2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức
Công tác quản lý là khâu quan trọng, cần thiết và không thể thiếu được để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Nó đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Do đặc điểm của Công ty Cổ Phần Thực Phẩm Biển Xanh và do nhu cầu về quản lý nên tổ chức bộ máy của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý Công Ty Cổ Phần Thực Phẩm Biển Xanh
2.1.3.2. Chức năng của các phòng ban * Tổng Giám Đốc
** Trách nhiệm:
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm toàn diện về tổ chức hoạt động của Công ty theo Nghị quyết của Hội đồng quản trị.
- Xây dựng các chiến lược đầu tư, phát triển dài hạn, các kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển các nguồn vốn sản xuất kinh doanh. - Hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước.
- Phụ trách công tác giao dịch, đối ngoại, quan hệ thương mại, quản lý nhân sự, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị tại cơ sở.
QUẢN ĐỐC NHÀ MÁY P. QUẢN ĐỐC NHÀ MÁY TP. KẾ HOẠCH TỔNG HỢP PP PHỤ TRÁCH TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TP. TÀI CHÍNH KẾ TOÁN ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC
- Có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sản xuất, cung ứng hàng xuất khẩu, kinh doanh hàng nội địa.
- Quyết định các biện pháp xử lý những sản phẩm không phù hợp tại Công ty. - Xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm mới.
- Tổ chức xây dựng kế hoạch thu thập và xử lý các thông tin về sự thỏa mãn của khách hàng cũng như thông tin về nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng và tổ chức thực hiện.
** Quyền hạn:
- Được quyền quyết định toàn bộ hoạt động của Công ty về đầu tư, về sản xuất kinh doanh theo Nghị quyết của Hội đồng quản trị.
- Được quyền quyết định về tổ chức nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh.
- Được quyền phê duyệt danh sách nhà cung ứng.
- Được quyền phê duyệt tài liệu trong các hệ thống quản lý chất lượng.
* TP. Tài chính Kế toán (Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng)
** Trách nhiệm:
- Phụ trách chung về công tác tổ chức của phòng.
- Chỉ đạo thực hiện toàn diện công tác hạch toán kế toán tài chính tại công ty theo đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành.
- Theo dõi lập báo cáo định kỳ hay đột xuất về tình hình cân đối vốn, tài sản và nguồn vốn của công ty.
- Xây dựng qui chế tài chính, các định mức chi phí, tính toán giá thành sản phẩm. - Kiểm tra tình hình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, thu, nộp ngân sách cho toàn công ty.
- Tham mưu cho Ban Tổng Giám đốc trong việc sử dụng tiền vốn, hàng, tài sản, quản lý công nợ.
- Kiểm tra, giám sát việc hạch toán kế toán toàn công ty
- Bảo quản lưu trữ các tài liệu sổ sách tài chính, chứng từ kế toán, giữ bí mật số liệu kế toán thuộc bí mật quốc gia.
** Quyền hạn:
- Được quyền đề nghị tu chỉnh hoặc bác bỏ các chứng từ không đúng qui định tài chính hiện hành và qui chế tài chính của công ty.
- Được quyền kiểm tra bất kỳ việc luân chuyển tiền hàng, công nợ toàn công ty. - Được quyền tham gia vào việc phân phối tiền lương và lợi nhuận trong toàn công ty.
- Được quyền đề xuất bổ sung, củng cố nhân sự của phòng tài chính kế toán.
- Được quyền tham gia vào Hội Kế toán theo điều lệ của Hội
* Phòng Kế hoạch Tổng hợp
** Trưởng phòng
*** Trách nhiệm:
- Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, bao gồm: Kế hoạch cung ứng nguyên – nhiên – vật liệu, kế hoạch sản xuất, tiêu thụ các sản phẩm của Công ty.
- Soạn thảo và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế khi đã được Tổng Giám đốc Công ty phê duyệt.
- Giao dịch với khách hàng về giá cả và tiến độ thực hiện các hợp đồng. - Lập các thủ tục giao nhận hàng hoá nội địa.
- Quản lý và theo dõi nhập – xuất vật tư, nguyên, nhiên liệu, thành phẩm. - Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá lựa chọn nhà cung ứng.
- Đánh giá nhà cung ứng, lập danh sách nhà cung ứng được chấp nhận, theo dõi nhà cung ứng trong các hoạt động cung ứng đối với Công ty.
- Tính toán giá thành sản phẩm, đề xuất giá bán sản phẩm.
- Quản lý và điều hành đội ngũ nhân viên bán hàng hoạt động có hiệu quả cao nhất.
- Xem xét, đề xuất và theo dõi việc giải quyết các thủ tục liên quan đến khách hàng, xây dựng kế hoạch thu thập và xử lý các thông tin về sự thoả mãn của khách hàng cũng như nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng và tổ chức thực hiện.
- Được quyền đề xuất bổ sung, sắp xếp, củng cố nhân sự của phòng.
- Được quyền phân công công việc và kiểm tra việc thực hiện của cá nhân trực thuộc phòng.
- Được quyền yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin để xây dựng kế hoạch.
- Được quyền đề xuất Tổng Giám đốc từ chối ký kết các hợp đồng khi thấy không có hiệu quả.
** Phó phòng Phụ trách tổ chức hành chính
*** Trách nhiệm:
- Lập kế hoạch cung ứng nguồn nhân lực, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công nhân viên (CB CNV) của Công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác sơ tuyển theo kế hoạch tuyển dụng đã được Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác xây dựng bộ máy, bố trí lao động.
- Tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các nội qui, qui chế trong nội bộ Công ty, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Tổ chức công tác lập các thủ tục thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
- Phụ trách hành chính tổng hợp, quản lý sổ họp của Công ty. - Kiểm soát các tài liệu bên trong, bên ngoài của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch thanh lý hồ sơ, tổ chức lưu giữ các hồ sơ nhân sự. - Quản lý tài sản làm việc của văn phòng.
- Bố trí lịch làm việc của khách với lãnh đạo, bố trí ăn nghỉ cho khách đến làm việc.
- Quản lý vườn hoa, cây cảnh của Công ty.
- Tổ chức, kiểm tra công tác vệ sinh cảnh quang xung quanh nhà máy, khu làm việc văn phòng.
*** Quyền hạn:
- Được quyền ký lệnh điều động phương tiện, giấy đi đường.
- Được quyền giám sát, kiểm tra và yêu cầu CB CNV chấp hành nội qui, kỷ luật lao động.
- Được quyền từ chối đề nghị tuyển dụng đối với những trường hợp qua sơ tuyển không đạt.
- Được quyền yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp thông tin có liên quan đến lĩnh vực được phân công của Phòng.
: * Nhà Máy Nước Khoáng
** Quản đốc nhà máy
*** Trách nhiệm
- Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Công ty về toàn bộ hoạt động trong nhà máy.
- Triển khai thực hiện thông báo sản xuất đảm bảo sản xuất đủ hàng hóa và đạt chất lượng theo kế hoạch.
- Bố trí và sử dụng lao động, vật tư, nguyên, nhiên, vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất ... một cách hợp lý bảo đảm cho hoạt động sản xuất đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả cao nhất. Tiếp nhận và triển khai các qui trình kỹ thuật đến từng tổ sản xuất, giám sát việc thực hiện qui trình sản xuất bảo đảm các sản phẩm hàng hoá sản xuất ra đạt yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn công ty quy định.
- Theo dõi, phân tích, đánh giá và báo cáo với Tổng Giám đốc về tình hình thực hiện các định mức vật tư, kỹ thuật, lao động trong sản xuất và biện pháp cải tiến tiết kiệm chi phí sản xuất và nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất. Triển khai, tổ chức thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo HACCP và các hệ thống quản lý khác (nếu có).
*** Quyền hạn:
- Được quyền quyết định đình chỉ công tác đối với cán bộ, công nhân nhà máy, quyết định tạm ngừng sản xuất nhằm bảo đảm an toàn tính mạng, tài sản công ty cũng như bảo đảm chất lượng sản phẩm và ổn định tổ chức sản xuất.
- Được quyền quyết định phương án xử lý bán thành phẩm không phù hợp. - Được quyền đề xuất cung cấp kịp thời vật tư, dụng cụ phục vụ sản xuất.
** Phó quản đốc nhà máy
*** Trách nhiệm:
- Trực tiếp quản lý và vận hành các thiết bị máy móc phục vụ sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.
- Thay mặt quản đốc nhà máy điều hành và xử lý công việc khi quản đốc nhà máy đi vắng.
- Tham mưu cho quản đốc nhà máy về việc bảo quản, bảo dưỡng, cải tiến công nghệ, thiết bị.
- Tham mưu cho quản đốc nhà máy và trực tiếp đào tạo nguồn nhân lực tại nhà máy, nhất là đào tạo nhân viên vận hành thiết bị đạt chất lượng.
- Phụ trách công tác sửa chữa tại nhà máy và đề xuất xử lý các công việc phát sinh liên quan đến công nghệ, cơ khí, điện thuộc nhà máy.
- Phụ trách công tác an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ tại nhà máy.
- Giúp Giám đốc nhà máy trong việc theo dõi thực hiện các định mức kỹ thuật trong sản xuất các mặt hàng.
- Báo cáo thống kê sản phẩm sản xuất hàng ngày và định kỳ theo qui định của công ty.
- Lưu giữ và bảo quản hồ sơ công nghệ, máy móc thiết bị. Xây dựng nhật ký vận hành máy, lịch bảo trì thiết bị và triển khai thực hiện.
- Được quyền đề xuất với Quản đốc về phương án bảo đảm chất lượng, bán thành phẩm không phù hợp với yêu cầu chất lượng tại công đoạn, tổ sản xuất được phân công phụ trách trên qui trình công nghệ.
- Được quyền đề xuất biện pháp xử lý đối với những công nhân có hành vi sai phạm trong quá trình sản xuất.