VẤN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠ TÂN AN
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tải công ty c phần tứ vấn đầu tư và thương mại Tân An
Để hoàn thiệu công tác kế toán bán hàng – xác định kết quả bán hàng ở công ty trên cơ sở thực trạng đã chỉ ra, em xin đưa ra một số ý kiến đóng góp.
Ý kiến thứ nhất: Về bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán hiện tại của công ty Tân An tuy đơn giản nhưng mỗi kế toán viên lại kiêm nhiệm nhiều phần hành. Điều này vừa làm tăng khối lượng lại dễ xảy ra sai sót, gian lân, gây khó khăn trong công tác quản lý. Và để thuận tiện trong công tác quản lý mà vẫn tuân thủ nguyên tác kế toán, em xin đưa ra sơ đồ bộ máy kế toán mới nhằm hoàn thiên hơn bộ máy kế toán của công ty.
Sơ đồ 3.1 Bộ máy kế toán mới
Ý kiến thứ hai: Về chi phí quản lý kinh doanh
Dựa theo cường độ sử dụng tài sản cố định, em xin phân bổ lại số khấu hao trong tháng của TSCĐ cho bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý doanh nghiệp theo tỷ lệ 70:30. Tỷ lệ này được rút ra dựa vào việc đánh giá kinh nghiệm làm việc của công ty.
Như vậy số liệu khấu hao TSCĐ sau khi phân bổ lại sẽ được thay đổi như sau:
Kế toán trưởng
Kế toán bán hàng kiêm kế toán công nợ
Kế toán hàng tồn kho
Thủ kho Thủ quỹ kiêm kế toán tiền lương Kế toán thuế
Bảng 3.1. Mẫu bảng tính và phân b khấu hao tài sản cố định Đơn vị Công ty CP tư vấn đầu tư và thương mại Tân An
Số 20. ngõ 337. đường Phạm Văn Đồng. Từ Liêm. Hà Nội
BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Đơn vị tính: VNĐ
STT Chỉ tiêu
Ngày bắt đầu
sử dụng
Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời
gian sử dụng (tháng)
Nguyên giá
Số khấu hao trong tháng
Bộ phận bán hàng
Bộ phận QLDN
A B 1 2 3 4 5
I – Số khấu hao đã trích tháng
trước 1.068.190.500 38.129.350 13.341.150
II – Số khấu hao tăng trong tháng
này 282.550.000 2.197.611 941.833
1 Ô tô 30F-81210 03/06 84 282.550.000 2.197.611 941.833
III – Số khấu hao giảm trong tháng
này 0 0
IV – Số khấu hao phải trích trong
tháng (I + II –III) 1.350.740.500 40.326.961 14.322.983
Chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện) sẽ được phân phân bổ theo tiền lương cơ bản của bộ phận. Cụ thể như sau:
1.605.000 78.791.111 1.605.000 78.791.000
Trong sổ chi tiết 6421, kế toán chi tiết các khoản chi phí như sau:
- TK 64211: Chi phí nhân viên - TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 64212: Chi phí nhiên vật liệu - TK 64217: Chi phí mua ngoài - TK 64213: Chi phí công cụ dụng cụ - TK 64218: Chi phí khác
Bảng 3.2. Mẫu s chi tiết chi phí bán hàng
SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
Số hiệu: TK 6421
ĐVT: VNĐ N/T
ghi s
Chứng từ
Diễn giải
TK Đối ứng
Ghi n TK 6421 Số hiệu Ngày
tháng T ng số
64211 64212 64213 64214 64217 64218
Số dư đầu kỳ -
22/06 HD0415970 Tiền điện 112 1.207.778 1.207.778
… … … … … … … … … … …
30/06 PB01 30/06 Tiền lương phải trả 334 59.291.000 59.291.000 30/06 PB01 30/06 Trích các khoản theo lương 338 998.595 998.595
30/06 PB02 30/06 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 40.326.961 40.326.961
Cộng phát sinh X … … … … … … …
Người ghi s Kế toán trưởng
Chi phí bán hàng = x 59.291.000 =1.207.778 Chi phí quản lý = x 19.500.000 = 397.222
Trong sổ chi tiết 6422, kế toán chi tiết các khoản chi phí như sau:
- TK 64221: Chi phí nhân viên - TK 64224: Chi phí khấu hao TSCĐ
- TK 64222: Chi phí nhiên vật liệu - TK 64227: Chi phí mua ngoài - TK 64223: Chi phí công cụ dụng cụ - TK 64228: Chi phí khác
Bảng 3.3. Mẫu s chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ KINH DOANH
Tài khoản: 6422 _ Chi phí quản lý
ĐVT: VNĐ Ngày
tháng ghi
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Ghi n T 6422 ố hiệu Ngày
tháng T ng ố 64221 64222 64223 64224 64227 64228
… … … … … … … … … … … …
22/06 HD0002472 22/06 Chi phí tiếp khách 111 3.072.300 3.072.300
… … … … … … … … … … …
29/06 HD0415970 29/06 Tiền điện 112 397.222 397.222
30/06 PB01 30/06 Tiền lương phải trả 334 19.500.000 19.500.000 30/06 PB01 30/06 Trích các khoản theo lương 338 3.994.380 3.994.380
30/06 PB02 30/06 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 14.322.983 14.322.983
Cộng ố phát inh X … … … … … … …
Người ghi s Kế toán trưởng
Ý kiến thứ ba: Về chính sách khách hàng
Để hạn chế rủi ro nợ phải thu khó đòi, tăng khả năng thanh toán, đẩy mạnh tiêu thu, tăng tốc độ chu chuyển vốn thì công ty nên thực hiện chính sách khách hàng thông qua chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Và để thực hiện vấn đề này kế toán cần hiểu rõ việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu thông qua TK 521(Lưu ý: TK 521 không có số dư . TK 521 bao gồm 3 tài khoản cấp 2:
TK 5211: Chiết khấu thương mại
TK 5212: Hàng bán bị trả lại
TK 5213: Giảm giá hàng bán
Đầu tiên kế toán cần bổ sung thêm 2 TK 5211 và TK 5213 vào hệ thống các tài khoản đồng thời phải thiết kế lại sổ chi tiết 521 để thuận tiện cho việc quản lý và ghi chép sổ sách (Lưu ý: sổ chi tiết TK 521 sẽ chi tiết cho từng khách hàng)
Dưới đây là những ý kiến đóng góp của em về chiết khấu thương mại cho khách hàng.
- Thực hiện chiết khấu thương mại
Để dễ dàng quản lý được các khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng công ty có thể áp dụng hình thức chiết khấu thương mại như sau: Công ty nên đặt một mức sàn cho tổng tiền mua hàng hóa của khách hàng trong một kỳ kế toán. Giả sử ta lấy mức sàn là 50.000.000 VNĐ, tức là trong một kỳ kế toán nếu khách hàng mua tổng tiền hàng ≥ 50.000.000 VNĐ thì khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu thương mại (0.5% trên tổng tiền hàng đã mua trong kỳ). Cuối kỳ kế toán xuất hóa đơn GTGT ghi nhận khoản chiết khấu mà khách hàng được hưởng, kèm theo hóa đơn này là bảng kê các khoản tiền mà khách hàng đã mua trong kỳ để tính toán chiết khấu thương mại. Và khi công ty thực hiện chiết khấu thương mại, kế toán hạch toán thông qua TK5211 như sau:
Nợ TK 5211 : Tổng giá trị các khoản chiết khấu thương mại phát sinh.
Nợ TK 3331: Thuế T T đ u a tương ứng.
Có TK 111, 112, 131: Tổng giá trị khoản chiết khấu thương mại đã t ả hoặc trừ vào số phải thu khách hàng.
Dưới đây là một ví dụ minh họa về chiết khấu thương mại cho công trình Hapulico:
Ví dụ: Trong tháng 06/2014, Công trình Hapulico mua tổng tiền hàng là 405.1 5.000 VNĐ, số tiền này đủ để công trình Hapulico được hưởng chiết khấu thương mại trong 1 tháng. Vào ngày 30/06, công ty xuất hóa đơn GTGT số 00328..
kèm theo bảng kê các khoản tiền mà công trình Hapulico đã mua trong kỳ. Để hiểu rõ hơn về nghiệp vụ chiết khấu thương mại này, dưới đây là cách hạch toán và các chứng từ liên quan.
Ngày 30/06, phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 5211 1.841.705 Nợ TK 3331 184.170
Có TK 131 2.025.875
Sau khi xuất hóa đơn GTGT ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng, kế toán ghi giảm khoản phải thu tương ứng với sổ chi tiết phải thu khách hàng.
Bảng 3.4. Mẫu bảng kê tiền hàng công trình Hapulico NT
ghi nhận
Chứng từ Diễn giải Số tiền
SH NT
05/06 HĐ0032881 05/06 Xuất bán 280.500.000
… … … … …
Cộng số phát sinh 405.175.000 (Nguồn: trích từ bảng 2.13. Sổ chi tiết phải thu khách hàng)
Bảng 3. . H a đơn GTGT ghi nhận chiết khấu thương mại HÓA ĐƠN
G Á TRỊ G A TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Cổ phần tư vấn đầu tư và thương mại Tân An
Địa chỉ: Số 20. ngõ 33 . đường Phạm Văn Đồng. xã Xuân Đỉnh. huyện Từ Liêm. Hà Nội Điện thoại: 043 6755169
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Tiến Đại Tên công ty: Công trình Hapulico
Mã số thuế: 0102203129
Địa chỉ: Số 2 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội Số tài khoản: 233020000025451
Hình thức thanh toán: trừ vào khoản phải thu
STT Tên hàng ĐVT ố lư ng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 4 x 5
1 Chiết khấu thương mại 0,5% VNĐ 1.841.705
Cộng tiền hàng: 1.841.705
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 184.170
Tổng cộng tiền thành toán: 2.025.875 Số tiền viết bằng chữ: hai triệu không trăm ha mươi lăm ngh n tám trăm bảy mươi lăm đồng chẵn./.
Người mua hàng (Ký và ghi rõ họ tên
Người bán hàng (Ký và ghi rõ họ tên
Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên
Mẫu số: 01GTKT-3LL Kí hiệu: HĐ/2014B Số HĐ: 000328..
Khi công ty áp dụng các khoản chiết khấu thương mại thì thông tin trên sổ chi tiết và sổ cái sẽ thay đổi như sau:
Bảng 3.6. Mẫu s chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu SỔ CHI TIẾT CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU
Tài khoản: 521
Đối tư ng: Công trình Hapulico Tháng 06/2014
ĐVT: VNĐ Ngày
ghi s Chứng từ Diễn giải T đối
ứng T ng s Ghi n TK 521
SH NT Chia ra
5211 5212 5213
… … … …
30/06 HĐ00328.. 30/06 Chiết khấu thương mại 131 1.841.705 1.841.705
Cộng số phát sinh … 1.841.705 1.841.705 … …
Trong đó: TK 5211: Chiết khấu thương mại TK 5212: Hàng bán bị trả lại TK 5213: Giảm giá hàng bán
Bảng 3.7. Mẫu s cái 521 SỔ CÁI
Số hiệu tài khoản: 521 Tháng 06/2014
ĐVT: VNĐ NT
ghi s
Chứng từ Diễn giải Trang
NKC
T đối ứng
Số tiền
SH NT N Có
Số dư đầu kỳ
30/06 PKT 30/06 Các khoản giảm trừ doanh thu cho công trình Hapuico
09 131 1.841.705
… … … …
30/06 PKT 30/06 Kết chuyển sang 511 511 1.841.705
Cộng số phát sinh 1.841.705 1.841.705
Số dư cuối kì
Ngày 30 th ng 06 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán t ưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 3.8. Mẫu s cái 511
SỔ CÁI
Số hiệu tài khoản: 511 Tháng 06 năm 2014
ĐVT: VNĐ NT
ghi s Chứng từ Diễn giải Trang
NKC
T đối
ứng Số tiền
SH NT N Có
Số dư đầu kỳ
… … … … … … … …
30/06 PKT 30/06 Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu 09 521 1.841.705
30/06 PKT 30/06 Kết chuyển sang 911 911 1.841.705
Cộng số phát sinh 1.841.705 1.841.705
Số dư cuối kỳ
Ngày 30 th ng 06 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán t ưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trong tháng 06 năm 2014, công ty có tổng doanh thu bán hàng là 4.155.000.000 VNĐ, các khoản giảm trừ doanh thu là 1.841.705 VNĐ
Doanh thu thuần = 4.155.000.000 – 1.841.705= 4.153.158.295
Bảng 3.9. S cái 911 – Xác định kết quả bán hàng SỔ CÁI
Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh Tháng 0 năm 2014
ĐVT: VNĐ NT
ghi s
Chứng từ Diễn giải Trang
NKC
T đối
ứng Số tiền
SH NT N Có
Số dư đầu kỳ
30/06 PKT 30/06 Kết chuyển doanh thu thuần 09 4.153.158.295
30/06 PKT 30/06 Kết chuyển giá vốn 09 3.162.500.000
30/06 PKT 30/06 Kết chuyển chi phí QLKD 09 162.258.463
Cộng số phát sinh 4.153.158.295 4.153.158.295
Số dư cuối kỳ
Ngày 30 th ng 06 năm 2014
Người ghi sổ Kế toán t ưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ý kiến thứ tư: T ích lập dự phòng nợ phải thu kh đòi
Do tính chất của các mặt hàng mà công ty kinh doanh có giá khá cao, khách hàng thường không trả tiền hết ngay một lần mà nợ và hẹn trả sau. Nếu công ty không có trích lập dự phòng phải thu khó đòi thì sẽ rất khó ứng phó nếu khách hàng chậm tiền hàng quá lâu hay có dấu hiệu không thanh toán được. Việc trích lập dự phòng này là rất cần thiết, nó giúp công ty có phương án sẵn sàng với rủi ro nêu trên và không gặp bất lợi trong việc xoay vòng vốn. Căn cứ để được ghi nhận là một khoản nợ phải thu khó đòi là:
Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được;
Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thụ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn.
Doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ theo nguyên tắc sau:
30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm
50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm
70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm
100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên
Sau đó, công ty tiến hành mở TK 159 – “Các khoản dự phòng”. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập khoản dự phòng các khoản phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được vào cuối niên độ kế toán.
Tk 159 được mở thành 3 tài khoản cấp 2:
TK 1591 – Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính ngắn hạn TK 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi
TK 1593 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nợ TK 159 Có - Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Giá trị dự phòng hàng tồn kho đã lập tính bán trong kỳ. vào giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Số dư: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
Trong trường hợp khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng (doanh nghiệp) lâm vào tình trạng phá sản hoặc đã làm thủ tục giải thể, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án … thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Phương pháp hạch toán như sau:
Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với doanh nghiệp có lập báo cáo tài chính giữa niên độ), doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi , kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ
phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 159 Các khoản dự phòng
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi:
Nợ TK 159 Các khoản dự phòng
Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 159 Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)
Có TK 131 Phải thu của khách hàng Có TK 138 Phải thu khác.
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán)
Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 …
Có TK 711 Thu nhập khác.
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán)
Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho công ty mua, bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua, bán nợ và thu được tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112 … (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)
Nợ TK 159 Dự phòng phải thu khó đòi (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi
Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành)
Có TK 131, 138 …
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải được thực hiện dựa trên khả năng thanh toán của khách hàng. Công thức như sau:
Tổng mức dự phòng phải thu khó đòi không vượt quá 20% tổng số phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm.
Số dự phòng cần lập cho
niên độ tới của khách hàng i Số n quá hạn phải thu của khách hàng i
= Tỷ lệ dự phòng
ước tính
x