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động tài chính và kế toán của toàn công ty
Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty đã đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ cũng như yêu cầu công tác kế toán. Hoạt động kế toán đã cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác những thông tin cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán giám sát tài chính tại đơn vị kế toán . Ngoài ra, hệ thống kế toán cũng được tổ chức một cách khoa học, hợp lý. Chính vì thế, hệ thống kế toán của công ty có ý nghĩa quan trọng để thực hiện công tác quản lý kinh tế tài chính ở doanh nghiệp, có khả năng tham mưu tốt cho cấp trên…
Tổ chức hệ thống kế toán của Công ty đã đảm bảo được các yêu cầu chế độ kế toán nhà nước đề ra:
Phù hợp với quy mô và đặc điểm của quá trình hoạt động và tổ chức quản lý của một Công
ty cổ phần .
ngành, của Nhà nước Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là Việt Nam đồng.
Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, có khả năng áp dụng công nghệ tin học vào hạch toán để nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí hạch toán. Bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức thành phòng Kế toán. Phòng này thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính và từ đó phân tích kinh tế đưa ra hướng phát triển cho Công ty
4.1.2 . Ưu diểm
4.1.2.1. Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức chặt chẽ, khóa học và không ngừng đổi mới và hoàn thiện để kịp thời đáp ứng yêu cầu của Ban quản trị công ty, đáp ứng nhu cầu thị trường, cung cấp thông tin một cách kịp thời nhất.
Việc phân công, phân nhiệm vụ cho từng cá nhân trong công ty rõ ràng, cụ thể tạo sự nỗ lực trong công việc. Các nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ, năng lực, nhiệt tình, được bố trí hợp lý tạo điều kiện nâng cao trách nhiệm trong công việc được giao, góp phần tích cực vào hiệu quả công tác tài chính kế toán của công ty. công ty sử dụng Hình thức Chúng từ ghi sổ : Số nghiệp vụ nhiều, nhiều đến múc phải phân loại nghiệp vụ kinh tế cùng loại, vì vậy phải tập hợp chứng từ cùng loại vào bảng kế, hoặc từ chứng từ cùng loại vào CTGS
4.1.2.2 Về chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH Mai Linh sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc ytheo quy định của bộ tài chính ban hành.các chúng từ trong qus trình sử dụng được kiểm tra liên tục , công việc luân chuyển chứng từ giữ kế toán và các bộ phận liên quan được phối hợp chặt chẽ,giúp cho công tác hạch toán được chính xác.
Về chứng từ kế toán , công ty đang sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ,do đó phù hợp với đặc điểm của công ty. Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối
chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Phần hành sổ sách kế toán công nợ tại công ty tương đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo từng đối tượng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
Sổ sách nếu làm trên máy để in, vì mỗi sổ đều gói gọn trong trang A4.
CTGS dùng để ghi các chứng từ vào đó,nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số cộng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu
cộng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều việc ghi chép vào sổ
cái, vì vậy nhìn sổ cacis không bị rối.
4.1.2.3. Về kế toán các khoản phải thu khách hàng
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Mai Linh đã đươc xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu xuất kho đến thu tiền.công ty đã thưc hiện đươic những điếu sau:
Công ty phải thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc nợ dây dưa. Đối với khách hàng có quan hệ mua hàng thường xuyên hợăc có số dư lớn thì cuối tháng doanh nghiệp cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi, số còn nợ (nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ bằng văn bản).
Trường hợp khách hàng thanh toán nợ bằng hàng (hàng đổi hàng) hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả…cần có đủ chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ,…biên bản thất thu xoá nợ kèm theo bằng chứng xác đúng về số dư nợ.
- Công ty đã phân loại thành nợ phải thu ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải thu để có biện pháp thu nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối năm
- Nợ phải thu cần phải được phân loại theo các hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài chính để phục vụ cho việc lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng khoản nợ phát sinh theo từng đối tượng, từng khoản nợ và thời gian thanh toán từng khoản nợ cụ thể.
- Giám sát tình hình công nợ và chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng. Vận dụng hình thức thanh toán tiên tiến, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời, đúng hạn ngăn ngừa tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý nhằm cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
4.1.2.4. Về kế toán các khoản phải trả
- Công ty TNHH Mai Linh đã phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn và dài hạn, căn cứ vào thời hạn thanh toán từng khoản nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ thích hợp, và là cơ sở để lập BCĐKT vào cuối nămVề việc quản lý công nợ, do đặc điểm hoạt động của công ty là sản xuất và thương mại dịch vụ nên các khoản phải thu chiếm tương đối nhiều. Trong giai đoạn đang phát triển thì công ty cũng cần một lượng vốn lớn mà nguồn vốn công ty sử dụng chủ yếu là vốn vay và nợ. Khoản nợ phải trả chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn điều này rất mạo hiểm song công ty đã có các kế hoạch vay và trả nợ phù hợp nên đang duy trì được khả năng chi trả nợ. Thực tế công ty đã hợp tác với nhiều ngân hàng và vay vốn ngắn hạn với thời gian quay vòng vốn nhanh bằng các hình thức như bảo lãnh hợp đồng tín dụng và thanh toán 50% doanh thu hợp đồng
- Kế toán các khoản vay và nợ cũng theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, sổ sách đơn giản đối chiếu dễ dàng.
- Kế toán nợ phải trả người bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách.
4.1.3. Hạn chế
Trong những năm qua, mặc dù đã áp dụng nhiều biện pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tuy nhiên không phải công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty không có những điểm hạn chế.
Về phân công lao động kế toán: Hiện nay, do số lượng nhân viên kế toán còn ít nên một nhân viên kế toán thường đảm nhận hai hoặc ba phần hành. Hơn nữa, trong quá trình công tác vì một lý do nào đó nhân viên phải nghỉ làm một thời gian, người thay thế sẽ phải tìm hiểu từ đầu về phần hành đó. Điều đó có thể làm cho áp lực công việc dồn lên những người còn lại. Việc luân chuyển công việc sang vị trí
khác đôi khi gây khó khăn cho cả người đến và người đi vì chưa chuẩn bị kỹ về việc bàn giao công việc nên không thể không có sai sót.
Về việc luân chuyển chứng từ: Việc luân chuyển chứng từ của Công ty được áp dụng theo đúng quy định. Tuy nhiên, do Công ty hoạt động trên địa bàn cách xa nhau mà công tác kế toán lại tập trung ở một nơi nên việc kiểm tra là rất khó khăn, thông tin được cập nhật hàng ngày là chưa đầy đủ, vì vậy việc luân chuyển chứng từ còn chậm trễ. Nhiều khi chứng từ ở các đội được luân chuyển dồn dập vào cuối niên độ hoặc cuối quý, khó cho việc hạch toán.
Dưới đây chỉ là một và đánh giá mang tính khách quan so với lý thuyết đã được học. Những tồn tại trong công tác kế toán công nợ ở công ty là các sổ chi tiết chưa thể hiện rõ được thời hạn thanh toán, chiết khấu,…và còn chưa theo dõi chi tiết cụ thể các khoản phải trả. Với mong muốn góp phần làm cho công tác kế toán công nợ của công ty có hiệu quả hơn, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả một các chính xác về thời gian và giá trị, đề tài đưa ra một số hoàn thiện.sau đây là chi tiêt những hạn chế trong công nợ của Công ty Cổ phần Cổ Phần Công Nghệ Và Dịch Vụ Thương Mại An Phát .
4.1.3.1. Công tác kế toán nợ phải thu
Trên sổ chi tiết tạm ứng chưa có thời hạn thanh toán. Công ty sử dụng TK1411 - Tạm ứng cá nhân không phù hợp với công dụng TK 141
Sổ chi tiết các khoản phải thu chưa theo dõi được các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
Chưa có sổ theo dõi riêng cho TK 3387 – doanh thu chưa thực hiện
Đối với khách hàng là người bán nước ngoài công ty không sử dụng sổ theo dõi người bán bằng ngoại tệ mà chỉ theo dõi như khách hàng trong nước.
Các khoản phải thu phải trả phải công ty không phân thành ngắn hạn, và dài hạn khó khăn trong việc lập BCTC.
Trên thực tế không phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi đựợc vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi được là khoản thiệt hại đựơc ghi vào chi phí và sẽ làm lợi nhuận doanh nghiệp giảm xuống.
Để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp, Kế toán ghi nhận trước khoản nợ không có khả năng thu hồi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi. Tuy nhiên hiện tại với các khoản phải thu lớn, số dư trên tài khoản qua các năm lớn mà công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
4.1.3.2. Kế toán công nợ phải trả
Kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ quá hạn sổ chi tiết các khoản phải thu chưa theo dõi được các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu.
4.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY
4.2.1. Đối với nợ phải thu
4.2.1.1. Cơ sở và mẫu sổ hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng
Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn được chiết khấu, thời hạn thanh toán, quá hạn
Hiện nay công nợ phải thu khách hàng là một vấn đề đặc biệt phải quan tâm. Trong năm 2011 khoản nợ phải thu: 7.346.618.481(đ); Năm 2013 nợ phải thu: 8.996.039.008 (đ).
Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhưng công ty không xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán
Kế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chưa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện được số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chưa biết được khi nào khách hàng sẽ thanh toán
Công ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín như nếu khách hàng quen biết lâu năm thì công ty cho thời hạn tín dụng dài, còn khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhưng điều này lại không thể hiện lên sổ chi tiết công nợ mà chỉ lưu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán.
Do đó công ty cần thiết kế lại mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và lập thêm Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Nhằm phân loại được các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng như các khoản nợ không có khả năng đòi
để từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng như đối với công ty.
Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng Đối tượng: Khách hàng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thời hạn được Tình trạng Ngày đến Ghi chú Ngày Số Nợ Có
Cần phải đưa ra biện pháp quản lý công nợ phải thu như sau:
Thường xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp thông tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ nếu khách hàng yêu cầu
Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi trong hợp đồng mặc dù khách hàng là quen thuộc.
Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng được phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thường xuyên hay không thường xuyên.
Cần phải trích lập các khoản dự phòng theo quy định.
Nếu khách hàng thanh toán chậm phải gửi thư nhắc nhở yêu cầu thanh toán hoặc cử nhân viên trực tiếp đi thu nợ.
4.2.1.2.Cơ sở kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
Đối với khoản dự phòng phải thu khó đòi: Để hạn chế những biến đổi đổi bất ngờ, đột ngột tới kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán thì vào cuối niên độ kế toán công ty phải có dự kiến số nợ có khăng năng khó đòi để ước tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Số ước tính trước được gọi là khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Theo Thông tư 13 của Bộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 về việc hướng dẫn lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau:
tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Khế ước vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
- Các khoản không có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn,