Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng tại công ty theo QĐ số 15/2006/QĐ ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính : phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT,…
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước xuất trước + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thường xuyên. + Ở kho : Ghi chép về mặt số lượng
+ Ở phòng kế toán : Ghi chép số lượng và giá trị từng vật liệu, công cụ , dụng cụ.
+ Kế toán hàng tồn kho được thực hiện theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Quy trình ghi chép sổ kế toán được tóm tắt như sau:
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ
(Nguồn Phòng kế toán Công ty TNHH Mai Linh)
Ghi chú: Đối chiếu
Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ khác có liên quan đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
liệu trên sổ cái được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính.