3.2.1. Đối với hệ thống tài khoản sử dụng
Để giúp cho hệ thống tài khoản phản ánh đầy đủ, chính xác và đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế, Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu nên xem xét bổ sung một số tài khoản như sau:
- Tài khoản 156 - Hàng hóa nên được chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như:
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa;
+ TK 1565: Chi phí thu mua hàng hóa.
Theo đó, TK 1561 phản ánh giá thực tế nhập kho, xuất kho của hàng hóa. Còn TK 1565 được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa.
Trong kỳ, khi phát sinh chi phí trong quá trình thu mua hàng hóa thì kế toán tập hợp vào TK 1565 thay vì tập hợp chung vào TK 156 như trước đây.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ hoặc kết chuyển chi phí mua hàng này cho khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ theo công thức sau:
+
= x
+ Chi phí mua
hàng phân
bổ cho hàng Giá vốn hàng
Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Chi phí mua
hàng đầu kỳ Giá vốn
hàng bán
Cuối kỳ, sau khi tính toán và phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán trong kỳ, kế toán thực hiện bút toán ghi tăng giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632 - Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ
Có TK 1562 - Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng bán trong kỳ 3.3.2. Về sổ kế toán tại Công ty
Với đặc thù của doanh nghiệp thương mại là các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng hoá diễn ra thường xuyên, liên tục vì thế Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu nên sử dụng Nhật ký đặc biệt như Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền để giảm bớt số lượng nghiệp vụ ghi chép vào sổ Nhật ký chung, giảm bớt sự dày đặc, khó theo dõi của Nhật ký chung. Sau đây là mẫu sổ Nhật ký bán hàng, mẫu sổ Nhật ký thu tiền:
Biểu 3.1: Sổ nhật ký bán hàng
Đơn vị: Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu
Địa chỉ: Số 28/40 Đường Quán Trũ, P. Lãm Hà, Q. Kiến An, TP. Hải Phòng NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Tháng 03 năm 2017 NTGS
Chứng từ
Diễn giải Phải thu từ người mua (Ghi Nợ)
Ghi Có TK doanh thu
SH NT Hàng
hoá Thành
phẩm Dịch vụ Số trang trước
chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau
Ngày 31 tháng 03 năm 2017
Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên Biểu 3.2: Sổ Nhật ký thu tiền
Đơn vị: Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu
Địa chỉ: Số 28/40 Đường Quán Trũ, P. Lãm Hà, Q. Kiến An, TP. Hải Phòng NHẬT KÝ THU TIỀN
Tháng 03 năm 2017 NT
GS
Chứng từ Diễn giải
TK Nợ
Ghi Có các TK
SH NT Tk khác
Số tiền Số hiệu Số trang trước chuyển
sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày 31 tháng 03 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên 3.2.3. Về báo cáo kế toán có liên quan đến bán hàng
Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng nên theo dõi thường xuyên các nghiệp vụ phát sinh đến bán hàng để vào sổ chi tiết bán hàng một cách kịp thời không nên thay đổi kết cấu, nội dung bán hàng theo quy định của Công ty.
Dưới đây là mẫu biểu báo cáo chi tiết doanh thu, giá vốn Biểu 3.3: Bảng kê doanh thu
Đơn vị: Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu
Địa chỉ: Số 28/40 Đường Quán Trũ, P. Lãm Hà, Q. Kiến An, TP. Hải Phòng BẢNG KÊ DOANH THU TIÊU THỤ HÀNG HÓA
Từ 01/03/2017 đến 31/03/2017
Ngày, tháng Diến giải TK Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
… … … … … … … …
… … … … … … … …
… … … … … … … …
Ngày 31 tháng 03 năm 2017
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
Biểu 3.4: Bảng kê giá vốn
Đơn vị: Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu
Địa chỉ: Số 28/40 Đường Quán Trũ, P. Lãm Hà, Q. Kiến An, TP. Hải Phòng BẢNG KÊ GIÁ VỐN HÀNG HÓA
Từ 01/03/2017 đến 31/03/2017
Ngày, tháng Diến giải TK Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
… … … … … … … …
… …. … … … … … …
… … … … … … … …
Tổng cộng
Ngày 31 tháng 03 năm 2017
Người lập biểu Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký,họ tên)
3.2.4: Trích lập và sử dụng dự phòng phải thu khó đòi
Trong hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Máy lạnh Ô tô Phương Sáu có những khoản phải thu mà người nợ khó hoặc không có khả năng trả nợ. Nhưng hiện nay Công ty vẫn chưa có kế hoạch lập dự phòng phải thu khó đòi. Vì vậy Công ty nên lập dự phòng phải thu khó đòi đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi. Để lập dự phòng phải thu khó đòi kế toán sử dụng TK 2292 " Dự phòng phải thu khó đòi".
Cuối niên độ kế toán tiến hành so sánh số dự phòng đã trích lập cuối năm trước còn lại với số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập cho niên độ tới, nếu số dự phòng năm trước lớn hơn số dự phòng phải trích lập cho niên độ tới kế toán phải hoàn nhập số chênh lệch:
Nợ TK 2292 (Chi tiết từng khách hàng): Hoàn nhập dự phòng Có TK 642: Ghi giảm chi phí quản lý
Trường hợp số dự phòng phải trích lập cho niên độ tới lớn hơn số dự phòng năm trước còn lại, số chênh lệch sẽ được kế toán trích vào chi phí cho năm tới.
Nợ TK 642: Ghi vào chi phí quản lý
Có TK 2292 (chi tiết từng KH): Trích bổ sung
Trong niên độ kế toán tiếp theo khi thu hồi hay xoá sổ các khoản phải thu đã lập dự phòng, sau khi trừ số tiền đã thu được, số thiệt hại còn lại sẽ được trừ vào dự phòng (nếu đã lập), nếu còn lại mới tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp