CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ CHẤT LƯỢNG CAO MAI SƠN
2.2. Công tác xử lý kỹ thuật
2.2.1. Đăng ký tài liệu
Khi tài liệu mới nhập vào thư viện thì phải đăng kí tài liệu, đóng dấu thư viện, xử lý kỹ thuật, phân loại và đăng để khẳng định tài liệu đó là tài sản của thư viện và đưa ra phục vụ bạn đọc.
Đăng kí tài liệu là công việc quan trọng giúp CBTV có thể nắm vững tổng số tài liệu trong kho có số lượng bao nhiêu, gồm những môn loại nào, số lượng mỗi loại, giá tiền, nguồn bổ sung,.. Giúp người CBTV dễ dàng kiểm kê, tìm kiếm, qua đó tuyên truyền tới bạn đọc nhanh chóng, chính xác. Đồng thời giúp cho việc sử dụng tài liệu thuận lợi hơn không mất nhiều thời gian, tài
liệu thư viện có sự thay đổi qua những đợt bổ sung, mất mát, hư hỏng,... Nếu không có sổ đăng kí thì sẽ không thể theo dõi, bảo quản số lượng tài liệu một cách chính xác. Vì vậy đăng kí tài liệu là cơ sở thiết yếu để CBTV sử dụng mỗi khi viết báo cáo, viết tổng kết tính toán thống kê.
Đăng kí tài liệu có hai hình thức đó là đăng kí tổng quát và đăng kí cá biệt.
Trong quá trình vào sổ ĐKTQ, sổ ĐKCB đòi hỏi sự cẩn thận cao, tính chính xác của mỗi cán bộ khi thực hiện các khâu công việc để không sảy ra sai sót, nhầm lẫn.
2.2.1.1. Đăng kí tổng quát
Đăng kí tổng quát: Là đăng kí từng lô tài liệu, từng đợt tài liệu được nhập vào thư viện, có chứng từ kèm theo vào sổ đăng ký tổng quát.
a. Qua sổ đăng ký tổng quát cung cấp cho ta các thông tin sau:
Tổng số tài liệu có trong thư viện vào từng thời điểm nhất định;
Tổng số tiền của toàn bộ vốn tài liệu ở từng thời điểm nhất định;
Nguồn cung cấp tài liệu có đúng không;
Thời gian nhập tài liệu có kịp thời không;
Số lượng nhập là bao nhiêu;
Số lượng tài liệu xuất kho;
Nguyên nhân xuất kho;
Biết được tài liệu đó thuộc môn loại nào ngôn ngữ nào;
b. Cấu trúc của sổ đăng ký tổng quát gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng số tài liệu nhập kho
Tất cả các tài liệu được nhập vào thư viện trước khi vào sổ đăng ký tổng quát, Chúng đều được phân loại sơ bộ theo nội dung theo ngôn ngữ theo hình thức và nguồn nước rồi mới vào sổ.
Quy trình vào sổ đăng ký tổng quát của thư viện trường trung học cơ sở chất lượng cao Mai Sơn như sau:
Mỗi lô tài liệu được nhập vào thư viện đều có kèm theo chứng từ hóa đơn.
Mỗi lô tài liệu được ghi một dòng, cuối mỗi trang phải tính tổng và ghi tổng đó sang trang mới.
Mỗi quý hoặc năm phải cộng các cột ở phần 1 để có số liệu tổng hợp về tài liệu nhập trong thời gian đó.
Hình thức bổ sung tài của thư viện trường chât lượng cao Mai Sơn gồm hai hình thức chính đó là: Nguồn mua và tặng biếu, trong đó nguồn tặng biếu phần lớn là do các học sinh, giáo viên của trường quyên góp hàng năm với số lượng khoảng 500 tài liệu. Do đó nguồn tài liệu này không có hóa đơn chứng từ, gây khó khăn cho việc quản lý, vào sổ. Nên cần phải có chữ ký của BGH và dấu của nhà trường.
Phần II: Tổng số tài liệu xuất kho
Khi xuất sách báo ra khỏi thư viện đều có biên lai chứng từ lý do xuất kho danh sách tài liệu xuất đều phải đánh số thứ tự, truy tìm tỉ mỉ các dòng cột như nhập sổ và có chữ ký của ban giám hiệu và dấu của nhà trường.
Cuối năm học ( vào tháng 6) tổng cộng số sách báo xuất kho và ghi vào phần III của sổ đăng ký tổng quát.
Phần III: Tình hình kho tài liệu
Trong phần 3 cung cấp cho ta những thông tin tổng hợp về vốn tài liệu của thư viện:
Tổng số tài liệu còn đến hết năm Tổng số tài liệu nhập vào đến hết năm Tổng số tài liệu xuất đi đến hết năm
2.2.1.2. Đăng kí cá biệt
Đăng ký cá biệt cùng với sổ đăng ký tổng quát vốn tài liệu là hai số đăng ký tài sản cơ bản không thể thiếu ở thư viện trường trung học cơ sở chất lượng cao Mai Sơn. Chính vì vậy trong quá trình ghi sổ phải cẩn thận chính xác mỗi sổ đều phải có chữ ký xác nhận của ban giám hiệu và được bảo quản cẩn thận.
Số đăng ký cá biệt khác với sổ đăng ký tổng quát ở chỗ: Số đăng ký tổng quát là vào theo lô theo chứng từ, còn sổ đăng ký cá biệt thì vào từng cuốn sách riêng biệt được nhập vào thư viện, từng loại riêng biệt.
Đối với sách nói chung, mỗi cuốn sách là một đơn vị tính, nên mỗi cuốn sách có một số đăng ký cá biệt riêng, mỗi cuốn sách được ghi một dòng riêng biệt.
Tài liệu đó được xuất bản bằng ngôn ngữ nào đăng ký cá biệt và ngôn ngữ đó. Mỗi trang của sổ đăng ký cá biệt có 25 dòng, cứ 5 dòng sẽ có một dòng được nét, mục đích đơn để thuận lợi hơn trong việc kiểm tra.
Số đăng ký cá biệt cung cấp cho ta những thông tin sau:
Quá trình hình thành vốn tài liệu
Nó thể hiện được tài liệu đó được bổ sung vào thời điểm nào mất lý do mất Phản ánh được giá tiền của tài liệu đó
Số đăng ký cá biệt là cơ sở quan trọng để kiểm kê tài liệu khi cần. Tài liệu bằng ngôn ngữ nào thì đăng ký cá biệt bằng ngôn ngữ đó.
Trong thư viện trường trung học cơ sở chất lượng cao Mai Sơn số đăng ký cá biệt được ghi vào nách trang tên sách và nách trang 17, trường hợp sách không có trang 17 thì ghi vào nang trang cuối của tài liệu.
Trong quá trình vào sổ, thư viện chưa thực hiện đúng theo quy định của Bộ giáo dục đào tạo, cụ thể ở một số mục sau:
Ở mục 1:Tất cả các sổ quy định là ngày vào sổ phải ghi là ngày ghi bằng số Ả-rập, tháng ghi bằng chữ La Mã, năm ghi bằng số Ả-rập.