3.1.1 Thành lập
3.1.1. 1 Lịch sử hình thành
Tên giao dịch: Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa
Trụ sở: 298 – Trần Hưng Đạo – P.Nam Ngạn – TP Thanh Hóa MST: 2800588828 Cục thuế Thanh Hóa cấp ngày 06/03/2004 Điện thoại: 037 375 575
Fax: 0373.839.564
Vốn pháp định: 9.834.000.000 - Bán buôn, bán lẻ đồ điện gia dụng
- Kinh doanh vận tải hành khách trong và ngoài tỉnh - Kinh doanh du lịch nội địa
3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
3.1.2.1. Chức năng
Với tư cách là một doanh nghiệp kinh doanh về lĩnh vực vận tải hành khách. Công ty Mai Linh đáp ứng được sự mong mỏi của khách hàng thông qua sự phục vụ tận tình và chu đáo
Giải quyết được các vấn đề đi lại của hành khách trong tỉnh, góp phần ổn định giao thông đi lại
3.1.2.2. Nhiệm vụ
- Điều hành công ty thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh theo đúng lĩnh vực đăng ký
- Thực hiện theo chế độ kế toán thống kê do Nhà nước quy định, thực hiện nghĩa vụ thuế và chấp hành chế độ kiểm toán của Nhà nước
- Đầu tư trang thiết bị, hoàn thiện các ngành dịch vụ.
tranh
3.1.3. Tình hình tổ chức
3.1.3.1. Cơ cấu chung
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Mai Linh)
- Ban giám đốc: Là cấp quản lý cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý sản
xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước cơ quan Nhà nước và các tổ chức cá nhân có liên quan về tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động tài chính tại Doanh trên cơ sở chế độ quy định của Nhà nước, tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác mọi hoạt động của công ty. Làm tham mưu cho Ban giám đốc công ty về công tác tài chính, phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ của công ty và đơn vị để đảm bảo tài chính đúng, đủ cho hoạt động sản xuất kinh
Phòng kế hoạch Phòng kế toán
Các đơn vị trực thuộc
Tổ lái xe 1 Xưởng sữa
chữa 2 Tổ lái xe 2 Xưởng sữa chữa 1
Phòng hành chính
doanh, thực hiện cấp phát đầy đủ các chế độ, chính sách đối với người lao động.
- Phòng kế hoạch: Là cơ quan trung tâm phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ
của công ty để tiến hành xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, kỹ thuật hàng năm của công ty. Đồng thời triển khai chỉ đạo, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của Giám đốc công ty. Thường tổng hợp tiến độ sản xuất kinh doanh của Phân xưởng để phục vụ cho công tác lãnh đạo chỉ huy.
- Phòng kế toán Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ quá trình sản xuất xác
định kết quả tài chính, thực hiện nhiệm vụ thu chi, quản lý và đảm bảo vốn, quá trình hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn tham mưu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.1.3.2. Cơ cấu phòng Kế toán
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Nhân viên kế toán được điều hành bởi kế toán trưởng và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng.
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Mai Linh)
Kế toán phân xưởng Kế toán
xuất nhập khẩu
Kế toán thanh toán và công nợ
Kế toán vật tư Thủ quỹ Kế toán trưởng
- Kế toán trưởng : Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ
chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty.Hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trưởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán thanh toán và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán
với các tổ chức, cá nhân, nhà cung cấp. Theo dõi bằng giá trị số dư và các biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu số dư của tài khoản tiền gửi của đơn vị vào cuối tháng với số dư của ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán vật tư hàng hóa: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn
vật tư. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn kho vật tư, và thường xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
- Kế toán xuất _nhập khẩu : Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ xuất nhập
khẩu của công ty, thường xuyên trao đổi với kế toán trưởng về các nghiệp vụ ấy.
-Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thực hiện việc thu chi tiền cho mọi đối tượng khi có
đầy đủ chứng từ hợp lệ, cuối tháng hoặc định kỳ kiểm kê quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán
-Kế toán các xưởng trực thuộc công ty: Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép sổ
sách số liệu của xưởng mình, hàng tháng lập báo cáo về công ty để đối chiếu với các bộ phận liên quan.
3.1.4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng tại công ty theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên. + Ở kho : Ghi chép về mặt số lượng
+ Ở phòng kế toán : Ghi chép số lượng và giá trị từng vật liệu, công cụ , dụng cụ.
+ Kế toán hàng tồn kho được thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Quy trình ghi chép sổ kế toán được tóm tắt như sau:
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
(Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Mai Linh)
Ghi chú: Đối chiếu
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
liệu trên sổ cái được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.
3.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY TNHH MAI LINH3.2.1.Kế toán công nợ phải thu khách hàng 3.2.1.Kế toán công nợ phải thu khách hàng
3.2.1.1. Kế toán chi tiết công nợ phải thu khách hàng tại công ty
a. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT - Phiếu thu
- Phiếu xuất kho - Hợp đồng kinh tế
Lưu đồ 3.1: Kế toán Nợ phải thu khách hàng
Diễn giải: Đầu tiên kế toán Doanh thu, Thành Phẩm chuyển bộ chứng từ cho
kế toán phải thu. Kế toán phải thu sẽ kiểm tra lại giá trên hợp đồng với Invoice xem đã khớp chưa để đòi tiền khách hàng.
Tiếp theo, kế toán Phải thu sẽ lập Bảng kê chi tiết theo dõi từng khách hàng căn cứ vào thời hạn thanh toán trên Hợp đồng. Khi Ngân hàng gửi Giấy Báo Có về, kế toán Phải thu sẽ biết được hóa đơn nào đã được thanh toán và cuối mỗi quý sẽ lập Bảng đối chiếu công nợ. Khi quyết toán, kế toán Phải thu sẽ lên chữ T cho TK 131.
Sơ đồ hạch toán
131 511 156 (1) (2) 3331.332 133 156 111,112 (3) (4)
Sơ đồ: 3.4. Hạch toán công nợ phải thu khách hàng
Ghi chú:
(1) Bán hàng chưa thu tiền (gồm thuế) (2) Thu tiền bán hàng (gồm thuế)
(3) Xuất kho hàng hóa bán chưa thu tiền (4) Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt, TGNH
3.2.1.2. Kế toán tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
Nợ phải thu là một bộ phận quan trọng trong tài sản của doanh nghiệp. Nợ phải thu liên quan đến các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp trong đó
có các cơ quan chức năng của Nhà nước (chủ yếu là cơ quan Thuế).
a. Chứng từ sử dụng.
Các hóa đơn liên 1 liên 2 chưa thu tiền.
các hóa đơn hay giấy báo có của ngân hàng ghi nhận việc trả tiền của khách hàng
Hóa đơn GTGT, Hợp đồng
Giấy báo có
Biến bản đối chiếu cấn trừ công nợ
b. Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên Tài khoản 1311 Phải thu khách hàng 1312 Khách hàng trả tiền trước
c. Sổ kế toán
Sổ theo dõi chi tiết phải thu khách hàng Sổ chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản 131
d. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Nghiệp vụ 1: Ngày 10/12/2012, nhận được giấy báo có số 245145541 của
Ngân hàng Đông Á với nội dung Mai Linh Bỉm Sơn đã thanh toán đủ số tiền doanh thu tháng 2 số tiền 542.450.000
Nợ TK 1121: 542.450.000
Có TK 131: 542.450.000
Chứng từ : Giấy báo Có số 245145541 (ngân hàng Đông Á) (phụ lục 01) Nghiệp vụ 2: Ngày 10/12/2012, Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du
lịch vơi Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh.Hợp đồng trị giá 33.000.000 đã có VAT 10% theo HĐGTGT 021868423.Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh chấp
nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 10 ngày.(Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa chấp nhận cho phép ghi nhận doanh thu).
Nợ TK 131: 33.000.000
Có TK 511: 30.000.000
Có TK 3331: 3.000.000
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 021868423
Nghiệp vụ 3: Ngày 22/12/2012,Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh thanh toán
tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12. Do thanh toán chậm so với thời hạn đã được quy định trong hợp đồng nên Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng.
Nợ TK 1111: 36.300.000
Có TK 131: 33.000.000
Có TK 711: 3.300.000
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hưng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 35
Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Thu tiền của Mai Linh Bỉm Sơn 1121 131 542.450.000
Cộng X X 542.450.000 X
Kèm theo 1 chứng từ gốc.
Ngày ....tháng ....năm ...
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh
Địa chỉ: 318 Trần Hưng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:43
Ngày 10 tháng 12 năm 2012
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Mai Linh Thanh Hóa kí hợp đồng thuê xe du lịch vơi Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh. Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh chấp nhận hợp đồng và hẹn trả trong khoảng thời gian 1 tháng
131 511 30.000.000
Thuế GTGT 131 3333 3.000.000
Cộng X X 33.000.000 X
Kèm theo 1 chứng từ gốc.
Ngày ....tháng ....năm ...
Đơn vi:Công ty TNHH Mai Linh Địa chỉ: 318 Trần Hưng Đạo – P.Nam Ngạn
Mẫu số: S02a-DN
(Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số:47
Ngày 22 tháng 12 năm 2012 Số hiệu tài khoản
Nợ Có
A B C 1 D
Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh thanh toán tiền thuê xe du lịch từ ngày 10/12
111 131 33.000.000 Do thanh toán chậm so với thời hạn
đã được quy định trong hợp đồng nên Doanh nghiệp tư nhân Hùng Mạnh chấp nhận nộp phạt 10% trị giá hợp đồng. 111 711 3.300.000 Cộng X 36.300.000 X Kèm theo 1 chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ...
SỔ CÁI
Tháng 12 Năm 2012
Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Số hiệu: 131 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 - Số dư đầu tháng 1.074.704.670 - Số phát sinh trong tháng … … … … … … …
10/12 35 10/12 Thu tiền Mai Linh Bỉm Sơn 1121 542.450.000
10/12 43 10/12 Ký HĐ thuê xe với DN Hùng Mạnh 511 30.000.000
3331 3.000.000
22/12 47 22/12
DN Hùng Mạnh thanh toán hợp đồng và chịu phạt vi phạm hợp
đồng 111 33.000.000
… … … … … …
+ Cộng số phát sinh tháng 131.884.449.087 132.078.597.413
+ Số dư cuối tháng 880.556.344
- Số này có…trang, đánh từ trang số 01 đến trang…
- Ngày mở sổ:… Ngày 31 tháng 12 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Đơn vị : Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ : 318 Trần Hưng Đạo- P.Nam Ngạn
Mẫu số: S03c1 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Địa chỉ : 318 Trần Hưng Đạo- P.Nam Ngạn (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản:.131
Đối tượng : Doanh nghiệp Hùng Mạnh Loại tiền : VNĐ Ngày tháng ghi Chứng từ TK đối ứng Thời hạn được
chiết khấu Số phát sinh Số dư
Sốhiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 10/12 22/12 22/12 43 47 47 10/12 22/12 22/12 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ
DN Hùng Mạnh ký HD thuê xe
DN Hùng Mạnh vi phạm hợp đồng
Doanh nghiệp Hùng Mạnh trả tiền
511 711 111 30.000.000 3.000.000 33.000.000 100.000.000 130.000.000 133.000.000 100.000.000 - Cộng số phát sinh 30.000.000 33.000.000 100.000.000 - Số dư cuối kỳ 100.000.000
-Sổ này có ... trang , đánh từ trang 01 đến trang... - Ngày mở sổ : ... Ngày25. tháng12. năm 2012 Người ghi sổ ( Ký ,họ tên) Kế toán trưởng ( Ký ,họ tên)
Địa chỉ : 318 Trần Hưng Đạo- P.Nam Ngạn (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA
Tài khoản: 131
Đối tượng : Mai Linh Bỉm Sơn Loại tiền : VNĐ Ngày tháng Chứng từ TK Thời hạn được chiết Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 10/12 35 10/12 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ
Thu tiền của Mai Linh Bỉm Sơn 1121
542.450.000 542.450.000 - Cộng số phát sinh 542.450.000 - Số dư cuối kỳ 0 0 - Ngày mở sổ : ... Ngày.25 tháng 12. năm 2012 Người ghi sổ ( Ký ,họ tên) Kế toán trưởng ( Ký ,họ tên)
Đơn vị : Công ty TNHH Mai Linh Thanh Hóa Địa chỉ : 318 Trần Hưng Đạo- P.Nam Ngạn
Mẫu số S13 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG TỔNG HỢP CÔNG NỢ TK131- PHẢI THU KHÁCH HÀNG
STT MÃ TÊN KH Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ
NỢ CÓ NỢ CÓ NỢ CÓ 1 HM DN Hùng Mạnh 100.000.000 30.000.000 30.000.000 100.000.000 - 2 MLBS Mai Linh BS 542.450.000 542.450.000 - - Ngày.30 tháng 12. năm 2012