Tháng 10 Tài khoản: Nguyên vật liệu
2.4. Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là phần thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp, để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Công ty đang áp dụng hình thức trả lương như sau:
* Hình thức trả lương theo thời gian: Áp dụng với cán bộ nhân viên văn phòng, khối hành chính, quản lý xưởng, nhân viên bán hàng và một số công việc không xây dựng được đơn giá khoán.
* Trả lương tháng:
Việc trả lương tháng được áp dụng cho cán bộ nhân viên văn phòng và bộ phận quản lý các đội thi công. Trả lương theo hình thức này được tính như sau:
Thu nhập trong tháng = Lương theo công + lương làm thêm giờ + Lương chủ nhật + Lương ngày lễ + Thưởng hoàn thành công việc
* Lương theo công = Mức lương - (Mức lương: 26) x (số ngày trong tháng) - (Số ngày làm việc thực tế)
Trong đó:
- Mức lương được quy định cụ thể cho từng người .
- Số ngày làm việc trong tháng là số ngày có trong tháng trừ lễ, tết và chủ nhật.
- Số ngày làm việc thực tế là số ngày mà người lao động làm thực tế trong tháng.
*Lương phép:
Mức lương phép = Mức lương x hệ số đóng BHXH : 26 x số ngày nghỉ phép thực tế trong tháng.
* Lương thêm giờ:
- Làm thêm ngày thường:
Số tiền thêm giờ = Mức lương : 26 : 8 x số giờ làm thêm x 150%
* Thưởng hoàn thành công việc:
Với những cán bộ công nhân viên được trả khoản thưởng hoàn thnàh công việc hàng tháng mức thưởng đó được hạch toán vào tổng thu nhập của người lao động.
Mức thưởng này được trả cụ thể cho từng người tuỳ thuộc vào vị trí công tác, tầm quan trọng của công việc, kinh nghiệm làm việc của người lao động.
Các khoản phải trừ:
Tổng các khoản phải trừ = Tạm ứng + BHXH, BHYT, BHTN + Quỹ Công ty + Phải trừ khác.
* Tạm ứng:
Hàng tháng, từ ngày 15->20 hàng tháng, cán bộ công nhân viên được lĩnh một khoản tiền tạm ứng lương của tháng đó tương đương 1/3 mức lương của từng người.
* Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng:
Hình thức này đựơc áp dụng với bộ phận bán hàng tại các đại lý, cửa hàng, nơi trưng bày và giới thiệu sản phẩm. Việc trả lương theo hình thức này được tính như sau:
Mức lương tháng = Lương theo công + % Doanh thu hàng bán
Trong đó: Ngoài mức lương theo công được tính như mức lương theo công trong hình thức trả lương tháng, nhân viên thuộc bộ phận bán hàng còn được cộng thêm một khoản % doanh thu hàng bán trong tháng. Mức % doanh thu được quy định cụ thể cho từng cửa hàng, từng đại lý phụ thuộc vào vị trí và tầm chiến lược của từng cửa hàng.
* Trả lương khoán:
Hình thức này được áp dụng với hầu hết các tổ, đội thi công đã tính được định mức vật tư và đơn giá khoán sản phẩm cụ thể, hợp lý và khoa học
Các khoản phải trừ được tính giống như hình thức trả lương theo thời gian (riêng tạm ứng được ứng trước 500.000 đ/ người).
2.4.2. Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp
* BHXH – BHYT - BHTN:
Hàng tháng, những người được Công ty đóng BHXH, BHYT, BHTN sẽ phải trừ vào thu nhập của mình một khoản là 9,5% mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của nhà nước. Mức lương đóng BHXH, BHYT, BHTN này có thể trùng với mức lương hàng tháng của cán bộ công nhân viên (đối với cán bộ công nhân viên thanh toán lương theo hình thức trả lương thời gian) có thể không trùng với mức lương được trả hàng tháng (đối với cán bộ công nhân viên thanh toán lương theo hình thức trả lương sản phẩm) vì số lượng thực lĩnh hàng tháng của bộ phận nàycó mức lương khác nhau vì số sản phẩm của tháng đó. Do vậy mỗi tháng bộ phận này có mức lương khác nhau vì số sản phẩm khác nhau, để khắc phục tình trạng này, Công ty lấy mức lương bình quân 06 tháng liên tiếp của mỗi người để phân bổ vào chi phí và tiến hành đóng bảo hiểm cho họ. Cuối mỗi sáu tháng, kế toán cân đối lại mức lương thực trả và mức lương tạm tính để phân bổ thêm hoặc khấu trừ vào chi phí, đồng thời tính lại mức lương tạm tính của mỗi người làm căn cứ đóng bảo hiểm.
- Mức trích BHYT, BHXH, KPCĐ được tính theo chế độ mới như sau : + BHXH : 26% trong đó : DN : 18%, NLĐ : 8%
+ BHYT : 4.5% trong đó : DN: 3%, NLĐ : 1.5%
+ BHTN : 2% trong đó : DN :1%, NLĐ :1%
2.4.3. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tiền lương của Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp.
Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ
Cuối tháng nhân viên văn phòng nộp bảng chấm công lên phòng kế toán. Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra đối chiếu bảng chấm công và các chứng từ khác kèm theo như : Bảng đi công tác, bảng chấm công làm thêm giờ… Sau khi đối chiếu, kế toán tổng hợp làm ra bảng thanh toán lương rồi chuyển lên kế toán trưởng xem xét và kí xác nhận. Sau đó, Giám đốc kiếm tra và kí xác nhận. Bảng thanh toán tiền lương sau đó được chuyển về phòng kế toán để kế toán thanh toán lập phiếu chi. Sau đó, phiếu chi và bảng thanh toán tiền lương được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ xuất tiền và trả lương. Khi tiến hành trả lương phải lấy chữ kí của người nhận lương và ghi rõ ngày tháng của người nhận lương. Sau đó, bảng thanh toán tiền lương và phiếu chi được sử dụng để kế toán ghi sổ.
2.3.4. Hạch toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương.
a). Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tài khoản sử dụng và phương pháp hạch toán
* Tài khoản sử dụng: TK 334 - phải trả công nhân viên TK 338 - phải trả phải nộp khác
* TK 334 phản ánh các khoản phải trả CNV và tình hình thanh toán các khoản đó (gồm: Tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản thuộc thu nhập của CNV .
Phương pháp hạch toán
Hàng tháng căn cứ vào tổng số tiền lương phải trả CNV trong tháng, kế toán trích BHXH, BHYT, CPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định tính vào chi phí sản xuất kinh
Bảng chấm công của các bộ phận
Kế toán
lập bảng thanh toán lương
Kế toán trưởng
kiểm tra và
xác nhận
Giám đốc kiểm tra và
kí xác nhận
Kế toán
viết phiếu
chi thành 2 liên
Thủ quỹ tiến hành
xuất tiền trả
lương
Kế toán
ghi sổ
doanh của các bộ phận sử dụng lao động.
Nợ TK 154: 23% lương CNTTSX Nợ TK 6421: 23% lương NVBH Nợ TK 334: 10,5% tổng số lương
Có TK 338: (34,5%)Tổng số BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN
- Khi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho các cơ quan quản lý quỹ:
Nợ TK 3382, 3383, 3384,3389 Có TK 111, 112
- Khi chi tiêu kinh phí công đoàn tại đơn vị:
Nợ TK 3382
Có TK 111, 112
- Khi tính ra BHXH , BHTN phải trợ cấp cho người lao động Nợ TK 3383, 3389
Có TK 111, 112
- Khi thanh toán BHXH cho người lao động Nợ TK 334
Có TK 111, 112
- KPCĐ và BHXH vượt chi khi được cấp bù:
Nợ TK 111, 112
Có TK 3382, 3383
- Thanh toán lương BHXH khi công nhân nghỉ ốm, thai sản Nợ TK 3383
Có TK 334
53
Các chứng từ gốc:
- Bảng thanh toán TL - Bảng thanh toán BHXH - Bảng thanh toán TT - Phiếu chi…
Chứng từ ghi sổ (theo phần hành) Sổ quỹ và Sổ
cái tài sản Bảng tổng hợp
c. từ gốc Sổ chi tiết TK 334,TK 338
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp
chi tiết Sổ cái TK 334,
TK 338
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương tại Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp
Khi kế toán thanh toán tiền tạm ứng lương và thanh toán tiền lương cuối tháng cho cán bộ công nhân viên, phòng TCHC sẽ cử người nhận lương và thanh toán trực tiếp cho cán bộ công nhân viên. Phòng kế toán theo dõi và kiểm tra thông qua phiếu thu, phiếu chi và phiếu thanh toán lương như sau:
Ví dụ: Ngày 15/12/2016 Đàm Văn Mai tạm ứng lương T.12/2016.
Gồm những chứng từ sau:
Biểu 2.22 : Giấy tạm ứng tiền lương
Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp
Mẫu số 01/TT/CT cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Ngày .15 tháng 12 năm 2016 GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
(V/v: tạm ứng lương T.12/2016)
Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp.
Tên tôi là: Đàm Văn Mai
Bộ phận công tác: phòng kỹ thuật dự án.
Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 2.000.000đ (Bằng chữ: Hai triệu đồng.)
Lý do tạm ứng: Tạm ứng tiền lương T.12.2016.
Thời hạn hoàn ứng: 05/1/2017 NGƯỜI ĐỀ
NGHỊ
PHU TRÁCH BỘ PHẬN
KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC
DUYỆT
Sau khi đã xin đầy đủ xác nhận của phòng kế toán và giám đốc, kế toán tiến hành lập phiếu chi:
Biểu 2.23 : Phiếu chi tạm ứng lương
Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp 27/58 Mạc thị Bưởi, Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, HN
Mẫu số 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC) PHIẾU CHI
Số :0172
Ngày 15 tháng 12 năm 2016 Họ, tên người nhận tiền: Đàm Văn Mai
Địa chỉ: Phòng kỹ thuật dự án
Lý do chi: Tạm ứng tiền lương tháng 12/2016 Số tiền: 2.000.000 đ
Bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn./.
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền( Viết bằng chữ: Hai triệu đồng chẵn).
Ngày 15 tháng 12 năm 2016
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Ngưởi lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp tạm ứng lương của phòng kỹ thuật dự án Trong tháng:
Biểu 2.24: Bảng kê tạm ứng lương Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp
BẢNG TỔNG HỢP TẠM ỨNG LƯƠNG
Tháng 12 năm 2016
STT Họ và tên Số tiền Ký nhận Ghi chú
1 Đàm Văn Mai 2.000.000
2 Nguyễn Phi Long 2.000.000
3 Nguyễn Ngọc Anh 2.500.000
4 Nguyễn Mạnh Trường 2.000.000
5 Trần Vinh Hải 2.000.000
6 Lê Anh Duy 1.500.000
Tổng 12.000.000
Hà nội, Ngày 31 tháng 12 năm 2016 Duyệt Phòng kế toán Phòng TCHC Người lập
(Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)
Ngày 30/9, Công ty thanh toán nốt số tiền lương còn lại cho cán bộ công nhân viên sau khi đã trừ đi 8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN. Kế toán tiền lương lập phiếu chi thanh toán tiền lương T.10.2015 cho công ty.
Biểu 2.25: Phiếu chi lương lương tháng 12/2016
Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp Mẫu số 02 – TT
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC
27/58 Mạc thị Bưởi, Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, HN Ngày 14/9/2006 của Bộ Trưởng BTC) PHIẾU CHI
Số : 763
Ngày 31 tháng 12 năm 2016 Họ, tên người nhận tiền: Trần Thị Thanh Thủy
Địa chỉ: Phòng kỹ thuật
Lý do chi: Thanh toán tiền lương tháng 12/2016 cho CBCNV Cty Số tiền: 19.137.882 đ
Bằng chữ: Mười chin triệu, một trăm ba mươi bảy nghìn, một trăm tám mươi hai đồng.
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ: Tám mươi hai triệu, bảy trăm sáu mươi lăm nghìn đồng.)
Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Thủ trưởng đơn vị KT trưởng Ngưởi lập phiếu Thủ quỹ Người nhận tiền (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
* Hạch toán tiền lương thực tế trong tháng 12 năm 2016
1. Khi tạm ứng lương cho người lao động, căn cứ số tiền thực chi phản ánh số tiền tạm ứng
2. Hàng tháng căn cứ vào bảng thanh toán hoặc bảng phân bổ lương, kế toán xác định số tiền lương phải trả cho người lao động tính vào chi phí các đối tượng liên quan
Sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ:
Biểu 2.26: Chứng từ ghi sổ số 98
Mẫu số: S02a - DNN
Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp 27/58 Mạc thị Bưởi, Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, HN
(Ban hành theo quyết định số 48/2006/
QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 98
Ngày 31 tháng 12 năm 2016
Trích yếu Số hiệu TK
Số tiền Ghi chú
Nợ Có
Thanh toán tạm ứng lương tháng 12/2016 334 111 12.000.000 Thanh toán tiền lương và tiền thưởng tháng
12/2016
334 111 22.137.882
Cộng 34.137.882
Kèm theo 02 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.27: Chứng từ ghi sổ số 99
Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp 27/58 Mạc thị Bưởi, Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, HN
Mẫu số: S02a - DNN (Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006
của bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 99
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có Xác định tiền lương phải trả cho phòng kỹ
thuật tháng 12/2016
154 334 34.406.500 Xác định tiền thưởng cho CBCNV Cty trong
T.12/2016 của phòng kỹ thuật
353 334 3.000.000
Cộng 37.406.500
Ngày 31 tháng 12 năm 2016 Kèm theo 02 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 2.28: Chứng từ ghi sổ số 100
Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp 27/58 Mạc thị Bưởi, Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, HN
Mẫu số: S02a - DNN
(Ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 100
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có Trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN của
phòng kỹ thuật dự án T.12/2016
154 338 8.257.560
334 338 3.268.618
Cộng 11.182.113
Ngày 31 tháng 12 năm 2016 Kèm theo 02 chứng từ gốc
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Vào sổ kế toán TK 334 Biểu 2.29: Sổ cái TK 334
Công ty TNHH thiết bị giáo dục Việt Pháp 27/58 Mạc thị Bưởi, Vĩnh Tuy, Hoàng Mai, HN
Mẫu số: S02c1 - DNN
(Ban hành theo quyết định số 48/2006/
QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Năm 2015
Tài khoản: Phải trả người lao động Số hiệu: 334
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ ghi
sổ Diễn giải SH
TK
Số Tiền Ghi
SH NT Nợ Có chú
31/12 98 31/12 Thanh toán tạm ứng T.12/2016 111 12.000.000 Thanh toán lương,
thưởng T.12/2016
111 22.137.882
31/12 99 31/12 Tính tiền thưởng cho CNV 353 3.000.000
Xác định tiền lương phải trả cho phòng kỹ thuật T.12/2016
154 34.406.500
31/12 100 31/12 Trích lương nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ T.12/2016 của phòng kỹ thuật
338 3.268.618
Cộng phát sinh 37.406.500 37.406.500
Số dư cuối tháng 0
Hà nội, Ngày 31 tháng 12 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc công ty (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)