Khách hàng của công ty chủ yếu là những người có quan hệ mua bán lâu năm nên công ty thường không xét duyệt đơn đặt hàng của khách. Đối với những khách hàng lâu năm, thông thường các đơn hàng được đặt qua điện thoại, không có sự kiểm duyệt kĩ càng của các bộ phận chức năng . Điều đó đã gây không ít ảnh hưởng đến công tác kế toán của công ty :
- Việc đặt hàng qua điện thoại có thể dẫn tới xuất hiện những đơn đặt hàng không có thật.
- Thông tin về hàng đặt, số lượng hàng đặt có thể bị sai lệch.
- Số lượng và chủng loại hàng hóa mà khách yêu cầu không đủ trong kho hoặc không về kịp địa điểm giao nhận, ảnh hưởng xấu đến uy tín của công ty.
- Khách hàng có nợ xấu với công ty hoặc không có khả năng thanh toán sau khi mua hàng…
Vì thế, công ty cần thực hiện xét duyệt đơn đặt hàng. Bất kỳ đơn đặt hàng nào của khách cũng cần được thể hiện trên chứng từ, có sự xét duyệt để đảm bảo đơn đặt hàng là có thật. Bộ phận bán hàng cần có sự liên kết chặt chẽ với bộ phận kho để kiểm tra lượng hàng còn trong kho có đáp ứng được đơn đặt hàng hay không, nếu không thì xin ý kiến cấp trên về việc đặt hàng nhà cung cấp của công ty và xem xét việc vận chuyển có kịp thời gian giao hàng cho khách không. Mặt khác, bộ phận bán hàng cũng cần có sự liên kết chặt chẽ với bộ
phận kế toán để xem xét thông tin khách hàng liên quan đến số dư nợ, khả năng thanh toán, tình hình thanh toán …để có những quyết định thích hợp đối với khách hàng có nợ quá hạn hoặc thanh toán chậm trễ.