2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hang hoá trong kỳ như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, dụng cụ, bao bì phục vụ quá trình bán hàng, chi phí điện nước, chi phí quảng cáo,… Đây là khoản chi phí thời kỳ nên phát sinh đến đâu trừ hết vào thu nhập đến đó.
Chứng từ sử dụng:
- Bảng kê chi phí trực tiếp - Bảng chấm công tháng
- Bảng thanh toán lương công nhân trực tiếp - Hoá đơn bán lẻ
- Các chứng từ khác có liên quan
Kế toán tập hợp chi phí bán hàng trên TK 641 “Chi phí bán hàng”
TK 641 được mở chi tiết theo các tiểu khoản sau:
TK 641.1 “Chi phí nhân viên” TK này theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Các khoản trích cho quỹ BHXH, BHYT… của nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ.
TK 641.2 “Chi phí vật liệu bao bì” TK này theo dõi các chi phí vật liệu lien quan đến bán hàng như vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên, vật liệu dung cho sửa chữa quầy…
TK 641.3 “Chi phí dụng cụ đồ dùng “ : TK này theo dõi các dụng cụ như cân, đong, đo, đếm, bàn ghế ... phục vụ cho công tác bán hàng .
TK 641.4 “Chi phí khấu hao TSCĐ” : TK này theo dõi khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng (nhà cửa, kho hàng, phương tiện vận tải)
TK641.5 “Chi phí bảo hành sản phẩm” : TK này theo dõi chi phí cho sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng.
TK 641.7 “Chi phí dịch vụ mua ngoài” : TK theo dõi chi phí các dịch vụ mua ngoài sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho, bãi, tiền thuê bốc vác , vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu.
TK 641.8 “ Chi phí bằng tiền khác” : TK này theo dõi các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng.
Sơ đồ 05: Hạch toán chi phí bán hàng
TK 334,338 TK 641 TK 111,112.1388 Tiền lương và các khoản trích Ghi giảm chi phí bán hàng
Theo lương
TK 152.153
TK 142 TK 911 Chi phí vật liệu dụng cụ bán
Kết K/c để xác định hàng chuyển chờ
CPBH kết quả kinh
K/c doanh
TK 214
Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ
Cho bán hàng K/C CPBH để xác định
kết quả kinh doanh TK 142,242,335
Chi phí phân bổ dần chi phí Trích trước
TK 111,112,331 TK 133
CP mua ngo i à bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch phục vụ bán hàng
TK 133
Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ nếu tính vào CPBH
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng được thực hiện theo sơ đồ sau.
(1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 641 cho từng khoản mục chi phí. Mẫu sổ chi tiết TK 641 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép.
(2) Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp và chi tiết TK 641. Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 641
Công ty Cổ phần sách và Thiết bị giáo dục Tràng An ĐC: 41/418 Đê La Thành – Ô Chợ Dừa - Đống Đa – Hà Nội
Sổ chi tiết tài khoản
Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”
Quý I năm 2010
Chứng từ
Diễn giải TK
đ.ứng
Số phát sinh
N/tháng Số PS Nợ PS Có
03/01/10 05 Chi in túi bao hàng 112 38.202.000
08/01/10 35 Chi tiếp khách 111 2.230.000
31/01/10 115 T/toán lương nhân viên bán hàng tháng 1 111 42.780.000 18/02/10 86 T/toán lương nhân viên bán hàng tháng 2 111 42.082.000 08/02/10 27 Thanh toán tiền bảo hiểm Quý I 112 30.265.500
25/02/10 21 Chi tiền quảng cáo 112 12.560.000
15/03/10 65 Chi tiền mua giá kệ sách 112 41.002.400 31/03/10 205 T/toán lương nhân viên bán hàng tháng 3 111 45.550.000
Cộng phát sinh 253.811.900
Ngày 31/03/2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Chứng từ gốc Sổ chi tiết
TK 641
Bảng tổng hợp chi tiết TK 641 (1) (2)
Song song với việc ghi sổ chi tiết, kế toán tiến hành ghi vào nhật ký chứng từ Đơn vị: Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục Tràng An
Biểu số 09: Nhật ký- chứng từ số 1 Ghi có tk 111 “tiền mặt”