kiểm kê định kỳ.
* Đầu kỳ, kết chuyển trị giá nguyên liệu, vật liệu tồn kho đầu kỳ, ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu.
* Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định giá trị nguyên liệu, vật liệu tồn kho, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Có TK 611 - Mua hàng.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DUY TÂN
2.1.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1.1. Thành lập
2.1.1.1. Lịch sử hình thành
- Tên giao dịch : Công ty TNHH Duy Tân
- Trụ sở chính: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn- TP Thanh Hóa
- Mã số thuế: 2801609213. Cục thuế Thanh Hoá cấp ngày 06/03/2006. - Điện thoại : ( 037 ) 3839.027 . - Fax : 0373.839.564 - Tài khoản số: - Vốn pháp định: 1.834.000.000vnđ - Tổng diện tích: 12.500m2 2.1.1.2. Vốn điều lệ
Vốn điều lệ: 65.000.000.000 (sáu lăm tỷ đồng)
2.1.1.3. Ngành nghề sản xuất kinh doanh
- May, dệt len, mua bán nguyên phụ liệu và các sản phẩm ngành may, dệt len - Thiết kế thời trang
- Thiết kế và xây dựng kiến trúc công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, nhà ở, nội thất– ngoại thất.
- Xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật đô thị. - Thi công xây dựng công trình điện dƣới 35KV
- Sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng.
- Dịch vụ thể dục thể thao: hồ bơi, sân quần vợt. - Kinh doanh nhà hàng, khách sạn.
2.1.2.1. Chức năng
Với tƣ cách là một doanh nghiệp hoạt động với lĩnh vực kinh doanh: xây lắp, sản xuất, thƣơng mại, dịch vụ nhƣng chủ yếu là sản xuất Dệt – May, gia công hàng xuất, khẩu chức năng chính của công ty là chuyên sản xuất những mặt hàng với mẫu mã, hình dáng đa dạng phong phú với chất lƣợng cao. Nhằm thúc đẩy sự phát triển nhộn nhịp của khu đô thị công nghiệp và du lịch. Công ty còn đầu tƣ phát triển tất cả các nghành dịch vụ nhƣ: Siêu thị, chợ, thƣ viện, bƣu điện, internet, góp phần to lớn vào sự nghiệp kinh tế và sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc.
2.1.2.2. Nhiệm vụ
- Điều hành công ty thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh theo đúng lĩnh vực đăng ký
- Thực hiện theo chế độ kế toán thống kê do Nhà nƣớc quy định, thực hiện nghĩa vụ thuế và chấp hành chế độ kiểm toán của Nhà nƣớc
- Tổ chức bộ máy sản xuất phục vụ cho các xƣởng may, dệt. Ngoài ra tổ chức thu mua nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình xây dựng, thi công các công trình xây dựng
- Đầu tƣ trang thiết bị, hoàn thiện các ngành dịch vụ.
- Liên doanh, liên kết với các doanh nghiệp khác để tăng cƣờng lợi thế cạnh tranh
- Thực hiện tốt các công trình dân dụng công nghiệp, giao thông thủy lợi mà quân đội và Nhà nƣớc giao cho.
- Không ngừng cải tiến các thiết bị kỹ thuật, thƣờng xuyên bồi dƣỡng, nâng cao kiến thức cho đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đồng thời luôn tăng cƣờng đội ngũ cán bộ kỹ thuật, thợ có tay nghề bậc cao hơn.
2.1.3. Tình hình tổ chức
2.1.3.1. Cơ cấu chung
2.1.3.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2.1.3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Ban giám đốc: Là cấp quản lý cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý sản
xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trƣớc cơ quan Nhà nƣớc và các tổ chức cá nhân có liên quan về tình hình và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
- Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm giám sát mọi hoạt động tài
chính tại Doanh trên cơ sở chế độ quy định của Nhà nƣớc, tổ chức ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác mọi hoạt động của công ty. Làm tham mƣu cho Ban giám đốc công ty về công tác tài chính, phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ của công ty và đơn vị để đảm bảo tài chính đúng, đủ cho hoạt động sản xuất kinh
Phòng kế hoạch Phòng kế toán Các đơn vị trực thuộc Xƣởng 1 Xƣởng 2 Xƣởng hoàn Xƣởng cơ khí thiện Phòng hành chính Ban giám đốc
doanh, thực hiện cấp phát đầy đủ các chế độ, chính sách đối với ngƣời lao động.
- Phòng kế hoạch: Là cơ quan trung tâm phối hợp với các cơ quan nghiệp vụ
của công ty để tiến hành xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tài chính, kỹ thuật hàng năm của công ty. Đồng thời triển khai chỉ đạo, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định của Giám đốc công ty. Thƣờng tổng hợp tiến độ sản xuất kinh doanh của Phân xƣởng để phục vụ cho công tác lãnh đạo chỉ huy.
- Phòng kế toán Tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ quá trình sản xuất xác định kết quả tài chính, thực hiện nhiệm vụ thu chi, quản lý và đảm bảo vốn, quá trình hoạt động kinh doanh, ngoài ra còn tham mƣu cho ban giám đốc về lĩnh vực tài chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.1.3.2. Cơ cấu phòng Kế toán
2.1.3.2.1. Sơ đồ tổ chức bô máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
2.1.3.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng kế toán viên
- Kế toán trƣởng : Kế toán trƣởng kiêm trƣởng phòng tài vụ có nhiệm vụ tổ
chức điều hành chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty.Hƣớng dẫn chuyên Kế toán phân xƣởng Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán vật tƣ Thủ quỹ Kế toán trƣởng
môn và kiểm tra, ký duyệt toàn bộ các nghiệp vụ trong phòng tài chính. Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động của công tác tài chính. Ngoài ra Kế toán trƣởng kiêm luôn nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp thực hiện việc đối chiếu và lập báo cáo tài chính định kỳ theo đúng chế độ báo cáo tài chính.
- Kế toán thanh toán và công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán
với các tổ chức, cá nhân, nhà cung cấp. Theo dõi bằng giá trị số dƣ và các biến động trong kỳ của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đối chiếu số dƣ của tài khoản tiền gửi của đơn vị vào cuối tháng với số dƣ của ngân hàng, đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên.
- Kế toán vật tƣ hàng hóa: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn
vật tƣ. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn kho vật tƣ, và thƣờng xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
- Kế toán xuất _nhập khẩu : Có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ xuất nhập
khẩu của công ty, thƣờng xuyên trao đổi với kế toán trƣởng về các nghiệp vụ ấy.
-Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thực hiện việc thu chi tiền cho mọi đối tƣợng khi có
đầy đủ chứng từ hợp lệ, cuối tháng hoặc định kỳ kiểm kê quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán
-Kế toán các xƣởng trực thuộc công ty: Có nhiệm vụ theo dõi ghi chép sổ
sách số liệu của xƣởng mình, hàng tháng lập báo cáo về công ty để đối chiếu với các bộ phận liên quan.
2.1.4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty
2.1.4.1. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty
2.1.4.1.1. Sơ đồ trình tự ghi sổ
Quy trình ghi chép sổ kế toán đƣợc tóm tắt nhƣ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ Ghi chú:
Đối chiếu Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Ghi cuối quý
2.1.4.1.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
Hàng ngày, dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào các chứng từ Chứng từ gốc
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
gốc và các chứng từ khác có liên quan đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi vào sổ quỹ và sổ thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào Sổ Cái.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dƣ của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Cuối quý, sau khi đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và sổ tổng hợp thì số liệu trên sổ cái đƣợc dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, và để lên báo cáo tài chính
2.2. KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH DUY TÂN TÂN
2.2.1. Thủ tục nhập – xuất kho nguyên vật liệu
2.2.1.1.Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại Công ty TNHH Duy Tân sử dụng các chứng từ nhƣ: hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp), biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…
Bộ phận cung ứng vật tƣ dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọn nhà cung cấp vật liệu. Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trƣớc khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ đƣợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và quy cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đƣợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tƣ và ngƣời giao hàng. Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của ngƣời cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trƣờng hợp chƣa có hóa đơn phải
căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm nhận). Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công ty có thể yêu
Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ”.
Ví dụ 1: Ngày 07/02/2013 Công ty TNHH Duy Tân mua của Công ty TNHH
dệt may Tấn Thành 20 cây vải Royal (100m/cây) với đơn giá 47.000 đ/m và 30 cây vải kẻ AT (100m/cây) với đơn giá 35.500 đ/m, thuế GTGT là 10%, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Theo nhƣ hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn Thành chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn.
Nợ TK 152 ( vải Royal): 2000 x 47.000 = 940.000.000 Nợ TK 152 (vải AT) : 3000 x 35.500 = 106.500.000 Nợ TK 133: 20.050.000
Có TK 112: 220.500.000
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/12P
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0013047 Ngày 07 tháng 02 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dệt may Tấn Thành Mã số thuế: 0500403159
Địa chỉ: Đa Sỹ - Kiến Hƣng – Hà Đông – Hà Nội
Điện thoại:0433828605 Số tài khoản: xxxxxxxxxx Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Việt Cƣờng
Tên đơn vị: Công ty TNHH Duy Tân
Mã số thuế: 2801526207
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản: xxxxxxxxxx
S
TT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Vải Royal M 2.000 47.000 94.000.000
2 Vải kẻ AT M 3.000 35.500 106.500.000
Cộng tiền hàng: 200.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 20.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 220.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mƣơi triệu, năm trăm năm mƣơi nghìn đồng.
Ngƣời mua hàng (đã ký)
Ngƣời bán hàng (đã ký)
CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Mẫu số: 03 – VT
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 07 tháng 02 năm 2013
Số:38 - Căn cứ hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2013 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/Bà: Nguyễn Thị Mai – phòng kế hoạch – Trƣởng ban + Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên
+ Ông/Bà: Nguyễn Xuân Thành - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phƣơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lƣợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lƣợng đúng quy cách, phẩm chất Số lƣợng không đúng quy cách, phẩm chất 1 Vải Royal M 2.000 2.000 0 2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải Royal và vải kẻ AT, số lƣợng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và đƣợc đem vào nhập kho.
Đại diện kỹ thuật
(đã ký)
Thủ kho
(đã ký)
Trƣởng ban
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm đạt đủ điều kiện cho nhập kho NVL thì các bộ phận mới tiến hành cho nhập kho.
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn cho phép nhập kho thì cán bộ cung ứng, thủ kho và bên giao hàng tiến hành thủ tục cho nhập kho NVL
Phiếu nhập kho đƣợc cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hóa đơn bán hàng của ngƣời cung cấp hoặc hợp đồng mua hàng mà công ty đã ký kết. Phiếu nhập kho tại Công ty TNHH Duy Tân đƣợc lập làm ba liên:
Liên 1: Lƣu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho ngƣời giao hàng
Liên 3: Lƣu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán.
CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Mẫu số: 01 – VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 02 năm 2013 Số: 41 Nợ: 152 Có: 331
- Họ và tên ngƣời giao: Nguyễn Xuân Thành
- Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2013 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Nhập tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải Royal M 2.000 2.000 47.000 94.000.000 2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 35.500 106.500.000 Cộng 200.500.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Hai trăm triệu, năm trăm nghìn đồng.
Ngày 07 tháng 02 năm 2013 Ngƣời lập phiếu (đã ký) Ngƣời giao hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trƣởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (đã ký)
Nhƣ đã nói ở trên, các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài và hầu hết đều đƣợc kiểm nghiệm chất lƣợng trƣớc khi nhập kho thông qua một bộ phận là ban kiểm nghiệm vật tƣ. Điều đó có nghĩa là, bên cạnh những NVL luôn đƣợc kiểm tra chất lƣợng chặt chẽ thông qua ban kiểm nghiệm thì vẫn còn có một số NVL đƣợc nhập kho không thông qua ban kiểm nghiệm theo quy trình nhƣ trên. Khi đó, quy trình nhập kho nguyên vật liệu sẽ chỉ thông qua sự kiểm tra của cán bộ