2.2. Quy trình giao nhn hàng hoá xut nhp khu bng ng hàng không ti
2.2.2. Quy trình giao nhn hàng hoá nhp khu bng ng hàng không
B%c 1: Tìm hiu liên lc v∋i khách hàng và ký kt h%p ng vn chuyn.
i v∋i quy trình làm hàng nhp khu, c+ng tng t& nh quy trình làm hàng xut khu, tr∋c ht, nhân viên b phn kinh doanh hàng nhp tin hành liên lc v∋i khách hàng có các thông tin v):
• Loi hàng
• Khi l%ng (volume)
• Sân bay nhp
• Các yêu cu t phía khách hàng v) i)u kin nhp khu hàng hoá, giá c và d!ch v∃ ca Sotrans Focus
Theo tp quán kinh doanh v) giao nhn hàng hoá nhp khu, c+ng nh quy trình làm vic ti Xí nghip, Sotrans Focus ch yu hot ng v∋i vai trò i lý nên phn l∋n các khâu nghip v∃ bên phía ngi xut khu không nm trong phm vi kim soát ca Sotrans Focus.
Sau khi có tho thun v∋i khách hàng và i lý bên n∋c xut khu, các giao d!ch s/ %c thit lp và lu tr∀ qua email vì lý do khong cách !a lý ( tng t& nh i v∋i hàng xut khu).
N TRANG THI
ký kt h%p ng vn chuyn, nhân viên kinh doanh hàng nhp cn thu thp y các thông tin v) lô hàng nh:
• Ngi g#i hàng
• Ngi nhn hàng
• i)u kin giao hàng
• Sân bay i/ sân bay n
• S h%p ng
• Tên hàng hoá
• L&a ch,n chuyên ch qua hãng hàng không nào
• Thi hn thanh toán B%c 2: −t ch2 trên máy bay.
i v∋i hàng xut khu và nhp khu, thao tác trong nghip v∃ này hoàn toàn ging nhau v) th t& và cách th&c hin, các thông tin cn có và các loi chng t mà hãng hàng không cung cp sau khi ã có Booking và Booking Confirm.
B%c 3: CS nhn và kim tra chng t
− CS nhn phiu yêu cu ho−c d& trù t nhân viên kinh doanh hàng xut có ch∀
ký và xác nhn ca lãnh o, %c i)n y nh∀ng thông tin sau:
• Thông tin khách hàng, ngi liên h, s in thoi, email…
• S MAWB
• S HAWB
• Phng thc thanh toán
• Thi hn thanh toán
• Giá bán/ ph∃ phí/ phí thu thêm (nu có)
• Giá mua
N TRANG THI
• Yêu cu −c bit khi ra háo n (nu có), chú ý cung cp tên công ty, !a
ch(, m s thu
• Yêu cu handle hàng −c bit (ch( yêu cu i v∋i hàng hoá thuc loi này)
Khi nhn MAWB, HAWB cn xác !nh chính xác AWB là Original hay Surrendered ho−c loi khác, nu là Surrendered thì xác nhn ã có Telex Release hay cha.
− Nhn Chng t i i lý n∋c ngoài ho−c nhân viên hàng nhp g#i v) g m:
MAWB, HAWB, Debit Note (nu có)… Tr li email xác nhn v∋i i lý ã nhn %c chng t.
− Kim tra chng t:
• Tính h%p l ca chng t : s kin, s ký, s khi, tr,ng l%ng tính c∋c,
tên ngi nhn hàng, tên hàng,… Nu phát hin có sai sót ho−c thc mc thì h∗i i lý và nhân viên kinh doanh hàng nhp, yêu cu i lý ch(nh s∀a li chng t cho phù h%p.
• C∋c phí tính trên MAWB, HAWB là c∋c tr tr∋c (Prepaid) hay c∋c
tr sau ( Collect)
i v∋i hàng nhp ch( !nh, cn kim tra debit/ credit và yêu cu i lý ch(nh s#a nu có sai sót.
• Kim tra AWB là Original AWB hay Surrendered AWB. Trng h%p
Surrendered AWB thì ã có Telex ca hãng hàng không hay cha? Nu MAWB v.n cha có telex Release thi phi yêu cu i lý làm Telex Release cho hàng này.
Thông tin cn %c kim tra k8 l3ng và k!p thi tránh trng h%p np tr1 Manifest cho hãng hàng không.
N TRANG THI
− Khi có y chng t h%p l, nhân viên chng t m file h s theo dõi và cn c vào MAWB, HAWB lp Manifest và g#i cho hãng hàng không kèm v∋i B chng t kèm theo hàng hoá tr∋c khi hàng %c vn chuyn sang n∋c nhp khu.
− Khi trình Manifest xong, nhân viên chng t phi g,i in xác nhn v∋i hãng hàng không (úng ngi ph∃ trách) ã nhn %c Manifest cha, và xác nhn li bng email.
− Nhn giy báo nhn hàng t hãng hàng không n và kim tra các thông tin:
• Kim tra giy báo nhn hàng ca hãng tàu và chi tit trên Manifest, AWB
có phù h%p v∋i nhau không v) các thông tin: ngi nhn, tên hàng, tr,ng l%ng…
• Kim tra các thông tin trên giy báo nhn hàng các chi phí có h%p lý hay
không. Nu không thì h∗i li hãng tàu. Trng h%p không gii quyt %c v∋i hãng tàu thì thông báo cho i lý.
• Lien h nhân viên hàng nhp cungt cp d& trù (nu cha có) ho−c i lý
nm thông tin v) giá c∋c.
− Lp giy báo hàng n g#i cho khách hàng và xác nhn li ∋i khách hàng xem ã nhn %c cha. Thông báo hàng n g#i n khách hàng phi th hin y chính xác các chi tit quan tr,ng sau:
• S chuyn bay
• Ngày gi hàng n
• Sân bay xut/ nhp
• Thi gian khách hàng n nhn B chng t y (thông thng 15 gi
sau khi hàng n sân bay nhâp).
• Thông báo y các khon ti)n khách hàng phi thanh toán bao g m s
ti)n phi thanh toán, loi phí, n v! ti)n t, phí VAT…
N TRANG THI
B%c 4: Lp B chng t hàng hoá
− Lp B chng t Lnh giao hàng y chun b! giao cho khách hàng. Ni dung Lnh giao hàng phi th hin y , chính xác các chi tit sau:
• Tên và i ch( Ngi nhp khu (Consignee): không sai lch so v∋i HAWB và Manifest.
• Ni dung miêu t hàng hoá, s kin, tr,ng l%ng, s khi, tr,ng l%ng tính c∋c… . Trong trng h%p s tr,ng l%ng không kh∋p v∋i chng t khách hàng, có th ch(nh s#a ho−c i)u ch(nh theo công vn yêu cu và cam kt ca Consignee.
• Hãng hàng không, s chuyn bay, ni cht hàng/ d3 hàng… can c vào giy báo hàng n ca hãng hàng không.
− Nhn Lnh giao hàng t hãng hàng không. Nhân viên chng t khi n nhn lnh cn mang theo:
• Giy báo hàng n ca hãng tàu
• Giy gi∋i thiu
• MAWB bn gc ho−c copy (nu ã có Surrendered)
• Ti)n ng thanh toán cho hãng hàng không ( 1 bn copy u5 nhim chi ính kèm nu thanh toán chuyn khon)
Lnh giao hàng ca hãng tàu g m 3 bn.
Khi nhn chng t cn lu ý:
+ Kim tra trên Lnh giao hàng: s kgs, s khi, tên hàng… nu phát hin thy sai thì yêu cu hãng tàu s#a ngay và óng du Correction vào ch2 sai.
+ Ký nhn Lnh giao hàng v∋i hãng tàu, thanh toán ngay,nhn háo n VAT và Lnh giao hàng ca hãng tàu v∋i ni dung chính xác.
− B chng t giao cho khách g m:
N TRANG THI
• Lnh giao hàng/ Giy u5 quy)n ( 04 bn: 03 bn giao khách hàng và 01 bn lu)
• Lnh giao hàng ca hãng hàng không (02 bn)
• Bn sao HAWB có ch∀ ký và con du xanh
Lu ý: Các bn copy phi có óng du và ch∀ ký ca SOTRANS.
i v∋i các lnh giao hàng ca hãng hàng không th hin Consignee là tên i lý ca SOTRANS ti Vit Nam, phi có: “C/O Sotrans”
B%c 5: Chun b! B chng t khai Hi quan
Tng t& nh vic chun b! h s xut khu, b h s khai Hi quan hàng nhp khu g m:
• T khai hi quan hàng hóa nhp khu: 2 bn chính;
• H%p ng mua bán hàng hóa ho−c các chng t pháp lý có giá tr! tng ng h%p ng: 1 bàn sao;
• Vn n hàng không: 1 bn sao ch∃p t bn gc ho−c bn chính ca các vn n hàng không có ghi ch∀ COPY;
Tùy trng h%p c∃ th, b h s hi quan %c b sung thêm các chng t sau:
• Bng kê chi tit hàng hóa i v∋i hàng có nhi)u chng loi h,−c hàng óng gói không ng np cho c quan Hi quan h s hi quan. B h s hi quan g m các chng t sau nht: 1 bn chính và 1 bn sao;
• Giy ng ký kim tra Nhà n∋c v) cht l%ng hàng hóa ho−c Giy thông báo mi1n kim tra Nhà n∋c v) cht l%ng do c quan qun lý Nhà n∋c có thm quy)n cp trong trng h%p hàng hóa nhp khu thuc din kim tra Nhà n∋c v) cht l%ng: 1 bn chính;
• Chng th giám !nh trng h%p hàng hóa %c gim phóng hàng trên c s kt qu giám !nh: 1 bn chính;
N TRANG THI
• T khai giá tr! hàng nhp khu trng h%p hàng hóa thuc din phi khai t khai giá tr! hàng hóa: 1 bn chính;
• Giy phép ca c quan Nhà n∋c có thm quy)n i v∋i hàng hóa phi có giy phép nhp khu theo quy !nh ca pháp lut: 1 bn ( là bn chính nu nhp khu mt ln ho−c bn sao khi nhp khu nhi)u ln và phi xut trình bn chính i chiu).
• Giy chng nhn xut x hnàg hóa trng h%p ch hàng phi yêu cu %c hng thu sut u ãi −t bit: 1 bn dc và 1 bn sao;
• Các chng t khác theo quy !nh pháp lut liên quan phi có: 1 bn chính;
B%c 6: Làm th t∃c ti sân bay (Khai Hi quan theo hình thc khai din t#)
− Tr∋c khi n c quan hi quan làm th t∃c công ty phi khai báo qua hi quan in t# trên mng in t# ca Hi quan. Nhân viên hin trng phi khai và np t khai; np, xut trình nh∀ng chng t thuc h s hi quan; sau ó %c khai và g#i h s Hi quan thông qua h thng x# lý d∀ liu in t# ca Hi quan.
− Vic khai hi quan %c th&c hin theo m.u t khai hi quan do B tài chính quy !nh. (HQ/2012- NK)
− Nhân viên hin trng cn khai y , chính xác, rõ ràng v) tên và mã s hàng hóa, n v! tính, s l%ng, tr,ng l%ng, cht l%ng, xut x, n giá, giá tr! Hi quan, các loi thu sut và các tiêu chí khác quy !nh ti T khai Hi quan; t&
tính xác !nh s thu, các khon thu khác phi np ngân sách nhà n∋c và ch!u trách nhim tr∋c pháp lut v) các ni dung ã khai.
− Np B h s Hi quan khi làm th t∃c hi quan i v∋i hàng hóa nhp khu.
− Nhân viên m t khai mang Air Waybill xung b phn kho làm th t∃c nhân hàng. Ti ây s/ nhn %c s th t& sau ó a cho b phn cng kho
%c nhn hàng.
− Hi quan kim tra hàng hoá
N TRANG THI
Các quy !nh và trình t& kim tra hàng hoá c+ng %c th&c hin tng t& nh i v∋i lô hàng xut khu.
− Tr li t khai Hi quan
Nhân viên hin trng s/ mang biên lai l phí n quy tr t khai a cho cán b hi quan nhn li t khai ca mình.
− Nhân viên hin trng mang t khai va nhn %c ra cng làm th t∃c thanh lý cng và mang hàng v).
B%c 7: Giao chng t cho khách hàng
− Khi giao chng t cho khách hàng, yêu cu khách hàng xut trình:
• Giy gi∋i thiu ca Công ty
• Giy báo nhn hàng ca Sotrans
• HAWB gc – nu HAWB là Surrendered thì phi kim tra i chiu in giao hàng ca i lý).
Khi kim tra nhn thy khách hàng y i)u kin nhn chng t, nhân viên chng t chuyn cho k toán phát hành hoá n cho khách hàng. Sau khi khách hàng óng ti)n, giao b lnh y cho khách hàng (3 lnh giao hàng Sotrans, 1 bn copy HAWB), ng thi yêu cu khách hàng ký nhn y chng t ghi rõ h, tên, s in thoi, ngày nhn chng t.
Lu ý:
− Khi khách hàng trính HAWB gc s/ có các trng h%p sau:
+ Consignee ghi “ TO ORDER” thì bt buc m−t sau ca HAWB phi có ký hu ca Shipper, ng thi kim tra ngay v∋i i lý v) tính xác th&c ca vic ký hu ó, nu không chính xác thì s/ không giao chng t.
+ Consignee ghi “ TO ORDER OF…BANK” thì bt buc m−t sau ca HAWB phi có du ký hu ca ngân hàng ó nu không có thì s/ không
N TRANG THI
giao chng t. Nu vic ký hu không rõ ràng, kim tra ngay v∋i ngân hàng ó d xác nhn tính chính xác.
+ Consignee ghi tr&c tip tên khách hàng thì m−t sau không cn ký hu.
− Kim tra i)u kin thanh toán là c∋c colect (cc) thì phi thu phí s ti)n mà nhân viên kinh doanh hay i lý thông báo. Trng h%p có h%p ngn% c∋c phi kim tra thông tin t k toán.
− Xác nhn li v∋i i lý hàng ã %c giao.
− Nu có nh∀ng vn ) gì phát sinh khi hàng n (thiu hàng, gi nhm hàng, g#i nhm sân bay…) phi báo cho i lý và khách hàng cùng gii quyt.
B%c 8: Quyt toán và lu h s
ã d%c trình bày trong phn quy trình nhp khu.