Qua một thời gian được làm việc và học tập tại Công ty Cổ phần Vật tư Hạ Long, được tiếp cập với công tác tổ chức kế toán đặc biệt là phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, em có một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này như sau :
1. Ưu nhược điểm của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tạo Công ty
a. Ưu điểm :
Hiện nay, bộ máy kế toán được tổ chức chặt chẽ theo mô hình tập trung nên các chứng từ gốc được luân chuyển theo quy trình hợp lý và được bảo quản chu đáo. Các kế toán viên có tuổi nghề tương đối trẻ nhưng đều được đào tạo chuyên sâu với trình độ nghiệp vụ cao. Việc bố trí công việc phù hợp với khả năng và chuyên môn của từng người góp phần tiết kiệm nhân lực đồng thời giúp cho việc quản lý nhân sự được kiện toàn hơn.
Công ty luôn cập nhật các chế độ kế toán mới do Nhà nước ban hành, tạo điều kiện cho các kế toán viên học hỏi và vận dụng vào điều kiện thực tế của Công ty. Ngoài ra, các kế toán viên luôn chủ động nắm bắt các Thông tư, chỉ thị của Bộ Tài chính về chế độ kế toán để công tác hạch toán kế toán tránh được nhiều sai sót.
Các phần hành kế toán đều được thực hiện khoa học chính xác đặc biệt là phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương vì tiền lương có vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Đây là đòn bẩy kinh tế thúc đẩy sản xuất phát triển, là cầu nối trực tiếp người lao động và Công ty.
Công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian có thưởng phù hợp với chu trình sản xuất kéo dài và điều kiện thực tế của Công ty. Hàng tháng Công ty xét thưởng cho các cá nhân, các phòng ban có thành tích, sáng kiến trong sản xuất kinh doanh tiết
kiệm chi phí, làm tăng doanh thu với 3 mức thưởng là A, B, C. Tiền lương ổn định và chế độ thưởng phạt linh hoạt nghiêm minh tạo tâm lý yên tâm đồng thời có tác dụng khuyến khích người lao động hăng hái tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh. Việc vận dụng hình thức tiền lương thích hợp nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của Công ty và người lao động.
Nhìn chung, công tác tổ chức tiền lương đã phát huy được hiệu quả kích thích người lao động làm việc có năng suất, tạo ra nhiều sản phẩm, góp phần tăng doanh thu và lợi nhuận, làm hạ giá thành sản phẩm đồng thời phương thức trả lương của Công ty hoàn toàn phù hợp với các chủ trương, chính sách của Nhà nước về quy chế chế độ tiền lương mới cũng như tình hình thực tế tại Công ty. Đó là do bộ phận kế toán tiền lương đã phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình hiện có và những biến động trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tính chính xác các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Ngoài ra, Công ty luôn nộp đủ và đúng thời hạn các quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ cho các cơ quan quản lý quỹ. Vì thế, các chế độ chính sách cho người lao động luôn được giải quyết nhanh chóng thể hiện sự quan tâm và tinh thần trách nhiệm của ban lãnh đạo Công ty đến từng gia đình cán bộ công nhân viên.
Việc hạch toán chính xác, kịp thời và đầy đủ tiền lương và các khoản trích theo lương đã giúp ban lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình lao động và thu nhập của từng cán bộ công nhân viên để kịp thời đề ra các phương án điều động và bố trí lao động cho phù hợp, phân phối Quỹ tiền lương tiết kiệm và hợp lý tăng lợi nhuận cho Công ty và thu nhập cho các cán bộ công nhân viên.
Trong công tác hạch toán kế toán Công ty áp dụng hệ thống chứng từ, sổ sách minh bạch, các báo cáo tài chính được lập đủ và đúng theo quy định của Nhà nước. Công ty tổ chức sổ sách kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính
toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh theo thời gian và được hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên 2 loại sổ khác nhau.
Hình thức hạch toán này đã giúp cho công tác hạch toán kế toán đặc biệt là phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được tiến hành thuận tiện và chặt chẽ, không bỏ sót bất cứ một nghiệp vụ kinh tế phát sinh nào.
Mặc dù, Công ty luôn từng bước hoàn thiện công tác kế toán tiền lương với mong muốn cải thiện hơn nữa đòi sống vật chất và tinh thần cho người lao động nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác kế toán nói chung và công tác tiền lương nói riêng.
b. Nhược điểm :
Mặc dù hình thức trả lương theo thời gian phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty nhưng vẫn còn mang tính bình quân không phản ánh rõ rệt hiệu quả và chất lượng lao động trong tháng, dễ tạo tư tưởng đối phó tâm lý ỷ lại ảnh hưởng đến năng suất lao động. Do đó ban lãnh đạo Công ty cần xem xét và đề ra các biện pháp quản lý chặt chẽ hơn nữa chất lượng lao động.
Công ty đang áp dụng Bảng hệ số lương cấp bậc để làm căn cứ trả lương cho cán bộ công nhân viên. Việc áp dụng cứng nhắc theo chức danh mà không phụ thuộc vào năng lực thực tế của từng người lao động. Điều này dẫn đến tình trạng giao việc không đúng năng lực nên năng suất lao động thấp hoặc bằng bình quân đối với những người có trình độ chuyên môn khác ở cùng cấp bậc công việc. Người có cấp bậc cao trong cùng thang lương đôi khi còn chưa am hiểu công việc của người có bậc lương thấp trong cùng một tổ, do đó không khuyến khích người lao động gắn bó quyền lợi cá nhân đối với tập thể.
Cho nên việc sắp xếp người lao động vào hệ số bậc lương nào, ngoài việc căn cứ vào chức danh còn phải căn cứ theo chất lượng và khối lượng công việc, nghĩa là mức độ phức tạp, hiệu quả làm việc và quá trình cống hiến của người lao động. Công nhân sản
xuất là những người trực tiếp làm ra sản phẩm tạo ra doanh thu cho Công ty với mức độ công việc nặng nhọc nhất tuy nhiên hệ số cấp bậc lương lại thấp hơn khối phòng ban quản lý.
Ngoài ra, kế toán tiền lương chưa thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất theo kế hoạch để tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Việc này làm cho giá thành sản phẩm có thể thay đổi đột ngột khi số lượng lao động trực tiếp nghỉ phép nhiều ở một kỳ hạch toán nào đó hoặc bù đắp tiền lương cho họ trong thời gian ngừng sản xuất có kế hoạch.
Hiện nay với trình độ phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin giúp giải phóng sức lao động cho con người. Đây là xu thế trong quá trình toàn cầu hoá nhưng cũng là đòi hỏi hết sức cấp bách và cần thiết để phát triển các lĩnh vực quản lý kinh tế, xã hội, khoa học kỹ thuật...Tuy nhiên công tác hạch toán kế toán của Công ty lại chưa tương xứng với trình độ khoa học công nghệ thông tin hiện nay. Mặc dù Công ty đã trang bị một số máy vi tính cho các phòng ban chức năng nhằm nâng cao hiệu qủa công tác quản lý kỹ thuật và kinh tế trong Công ty nhưng lại chưa áp dụng một phần mềm kế toán nào vào công tác kế toán mà mọi thao tác đều được thực hiện trên Excel. Việc này làm tăng áp lực cho các kế toán viên vì phải thực hiện nhiều phần hành kế toán mà không có sự trợ giúp của kế toán máy nên độ chính xác không cao, thông tin cung cấp không kịp thời.
2. Kiến nghị về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty
Nhằm hạn chế tính bình quân trong phương thức trả lương theo thời gian Công ty phải tiến hành quản lý sát sao việc thực hiện công việc của từng cán bộ công nhân viên trong các đơn vị trực thuộc. Phòng Tổ chức Lao động và các Quản đốc phân xưởng là những người đánh giá khách quan nhất chất lượng và khối lượng công việc của từng người lao
động. Trên cơ sở đó Công ty sẽ trả lương xứng đáng cho sự đóng góp của mỗi các nhân vào sự phát triển của Công ty. Đồng thời Công ty nên tăng tỷ lệ % tiền thưởng trên doanh thu , thưởng hoàn thành kế hoạch, thưởng đúng thời gian và đúng mức thưởng nhằm kích thích kịp thời cán bộ công nhân viên.
Người lao động nên được bố trí đúng việc, đúng năng lực và phù hợp với quy định về chế độ tiền lương mới của Nhà nước về phân bổ lao động. Đồng thời tiền lương trả cho người lao động phải hợp lý, dựa trên hiệu quả công việc, tức là trả lương theo " chất lượng lao động" với tiêu chí như sau :
" Làm nhiều hưởng nhiều, làm ít hưởng ít. Làm công việc gì, chức danh gì hưởng lương theo công việc đó, chức danh đó. Tiền lương của người lao động gắn liền với công việc, kết quả lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị."
Đối với công nhân trực tiếp tham gia sản xuất hệ số cấp bậc lương thấp nhưng mức độ công việc lại nặng nhọc Công ty nên xem xét và đề ra mức trợ cấp thích hợp để tăng mức sống cho người lao động.
Do Công ty không có điều kiện bố trí cho người lao động trực tiếp nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ hạch toán hoặc có tính chất thời vụ nên bộ phận kế toán tiền lương của Công ty nên lập dự toán tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất theo kế hoạch của lao động trực tiếp để tiến hành trích trước tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ hạch toán theo số dự toán để tránh sự biến động của giá thành sản phẩm khi số lượng lao động trực tiếp nghỉ phép nhiều ở một kỳ hạch toán. Mức trích trước tiền lương nghỉ phép năm của người lao động trực tiếp vào chi phí sản xuất được tính theo công thức sau :
Mức trích trước tiền lươngcủa lao động trực
tiếp theo kế hoạch
=
Tiền lương chính phải trả cho lao động trực tiếp trong kỳ
x Tỷ lệ
trích trước Trong đó :
Tỷ lệ TL nghỉ phép, ngừng sx theo KH năm của LĐTT
trích trước = Tổng số TL chính KH năm của LĐTT
Khi trích trước tiền lương nghỉ phép hoặc ngừng sản xuất có kế hoạch của lao động trực tiếp, kế toán ghị : Nợ TK 622
Có TK 335
Khi có lao động trực tiếp nghỉ phép, hoặc do ngừng sản xuất có kế hoạch, kế toán tiền lương phản ánh tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho lao động trực tiếp với bút toán sau : Nợ TK 335
Có TK 334
Đối với công tác hạch toán kế toán nói chung và kế toán tiền lương nói riêng Công ty nên xây dựng phần mềm kế toán phù hợp với từng phần hành kế toán nhằm phát huy lợi thế của công nghệ thông tin vào công tác kế toán tăng hiệu quả quản lý tài chính cho Công ty. Với sự trợ giúp của kế toán máy chắc chắn công tác kế toán sẽ được thực hiện chính xác, nhanh chóng và đạt được nhiều kết quả hơn.