Phần II Thực trạng công tác kế toán tiền lương
4. Hạch toán số lượng, thời gian và kết quả lao động
Công tác hạch toán lao động trong Công ty không những giúp cho việc quản lý lao động được chặt chẽ hơn mà còn hỗ trợ cho kế toán tiền lương tính chính xác mức lương mà người lao động đáng được hưởng. Công tác hạch toán lao động bao gồm hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động.
a. Hạch toán số lượng lao động
Các chỉ tiêu số lượng lao động của Công ty được phản ánh trên " Sổ danh sách lao động "
do phòng Tổ chức Lao động của Công ty lập và quản lý dựa trên số lao động hiện có của Công ty bao gồm cả số lao động dài hạn, lao động thời vụ, lao động trực tiếp tham gia sản xuất và lao động ngoài sản xuất. Phòng Tổ chức Lao động lập chung " Sổ danh sách lao động " cho toàn Công ty và lập riêng cho từng đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Công ty nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ số lượng lao động hiện có của từng bộ phận và toàn
Công ty. Sổ danh sách lao động cho toàn Công ty có mẫu chung như sau :
DANH SÁCH LAO ĐỘNG TOÀN CÔNG TY Tháng 01/ 2007
**********
Hợp đồng lao động Dài
hạn
Ngắn hạn
Thử việc
1 Ban Giám đốc 3 3
2 Phòng Kế toán Thống kế 4 4
3 Phòng Tổ chức Lao động 5 2 3
4 Phòng Kinh tế Đối ngoại 2 2
5 Phòng Kế hoạch & Đầu tư 3 3
6 Phòng Kỹ thuật & KCS 3 3
7 Phòng Kinh doanh XNK 5 3 1 1
8 Phòng Kinh doanh 1 3 3
9 Phòng Kinh doanh 2 4 2 2
10 Phòng Kinh doanh 3 5 4 1
11 Phòng Kinh doanh 4 3 2 1
12 Phòng Kinh doanh 5 4 3 1
13 Phòng Kho vận 3 3
14 Nhà máy sx nước mắm 52 45 5 2
15 Cửa hàng bán và giới thiệu sp 5 1 2 2
Tổng cộng 104 83 15 6
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐÔNG NGƯỜI LẬP
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên )
" Sổ danh sách lao động " được lập trên cơ sở là các chứng từ ban đầu về tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nâng bậc lương, thôi việc, các quyết định điều chuyển khác...Các chứng từ này do phòng Tổ chức Lao động lập, quản lý và lưu trữ. Mọi biến động về số lượng cán bộ công nhân viên đều phải được cập nhật kịp thời vào " Sổ danh sách lao động " để
đảm bảo việc quản lý lao động được tiến hành chặt chẽ và làm cơ sở hỗ trợ kế toán tiền lương thực hiện tốt công tác của mình.
b. Hạch toán thời gian lao động
Để hạch toán thời gian lao động Công ty sử dụng " Bảng chấm công " ( Mẫu số 02- LĐTL chế độ chứng từ kế toán ). Đây là 1 chứng từ rất quan trọng phản ánh chính xác số ngày công, số giờ làm việc thực tế hoặc thời gian ngừng việc, nghỉ việc của từng cán bộ công nhân viên của từng đơn vị trực thuộc Công ty, qua đó tính chính xác mức tiền lương, tiền thưởng cho người lao động. Đồng thời thông qua Bảng chấm công, Công ty có thể quản lý lao động với việc kiểm tra ý thức chấp hành kỷ luật lao động và Quy chế hoạt động của Công ty.
Bảng chấm công được lập riêng cho từng đơn vị và được gửi lên Công ty vào ngày 28 hàng tháng. Trên bảng chấm công được theo dõi chi tiết cho từng người lao động như : số ngày làm việc, số ngày nghỉ việc, lý do nghỉ việc. Trên cơ sở đó kế toán tiền lương của Công ty sẽ tính ra lương, thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động.
Bảng chấm công phải được để tại một địa điểm công khai để người lao động và phòng Tổ chức Lao động có thể giám sát chặt chẽ thời gian lao động cho từng cán bộ công nhân viên. Mẫu bảng chấm công của Công ty sẽ được trình bày chi tiết trong quá trình luân chuyển chứng từ của công tác kế toán tiền lương.
c. Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động tại Công ty được tiến hành thông qua việc ghi chép chính xác kịp thời số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng người lao động trong từng bộ phận .
Tại Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long do đặc điểm quy trình công nghệ kéo dài nên chứng từ được sử dụng thường xuyên để hạch toán kết quả lao động là : " Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ". Đây là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của từng công nhân sản xuất hoặc cho từng phân xưởng sản xuất. Phiếu này do đốc
công của mỗi phân xưởng lập và phải có đầy đủ chữ ký của đốc công, người nhận việc và người kiểm tra chất lượng. Đây sẽ là căn cứ để tính mức thưởng ( nếu hoàn thành hoặc vượt định mức ) hoặc phạt trừ vào lương ( nếu không hoàn thành về mặt số lượng và chất lượng sản phẩm ).