- Phát triển luồng dữ liệu mức 0
3.1.1.1Quy trình bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ
3.1 Phân tích hệ thống
3.1.1 Quy trình bán hàng và xác định yêu cầu
3.1.1.1 Quy trình bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm Từ Liêm
- Hiện nay, việc bán hàng tại chi nhánh công ty cổ phần Sông Gianh tại Từ Liêm được thực hiện theo trình tự như sau:
Khi công ty nhận được yêu cầu mua hàng từ khách hàng dưới nhiều hình thức: tiếp thị, điện thoại, mail, fax…Bộ phận bán hàng xem xét các yêu cầu của khách hàng và xác định yêu cầu của công ty về loại sản phẩm, số lượng, giá cả, phương thức thanh toán…đồng thời xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng của khách hàng thông qua báo cáo lượng hàng còn trong kho. Nếu số lượng hàng của công ty không đáp ứng được yêu cầu đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho khách hàng. Ngược lại, bộ phận bán hàng sẽ gửi báo giá cho khách hàng. Sau đó nhân viên tiếp thị hay nhân viên trực tiếp hỗ trợ khách hàng sẽ tiến hành đàm phán đễ đi đến quyết định có mua hay không, kí hợp đồng đặt hàng. Khi xuất hàng bán cho khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT kèm theo phiếu xuất kho hàng bán. Hóa đơn bán hàng gồm có 3 liên: 1 liên bộ phận bán hàng giữ, 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán, liên còn lại giao cho cơ quan thuế. Phiếu xuất kho cũng gồm 3 liên: 1 liên giữ tại bộ phận bán hàng, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên giao cho khách hàng làm căn cứ hạch toán.
Trường hợp, sản phẩm đã xuất kho nhưng không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và bị trả lại. Sản phẩm bị trả lại được bộ phận bán hàng kiểm tra lại, nếu đúng sẽ tiến hành thủ tục nhập kho lại.
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản. Khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu tiền. Còn khách hàng mua theo hợp đồng sẽ được theo dõi bằng biên bản đối chiếu công nợ, đến hạn sẽ phải thanh toán đầy đủ
Đến cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán sẽ ghi sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết doanh thu, và căn cứ bảng đối chiếu công nợ khách hàng ghi sổ theo dõi công nợ khách hàng.
Cuối mỗi tháng hoặc khi có yêu cầu, bộ phận kế toán căn cứ vào các sổ: Sổ chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết doanh thu, sổ theo dõi công nợ khách hàng, lập báo cáo tổng hợp xuất hàng, báo cáo doanh thu bán hàng, báo cáo công nợ khách hàng để bán giám đốc có kế hoạch điều chỉnh kinh doanh cho hợp lý, có hiệu quả, khắc phục những điểm thiểu sót.