Kể từ sau khi gia nhập tổ chức Thƣơng Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam đã và đang thu hút đƣợc nhiều nhà đầu tƣ nƣớc ngoài, hàng loạt doanh nghiệp mới đƣợc thành lập mỗi năm và môi trƣờng cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt hơn. Hay nhƣ, trong thời kỳ khó khăn của nền kinh tế nƣớc ta hiện nay, kể từ cuối năm ngoái (2013), đã có rất nhiều doanh nghiệp phải ngừng hoạt động. Để tiếp tục tồn tại và phát triển thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện hoạt động sản xuất và công tác quản lý kinh tế. Đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc nhƣ Công ty TNHH Duy Tân thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết.
Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lý, nó có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các đối tƣợng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy kế toán cũng cần không ngừng hoàn thiện để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý và những ngƣời quan tâm nắm bắt và đƣa ra quyết định đúng đắn.
Công ty TNHH Duy Tân với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất giá trị NVL chiếm 65-75% trong tổng giá thành sản phẩm thì công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu cần đƣợc đặt lên hàng đầu. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu giúp cho công ty có thể thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu tránh mất mát, lãng phí và sử dụng có hiệu quả NVL, giúp giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận.
Trong điều kiện kinh tế hiện nay, đứng trƣớc những thay đổi không ngừng của thế giới và khu vực, Công ty TNHH Duy Tân cần không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng để thích nghi tốt với tình hình mới, giữ vững đƣợc uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trƣờng trong cũng nhƣ ngoài nƣớc.
3.1.3.2. Phương phướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu
Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết song không thể tùy tiện đƣa ra các giải pháp hoàn thiện mà phải dựa trên các điều kiện thực tế và cụ thể của từng đơn vị. Tại Công ty TNHH Duy Tân, khi hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu thì phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các giải pháp đƣa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên các quy định của Bộ tài chính về hệ thống phƣơng pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng, chứng từ, sổ sách…
Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, các chính sách của công ty nói riêng và của ngành dệt may nói chung.
Trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác hạch toán kế toán là rất quan trọng, nó quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chính sách và chế độ kế toán. Do vậy, khi hoàn thiện phần hành kế toán nguyên vật liệu cần căn cứ vào trình độ của kế toán viên thực hiện hay nhân viên kế toán của đơn vị. Phƣơng án đƣa ra phải đảm bảo các nhân viên hiểu đƣợc và có khả năng thực hiện chính xác và hiệu quả.
Mục đích cuối cùng của việc hoàn thiện công tác kế toán là giúp cho công ty đạt đƣợc hiệu quả kinh doanh cao hơn, là công cụ đắc lực cho quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, các giải pháp đƣa ra phải mang lại hiệu quả kinh tế tối ƣu và có tính khả thi cao. Đặc biệt đối với nguyên vật liệu thì các giải pháp đƣa ra cần chú ý tới việc tiết kiệm chi phí đồng thời không làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm công ty sản xuất ra, phải kết hợp giữa kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kế toán
quản trị.
Điều kiện thực tế tại doanh nghiệp, các chính sách hiện hành của cơ quan quản lý, chế độ, luật… luôn cần đƣợc quan tâm khi xây dựng các giải pháp cho công ty. Nếu không, dù cho giải pháp đƣa ra có hay đến đâu mà không thể áp dụng thì cũng không có ý nghĩa.
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DUY TÂN CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Duy Tân, trên cơ sở lý luận đã đƣợc bồi dƣỡng và xây dựng ở nhà trƣờng, kết hợp với thực tế tiếp xúc tại công ty em xin mạnh dạn đƣa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bƣớc công tác kế toán nguyên vật liệu ở đơn vị.
3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu
3.2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm vật tư
Phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học sẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán đƣợc dễ dàng, chính xác. Vì vậy, để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán về số lƣợng cũng nhƣ giá trị từng loại nguyên vật liệu, theo em việc phân loại ở công ty cần phải đƣợc hoàn thiện hơn nữa. Công ty có thể phân loại NVL nhƣ sau:
+ Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, bông, chỉ, khuy…
+ Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: phấn may, giấy gói hàng, dây nẹp… + Nhiên liệu: TK 152.3: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen
+ Phụ tùng thay thế: TK 152.4: kim, suốt, thoi, dây máy… + Vật liệu khác: TK 152.8: văn phòng phẩm, phế liệu thu hồi.
Từ đó, công ty xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu này sẽ thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
TK 152.1: Nguyên vật liệu chính
Nhóm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú
152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải kẻ AT M 152.1.01.02 Vải Royal M 152.1.01.03 Vải cotton 100% M ……… ……… 152.1.02 Chỉ 152.1.02.01 Chỉ 60C3 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ 50C3 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ mạ non Cuộn ………….. ………….. 152.1.03 Khuy
152.1.03.01 Khuy nhựa Cái 152.1.03.02 Khuy đồng Cái
……. ……… ………
Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2,… cho từng loại NVL vật liệu chính, vật liệu phụ,… Cách này giúp dễ nhận biết từng loại NVL hơn nữa tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại NVL lại tiếp tục đánh 01, 02, 03,… cho từng nhóm NVL. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02, 03… cho từng thứ vật liệu. Cách đánh số danh điểm vật tƣ nhƣ vật tƣơng tự giống với cách chi tiết tài khoản theo chế độ, do đó dễ hiểu và dễ
thực hiện hơn.
* Quản lý bảo quản vật liệu tại kho
Nhƣ đã nói ở phần trên, công tác quản lý vật liệu tại kho còn tồn tại nhƣợc điểm là do bảo quản tất cả vật liệu trong cùng một kho nên dễ hƣ hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố, mốc.. nhƣ vải, bông, chỉ… Do đó, công tác quản lý kho nên tổ chức lại. mỗi loại NVL nên bảo quản, quản lý trong một kho riêng, nhƣng xét trong điều kiện công ty hiện nay thì khó có thể thực hiện đƣơc. Vậy nên thay vì quản lý tại kho riêng, cán bộ quản lý kho cần có các biện pháp phân tách các loại vật liệu với nhau sao cho hợp lý để bảo quản tránh hƣ hại gây tổn thất cho công ty. Công ty có thế tách ô trong một kho để quản lý, tƣơng ứng với mỗi ô là một loại vật liệu.
3.2.2. Về tài khoản sử dụng
Mặc dù hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng tại công ty hiện nay là khá đầy đủ. Tuy nhiên em vẫn kiến nghị công ty nên sử dụng thêm TK 151 – Hàng hóa đang đi đƣờng vào công tác hạch toán kế toán của mình.
Trong nhiều trƣờng hợp, kế toán chỉ nhận hóa đơn mà chƣa nhận đƣợc phiếu nhập kho thì kế toán chƣa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kin tế và lƣu hóa đơn vào cặp hồ sơ “ Hàng mua đang đi đƣờng”. Trong kỳ nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để vào sổ TK 152 nhƣ bình thƣờng. Nếu cuối tháng hàng chƣa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, các chứng từ có liên quan để phản ánh nghiệp vụ này vào TK 151. Mặc dù nghiệp vụ này ít xảy ra nhƣng việc sử dụng TK 151 lại rất hữu ích, cho phép theo dõi tình hình thu mua của công ty đƣợc chính xác, kịp thời. Hơn nữa, Công ty TNHH Duy Tân còn có hoạt động nhập khẩu NVL nên TK 151 còn dùng để phản ánh số hàng nhập khẩu về biên giới, bến cảng đã đƣợc công ty tiếp nhận.
Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị hàng hóa, vật tƣ ( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty còn đang trên đƣờng vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến công ty nhƣng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu TK 151 nhƣ sau:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng
Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tƣ đã mua đang đi đƣờng đã về nhập kho của công ty.
Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tƣ đã mua nhƣng chƣa về nhập kho công ty.
Phương pháp hạch toán kế toán như sau:
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào hóa đơn mua hàng của các loại hàng mua chƣa về nhập kho dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Hàng mua đang đi đƣờng (Giá chƣa có thuế GTGT) Nợ TK 133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả cho ngƣời bán; hoặc Có TK 111, 112, 141,...
Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 151 : Hàng mua đang đi đƣờng.
Trƣờng hợp hàng mua đang đi đƣờng bị hao hụt, mất mát đƣợc phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng bị mất mát, hao hụt, ghi:
Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý
Có TK 151 : Hàng mua đang đi đƣờng.
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công tác kế toán của Công ty TNHH Duy Tân hiện nay đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc để phản ánh nghiệp vụ về NVL. Nhƣng theo em thấy đôi khi ở phòng kế toán ban quản trị cần thông tin về tồn kho từng loại NVL thì kế toán phải mất khá nhiều thời gian để cung cấp thông tin chính xác và theo trình tự. Vì vậy, em xin kiến nghị công ty nên sử dụng thêm phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ để theo dõi tình hình tồn kho NVL. Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ có thể thực hiện theo mẫu sau:
PHIẾU BÁO VẬT TƢ CÕN LẠI CUỐI KỲ Ngày … tháng…năm… Số: ……….. Bộ phận sử dụng:... Số TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Lý do:(còn sử dụng hay trả lại) A B C D 1 E Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên)
Biểu 3.1: Mẫu phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại công ty chƣa đƣợc nhanh chóng, kế toán 5-10 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, với nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục của công ty thời gian nhƣ vậy là quá dài, dẫn đến việc thông tin kế toán đƣợc phản ánh, xử lý chậm. Vì vậy, công ty cần thay đổi để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin đƣợc nhanh chóng hơn. Theo em, nên giảm thời gian xuống còn 3 – 5 ngày kế toán lấy chứng từ từ kho về sẽ hợp lý hơn.
3.2.4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay, công tác đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho của kế toán và thủ kho đƣợc tiến hành vào cuối quý mà nghiệp vụ nhập xuất NVL tại công ty diễn ra hàng ngày và liên tục biến động do vậy thời gian kiểm tra đối chiếu nhƣ vậy là chƣa hợp
lý gây hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục nhƣợc điểm này thì giữa thủ kho và kế toán cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách thƣờng xuyên hơn để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời.
Bên cạnh đó để đảm bảo cho công tác hạch toán NVL đƣợc chặt chẽ hơn thì khi bàn giao chứng từ nhập, xuất kho NVL giữa thủ kho và kế toán có thể lập thêm phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ có thể lập theo mẫu sau:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Ngày…..tháng….năm…. Số:……. Nhóm NVL Số lƣợng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thủ kho ( ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên)
Biểu 3.2: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ
3.2.5. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
3.2.5.1. Về hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu
Trong điều kiện thực tế tại công ty hiện nay, NVL tồn kho là không nhiều song NVL tồn kho thƣờng là những NVL dễ hƣ hỏng, loang ố, mốc nhƣ vải, bông, chỉ,… Hiện nay, công việc kiểm kê NVL tồn kho hàng năm tại Công ty TNHH Duy Tân chỉ kiểm kê một lần vào cuối năm và khi kiểm kê sẽ báo trƣớc cho thủ kho một ngày. Việc này không hiệu quả cho công ty, thủ kho có thể chuẩn bị trƣớc làm thay đổi thực trạng NVL tồn kho, khiến cho việc kiểm kê không phát hiện ra sai sót, chênh lệch. Hơn nữa việc kiểm kê chỉ diễn ra một lần trong năm sẽ hạn chế không xử lý kịp thời những mất mát, hƣ hỏng, hay ứ đọng NVL kém phẩm chất từ
các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý công ty chỉ biết đƣợc số lƣợng và giá trị NVL tồn trên sổ sách mà không nắm đƣợc tình hình thực tế tại kho. Vì vậy, công ty nên tiến hành kiểm kê thƣờng xuyên hơn có thể theo các quý trong năm và kết hợp giữa kiểm kê có báo trƣớc và kiểm kê bất ngờ để có đƣợc kết quả kiểm kê khách quan, trung thực hơn.
3.2.5.2. Hạch toán trích lập dự phòng nguyên vật liệu
Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị NVL tồn tại công ty không cao hơn so với giá cả thị trƣờng và giúp các báo cáo tài chính của công ty phản ánh chính xác hơn. Mặt khác, trong điều kiện giá cả không ổn định và chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng, tăng cƣờng sản xuất. Việc lập dự phòng cho NVL tại Công ty TNHH Duy Tânlà cần thiết. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá NVL trong kho. Mặt khác, xét về phƣơng diện tài chính, dự phòng giảm giá NVL còn có tác dụng làm giảm lãi của công ty trong niên độ kế toán, nên công ty tích lũy đƣợc một nguồn tài chính mà đáng lẽ nó đã đƣợc phân chia.
Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc xác định nhƣ sau:
Việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc thực hiện thông qua TK 159 nhƣ sau:
Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán
Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
+ Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm