CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN CẤP NƯỚC ĐỒNG NAI
2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Đồng Nai
Do quy mô vừa nên việc tổ chức công tác kế toán của Công ty theo hình thức tập trung. Tại các đơn vị và Dự án không tổ chức bộ máy kế toán mà chỉ bố trí kế toán chi tiết thu thập chứng từ nộp về phòng kế toán của Công ty. Phòng Tài chính kế toán của Công ty đảm nhận từ khâu thu thập, xử lý các thông tin kế toán đến lập báo cáo kế toán.
Tại văn phòng Công ty, bộ máy kế toán đƣợc phân nhiệm vụ rõ ràng và chia thành: Kế toán trưởng; Kế toán tổng hợp; Kế toán xây dựng cơ bản kiêm Kế toán tài sản cố định; Kế toán vật tƣ kiêm giá thành; Kế toán thanh toán; Kế toán ngân hàng; Kế toán thuế; Kế toán công nợ kiêm Kế toán tiền lương; Thủ quỹ. Về mặt nhân sự thì mỗi phần hành kế toán thường là một người hoặc có thể một người phụ trách từ hai phần
hành trở lên theo chỉ đạo, phân công của kế toán trưởng và phù hợp với quy mô, yêu cầu tổ chức quản lý của Công ty. Hiện nay phòng kế toán của Công ty 9 người được tổ chức bố trí nhƣ sau:
(Nguồn: P.TC-KT của Công ty TNHH MTV Cấp Nước Đồng Nai) Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hoạt động tài chính kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tình hình pháp lý của công tác kế toán tại Công ty. Tổ chức chỉ đạo công tác tài chính, tổ chức hạch toán kế toán. Hàng quý, năm tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của các đơn vị trực thuộc của toàn Công ty. Tạo lập, sử dụng các quỹ, nguồn vốn kinh doanh đảm bảo đúng tiến độ và có hiệu quả. Phổ biến triển khai kịp thời và cụ thể hóa các văn bản chế độ tài chính, kế toán của Nhà nước, các quy định của Công ty ban hành. Tổ chức kiểm tra tài chính kế toán của các đơn vị trực thuộc.
Kế toán tổng hợp: Là người thay mặt kế toán trưởng điều hành công tác tài chính kế toán khi kế toán trưởng đi vắng, tổ chức chỉ đạo lập, kiểm tra báo cáo kế toán hàng quý, năm. Tổ chức tham gia kiểm tra tài chính, quyết toán của các đơn vị trực thuộc theo quy định của Công ty. Kiểm tra số liệu trên phần mềm kế toán, kiểm tra giải thích số dƣ các tài khoản kế toán hàng tháng. Đôn đốc lập kế hoạch tháng, đảm bảo nguồn tài chính. Lập báo cáo tài chính nội bộ hàng tháng.
Kế toán tổng hợp (Phó phòng)
Kế toán trưởng
Kế toán XDCB &
TSCĐ (Phó phòng)
Kế toán vật tƣ &
giá thành
Kế toán thanh
toán
Kế toán ngân hàng
Kế toán thuế
Kế toán công nợ
& tiền lương
Thủ quỹ
Kế toán xây dựng cơ bản và kế toán tài sản cố định: Theo dõi, kiểm tra, kiểm soát và quản lý hồ sơ các dự án đầu tƣ XDCB theo đúng quy chế quản lý đầu tƣ XDCB của Nhà nước đã ban hành. Đối chiếu giữa hồ sơ dự toán, thiết kế trúng thầu với hợp đồng nghiệm thu, hoàn công, thanh toán...
Hàng tháng hoặc quý tiến hành tiến hành trích khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, đồng thời theo dõi tinh hình tăng, giảm tài sản cố định của đơn vị theo quy định.
Kế toán vật tư và giá thành: Hàng ngày viết phiếu nhập, xuất vật tƣ, tính toán giá trị xuất, nhập vật tƣ, lập đầy đủ các chứng từ làm cơ sở ghi sổ kế toán. Tính toán và phân bổ chi phí vật tƣ vào chi phí sản xuất.
Cuối kỳ tập hợp các chi phí phát sinh của các hợp đồng (công trình, hạng mục công trình) phân bổ cho các đối tƣợng chi phí liên quan để tính giá thành sản phẩm.
Kế toán thanh toán: Kiểm tra chứng từ kế toán trước khi trình ký. Lập các phiếu thu, chi tiền mặt, ngân hàng, giấy thanh toán. Đối chiếu số liệu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi các nghiệp vụ thanh toán với ngân hàng căn cứ vào giấy báo nợ, báo có, các bảng kê của ngân hàng theo dõi phản ánh vào sổ sách kế toán.
Kế toán thuế: Chịu trách nhiệm kê khai và nộp thuế, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế theo định kỳ quy định.
Kế toán công nợ và kế toán tiền lương: Cuối tháng kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ lên bảng kê phân loại và vào sổ sách kế toán. Đồng thời theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả khác.
Theo dõi tình hình lao động và quỹ tiền lương của đơn vị, hàng tháng phải tiến hành tính toán tổng số tiền lương phải trả công nhân viên trong công ty và các khoản trích theo lương theo đúng tỷ lệ quy định chung như: BHXH, BHYT, KPCĐ. Cuối tháng tiến hành tổng hợp phân bổ lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho toàn Công ty.
Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt tại quỹ của Công ty, cuối ngày hoặc cuối tuần thủ quỹ phải kiểm quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán.
* Chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC chế độ kế toán doanh nghiệp có quy mô vừa ban hành ngày 20
tháng 03 năm 2006.
* Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ: Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở ghi sổ kế toán, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp.
* Hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán trên máy vi tính và hình thức ghi sổ kế toán “Nhật ký chung”. Hệ thống sổ kế toán bao gồm: Sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản.
* Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các tài khoản nhận đƣợc, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ sau đó xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm máy vi tính. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động xử lý, nhập vào sổ kế toán Nhật ký chung, sổ cái, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối kỳ kế toán khóa sổ và lập báo cáo tài chính.
Kế toán có thể kiểm tra số liệu khi in ra giấy. Cuối tháng, cuối kỳ kế toán có thể in các sổ kế toán chi tiết, tổng hợp ra giấy và đóng thành quyển, in báo cáo tài chính, báo cáo KQKD.
Công ty TNHH một thành viên Cấp nước Đồng Nai sử dụng phần mềm kế toán Lạc Việt Accnet 2004 để hỗ trợ cho công tác kế toán ở Công ty. Phần mềm kế toán này được thiết kế theo hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Đây là phần mềm tương đối ƣu việt và giá cả hợp lý, đƣợc tổ chức phù hợp với tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty.
Thông qua phần mềm kế toán này, trình tự hạch toán có thể đƣợc khái quát nhƣ sau: nội dung các nghiệp vụ phát sinh căn cứ vào chứng từ gốc, kiểm tra, mã hóa và nhập liệu vào máy thông qua một màn hình nhập liệu duy nhất. Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động kết xuất đồng thời vào các sổ: Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết đồng thời tự động lên các bảng cân đối kế toán, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
(Nguồn: PGS.TS.Nguyễn Minh Phương và các cộng sự Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân - Giáo trình kế toán quản trị, 2008)
Sơ đồ 2.4: Xử lý và cung cấp thông tin kế toán