Khái niệm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền những hao phí mà doanh nghiệp bỏ ra cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp trong kỳ hạch toán
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dung văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí, lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí bằng tiền khác
Phân b chi phí qu n lý doanh nghi p (CPQLDN)ổ chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) ảng kê bán lẻ hàng hoá dịch ệp (CPQLDN)
CPQLDN phân bổ cho hoạt động kinh
doanh thương mại = Chi phí quản lý toàn doanh nghiệp
x
Doanh thu bán hàng hoá của các hoạt động kinh doanh
thương mại Tổng doanh thu cho các hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp
Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. TK này dùng để phản ánh những chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp trong kỳ hạch toán.
Kết cấu tài khoản
Bên Nợ: Tập hợp CPQLDN thức tế phát sinh trong kỳ
Bên Có: Các khoản làm giảm chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ Kết chuyển CPQLDN vào TK 911 hoặc TK 142
TK 642 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 8 tài khoản cấp 2 TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý
TK 6422 Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 Thuế, phí và lệ phí TK 6426 Chi phí dự phòng
TK 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 Chi phí bằng tiền khác
Sơ đồ 06: Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 334,338 TK642 TK 111,112,138 tiền lương và các khoản trích Ghi giảm CPQLDN
theo lương TK 152,153
CP vật liệu, dụng cụ cho QLDN TK 1422 Tk 911
Kết
Chuyển K/c để xác CPQLDN
TK 214 chờ định kết quả
K/c
CP khÊu haoTSC§ cho QLDN K/c CPQLDN để xác
định kết quả kinh doanh TK 142,242,335
CP phân bổ dần, CP trích trước
TK 111,112,331
TK 133
Chi phí mua ngoài phục vụ bán hàng
TK 333,111,112
Các khoản phải nộp NSNN khác (nếu có)
Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng được thực hiện theo sơ đồ sau.
(1) Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán chi tiết tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 642 cho từng khoản mục chi phí. Mẫu sổ chi tiết TK 642 đã được Bộ tài chính ban hành và hướng dẫn cách ghi chép.
(2) Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp và chi tiết TK 642 Bảng tổng hợp này sẽ là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 642
Công ty Cổ phần sách và Thiết bị giáo dục Tràng An
ĐC: 41/418 Đê La Thành – Ô Chợ Dừa - Đống Đa – Hà Nội
Sổ chi tiết tài khoản Tài khoản 642 “Chi phí QLDN”
Quý I năm 2010
Chứng từ
Diễn giải TK
đ.ứng
Số phát sinh
N/tháng Số PS Nợ PS Có
03/01/10 25 Chi lương tháng 1 111 15.250.500
19/01/10 65 Chi mua văn phòng phẩm 111 3.185.500
05/02/10 30 Chi lương tháng 2 111 14.850.000
25/02/10 21 Chi lắp hệ thống Camera giám sát 111 25.540.000
05/03/10 12 Chi lương tháng 3 111 15.550.000
18/03/10 106 Chi mua máy tính VP 111 875.000
Cộng phát sinh 75.251.000
Ngày 31/03/2010
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Song song với việc ghi sổ chi tiết, kế toán tiến hành ghi vào Nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ số 1 (Bảng ngang trang 47)
Chứng từ gốc Sổ chi tiết
TK 642
Bảng tổng hợp chi tiết TK 642 (1) (2)
Kế toán tổng hợp chi phí QLDN
Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng được thực hiện theo sơ đồ sau
- Kế toán căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết để ghi vào nhật ký chứng từ - Căn cứ vào nhật ký chứng từ, kế toán ghi vào sổ cái tài khoản
- Cuối tháng kế toán đối chiếu số liệu giữa sổ cái tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết
- Cuối quý, kế toán tổng hợp số liệu để vào báo cáo kế toán Đơn vị: Công ty C phần Sách và Thiết bị giáo dục Tràng An Địa chỉ: 41/418 Đê La Thành – Ô Chợ Dừa - Đống Đa – Hà Nội
SỔ CÁI TK 642 Quý I năm 2010 Số dư đầu Quý
Nợ Có
0 0
Ghi có các TK, đối ứng với Nợ TK này
Tháng 01
Tháng 02
Tháng
03 Cộng
111 18.436.000 40.390.000 16.425.000 75.251.000
Cộng số PS Nợ 75.251.000
Tổng số PS Có 75.251.000
Số dư cuối tháng
Nợ 0
Có 0
2.5. Xác định kết quả bán hàng
Kết quả bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty được xác định như sau:
Nhật ký chứng
từ Sổ cái Báo cáo kế
toán
KQHĐ bán hàng và cung
cấp dịch bvụ
=
DTT về bán hàng và cung
cấp dịch vụ -
Giá vốn hàng
bán
- Chi phí bán hàng -
Chi phí quản lý doanh
nghiệp Việc xác định kết quả bán hàng ở Công ty được tiến hành vào mỗi quý
Để hạch toán kết quả kinh doanh kế toán sử dụng TK911 “Xác định kết quả kinh doanh” TK này dùng để tính toán, xác định kết quả các hoạt động kinh doanh chính phụ và các hoạt động khác
Kết cấu TK:
Bên Nợ: Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tại thời điểm chính xác định tiêu thụ trong kỳ
Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ
Chi phí hoạt động tài chính, chi phí bất thường
Bên Có: Doanh thu thuần của sản phẩm hàng hoá, dịch vụ đã ghi nhận tiêu thụ trong kỳ.
Thu nhập hoạt động tài chính và hoạt động khác Số lỗ của các hoạt động kinh doanh trong kỳ TK 911 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 07: Hoạch toán kết quả bán hàng
TK 632 TK 911 TK 511,512
K/c giá vốn hàng hoá tiêu thụ K/c doanh thu bán hàng
Trong kú thuÇn
TK 641,642 TK 421
K/c CPBH,CPQLDN để xác định Kết quả kinh doanh
TK 1422
CP chờ K/c K/c kỳ sau K/c lỗ về hoạt động bán hàng
Đơn vị: Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục Tràng An Địa chỉ: 41/418 Đê La Thành – Ô Chợ Dừa - Đống Đa – Hà Nội
Biểu sổ 11: Nhật ký- chứng từ số 8
Ghi có tk 156, 131, 511, 641,642, 911 quý I năm 2010
Đơn thuế giá trị gia tăng và bảng kê bán lẻ hàng hoá dịchn v :ị gia tăng và bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch
đồngng
STT
Số hiệu TK ghi Nợ
CácTKghi Có Các
TK ghi Nợ
156 131 511 531 632 641 642 911 Cộng
1 111 TM 703.307.600 1.464.694.450 2.186.468.600
2 112 TGNH 566.000.000 885.163.450 1.469.648.000
3 131 PTCKH 45.000.000 45.000.000
4 511 DTT 128.947.500 2.265.910.400 2.394.857.900
5 632 GVHB 1.762.528.327 1.762.500.000
6 911 XĐKQBH 1.762.528.327 253.811.900 75.251.000 2.091.591.227
Cộng 1.762.528.327 1.269.307.600 2.394.857.900 128.947.500 1.762.528.327 253.811.900 75.251.000 2.265.919.400 9.950.065.727
Đơn vị: Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục Tràng An Địa chỉ: 41/418 Đê La Thành – Ô Chợ Dừa - Đống Đa – Hà Nội
SỔ CÁI TK 911 QUÝ I N M 2010ĂM 2010 Số dư đầu quý
Nợ Có
0 0
Đơn vị: đồng Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK
này Quý IV
421 632 641 642
174.319.173 1.762.528.327
253.811.900 75.251.000
Cộng phát sinh Nợ 2.265.910.400
Có 2.265.910.400
Số dư cuối kỳ Nợ 0
Có 0
1. Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: 2.394.857.900
Có TK 911: 2.394.857.900
2. Cuối kỳ sản xuất kinh doanh kế toán thực hiện việc kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911 để thực hiện xác định kết quả bán hàng
Nợ TK 911: 1.762.528.327
Có TK 632: 1.762.528.327
3. Cuối kỳ sản xuất kinh doanh kế toán thực hiện việc kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 để thực hiện xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 253.811.900
Có TK 641: 253.811.900
4. Cuối kỳ sản xuất kinh doanh kế toán thực hiện việc kết chuyển chi phí QLDN sang TK 911 để thực hiện xác định kết quả kinh doanh
Nợ TK 911: 75.251.000
Có TK 642: 75.251.000
5, Cuối kỳ sản xuất kinh doanh kế toán thực hiện việc kết chuyển lợi nhuận trong kỳ từ TK 911 sang TK 421
Đơn vị: Công ty cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục Tràng An Địa chỉ: 41/418 Đê La Thành – Ô Chợ Dừa - Đống Đa - HN
SỔ CÁI TK 421 QUÝ I N M 2010ĂM 2010 Số dư đầu quý
Nợ Có
0 0
Đơn vị:triệu đồng Ghi có các TK đối ứng Nợ với TK
này Quý IV
911 174.319.173
Cộng phát sinh Nợ 174.319.173
Có 174.319.173
Số dư cuối kỳ Nợ 0
Có 0
Nợ TK 911: 174.319.173 (2.394.857.900-1762.528.327-253.811.900- dđghfghgjghkghkjhkjkjhk jhk75.251.000-128.947.500 )
Có TK 421 : 174.319.173
Chơng 3
Các giảI pháp nhằm Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần sách và thiết bị giáo dục tràng an
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty và phương hướng hoàn thiện.
Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Sách và thiết bị giáo dục Tràng An đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bước thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty vận gặt hái được nhiều thành tích to lớn, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh, tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu về tiêu thụ tăng đều qua các năm.
Có được những thành tích trên, Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục Tràng An đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ hàng hoá ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của Công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác tiêu thụ hàng hoá của Công ty đã đi vào nề nếp và đã đạt được những kết quả nhất định
3.1.1. Ưu điểm
- Về chứng từ sổ sách: Công ty đã thực hiện đúng chế độ ghi sổ của Nhà nước đã ban hành ghi sổ theo chế độ sổ Nhật ký chứng từ, thực hiện việc trích khấu hao theo đúng tỉ lệ hàng tháng.
- Về phương thức bán hàng: Tại Công ty tương đối nhanh chóng và thuận tiện, Công ty đã bước đầu cập nhật hoá được những thiết bị hiện đại để phụ vụ cho tốt công tác bán hàng.
- Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán: Việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung là rất phù hợp cho công tác quản lý cũng như việc thực hiện thông tin kế toán.
- Về áp dụng phần mềm kế toán: từ năm 2005 Công ty đã áp dụng hệ thống phần mềm kế toán vào công tác kế toán do đó đã giảm được thời gian làm báo cáo kế toán cũng như công việc liên quan đến công tác kế toán đồng thời cung cấp kịp thời chính xác các thông tin về kế toán cho ban lãnh đạo để đưa ra các quyết định mang tính chiến lược.
3.1.2. Nhược điểm:
Thứ nhất: Về Công tác quản lý bán hàng:
Trong công ty việc quản lý bán hàng vẫn chưa được chặt chẽ, vẫn còn nhiều thiếu sót trong công tác quản lý, cụ thể
Thứ hai: Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá và phương pháp kế toán:
Công ty sử dụng tài khoản tổng hợp để hạch toán mà chưa mã hoá tài khoản cho các mặt hàng để theo dõi được dễ dàng hơn.
Về phương pháp tính giá: Công ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước tốn rất nhiều công sức vì phải tính giá theo từng danh điểm hang hoá và phải hạch toán chi tiết hàng hoá tồn kho. Ngoài ra, áp dụng phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của hàng hoá.
Thứ ba: Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Về chứng từ Công ty vẫn áp dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc.
Tuy nhiên có một số phiếu còn ghi thiếu phần định khoản, ngày, tháng nhập - xuất vật tư.
Về tình hình luân chuyển chứng từ ở Công ty chưa phản ảnh được từng khâu (giai đoạn) vận động của chứng từ như: lập, kiểm tra, sử dụng, lưu trữ.
Trong nhiều trường hợp vẫn chưa xác định rõ được địa chỉ (đối tượng hay tên người chịu trách nhiệm) trong từng khâu.
Thứ tư: Về sổ kế toán chi tiết
Công ty đã sử dụng khá đầy đủ các sổ chi tiết để áp dụng cho quy trình kế toán của đơn vị mình, tuy nhiên trong quá trình làm việc kế toán đã làm tắt hoặc rút gọn bớt các quy trình ghi sổ (như ghi thiếu hoặc không ghi định khoản trên phiếu, ghi thiếu ngày tháng lập sổ…)
Thứ năm: Về sổ kế toán tổng hợp
Công ty sử dụng bộ sổ Nhật ký chứng từ rất phức tạp về kết cấu, quy mô sổ lớn về lượng và loại, đa dạng kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ nhật ký chính và phụ (bảng kê, bảng phân bổ…) nên rất khó vận dụng làm trên máy tính để xử lý số liệu kế toán
Thứ sáu: Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng
Báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng mới chỉ được nhân viên thu ngân báo cáo một cách tổng hợp, do vậy sẽ không đầy đủ, thiếu thông tin và không khách quan trong việc báo cáo hàng bán
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện
Trong những năm gần đây, để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý mới, nhà nước ta đã không ngừng thực hiện các biện pháp quan trọng nhằm cải cách và hoàn thiện hệ thống kế toán nhờ đó mà hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng đổi mới nhằm thích ứng, phù hợp với đặc điểm nền kinh tế mới, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế - tài chính của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay và trong thời gian sắp tới. Song với sự vận động và đổi mới không ngừng của nền kinh tế thị trường đã nảy sinh rất nhiều các nghiệp vụ mới mà bản thân các nhà kinh tế không thể lường trước được trong quá trình xây dựng chế độ kế toán.
Mặt khác, khi được áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể thì chế độ kế toán hiện hành còn nảy sinh nhiều vấn đề đòi hỏi cần phải có sự hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, có vậy mới phát huy được tốt nhất vai trò và chức năng của mình đối với doanh nghiệp.
Như đã đề cập ở trên, trong hệ thống kế toán của một doanh nghiệp thương mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá có vị trí quan trọng nhất. Để có thể thực hiện tốt mục tiêu cuối cùng của một doanh nghiệp thương mại là lợi nhuận thì đòi hỏi công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, luôn luôn được cập nhật với thực tế và ngày càng được hoàn thiện.
Xuất phát từ những lý luận trên cùng tình hình thực tế công tác nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Cổ phần Sách và Thiết bị giáo dục Tràng An, em nhận thấy rằng để có thể đổi mới và hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá một cách có hiệu quả nhất cần phải tuân thủ tốt các yêu cầu cơ bản sau:
Yêu cầu phù hợp
Mỗi doanh nghiệp thuộc một loại hình cụ thể, mang những đặc điểm hoạt động, đặc điểm quản lý, tổ chức kinh doanh riêng và có những yêu cầu quản lý riêng nên khi vận dụng chế độ kế toán phải đảm bảo sao cho phù hợp với chế độ hiện hành, vừa phù hợp với bản thân doanh nghiệp.
Yêu cầu này trong hệ thống kế toán đã trở thành một nguyên tắc, vì vậy khi hoàn thiện công tác kế toán cần phải tôn trọng nguyên tắc này. Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá thì yêu cầu này phải được thể hiện rõ nét ở sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
Yêu cầu chính xác và kịp thời
Công tác kế toán có nhiệm vụ cơ bản là cung cấp thông tin kinh tế cho các nhà lãnh đạo để từ đó có thể ra các quyết định cho sự hoạt động và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy thông tin cung cấp đòi hỏi phải có một độ chính xác cao, có tính cập nhật, nhanh chóng, kịp thời để từng bước nâng cao hiệu quả công tác kế toán, hiệu quả công tác quản lý. Hơn nữa trong điều kiện nền kinh tế hiện nay với sự bùng nổ thông tin và sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường thì yêu cầu này càng trở nên quan trọng.
Yêu cầu thống nhất
Yêu cầu này đặt ra nhằm đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong quản lý từ lãnh đạo công ty tới các bộ phận, đảm bảo sự tuân thủ các chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính do nhà nước ban hành và phù hợp với bản thân doanh nghiệp.
Đây là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong nền kinh tế quốc dân nói chung cũng như ngành thương mại nói riêng.
Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả
Với mỗi nhà kinh doanh khi bỏ vốn ra đều mong muốn sẽ thu được hiệu quả cao nhất bằng việc sử dụng đồng vốn một cách tiết kiệm nhất.
Mục đích cuối cùng của mọi hoạt động kinh doanh là lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất mà việc thực hiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá không nằm ngoài mục đích này.
Việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá một mặt giúp giảm nhẹ công việc của kế toán song vẫn đảm bảo tính khoa học, chính xác, kịp thời của nó. Mặt khác nhằm nâng cao vai trò của công tác kế toán trong giám đốc, quản lý việc sử dụng tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp.