- Phát triển luồng dữ liệu mức 0
3.1.2.2Biểu đồ phân rã chức năng
Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng
- Mô tả chức năng lá
(1.1) Nhận yêu cầu của khách hàng: Là 1 bộ phận tiếp nhận các
yêu cầu về mặt hàng, chủng loại, số lượng… mà khách hàng muốn mua. Sau đó gửi bảng báo giá cho khách hàng khi có khả năng đáp ứng yêu cầu.
0 HTTT quản lý bán hàng 3.0 Báo cáo 1.0 Tiếp xúc khách hàng 1.1 Nhận yêu cầu của KH 1.3 Nhận đơn đặt hàng, kí hợp đồng 1.2 Kiểm tra khả năng cung cấp 2.0 Xử lý chứng từ 2.1 Xử lý phiếu xuất hàng 2.2 Viết HĐ GTGT 2.3 Viết phiếu thu, chi 2.4 Lập phiếu nhập hàng bị trả lại 2.5 Lập bảng đối chiếu công nợ 3.1 Báo cáo doanh thu
3.2 Báo cáo doanh thu theo địa bàn
3.4 Báo cáo tổng hợp xuất hàng 3.3 Báo cáo công nợ
(1.2) Kiểm tra khả năng cung cấp: Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra bảng kê hàng tồn kho để kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
(1.3) Nhận đơn đặt hàng của khách, kí hợp đồng: sau khi nhận
bảng báo giá, khách hàng sẽ phản hồi lại là sẽ mua hay không, và mua với số lượng bao nhiêu theo đơn đặt hàng, hay khách hàng mua với số lượng lớn sẽ đàm phán kí hợp đồng
(2.1) Xử lý phiếu xuất hàng: Khi doanh nghiệp xuất kho hàng bán cho khách hàng, bộ phận này sẽ lập phiếu xuất kho.
(2.2) Viết hóa đơn GTGT: Sau khi khách hàng kí hợp đồng mua hàng, có lệnh xuất hàng thì kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn GTGT để đưa cho khách hàng đến bộ phận khác nộp tiền và nhận hàng.
(2.3) Viết phiếu thu, chi: Khi khách hàng đem hóa đơn GTGT đến, bộ phận này sẽ tiến hành nhận tiền từ khách hàng và viết phiếu thu cho khách hàng để khách hàng đến bộ phận khác nhận hàng.
(2.4) Lập phiếu nhận hàng bị trả lại: Bộ phận này sẽ kiểm tra số hàng hóa mà khách hàng trả lại, nếu đúng hàng bị lỗi, kém chất lượng… thì bộ phận này lập phiếu nhập hàng vào kho và nhận hàng.
(2.5) Lập bảng đối chiếu công nợ: Khi khách hàng mua hàng với số lượng lớn theo hợp đồng thì lập bảng đối chiếu công nợ để theo dõi công nợ của khách hàng.
(3.1) Báo cáo doanh thu: dựa vào hóa đơn bán hàng, phiếu chi sau 1 tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập báo cáo doanh thu bán hàng.
(3.2) Báo cáo doanh thu theo từng địa bàn: Dựa vào hóa đơn giá bán hàng để lập báo cáo doanh thu theo từng địa bàn
(3.3) Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng: dựa vào bảng cân đối công nợ, sau 1 tháng hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc, bộ phận kế toán sẽ tiến hàng lập báo cáo công nợ của từng khách hàng.
(3.4) Báo cáo tổng hợp xuất hàng: Dựa vào phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hàng bị trả lại mà bộ phận này lập báo cáo về loại hàng, số lượng hàng đã xuất bán trong tháng hay trong kỳ.