2.2.1.1.Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Đối với nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tại Công ty TNHH Duy Tân sử dụng các chứng từ nhƣ: hóa đơn bán hàng ( của nhà cung cấp), biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho,…
Bộ phận cung ứng vật tƣ dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của công ty từ đó để tính ra số nguyên vật liệu cần mua và lựa chọn nhà cung cấp vật liệu. Sau đó sẽ cử cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu và vận chuyển về công ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trƣớc khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ đƣợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lƣợng, chất lƣợng, chủng loại và quy cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đƣợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tƣ và ngƣời giao hàng. Cơ sở để kiểm nhận là hóa đơn của ngƣời cung cấp và hợp đồng mua hàng ( trƣờng hợp chƣa có hóa đơn phải
căn cứ vào hợp đồng mua hàng và phiếu xuất kho của bên giao hàng để kiểm nhận). Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai quy cách, kém phẩm chất thì phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, công ty có thể yêu
Sau khi kiểm nhận, các thành viên trong ban kiểm nhận phải lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tƣ”.
Ví dụ 1: Ngày 07/02/2013 Công ty TNHH Duy Tân mua của Công ty TNHH
dệt may Tấn Thành 20 cây vải Royal (100m/cây) với đơn giá 47.000 đ/m và 30 cây vải kẻ AT (100m/cây) với đơn giá 35.500 đ/m, thuế GTGT là 10%, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Theo nhƣ hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do công ty TNHH dệt may Tấn Thành chi trả. Do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn.
Nợ TK 152 ( vải Royal): 2000 x 47.000 = 940.000.000 Nợ TK 152 (vải AT) : 3000 x 35.500 = 106.500.000 Nợ TK 133: 20.050.000
Có TK 112: 220.500.000
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AA/12P
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0013047 Ngày 07 tháng 02 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH dệt may Tấn Thành Mã số thuế: 0500403159
Địa chỉ: Đa Sỹ - Kiến Hƣng – Hà Đông – Hà Nội
Điện thoại:0433828605 Số tài khoản: xxxxxxxxxx Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Việt Cƣờng
Tên đơn vị: Công ty TNHH Duy Tân
Mã số thuế: 2801526207
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Hình thức thanh toán: chuyển khoản Số tài khoản: xxxxxxxxxx
S
TT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Vải Royal M 2.000 47.000 94.000.000
2 Vải kẻ AT M 3.000 35.500 106.500.000
Cộng tiền hàng: 200.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 20.050.000 Tổng cộng tiền thanh toán 220.550.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm hai mƣơi triệu, năm trăm năm mƣơi nghìn đồng.
Ngƣời mua hàng (đã ký)
Ngƣời bán hàng (đã ký)
CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Mẫu số: 03 – VT
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
Vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
Ngày 07 tháng 02 năm 2013
Số:38 - Căn cứ hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2013 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Ban kiểm nghiệm gồm:
+ Ông/Bà: Nguyễn Thị Mai – phòng kế hoạch – Trƣởng ban + Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên
+ Ông/Bà: Nguyễn Xuân Thành - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại:
Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tƣ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Mã số Phƣơng thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lƣợng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm
Ghi chú Số lƣợng đúng quy cách, phẩm chất Số lƣợng không đúng quy cách, phẩm chất 1 Vải Royal M 2.000 2.000 0 2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Ban kiểm nghiệm đã kiểm tra mặt hàng vải Royal và vải kẻ AT, số lƣợng và kết quả kiểm nghiệm đúng quy cách, phẩm chất, không có mặt hàng sai quy cách, phẩm chất và đƣợc đem vào nhập kho.
Đại diện kỹ thuật
(đã ký)
Thủ kho
(đã ký)
Trƣởng ban
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm đạt đủ điều kiện cho nhập kho NVL thì các bộ phận mới tiến hành cho nhập kho.
Sau khi kiểm nghiệm, nếu kết quả kiểm nghiệm cho thấy nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn cho phép nhập kho thì cán bộ cung ứng, thủ kho và bên giao hàng tiến hành thủ tục cho nhập kho NVL
Phiếu nhập kho đƣợc cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả của biên bản kiểm nghiệm vật tƣ, hóa đơn bán hàng của ngƣời cung cấp hoặc hợp đồng mua hàng mà công ty đã ký kết. Phiếu nhập kho tại Công ty TNHH Duy Tân đƣợc lập làm ba liên:
Liên 1: Lƣu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho ngƣời giao hàng
Liên 3: Lƣu chuyển để ghi thẻ kho và vào sổ kế toán.
CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Mẫu số: 01 – VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 07 tháng 02 năm 2013 Số: 41 Nợ: 152 Có: 331
- Họ và tên ngƣời giao: Nguyễn Xuân Thành
- Theo hóa đơn GTGT số 0013047 ngày 07 tháng 02 năm 2013 của công ty TNHH dệt may Tấn Thành
Nhập tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Vải Royal M 2.000 2.000 47.000 94.000.000 2 Vải kẻ AT M 3.000 3.000 35.500 106.500.000 Cộng 200.500.000
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ ): Hai trăm triệu, năm trăm nghìn đồng.
Ngày 07 tháng 02 năm 2013 Ngƣời lập phiếu (đã ký) Ngƣời giao hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trƣởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (đã ký)
Nhƣ đã nói ở trên, các loại NVL của công ty toàn bộ là mua ngoài và hầu hết đều đƣợc kiểm nghiệm chất lƣợng trƣớc khi nhập kho thông qua một bộ phận là ban kiểm nghiệm vật tƣ. Điều đó có nghĩa là, bên cạnh những NVL luôn đƣợc kiểm tra chất lƣợng chặt chẽ thông qua ban kiểm nghiệm thì vẫn còn có một số NVL đƣợc nhập kho không thông qua ban kiểm nghiệm theo quy trình nhƣ trên. Khi đó, quy trình nhập kho nguyên vật liệu sẽ chỉ thông qua sự kiểm tra của cán bộ cung ứng mà không phải là ban kiểm nghiệm. Những nguyên vật liệu nhập kho không qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm thƣờng là những NVL phụ, văn phòng phẩm hay là NVL nhập từ các nhà cung cấp thƣờng xuyên, có uy tín luôn đảm bảo chất lƣợng NVL trong những lần nhập trƣớc.
Ví dụ 2: Ngày 10/02/2013 Công ty TNHH Duy Tân có nghiệp vụ mua chỉ
của Công ty cổ phần Phong Phú nhƣ sau:
Ngày 10/02/2013 để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty TNHH Duy Tân đã nhập một số loại chỉ tại chi nhánh công ty cổ phần Phong Phú: Chỉ 60C3 các màu đen, vàng cam, xanh rêu, trắng mỗi loại 500 cuộn đơn giá là 12.750 đồng/cuộn. Thuế GTGT 10%, tổng số tiền thanh toán là 28.050.000 đồng, Công ty chƣa thanh toán. Số NVL này do công ty cổ phần Phong Phú chịu trách nhiệm vận chuyển đến theo nhƣ thỏa thuận giữa hai bên, vì vậy giá nhập kho NVL này cũng chính là giá mua ghi trên hóa đơn.
Nợ TK 152: 25.000.000 Nợ TK 133: 2.550.000
Có TK 331: 28.050.000
Vì Công ty cổ phần Phong Phú là doanh nghiệp chuyên cung cấp chỉ may trên thị trƣờng, là nhà cung cấp thƣờng xuyên của Công ty TNHH Duy Tân nên cán bộ thu mua sau khi kiểm tra đúng chủng loại, quy cách, mẫu mã và số lƣợng NVL mà công ty cổ phần Phong Phú giao đến thì tiến hành cho nhập kho và lập phiếu nhập kho mà không cần thông qua kiểm tra của ban kiểm nghiệm nhƣ sau:
Mẫu số: 01GTKT3/001
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Ký hiệu: AC/12P
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0007182 Ngày 10 tháng 02 năm 2013
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Phong Phú Mã số thuế: 0301446006 – 003
Địa chỉ: 378 Minh Khai, Hai Bà Trƣng, Hà Nội
Điện thoại: 0438624831 Số tài khoản: xxxxxxxx Họ tên ngƣời mua hàng: Nguyễn Văn Hà
Tên đơn vị: Công ty TNHH Duy Tân
Mã số thuế: 2801526207
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH.
Hình thức thanh toán: xxxxxxx Số tài khoản: xxxxxxxx
ST
T Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 12.750 6.375.000
2 Chỉ 60C3 vàng cam Cuộn 500 12.750 6.375.000
3 Chỉ 60C3 xanh rêu Cuộn 500 12.750 6.375.000
4 Chỉ 60C3 trắng Cuộn 500 12.750 6.375.000
Cộng tiền hàng: 25.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.550.000
Tổng cộng tiền thanh toán 28.050.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai mƣơi tám triệu không trăm năm mƣơi nghìn đồng. Ngƣời mua hàng
(đã ký)
Ngƣời bán hàng
CÔNG TY TNHH DUY TÂN
Địa chỉ: Dƣơng Đình Nghệ - P Tân Sơn - TPTH
Mẫu số: 01 – VT
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 10 tháng 02 năm 2013
Số: 48 Nợ: 152
Có: 331
- Họ và tên ngƣời giao: Lê Quang Trƣờng
- Theo hóa đơn GTGT số 0007182 ngày 10/02/2013 của chi nhánh Tổng công ty cổ phần Phong Phú.
Nhập tại kho: Vật liệu
STT
Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Chỉ 60C3 đen Cuộn 500 500 12.750 6.375.000 2 Chỉ 60C3 vàng cam Cuộn 500 500 12.750 6.375.000 3 Chỉ 60C3 xanh rêu Cuộn 500 500 12.750 6.375.000
4 Chỉ 60C3 trắng Cuộn 500 500 12.750 6.375.000
Tổng 25.500.000
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai mƣơi lăm triệu năm trăm nghìn đồng.
Ngày10 tháng 02 năm 2013 Ngƣời lập phiếu (đã ký) Ngƣời giao hàng (đã ký) Thủ kho (đã ký) Kế toán trƣởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (đã ký)