1.2.1. Khái niệm kế toán nghiệp vụ cho vay.
Kế tóan nghiệp vụ ngân hàng là công việc thực hiện các ghi chép, phản ánh, tổng hợp một cách thật tòan diện và đầy đủ, chính xác các hoạt động nghiệp vụ, hoạt động tài chính ở mỗi hệ thống, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm thực hiện chức năng phản ánh, giám sát các hoạt động kinh tế.
Trong tình hình phát triển sản xuất mạnh mẽ của các tổ chức kinh tế như hiện nay thì kết tóan nghiệp vụ đóng vai trò kiểm soát, quản lý một lượng lớn tài sản, đặc biệt với ngành ngân hàng nó càng đóng vai trò quan trọng hơn bởi số lượng nghiệp vụ diễn tra trong ngày là vô cùng lớn.
Do vậy có thể nói kế tóan ngân hàng vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật ghi chép, phân lọai, tổng hợp và giải thích các nghiệp vụ tác động đén tình hình tài chính của các ngân hàng, nó là cơ sở để đưa ra quyết định kinh tế liên quan đến mục tiêu quản lý kinh doanh, đánh giá, thẩm định tình hình hoạt động của ngân hàng.
Như vây, kế toán nghiệp vụ cho vay là một bộ phận của kế tóan ngân hàng, đó là công việc ghi chép, tính toán một cách đầy đủ, chính xác các khoản thu nợ, thu lãi và theo dõi dư nợ tín dụng của ngân hàng. Trên
cơ sở đó bảo vệ an tòan vốn vay cho ngân hàng và cung cấp các thông tin cần thiết để cho việc quản lý và điều hành hoạt động tín dụng của ngân hàng.
Hoạt động kế tóan nghiệp vụ cho vay và hoạt động cho vay của bản thân ngân hàng có mối quan hệ hữu cơ: hoạt động cho vay của ngân hàng đóng vai trò là đòn bẩy thúc đẩy kinh tế phát triển, là một trong những hoạt động chính mang lại lợi nhuận cho ngân hàng, do đó để cho hoạt động này thực hiện thực sự tốt thì việc phối hợp nhịp nhàng với các hoạt động khác là vô cùng cần thiết, đặc biệt là nghiệp vụ kế tóan. Đây là công việc có tính chất hai mặt: một mặt là trực tiếp ghi chép các nghiệp vụ diễn ra, bên cạnh đó là công việc quản lý tình hình tài sản và nguồn vốn gián tiếp. Như vậy hoạt động kế tóan nghiệp vụ ngân hàng không chỉ đơn thuần là hoạt động nghiệp vụ kế tóan thuần túy, nó cùng với hoạt động cho vay của ngân hàng bổ sung, hỗ trợ cho nhau.
Trong quá trình hoạt động thì nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ cho vay thể hiện rõ ở các mặt sau:
Kế tóan nghiệp vụ cho vay thực hiện vai trò của nghiệp vụ kế tóan, đó là ghi chép, xác lập các chứng từ một cách hợp pháp;
tiến hành công việc bảo quản, kiểm soát chặt chẽ các hồ sơ chứng từ đó.
Kế tóan nghiệp vụ cho vay phản ánh đầy đủ, kịp thời và chính xác các con số để đảm bảo vốn của các đơn vị, tổ chức kinh tế; bên cạnh đó là công việc giám sát, quản lý chặt chẽ các hạn kỳ của các khoản nợ để đảm bảo không làm hao hụt vốn ngân hàng, nâng cao uy tín và vị thế của ngân hàng.
Kế tóan nghiệp vụ cho vay giúp cho việc quản lý tài khoản của khách hàng, giúp ngân hàng dễ dàng tiếp cận với tình hình tài chính của khách hàng hơn.
Kế tóan nghiệp vụ cho vay cùng với nghiệp vụ tín dụng ngân hàng giúp cho việc thẩm định, đôn đốc các khản cho vay, đem lại hiệu quả sử dụng vốn cao…
1.2.2. Vai trò của kế tóan nghiệp vụ cho vay.
Trong hoạt động ngân hàng thì hoạt động kế tóan nghiệp vụ cho vay là chiếm một phần rất quan trọng, không chỉ vì nó kiểm soát một lượng vốn lớn của ngân hàng, mà đây chính là nghiệp vụ gián tiếp giúp ngân hàng tạo ra lợi nhuận kinh doanh. Xét trong tổng thể thì vai trò của kế tóan nghiệp vụ cho vay thể hiện ở các mặt sau:
Kế tóan nghiệp vụ cho vay giữ một vị trí quan trọng trong tòan bộ nghiệp vụ kế toán của ngân hàng. Đây là nghiệp vụ không hề đơn giản chút nào, liên quan đến nhiều con số và cả đến số liệu tổng hợp trong bảng cân đối kế tóan (chiếm phần lớn trong phần tổng tài sản “Có” của ngân hàng).
Kế tóan nghiệp vụ cho vay cung cấp cho ngân hàng và các đơn vị kinh tế khác các thông tin cần thiết liên quan tới quá trình sử dụng vốn, cho vay, thu lãi, đáo hạn. Qua đó tạo cơ sở vững chắc giúp cấp quản lý ra các quyết định chính xác như: ra hạn mức tín dụng, gia hạn nợ… phần nào giúp nâng cao hiệu quả hoạt động chung của ngân hàng.
Kế tóan nghiệp vụ cho vay là công cụ hữu hiệu “bảo quản”
tốt nguồn vốn kinh doanh của ngân hàng, nó không chỉ thực hiện nhiệm vụ ghi chép kế tóan thuần túy mà giúp quản lý rủi ro trong hoạt động cho vay cũng như khả năng không thu hồi được vốn vay, vô hình chung giúp nguồn thu nhập của ngân hàng trở nên ổn định hơn.
Kế tóan nghiệp vụ cho vay một cách gián tiếp giúp các cơ quan có thẩm quyền đánh giá được tình hình đầu tư, phát triển thực tế của các ngành kinh tế: phạm vi, khối lượng vốn đầu tư, lợi nhuận kì vọng của các ngành… tất nhiên đây là một việc không đơn giản chút nào, cần phải có một phương pháp tổng hợp các số liệu kế tóan thuần túy trên các trường dữ liệu được sắp xếp từ ban đầu.
Cuối cùng, đây chính là công cụ đắc lực của Đảng, nhà nước về các vân đề lớn liên quan trực tiếp đến tiền tệ như các chính sách tín dùng, chính sách tiền tệ, chính sách tài chính mà trong đó ngân hàng là đơn vị cần áp dụng các khung lãi suất mà chính phủ quy định (do ngân hàng Trung Ương ban hành chỉ thị cụ thể), góp phần thúc đẩy kinh tế phát triển, kiểm soát lạm phát, tạo công ăn việc làm, giảm tỷ lệ thất nghiệp.
Trên thực tế, với tốc độ phát triển nhanh của các ngân hàng nói riêng và với tình hình gia nhập tổ chức thương mại quốc tế nói riêng thì việc áp dụng khung lãi suất đã được thay bằng áp dụng lãi suất
“sàn” và “trần” mà ngân hàng Trung Ương quy định, tạo thế chủ động tìm kiếm khách hàng và lợi nhuận cho các ngân hàng, tuy vậy không vì thế mà vị trí, vai trò của nghiệp vụ kế tóan ngân hàng thương mại
lại giảm xuống. Nó luôn giữ vị trí ưu tiên hàng đầu trong hoạt động của các ngân hàng.
1.2.3. Chứng từ và tài khoản phản ánh kế tóan nghiệp vụ cho vay.
1.2.3.1. Chứng từ kế toán nghiệp vụ cho vay.
Chứng từ kế toán nghiệp vụ cho vay là nhưng giấy tờ có giá trị về mặt pháp lý để xác định số tiền ngân hàng cho người đi vay vay và người đi vay nhận nợ với ngân hàng. Do tính chất như vậy nên từ khâu lập chứng từ đến khâu bảo quản, quản lý, giám sát phải nhất quán và thực hiện đúng khung luật pháp. Mặc dù trong thực tế các phần mềm kế tóan đã thực hiện phần lớn công việc kế tóan, nhưng các chứng từ thực tế vẫn cần được bảo quản để làm cơ sở pháp lý khi có khiếu nại, tranh chấp xảy ra.
Người ta chia làm hai loại chứng từ kế tóan nghiệp vụ cho vay:
- Chứng từ gốc là những loại chứng từ được lập ra khi có nghiệp vụ phát sinh, đây là chứng từ hợp pháp có thể mang ra sử dụng khi có khiếu nại, tranh chấp, kiện cáo, nó bao gồm các loại tài liệu, chứng từ sau:
o Giấy đề nghị cung cấp vốn vay: giấy tờ này do bên đi vay lập ra để xin ngân hàng cấp vốn vay, đây là bước đầu tiên trong việc lập hồ sơ xin vay vốn, nó ghi rõ mục đích sử dụng vốn, tổng số vốn xin được cấp dưới hình thức cho vay.
o Hợp đồng xin vay vốn (hợp đồng tín dụng): là hợp đồng được lập ra sau khi bên đi vay và ngân hàng đồng í về việc cho vay. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất ràng buộc trách nhiệm của người đi vay với ngân hàng.
o Ngòai ra còn một số chứng từ khác như biên bản phản ánh tài sản thế chấp, cầm cố, phản ánh tình hình sản xuất kinh doanh…
- Chứng từ ghi sổ: là loại chứng từ lập ra với mục đích kiểm soát tốt hơn hoạt động kế tóan, nó có ý nghĩa lớn đối với ngân hàng, bởi vì đây là con số tổng hợp riêng theo những phương pháp mà ngân hàng quy định, mang ý nghĩa nội bộ nhiều hơn, bao gồm:
o Giấy xin lĩnh tiền mặt (nếu nghiệp vụ cho vay bằng tiền mặt).
o Chứng từ thanh tóan không dùng tiền mặt như ủy nhiệm chi, thẻ thanh tóan (hình thức chuyển khoản).
o Trường hợp tài khoản tiền gửi của người đi vay được ngân hàng chủ động trích lập ra để thu nợ, lãi… thì có phiếu chuyển khoản và bản kê lãi hàng tháng.
Các chứng từ không chỉ quan trọng bởi tính chất pháp lý mà nó giúp cho việc quản lý hoạt động của ngân hàng được tốt hơn, vào cuối mỗi tuần, tháng, quý, năm thì các chứng từ đó được tập hợp lại để giúp cho việc thành lập các báo cáo tổng họp.
1.2.3.2. Tài khoản phản ánh kế toán nghiệp vụ cho vay.
Theo quyết định số 435/1998/QĐ – NHNN và văn bản 155/CV – NHNN thì các tài khoản được sử dụng trong kế tóan nghiệp vụ cho vay được chia làm hai loại: tài khoản nội bảng – phản ánh các khoản nợ trong hạn, quá hạn và tài khoản ngoại bảng – phản ánh lãi dự thu, tuy vậy mục đích chính của nó vẫn là để phản ánh tình hình về tài sản của khách hàng – chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng tài sản của ngân hàng (phần tổng tài sản “có”).
Ngòai ra thì người ta cũng sử dụng các tài khoản khác có liên quan trong hệ thống tài khoản kế tóan như: TK tiền lãi cộng dồn dự thu, TK dự phòng phải thu khó đòi...
1.2.3.2.1. Tài khoản nội bảng.
Tài khoản nội bảng chia làm 4 loại:
Tài khoản cho vay phản ánh nợ trong hạn bằng VNĐ và ngoại tệ.
Tài khoản nợ quá hạn – 2112, 2113, 2118
Tài khoản “lãi cộng dồn dự thu” - 217
Tài khoản dự phòng fải thu khó đòi - 219
* Tài khoản cho vay phản ánh nợ trong hạn bằng VNĐ và ngoại tệ.
Trong quá trình vay vốn ngân hàng, ngân hàng luôn yêu cầu cá nhân, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế thành lập một tài khoản tại chính ngân hàng đó để tiện lợi trong việc chuyển khoản, cho vay.
Để hạch tóan thì cần các tài khỏan liên quan sau: TK 2111, 2121, 2131, 2141…
Kết cấu các tài khoản cho vay:
TK X
Nợ Có
Số tiền ngân hàng cho các tổ chức
cá nhân trong nước vay
Số tiền tổ chức, cá nhân trong nước nợ
Số tiền chuyển sang tài khoản nợ thích hợp
Dư nợ: số tiền mà tổ chức, cá nhân trong nước đang nợ trong hạn và được gia hạn nợ
* Tài khoản nợ quá hạn: để theo dõi tình hình nợ quá hạn của khách hàng, theo dõi các mức độ nợ quá hạn, nó được chia làm các loại sau:
TK 2112: nợ quá hạn đến 180 ngày, có khả năng thu hồi.
TK 2113: nợ quá hạn từ 180 ngày đến 360 ngày, có khả năng thu hồi.
TK 2118: nợ khó đòi.
Kết cấu tài khoản nợ quá hạn:
TK X
Nợ Có
Số tiền chuyển nợ quá hạn
Số tiền thu nợ quá hạn (hoặc số tiền chuyển sang nợ quá hạn ở mức cao hơn).
Dư nợ: Phản ánh số
* Tài khoản “lãi cộng dồn dự thu”.
Theo nghị định 166/1999/NĐ – CP của chính phủ và thông tư 92/2000/ TT – BTC của bộ tài chính về chế độ tài chính với các tổ chức tín dùng thì các ngân hàng chuyển từ chế độ kế tóan thực thu thực chi như trước kia (khi nào khách hàng đến trả lãi vay thì kế tóan viên sẽ thực hiện phản ánh nghiệp vụ vào tài khản “thu lãi cho vay”) sang tài khoản 217 “lãi cộng dồn dự thu”, đây là tài khoản mang tính tương lai, nó không liên quan đến việc tiền lãi trên thực tế đã nhận hay chưa, giúp cho quá trình lên kế hoạch tài chính trong trường hợp có và không có rủi ro không thu hồi được vốn cho vay.
Tài khoản sử dụng 217 có kết cấu như sau:
TK 217
Nợ Có
Số tiền lãi tính cộng dồn dự thu
Số tiền khách hàng đi vay tiền đã trả Số tiền lãi kỳ hạn mà không nhận được (trong một thời hạn theo quy định) chuyển sang TK “lãi chưa thu được”
Dư nợ: Phản ánh số tiền lãi mà ngân hàng chưa được thanh tóan
* Tài khỏan dự phòng phải thu khó đòi 219
Để ngăn ngừa khả năng bị khủng hoảng vốn do không thu hồi được vốn vay thì trong quá trình hoạt động, ngân hàng luôn trích lập các quỹ dự phòng từ chi phí để đề phòng các khoản cho vay mà khách hàng không có khả năng trả nợ (khoản phải thu khó đòi).
Tài khoản được sử dụng là TK 219 dùng để phản ánh việc trích lập quỹ dự phòng và sử dụng phòng xử lý các khoản cho vay mà không đòi được vào cuối các kỳ. Nó có kết cấu như sau:
TK 219