2.2. Quy trình giao nhn hàng hoá xut nhp khu bng ng hàng không ti
2.2.1. Quy trình giao nhn hàng hoá xut khu bng ng hàng không
B%c 1: Customer Service nhn yêu cu ca khách hàng.
- B phn d!ch v∃ khách hàng (CS) s/ nhn thông tin v) lô hàng xut ti b phn Sales. > b∋c này, CS s/ tho thun v) giá c d!ch v∃, m−t hàng xut khu và các thông tin cn thit liên quan n lô hàng. Sau khi tho thun xong s/ tin hành ký h%p ng d!ch v∃ hàng hoá. Do s& khác bit v) khong cách !a lý nên nh∀ng tho thun trên s/ có th %c lu li bng email ( sau này s/ %c in và lu h s).
- Các thông tin liên quan ây bao g m: ngi g#i hàng, ngi nhn hàng, tên hàng, mã hàng, s l%ng, tr,ng l%ng, th tích, bao bì, quy cách óng gói, loi hình th t∃c Hi quan…
Bên cnh ó, CS còn tham vn cho khách hàng cách thc óng gói phù h%p v∋i vic cân o, cht xp theo nh∀ng quy !nh −c thù ca chuyên ch bng ng hàng không.
B%c 2: ng ký ch2 trên máy bay.
- CS ch,n hãng hàng không phù h%p v∋i nhu cu ca khách hàng c v) loi sn phm, thi gian, c∋c phí… t %c hiu qu kinh t.
- CS g#i yêu cu ng ký ch2 ti hãng hàng không; ng thi thng xuyên liên lc v∋i hãng hàng không h, g#i xác nhn ng ký ch2, giá c∋c d!ch v∃, chuyn bay, l!ch bay… và thông báo li cho khách hàng. Cn thng xuyên cp nht v∋i hãng hàng không cùng khách hàng v) l!ch bay c+ng nh l!ch bay c+ng nh vic ng ký ch2 linh ông trong vic s#a i và b sung.
N TRANG THI
- Nhân viên hàng xut tin hành công vic mua c∋c máy bay và g#i Booking Request cho hãng máy bay thông qua th in t#.
- Trong khi ch %i thông tin phn h i t hãng hàng không, nhân viên hàng xut m file h s theo dõi quá trình th&c hin c+ng nh làm bng chng bo v công ty khi s& c xy ra.
- Nhân viên chng t nhn li Booking t hãng máy bay và nhn %c MAWB t Booking ó; thông báo li thông tin cho khách hàng c+ng nh ghi vào file h s.
- Scan yêu cu g#i hàng qua mail cho i lý n∋c ngoài xin kim tra v∋i ngi nhn hàng và xác nhn lô hàng v) các khon m∃c sau:
+ Hình thc giao nhn + Phng thc giao nhn + Phng thc thanh toán c∋c
+ ng ký ch2 v∋i hãng hàng không nào?
+ Sân bay xut + Sân bay nhp
B%c 3: Nhn và kim tra chng t t khách hàng.
- Nhân viên giao nhn s/ liên lc v∋i khách hàng ly nh∀ng chng t quan tr,ng cho lô hàng nh: H%p ng thng mi, Invoice, Packing List… nhân viên giao nhn có th lên t khai Hi quan hàng xuât cùng nh∀ng chng t liên quan kèm theo. Các chng t cn thit xut khu hàng hoá g m:
+ H%p ng thng mi ho−c giy t có giá tr! tng ng: 1 bn sao
+ Hoá n thng mi (Commercial Invoice): 1 bn chính + H%p ng lu c∋c (Booking Note): 1 bn sao
N TRANG THI
+ Vn bn cho phép xut khu ca c quan Nhà n∋c có thm quy)n( i v∋i m−t hàng cm xut khu hay xut khu có i)u kin):
1 bn chính nu xut khu mt ln
+ Giy chng nhn ng ký mã s kinh doanh xut nhp khu: 1 bn sao
+ Giy gi∋i thiu ca doanh nghip: 1 bn chính B%c 4: Chun b! B chng t hàng hoá.
- Tr∋c khi làm chng t chính thc, b phn chng t s/ g#i bn HAWB nháp cho khách hàng kim tra các thông tin có úng nh yêu cu hay không. Trong HAWB nháp ó th hin y các chi tit nh: s kin, sân bay i, sân bay n, m−t hàng vn chuyn nhng cha có tr,ng l%ng chính thc (vì còn ch khách hàng) c+ng nh tr,ng l%ng tính c∋c (ch hãng hàng không cân hàng).
- Chun b! giy cân hàng th hin các chi tit nh: ngi g#i, ngi nhn, tên hàng, s l%ng, s HAWB. Nhân viên chng t ch ng liên lc v∋i khách hàng thông báo ngày gi ra hàng và báo cho nhân viên hin trng ón hàng ti sân bay.
- Chun b! Manifest lit kê các thông tin hàng hoá.
- Nhân viên chng t k7p phiu cân và Booking ca hãng hàng không giao cho nhân viên hin trng i ón hàng ti sân bay.
B%c 5: Chun b! B chng t khai Hi quan.
- Làm th t∃c Hi quan là mt khâu không th thiu ca nghip v∃ ngoi thng, nò òng vai trò quan tr,ng trong chu2i công vic th&c hin h%p ng xut khu. B h s Hi quan cn chun b! bao g m:
+ T khai hàng hoá xut khu + H%p ng ngoi thng + Bn kê chi tit hàng hoá
N TRANG THI
+ Hoá n thng mi
+ Giy phép ng ký mã s kinh doanh xut nhp khu
+ Giy phép ca c quan Nhà n∋c có thm quy)n i v∋i m−t hàng có qun lý kim soát xut khu.
- B t khai g m 2 bn chính: 1 t lu ti Hi quan và 1 t do ngi khai Hi quan gi∀.
- T khai hàng hoá xut khu %c in ch∀ en trên hai m−t giy kh A4 trên n)n màu h ng nht có in ch∀ “ XK”, màu h ng, m chìm. M,i chi tit trên t khai phi phù h%p v∋i b chng t trên t khai Hi quan.
B%c 6: Nhn hàng t khách hàng, làm th t∃c ti sân bay (Khai Hi quan theo hình thc khai th công).
- Nhân viên hin trng liên h v∋i ch hàng bit thi gian và hình thc khai báo hàng ca ch hàng. Sau khi nhn %c các chng t do b phn chng t giao (Booking Note và phiu cân), nhân viên hin trng s/ ra kho xut hàng ca TCS (công ty d!ch v∃ hàng hoá Tân Sn Nht) nhn hàng.
Khi nhn hàng, nhân viên giao nhn cp giy chng nhn ã nhn hàng (FCR - Forwarder’s Certificate of Receipt). Ch hàng giao cho nhân viên hin trng biên bn bàn giao và các giy t có liên quan n lô hàng.
- Công vic tip theo ca nhân viên hin trng là tin hành cân hàng bit
%c tr,ng l%ng tính c∋c vn chuyn ca hãng hàng không và dán nhãn hàng không ( talon) ánh du lô hàng tránh trng h%p hàng b! tht lc.
- Nhân viên hin trng làm th t∃c Hi quan và ng kim hàng hoá.
+ Mang b h s vào b phn tip nhn h s hàng xut m t khai.
+ Công chc Hi quan cn c vào mã s ng ký kinh doanh xut khu kim tra vic th&c hin các ngh a v∃ v) Thu ca Xí nghip. Nu không phát hin ra vi phm nào, công chc Hi quan tip nhn h s và tin hành các công vic tip theo. Tuy nhiên, trong trng h%p Xí
N TRANG THI
nghip cha hoàn thành ngh a v∃ Thu thì b h s s/ b! t chi cho n khi Xí nghip tr ti)n Thu và ti)n pht chm np cho Nhà n∋c.
+ Khâu tip theo, nhân viên Hi quan kim tra tính h%p l ca b chng t hàng xut. Nu không h%p l thì nhân viên Hi quan tr h s li cho nhân viên giao nhn s#a ch∀a, b sung. Nu h s h%p l, nhân viên Hi quan s/ nhp d∀ liu vào máy tính, cho s t khaiu Hi quan và tr li phiu tip nhn h s cùng v∋i biên bn bàn giao.
Trên phiu tip nhn h s, công chc Hi quan s/ phân lu ng hàng hoá theo các tiêu chun %c quy !nh chi tit ti Quyt !nh s 662/Q-TCHQ ngày 13/4/2011 ca Tng c∃c Hi quan.
Phân lu ng xong, h s %c luân chuyn qua các b phn làm th t∃c trong ni b Hi quan. i v∋i hàng hoá thuc i t%ng ch!u thu thì kim tra vic t& tính thu ca ngi khai Hi quan, i chiu v∋i ni dung t& kê khai, t& tính thu ca ngi khai Hi quan v∋i kt qu kim tra th&c t hàng hoá. Sau ó thông báo thu và ra biên lai thu thu. Nu có xy ra sai phm hay thiu sót thì s/ có phng án gii quyt cho tng sai phm mt cách c∃ th.
+ Sau khi hoàn ch(nh các công vic trên thì tin hành óng du nghiêp v∃ “ Ã LÀM TH? T≅C HΑI QUAN” vào t khai hàng hoá xut khu và tr li cho ch hàng.
+ Nhân viên hin trng lúc này mang phiu tip nhn h s và biên bn bàn giao n b phn kim hoá và ng ký kim hoá hàng. Lúc này, b h s ã %c luân chuyn n b phn kim hoá hàng và nhn viên giao nhn s/ a phiu tip nhn h s cho công chc Hi quan, trong ó có t khai Hi quan.
N TRANG THI
Công chc Hi quan s/ cn c vào s t khai này nhanh chóng tìm kim h s, ng thi phân công kim hoá viên cho lô hàng. Nhân viên giao nhn phi h∋ng d.n v! trí lô hàng cho kim hoá viên, ng thi s/ np công vn v) vic hàng xut khu và cùng v∋i kim hoá viên ra kho hàng xut kim tra hàng hoá.
+ Sau khi kim hoá xong ( hàng hoá %c chp nhn t xut khu), kim hoá viên s/ cho phép óng gói li lô hàng và cho lô hàng chy qua máy soi ca sân bay.
+ Tip theo, kim hoá viên ký xác nhn và ghi tên vào các tiêu thc 21, 23, 25, 27.
Ni dung các tiêu thc này là:
Tiêu thc 21: phn ghi kt qu kim tra Hi quan Tiêu thc 23: phn cán b kim hoá ký và ghi rõ h, tên Tiêu thc 25: phn ghi nh∀ng lu ý ca Hi quan Tiêu thc 27: phn xác nhn th&c xut
Ngoài ra còn tiêu thc 26 trên t khai Hi quan là tiêu thc quan tr,ng mà lãnh o chi c∃c Hi quan xác nhn và óng du “ Ã LÀM TH? T≅C HΑI QUAN”.
T khai %c xác !nh y nh trên thì th t∃c thông quan cho hàng hoá %c hoàn tt. Công chc Hi quan s/ gi∀ li mt bn t khai Hi quan hàng hoá xut khu lu, trên t khai này ghi “Bn lu Hi quan” , còn tr li cho ngi khai Hi quan mt t khai, trên ó ghi “Bn lu ngi khai Hi quan”. Khi ã làm xong th t∃c, nhân viên hin trng ghi vào s khai báo hàng hoá xut khu v∋i ni dung và trình t&: S t khai Hi quan – tên doanh nghip – tên m−t hàng – s l%ng – tr! giá – tên kim hoá viên d1 dàng theo dõi
N TRANG THI
hàng hoá xut khu. Cui cùng, nhân viên hin trng làm th t∃c thanh lý Hi quan, óng phí lao v∃ và thanh lý Hi quan.
- Nhân viên hin trng liên h hãng hàng không lp MAWB và báo v) Xí nghip nhân viên chng t lp HAWB chính thc và Manifest chính thc g#i kèm theo lô hàng.
- Sau khi có y các chng t cn thit, nhân viên chng t s/ cho tt c vào mt phong bì và g#i kèm theo lô hàng. Mt b chng t hoàn ch(nh bao g m:
+ MAWB: 1 bn chính + HAWB: 1 bn chính + Manifest: 1 bn chính
K7p bên ngoài phong bì b chng t g#i kèm là HAWB( 1 bn nháp) và Manifest ( 1 bn photo).
B%c 7: G#i thông báo cho phía i lý ni n ( Pre-alert)
- Nhân viên b phn chng t xác nhn li chuyn bay và g#i thông báo v) tình hình hàng hoá và l!ch bay qua email cho khách hàng có ính kèm MAWB và HAWB.
- Sau ó, nhân viên b phn chng t tip t∃c g#i thông báo nhn hàng và cung cp l!ch bay cho i lý ni n v∋i tên chuyn bay sau khi ã óng hàng.
- CS liên t∃c kim tra thông tin t phía hàng không k!p thi thay i ho−c ch(nh s#a l trình hay s& không phù h%p ca b chng t kèm theo lô hàng nhm tránh ri ro, tn tht xy ra.
B%c 8: Quyt toán và lu h s
Sau khi th&c hin xong vic giao nhn thì nhân viên giao nhn s/ lp giy quyt toán các chi phí ã th&c hin: chi phí làm th t∃c Hi quan, chi phí mua b t khai Hi
N TRANG THI
quan, chi phí vn chuyn, phí lao v∃, phí thanh lý Hi quan… Lp Invoice buc khách hàng phi thanh toán li cho Xí nghip và s lu h s.
H s lu bao g m: MAWB, HAWB, Manifest, Booking Confirmation, Invoice và các quy trình th&c hin c+ng phi %c th hin trong t lu ISO ca Xí nghip.
Hoàn tt các b∋c ca quy trình giao nhn hàng hoá xut khu bng ng hàng không.