Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Biển Xanh đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Biển Xanh hoạt động trên địa bàn rộng, mỗi nhân viên kế toán xử lý các chứng từ ban đầu giúp cho kế toán trưởng có được chứng từ chính xác.
2.1.4.1. Cơ cấu bộ máy kế toán
* Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công Ty KẾ TOÁN TRƯỞNG Kế toán bán hàng Kế toán ngân hàng + tiền mặt Thủ quỹ Kế toán tại Kho Kế toán tổng hợp công ty
* Chức năng, nhiệm vụ của từng thành phần kế toán
Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc.
Hiện nay phòng kế toán của công ty có 6 người:
** Kế toán trưởng
Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty với nhiệm vụ:
+ Chịu trách nhiệm trong việc quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế trước Tổng giám đốc và pháp luật Nhà nước.
+ Chỉ đạo, quản lý về hoạt động sử dụng vốn, chỉ đạo giao vốn cho nhà phân phối, hướng dẫn, kiểm tra, quản lý việc sử dụng vốn của nhà phân phối.
+ Chỉ đạo việc xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính của công ty (Giao chỉ tiêu kế hoạch cho nhà phân phối, hướng dẫn nhà phân phối xây dựng kế hoạch, chỉ đạo kiểm tra tổ chức thực hiện kế hoạch của nhà phân phối).
+ Chỉ đạo, xây dựng hệ thống hạch toán kế toán từ công ty đến nhà phân phối, theo dõi các khoản chi phí và đôn đốc nhà phân phối nộp các chỉ tiêu pháp lệnh về công ty.
+ Quản lý kiểm tra quỹ tiền mặt
+ Tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế toàn công ty.
** Kế toán tổng hợp toàn công ty
+ Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng kết tài sản toàn công ty.
+ Kế toán tài sản cố định, kiểm kê tài sản cố định
** Kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng
Có nhiệm vụ kế toán tiền lương bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn theo dõi thu chi tiền gửi ngân hàng và các khoản vay ngân hàng theo dõi công nợ và việc chuyển tiền bán hàng của nhà phân phối.
** Kế toán bán hàng
Viết hoá đơn bán hàng, kiểm kê hàng hoá thanh toán với người mua lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty.
** Kế toán kho
Có nhiệm vụ theo dõi kho về các hoạt động nhập kho, xuất kho và quan hệ thường xuyên với thủ kho để nắm được số liệu tồn kho.
** Thủ quỹ
Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt vào sổ quỹ hàng ngày, thu chi có chứng từ hợp lệ.
2.1.4.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán sử dụng
Hệ thống chứng từ công ty sử dung áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
2.1.4.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
Hệ thống tài khoản công ty sử dung áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006.
2.1.4.4. Hệ thống báo cáo kế toán
Các loại báo cáo kế toán cty sử dụng : bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính, tất cả các mẫu này đều áp dụng theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC.
2.1.4.5. Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán
Kỳ kế toán năm của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đơn vị sử dụng tiền tệ trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ).
2.1.4.6. Chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng
Chế độ kế toán áp dụng : Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Tuyên bố về việc tuân thủ chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán : Công ty đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán và
được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành đang áp dụng.
Hình thức kế toán áp dụng : Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
Ghi chú:
- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng: - Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán Nhật ký chung công ty đang áp dụng
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký
chung
Bảng cân đối tài khoản
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ nhật ký đặc biệt
2.1.4.7. Một số chính sách kế toán công ty áp dụng
* Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế (hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng) tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Tại thời điểm cuối năm các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố vào ngày kết thúc niên độ kế toán.
+ Chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại số dư các khoản mục tiền tệ tại thời điểm cuối năm được kết chuyển vào doanh thu hoặc chi phí tài chính trong năm tài chính.
+ Các khoản đầu tư ngắn hạn không quá 3 tháng có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành tiền và không có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền kể từ ngày mua khoản đầu tư đó tại thời điểm báo cáo.
* Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho
+ Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
+ Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
* Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao tài sản cố định và bất động sản đầu tư
+ Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại .
+ Tài sản cố định thuê tài chính được ghi nhận nguyên giá theo giá trị hợp lý hoặc giá trị hiện tại của khoản thanh toán tiền thuê tối thiểu (không bao gồm thuế GTGT) và
trình sử dụng tài sản cố định thuê tài chính được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại .
+ Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được ước tính như sau:
Nhà cửa, vật kiến trúc : 4 - 25 năm. Máy móc, thiết bị : 4 - 31 năm. Phương tiện vận tải : 4 - 10 năm. Thiết bị văn phòng : 3 - 8 năm.
+ Tài sản cố định thuê tài chính được trích khấu hao như TSCĐ của Công ty. Đối với TSCĐ thuê tài chính không chắc chắn sẽ được mua lại thì sẽ được tính trích khấu hao theo thời hạn thuê khi thời hạn thuê ngắn hơn thời gian sử dụng hữu ích của nó.
* Nguyên tắc ghi nhận và khấu hao bất động sản đầu tư
+Nguyên tắc ghi nhận bất động sản đầu tư. + Phương pháp khấu hao bất động sản đầu tư.
* Nguyên tắc đánh giá sản phẩm dở dang
Do mô hình sản xuất của cty là sản xuất nước khoáng thiên nhiên nên không có sản phẩm dở dang cuối kỳ.
* Nguyên tắc tính giá thành sản phẩm
+ Kỳ tính giá thành : Kỳ tính giá thành là 1 tháng tính một lần, sản phẩm thì sản xuất hàng ngày, nhưng đến cuối tháng tập hợp chi phí tính giá thành một lần.
+ Phương pháp tính giá thành : Theo phương pháp trực tiếp.
* Nguyên tắc ghi nhận và vốn hóa các khoản chi phí khác
Chi phí trả trước liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh năm tài chính hiện hành được ghi nhận là chi phí trả trước ngắn hạn và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính.
Các chi phí sau đây đã phát sinh trong năm tài chính nhưng được hạch toán vào chi phí trả trước dài hạn để phân bổ dần vào kết quả hoạt động kinh doanh trong nhiều năm.
+ Công cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn.
+ Chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định phát sinh một lần quá lớn.
Việc tính và phân bổ chi phí trả trước dài hạn vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ hạch toán được căn cứ vào tính chất, mức độ từng loại chi phí để chọn phương pháp và tiêu thức phân bổ hợp lý. Chi phí trả trước được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo phương pháp đường thẳng.
* Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả
Các khoản chi phí thực tế phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế không gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Khi các chi phí đó phát sinh, nếu có chênh lệch với số đã trích, kế toán tiến hành ghi bổ sung hoặc ghi giảm chi phí tương ứng với phần chênh lệch.
* Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả
Giá trị được ghi nhận của một khoản dự phòng phải trả là giá trị được ước tính hợp lý nhất về khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại tại ngày kết thúc năm hoặc ngày kết thúc kỳ kế toán giữa niên độ.
Chỉ những khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu mới được bù đắp bằng khoản dự phòng phải trả.
Khoản chênh lệch giũa số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết lớn hơn số dự phòng phải trả ở kỳ báo cáo được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, sản xuất kinh doanh trong kỳ trừ khoản chênh lệch lớn hơn của khoản dự phòng phải trả về bảo hành công trình xây lắp được hoàn nhập vào thu nhập khác trong kỳ.
* Nguyên tắc trích lập các khoản dự trữ, các quỹ từ lợi nhuận sau thuế
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp được phân phối theo quy định tại Nghị định số 199/2004/NĐ-CP ngay 03/12/2004 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý tài chính của Công ty Nhà nước và quản lý vốn nhà nước đầu tư vào doanh nghiệp khác.
2.1.4.8. Tin học hóa trong công tác kế toán của đơn vị
Hiện tại, Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Biển Xanh sử dụng phần mềm kế toán EFFECT, sử dụng chương trình Microsoft Excel để hỗ trợ trong việc tính toán và chương trình Microsoft word để sọan thảo văn bản.