Nhìn chung chứng từ luân chuyển trong công ty còn chậm làm ảnh hưởng đến tốc độ của công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. việc chứng từ luân chuyển chậm như trên là do nhiều nguyên nhân, chủ yếu là do 3 nguyên nhân sau: thứ
nhất: do trình độ kế toán trong công ty là chưa đòng đều dẫn đến việc chứng từ lưu
về công tác kế toán của các cán bộ công nhân viên chức nói chung và cán bộ kế toán nhiều khi còn coi nhẹ, không tập trung vào công tác đẩy mạnh việc đưa chứng từ vào lưu chuyển, tại các đơn vị phụ thuộc, việc xử lý chứng từ không được giải quyết. thứ ba: Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp xây dựng cơ bản hoạt động trong quân đội, nơi thi công công trình phân bố rải rác không tập trung trên một địa bàn nhất định, điều kiện làm việc luôn phải thay đổi để có thể theo sát được công trình.
2.1. Về công tác hạch toán kế toán và quản lý tài sản cố định
A, hạch toán chi tiết tài sản cố định
Trong việc hạch toán chi tiết tài sản cố định công ty đã thực hiện tương đối chuẩn các quy định về chứng từ sổ sách chi tiết, tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số mặt sau:
Công ty không theo dõi chi tiết tình hình sử dụng về số lượng và nguyên giá đối với các các tài sản cố định của từng xí nghiệp thành viên. Điều này dẫn đến tình trạng là việc quản lý về giá trị không thống nhất với việc quản lý về mặt hiện vật không ràng buộc trách nhiệm vật chất của người sử dụng tài sản cố định trong trường hợp xảy ra mất mát hư hỏng TSCĐ.
Công ty không thực hiện đánh số TSCĐ sẽ thực sự khó khăn cho việc sắp xếp, phân loại, kiểm kê và phản ánh vào sổ chi tiết TSCĐ . trong khi đó , về nguyên tắc TSCĐ đưa vào sử dụng tại công ty phải được đánh số để thuận lợi cho việc theo dõi, quản lý và thường được áp dụng linh hoạt cho từng doanh nghiệp.
B, hạch toán tổng hợp tài sản cố định
Công ty thực hiện hạch toán tổng hợp theo hình thức chứng từ ghi sổ . các bảng kê này được lập làm cơ sở cho kế toán tổng hợp thực hiện phản ánh vào sổ tổng hợp . các bảng kê phân loại này không quy định cụ thể áp dụng ghi Có hay Nợ cho các tài khoản cụ thể nào. Bên cạnh đó, trong trường hợp nghiệp vụ xảy ra liên quan đến nhiều bút toán thì công ty phải lập một số lượng lớn bảng kê phân loại.
• Hạch toán ứng tiền trước cho các xí nghiệp thực hiện thi công các công trình xây dựng cơ bản
Khi ứng tiền cho các đội thi công:
Nợ TK 136: số tiền ứng trước cho đội thi công Có TK 111
Các chi phí phát sinh có liên quan đến quá trình xây lắp được tập hợp vào TK 154 và kê khai trong bảng tổng hợp chi phí cho công trình. Khi thực hiện bàn giao, kế toán hạch toán:
A, ghi tăng nguyên giá tài sản cố định Nợ TK 211: nguyên giá TSCĐ
Có TK 154: chi phí sản xuất kinh doanh dở dang B, kết chuyển nguồn vốn
Nợ TK 441: nguyên giá tài sản cố định Có TK 411
Việc hạch toán như vậy là không đúng tại quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC • Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định
Đối với việc sửa chữa thường xuyên: Khi phát sinh các chi phí sửa chữa đối với bất kỳ tài sản nào kế toán đều hạch toán vào TK 1543 kể cả phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý toàn doanh nghiệp.
Đối với việc sửa chữa lớn: công ty thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ do vậy không có các bút toán trích trước chi phí cho công tác này. Chỉ khi nào phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ thì công ty mới thực hiện phản ánh vào chi phí
sản xuất kinh doanh. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được tập hợp vào TK 241(2413) “XDCBDD” cuối kỳ kế toán thực hiện kết chuyển:
Nợ TK 1543: chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK 142(1421): chi phí trả trước(nếu chi phí lớn) Có TK 241(2413): XDCBDD
Việc không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ làm cho công ty không chủ động trong việc hạch toán chi phí, tính giá thành sản phẩm xây lắp.
• Hạch toán khấu hao tài sản cố định
Trích khấu hao tài sản cố định
Nợ TK 623(6234): chi phí khấu hao máy thi công
Nợ TK 1543: chi phí khấu hao tại khu nhà làm việc ĐA Nợ TK 642(6424): chi phí khấu hao tại văn phòng Có TK 214: khấu hao TSCĐ
Đồng thời ghi Nợ TK 009: nguồn vốn khấu hao
Công ty chỉ trích khấu hao TSCĐ tại khu nhà làm việc tại Phú Sơn vào chi phí sản xuất chung là chưa đủ. Bởi vì ngoài khu nhà làm việc ĐA, chi phí khấu hao các thiết bị quản lý tại các xí nghiệp xây lắp không được xác định điều này làm chi phí của công trình giảm, lợi nhuận tăng và công ty vẫn phải nộp thuế thu nhập cho khoản lợi nhuận này.
C, hệ thống Sổ tổng hợp
Các nghiệp vụ có liên quan đến TSCĐ được công ty phản ánh vào các sổ tổng hợp là các chứng từ ghi sổ và Sổ cái theo mẫu(biểu số 3.1, biểu số 3.2)
D, công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định
Coong ty không tiến hành đánh số TSCĐ làn cho công ty khó khăn trong việc quản lý TSCĐ : công ty không thể biết một máy móc thiết bị đang được sử dụng tại đơn vị nào, phòng ban nếu như không quản lý chặt chẽ theo đơn vị, bộ phận sử dụng, công ty không thể biết TSCĐ được đầu thư bằng nguồn vốn nào nneeus như không quản lý TSCĐ theo nguồn vốn hình thành.
Biểu số 3.1
CHỨNG TỪ GHI SỔ
QUÝ… /NĂM 200…
Ngày…tháng…năm…
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
− Số trang trước − Mang sang − Công mang
sang trang sau
Cộng X X
Người ghi sổ Kế toán trưởng Bên giao khoán
(ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,họ tên,đóng dấu) Biểu số 3.2 CÔNG TY TNHH HOÀNG HÀ SỔ CÁI Tài khoản Qúy/ năm 200.. SVTH: Nguyễn Thị Cúc Page 73
Ngày..tháng…năm.. Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C D E 1 2 G -Số dư đầu kỳ +cộng số phát sinh +số dư cuối tháng X
Người ghi sổ Kế toán trưởng Bên giao khoán
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,họ tên,đóng dấu)
Phân loại TSCĐ
Hiện nay công ty đang thực hiện phân loại tài sản cố định theo nguồn hình thành vào hình thái vật chất. hai cách phân loại này phần nào đã giúp cho công ty quản lý được tài sản cố định tại công ty. Vấn đề đặt ra làm thế nào để công ty có thể biết hiện tại công ty còn tài sản cố dịnhđang được sử dụng vào mục đích gì, có bao nhiêu tài sản đang chờ thanh lý, nhượng bán. Nếu chỉ dựa vào cách phân loại thì công ty có được những thông tin liên quan đến vấn đè trên
• Quản lý và trích khấu hao tài sản cố định
Hiện nay công ty áp dụng phương pháp trích khấu hao riêng cho từng loại TSCĐ khác. Việc trích khấu hao cho phương tiện máy móc theo giá bình quân giờ ca hoạt động là không đúng theo quy định kế toán. Bên cạnh đó việc phân bố khấu hao TSCĐ cho các công trình theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp là không hợp lý bởi đối với một công trình sử dụng nhiều giờ máy thi công mà sử dụng ít chi phí nhân công thì khấu hao TSCĐ phân bổ.
• Quản lý sử dụng TSCĐ của công ty luôn được điều ddoonhj đến các công trình. Việc theo dõi sử dụng các thiết bị thi công không được thực biện một cách chặt chẽ. Ví dụ: Việc đưa ra máy móc đi thi công các công trình thường không được quản lý bằng văn bản. Do vậy không có sự ràng buộc về trách nhiệm đối với việc sử dụng máy thi công. Bên cạnh đó việc bảo quản các loại máy móc thiết bị ở các công trình rất khó khăn, chhats lượng máy móc thiết bị ảnh hưởng.
II. Phương hướng hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định và các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại công tyTNHH Hoàng Hà.
1. Phương hướng hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định công ty
1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện hạch toán và quản lý tài sản cố định Trong thời kỳ đổi mới hiện nay, công tác kế toán luôn được trú trọng ở tất cả các doanh nghiệp vì tầm quan trọng của nó. Chức năng kế toán là ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kinh doanh của một doanh nghiệp. ngoài ra kế toán còn cung cấp thông tin cho rất nhiều đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp. đối với các nhà quản lý, các thông tin này giúp cho họ có những cơ sở để đưa ranhuwngx quyết định kinh tế phù hợp với nhà đầu tư, các thông tin này là cơ sở để đưa ra các quyết định đầu tư.
Việc hạch toán và quản lý tài sản cố định có ý nghĩ đặc biệt quan trọng và là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình sản xuất
Kinh doanh của công ty. Trong điều kiện này càng có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh trên thị trường hiện nay, kế toán là công cụ hữu hiệu để công ty có thể phân tích được tình hình tài sản của mình, từ đó có hướng đầu tư và phương pháp quản lý thích hợp để tạo nên sức mạnh nội lực. việc hạch toán và quản lý TSCĐ hiện nay tại công ty cần được thực hiện để đáp ứng những nhu cầu trên.
1.2. Hoàn thiện hạch toán kế toán tài sản cố định
1.2.1. Hoàn thiện hạch toán kế toán tài sản cố định A, Về sổ chi tiết tài sản cố định
Để quản lý tài sản cố định các đơn vị trực thuộc, các bộ phận khác nhau, theo em công tu nên mở thêm sổ chi tiết tài sản cố định theo đơn vị sử dụng. Tại mỗi các đơn vị phụ thuộc kế toán tài sản cố định ccaanf có một số theo dõi TSCĐ mà chỉ cần theo dõi từng nguyên giá, thời gian sử dụng, tên công trình phục vụ, người quản lý tài sản cố định.
Mẫu số chi tiết TSCĐ sử dụng tại phòng kế toán tài chính công ty theo quy định cho các bộ phận công ty có thể thực hiện thiết kế theo mẫu 1.43
Biểu số 3.3
SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THEO ĐƠN VỊ SỬ DỤNG Bộ phận sử dụng………..
Quý …/năm 200….
định Chứng từ Tê, ký mã hiệu,quy cách( cấ p hạng TSCĐ) ĐVT Số lượng Đơn giá Số tiền SH Chứng từ Lý do giảm TSCĐ Số hiệu Ngày tháng NT NT CỘNG
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Trình tự ghi sổ chi tiết TSCĐ cho các bộ phạn sử dụng(sử dụng tại phòng kế toán tài chính) cũng tương tự như ghi sổ chi tiết TSCĐ mà doanh nghiệp đang áp dụng
Trình tự ghi sổ theo dõi TSCĐ, cán bộ tại các đơn vị phản ánh nguyên giá TSCĐ. Căn cứ vào các biên bản liên quan đến việc điều động TSCĐ kế toán phản ánh người sử dụng TSCĐ , thời gian sử dụng TSCĐ , tên công trình phục vụ (nếu có).
Biểu số 3.4:
SỔ THEO DÕI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Quý …/năm 200… Chứng từ Mã số TSCĐ Nguyên giá Người quản lý Từ ngày Đến ngày Giảm TSCĐ Ghi chú Chứng từ Lý do SH NT Cộng SVTH: Nguyễn Thị Cúc Page 77
Người ghi sổ phụ trách bộ phận
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) B, Phân loại tài sản cố định theo tình trạng sử dụng
Để thực hiện quản lý tốt hơn tình hình TSCĐ Công ty nên thực hiện quản lý TSCĐ theo tình trạng sử dụng. Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức tình trạng sử dụng sẽ giúp cho công ty nắm bắt được thông tin về TSCĐ và ra quyết định đầu tư hoặc thanh lý để thu hồi vốn. TSCĐ phân loại theo tình trạng sử dụng bao gồm 4 loại sau:
− TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất − TSCĐ dùng cho quản lý
− TSCĐ dùng cho hoạt động khác − TSCĐ đã chờ xử lý
TSCĐ không cần dùng, chưa cần dùng TSCĐ hư hỏng chờ xử lý
Với cách phân loại TSCĐ theo tình trạng sử dụng, Sổ chi tiết TSCĐ theo tình trạng sử dụng(giả sử TSCĐ chờ thanh lý) được thiết kế theo biểu số 3.5.
C, Hoàn thiện phương pháp tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
Đối với các loại xe vận tải chuyên chở phục vụ cho các công trình, công ty nên thực hiện tính khấu hao theo 1 tỷ lệ quy định của nhà nước. Khấu hao các loại máy thi công được phân bổ cho các công trình theo tiêu thức giờ ca làm việc theo công thức sau:
Chi phí khấu hao máy tổng chi phí khấu hao * số giờ máy Thi công phân bổ cho = máy thi công thi công của Công trình A công trình A
1.2.2. Hoàn thiện hạch toán tổng hợp tài sản cố định
A, Về việc lập bảng kê phân loại
Để phục vụ cho quá trình hạch toán tông hợp cho phù hợp với tình hình thực tế của công ty, dễ dang cho việc phân loại các bảng kê này theo em công ty nên thực hiện theo bảng kê hạch toán như theo biểu số 3.6
B, Về hạch toán khoán công trình xây dựng cơ bản
Theo quyết định số 1864/QĐ-BTC công ty hạch toán như sau: Khi tạm ứng vật tư, tiền vố cho các đơn vị thi công
Nợ TK 1541: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nợ TK 1542: chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623: chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 1543: chi phí sản xuất chung Nợ TK 133 : thuế GTGT đầu vào Có TK 141(1413).
Khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, kế toán phản ánh:
BT1:ghi tăng nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 211: nguyên giá TSCĐ Có TK 512: ghi tăng thu nhập
BT2: Phản ánh giá vốn
Nợ TK 632 Có TK 154
Biểu số 3.5
SỔ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Tình trạng sử dụng: chờ thanh lý STT Tên TSCĐ Mã TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao tích lũy Giá trị còn lại Kiến nghị 1 2 3 4 5 6 7 Cộng
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 3.5:
BẢNG KÊ HẠCH TOÁN Số:….
Quý …/năm 200…
Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Ghi chú
SH NT Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7
Người ghi sổ Kế toán trưởng
(ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) C, Về hạch toán khấu haoTSCĐ
Công ty xác định số khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý tại các xí nghiệp để hạch toán vào chi phí sản xuất chung
D, Về hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ
Công ty nên trích chi phí sửa chữa TSCĐ để khi phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ công ty đã có sẵn nguồn bù đắp. Việc hạch toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được thực hiện như sau:
Căn cứ vào kế hoạch sửa chữa TSCĐ , kế toán thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335: chi phí trả trước
Mọi chi phí liên quan đến việc sửa chữa hạch toán trên TK 214 (2143) Khi công trình sửa chữa lớn nhất hoàn thành căn cứ vào quyết toán công trình kế toán phản ánh việc bàn giao:
Nợ TK 335: Chi phí trả trước
Có TK 214(2143) :số chi phí chênh lệch
*trong trường hợp nghiệp vụ sửa chữa lớn là TSCĐ là bất thường Công ty nên kết chuyển các chi phí sửa chữa lớn vào TK 242 để phân bố cho các năm tiếp theo.
Nợ TK 242: Chi phí dài hạn
Có TK 241 (2413): chi phí xây dựng cơ bản dở dang
Định kì phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ