CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY
3.4 Cơ cấu tổ chức, quản lý của Công ty
3.4.1 Sơ đồ tổ chức quản lý
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức của công ty
(Nguồn: Báo cáo thường niên Vinasun 2012)
3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Nhiệm vụ của Đại Hội Đồng Cổ Đông
- Thông qua định hướng phát triển của công ty, quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán, quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần.
Đại hội đồng cổ đông
Ban thư ký Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Tổng giám đốc
P.tổng giám đốc
pháp luật-quản
trị chất lượng
P.tổng giám đốc
tổ chức- hành chính
P.tổng giám đốc tài
chính
P.tổng giám đốc dịch
vụ taxi
P.tổng giám đốc
dịch vụ du lịch
P.tổng giám đốc marketin
g-chiến lược thị trường
P.tổng giám đốc đầu
tư phát triển
Phòng quản trị
chất lượng -Bộ phận
đảm bảo chất lượng.
-Bộ phận kiểm tra đánh giá chất lượng.
Phòng tổ chức-hành
chính -Bộ phận tổ
chức nhân sự.
-Bộ phận hành chính văn phòng.
-Bộ phận quản trị.
Phòng kế toán
tài chính
Khối kinh doanh dịch vụ
taxi -Ban giám đốc
taxi.
Khối dịch vụ
du lịch -Ban giám đốc dịch vụ du lịch.
Phòng marketing- chiến lược thị
trường -Bộ phận kinh
doanh.
-Bộ phận PR- chiến lược thị
trường.
-Bộ phận chăm sóc khách hang.
-Bp giao dịch điện tử web.
-Nộ san Vinasun.
Phòng dự án&đầu tư
phát triển -Bộ phận xúc
tiến dự án.
-Bộ phận quản lý dự
án.
-Bộ phận đầu tư tài chính, chứng khoán.
Phòng cung
ứng hàng
hóa nguyên vật liệu vật tư
Phòng kinh doanh
P.điều hành điểm tiếp thị
P.than h tra kiểm soát
Phòng pháp
chế
Phòng điều hành taxi
Phòng tổng đài
Phòng bảo hiểm
Các xưởng
Các chi nhánh
Các phòng ban đơn vị trực thuộc
khác
24
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát. Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50%
tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty.
- Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm, quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại.
- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty, quyết định tổ chức lại, giải thể công ty và các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của luật pháp và điều lệ công ty.
Nhiệm vụ của Hội Đồng Quản Trị
- Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
- Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
- Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại.
- Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty.
- Quyết định mua lại cổ phần theo quy định của pháp luật, quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của luật hoặc điều lệ công ty. Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó.
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
- Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định, trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông.
25
- Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh, kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty và các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
Nhiệm vụ Ban Kiểm Soát Công Ty
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo các định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.
- Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông. Kiểm tra bất thường: khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.
- Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: kiến nghị hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
Nhiệm vụ của Tổng Giám Đốc
- Điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty.
- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị.
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty, tuyển dụng lao động.
- Điều hành và giám sát các hoạt động của các phòng ban trong công ty nhằm đảm bảo cho sự vận hành ổn định của công ty.
- Phát hiện kịp thời những hoạt động đi ngược lại mục tiêu phát triển của doanh nghiệp để khắc phục và sửa chửa.
Nhiệm vụ của Phó Tổng Giám Đốc Thường Trực
- Có chức năng điều hành chung, giải quyết các vấn đề công việc hàng ngày, đưa ra quyết định và hướng giải quyết.
- Đưa ra chiến lượt kế hoạch cụ thể cho công ty.
Nhiệm vụ của phòng Quản Lý Chất Lượng
26
- Quản lý, tổ chức, bố trí, giám sát và giải quyết các vấn đề có liên quan đến chất lượng của sản phẩm - dịch vụ của công ty.
- Quản lý, cung cấp những sản phẩm - dịch vụ có chất lượng tốt nhất đến nhu cầu của khách hàng, đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Đưa chất lượng vào hệ thống quản lý của công ty.
Nhiệm vụ của phòng Tài Chính
- Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn.
- Lập dự toán, tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí ngân sách nhà nước cấp và nguồn quỹ tự tạo hàng năm theo quy định của pháp luật về kế toán, theo chế độ kế toán và mục lục ngân sách nhà nước.
- Chủ trì xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung qui chế chi tiêu nội bộ và phương án phân phối quỹ tự tạo của công ty.
- Thực hiện việc chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các chế độ khác cho cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng.
- Hướng dẫn chế độ kế toán, phổ biến các văn bản của Nhà nước về quản lý tài chính, tổ chức thực hiện việc kiểm tra tài chính đối với các đơn vị có hoạt động thu chi tài chính và sử dụng ngân sách.
- Phối hợp với các đơn vị chức năng liên quan tổ chức quản lý thực hiện có hiệu quả và tiết kiệm nguồn lực tài chính.
- Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán theo qui định.
- Tổ chức triển khai và phối hợp với các đơn vị thực hiện các công tác phát sinh trong quá trình xây dựng và phát triển.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị được giao.
Nhiệm vụ của phòng Tổ Chức - Hành Chính
- Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, về công tác tổ chức, cán bộ, hành chính tổng hợp, thi đua, bảo vệ nội bộ và quản lý cán bộ.
- Chủ trì trong việc xây dựng kế hoạch và quản lý công tác tổ chức, hành chính, văn phòng.
- Quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật công văn giấy tờ theo quy định.
- Tổng hợp công tác thi đua, khen thưởng đối với cán bộ, nhân viên.
- Tiếp nhận và phát hành các loại công văn đi và đến, các văn bản nội bộ; các bưu phẩm, thư cho cán bộ - nhân viên.
- Dự thảo, đánh máy, nhân bản các văn bản, quyết định, kế hoạch chung.
27
- Cấp Giấy chứng nhận, thẻ cho cán bộ - nhân viên.
- Phụ trách công tác lễ tân, đưa đón, tiếp khách.
- Giải quyết các công việc đối nội và đối ngoại của công ty.
- Chăm lo điều kiện làm việc và phục vụ cán bộ - nhân viên công ty.
- Phục vụ, trang trí các hội nghị, hội thảo, lễ hội.
- Xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý, năm.
- Quản lý công tác phòng cháy chữa cháy, công tác an toàn lao động.
- Quản lý các phòng khách, phòng giao ban, hội trường.
- Thực hiện các công việc phục vụ thuộc lĩnh vực văn phòng.
- Quản lý đội ngũ cán bộ, nhân viên (biên chế và hợp đồng).
- Quản lý việc thực hiện các chế độ, chính sách của cán bộ, nhân viên.
- Quản lý công tác tổ chức, cán bộ, chuẩn bị và đề bạt cán bộ, phát hiện, bồi dưỡng và đào tạo cán bộ kế cận.
Nhiệm vụ của phòng Kế Hoạch - Đầu Tư
- Tổng hợp toàn diện về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của công ty.
- Theo dõi, đánh giá, tổng hợp về việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm. Tham mưu, đề xuất về cơ chế, chính sách phát triển kinh tế.
- Tổng hợp, báo cáo theo quy định (tháng, 6 tháng, 9 tháng, năm).
- Lập chương trình công tác và đánh giá kiểm điểm chương trình công tác của ngành, tháng, quý, năm.
- Theo dõi, tổng hợp, cân đối, dự kiến phân bổ và báo cáo Giám đốc Sở về vốn xây dựng cơ bản tập trung, các nguồn vốn khác có liên quan.
- Là đầu mối phối hợp với các phòng của Sở về quy hoạch, kế hoạch và đầu tư.
- Xây dựng kế hoạch và tìm kiếm cơ hội đầu tư.
Nhiệm vụ của phòng Kinh Doanh - Du Lịch
- Xây dựng phương án kinh doanh và lập kế hoạch triển khai thực hiện chiến lược kinh doanh các tour.
- Quản lý các nhân sự của phòng, chỉ đạo các bộ phận dưới quyền triển khai thực hiện các nghiệp vụ Marketing, chương trình khuyến mại, hậu mãi khách hàng.
- Tổ chức bán sản phẩm dịch vụ, quan hệ khách hàng cũ và phát triển khách hàng mới, phối hợp với các bộ phận chức năng của phòng và của công ty để hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh.
28
- Phát triển và thiết kế sản phẩm mới Outbound, nội địa, thường xuyên tổ chức đào tạo và huấn luyện nhân viên...
- Tuyên truyền, quảng bá trong nước và quốc tế về các danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử, di tích cách mạng, di tích văn hoá, các địa điểm du lịch, các tiềm năng thế mạnh du lịch.
- Nghiên cứu tìm hiểu thị trường trong nước và nước ngoài để xây dựng, quảng bá các sản phẩm du lịch phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của du khách.
- Thực hiện các nội dung xúc tiến du lịch khác khi được cấp có thẩm quyền giao.
- Tư vấn cho khách nước ngoài tham quan du lịch Việt Nam.
- Thiết kế và báo gía các chương trình tour du lịch.
- Tính giá tour.
- Xây dưng các chương trình promotion package.
- Cập nhật thông tin tour, nhà hàng, khách sạn.
- Chăm sóc khách hàng.
Nhiệm vụ của phòng Marketing
- Định hướng chiến lược các hoạt động Marketing tại công ty.
- Xây dựng chiến lược & các hoạt động Marketing cụ thể cho từng thương hiệu.
- Sáng tạo các hình thức Marketing phù hợp với đặc tính của thương hiệu.
- Phối hợp với bộ phận kinh doanh để theo dõi hiện trạng từng nhãn hiệu của công ty.
- Phối hợp với bộ phận kinh trong việc sáng tạo và phát triển các vật phẩm quảng cáo tại cửa hiệu, các chương trình khuyến mãi.
- Lên kế hoạch các hoạt động PR và lập ngân sách theo chiến lược ngắn hạn và dài hạn của công ty.
- Tổ chức các sự kiện (họp báo, hội thảo, soạn thông cáo báo chí, cung cấp thông tin ra bên ngoài).
- Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
- Đánh giá kết quả truyền thông dựa trên khảo sát.
- Chăm sóc website, đưa tin bài lên website.
- Tổ chức các hoạt động trong nội bộ công ty nhằm tạo tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong công ty.
- Thu thập các ý kiến đóng góp trong nội bộ và bên ngoài và chuyển các bộ phận liên quan giải quyết.