Do phƣơng thức bán hàng thực tế tại Công ty TNHH Thƣơng mại Sơn Hà có nhiều trƣờng hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hƣởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính toán mức dự phòng khó đòi, Công ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó đòi tính ra dự phòng nợ thất thu .
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004- Nợ khó đòi đã xử lý.
Khi lập dự phòng phải thu khó đòi phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản nợ, số tiền phải thu của đơn vị nợ hoặc ngƣời nợ trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi.
Phải có đầy đủ chứng từ gốc, giấy xác nhận của đơn vị nợ, ngƣời nợ về số tiền nợ chƣa thanh toán nhƣ là các hợp đồng kinh tế, các kế ƣớc về vay nợ, các bản thanh lý về hợp đồng, các giấy cam kết nợ để có căn cứ lập các bảng kê phải thu khó đòi.
Phƣơng pháp tính dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Số DPPTKĐ cho tháng kế hoạch của khách
hàng đáng ngờ
= Số nợ phải thu của
khách hàng *
Tỷ lệ ước tính không thu được của
khách hàng
Ta có thể tính dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phƣơng pháp ƣớc tính trên doanh thu bán chịu.
Số DFPTKĐ lập cho tháng kế hoạch = Tổng doanh thu bán chịu * Tỷ lệ phải thu khó đòi ước tính
phải thu khó đòi.
Cách lập đƣợc tiến hành nhƣ sau: Căn cứ vào bảng kê chi tiết nợ phải thu khó đòi, kế toán lập dự phòng:
Nợ TK 642( 6426):
Có TK 139: Mức dự phòng phải thu khó đòi
Thực tế tại Công ty TNHH Thƣơng mại Sơn Hà, khách hàng của công ty rất nhiều không thể đánh giá đƣợc khả năng trả nợ của khách hàng vì mỗi một nhân viên bán hàng thì có hàng chục khách hàng.
Ở đây, ta có thể lập dự phòng phải thu khó đòi dựa trên sự đánh giá về khă năng thu tiền hàng của nhân viên bán hàng.
Ở Công ty TNHH Thƣơng mại Sơn Hà mỗi nhân viên bán hàng phải có một khoản thế chấp với công ty là 5 000 000đ, công ty có khoảng hơn 60 nhân viên bán hàng, nhƣ vậy ta có một khoản tiền trên 300 000 000đ.
Nhƣ vậy ta có thể lập dự phòng phải thu khó đòi dựa trên khoản thế chấp này, ta ƣớc tính khoảng 3% của khoản thế chấp trên là không thu đƣợc của khách hàng, ta tiến hành lập:
Nợ TK 642: 9.000.000đ Có TK 139: 9.000.000đ