CHƯƠNG 4 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH
4.2 Thực trạng chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vinafor Cần Thơ39
4.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin chu trình doanh thu
Khách hàng lẻ là khách hàng mua hàng với số lượng ít, thường thanh toán ngay và không nhận hoá đơn GTGT.
a. Nhận đặt hàng
Nhân viên bán hàng ghi nhận đặt hàng của khách, kiểm tra hàng tồn kho và lập Phiếu giao hàng gồm 4 liên có chữ ký của khách hàng: liên 4 (liên xanh) lưu tại phòng kinh doanh, liên 1 (liên trắng) chuyển cho kế toán công nợ, liên 2 và 3 (liên hồng và vàng) chuyển cho thủ kho.
40 b. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
Kế toán công nợ nhận Phiếu giao hàng liên 1 có chữ ký của khách hàng thì tiến hành nhập nghiệp vụ vào phần mềm. Phần mềm sẽ ghi nhận doanh thu, nợ phải thu, giá vốn và cập nhật thay đổi về hàng tồn kho. Phiếu giao hàng sau khi nhập liệu xong được chuyển cho thủ quỹ.
c. Ghi nhận thanh toán
Từ cơ sở dữ liệu vừa cập nhật, kế toán thanh toán ghi nhận thanh toán, lập Phiếu thu gồm 2 liên, ký vào người lập phiếu và chuyển cho thủ quỹ.
Thủ quỹ đối chiếu thông tin trên Phiếu giao hàng và Phiếu thu, nhận tiền thanh toán, ký nhận, yêu cầu khách hàng ký nộp và xé liên 2 cho khách hàng.
Thủ quỹ nhập tiền vào quỹ tiền mặt vào ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt. Phiếu giao hàng và liên 1 Phiếu thu chuyển cho Kế toán trưởng.
d. Xuất hàng và giao hàng
Căn cứ thông tin trên liên 2 và 3 của Phiếu giao hàng, thủ kho xuất hàng và lưu lại liên 3, giao liên 2 cho tài xế. Tài xế nhận hàng, kiểm tra và lập Biên nhận giao hàng gồm 3 liên: liên 1 giao về phòng kế toán sau khi có xác nhận đã nhận hàng của khách hàng; liên 3 do tài xế lưu; liên 2 Phiếu giao hàng và liên 2 Biên nhận giao hàng do khách hàng giữ. Trên các liên Phiếu giao hàng có ghi biển số xe và tên tài xế.
Trường hợp khách hàng tự chuyên chở hàng hoá, thủ kho sẽ xuất hàng cho khách hàng kèm liên 2 Phiếu giao hàng. Trên Phiếu giao hàng ghi lại biển số xe mà khách dùng chở hàng. Khách hàng kiểm tra, ký xác nhận.
Kế toán trưởng tập hợp thành bộ chứng từ của từng nghiệp vụ, kiểm tra đối chiếu và điều chỉnh khi có sai sót.
Do các nghiệp vụ này không lập hoá đơn GTGT nên cuối tháng, phòng kế toán sẽ xuất hoá đơn một lần cho các nghiệp vụ bán lẻ. Tại mục tên người mua và địa chỉ sẽ lấy tên của một khách hàng lẻ bất kỳ trong kỳ. Số liệu về hàng hoá trong hoá đơn là số tổng của các nghiệp vụ bán lẻ trong tháng.
Quá trình luân chuyển chứng từ quy trình bán lẻ được trình bày trong lưu đồ 4.2 trang 39.
41
NVBH KTCN PHẦN MỀM KTTT THỦ QUỸ THỦ KHO TÀI XẾ
Nguồn: Người viết tự tổng hợp
Hình 4.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình bán lẻ Bắt đầu
KH Đơn đặt
hàng Kiểm tra HTK. Lập
PGH
PGH 4 ĐĐH
PGH 3
PGH 2 PGH
1
Nhập vào phần mềm
Ghi nhận doanh thu và giá vốn
CSDL PGH 1
In Phiếu thu Hoá đơn 2 Phiếu thu 1
2
KH Phiếu giao
hàng 1
Hoá đơn 2 Phiếu thu 1
2
Kiểm tra thông tin.
Ký tên Hoá đơn 2 Phiếu thu 1
2
Hoá đơn 2 Phiếu thu 1
2
B
B
PGH 1 Tiền KH
Đối chiếu.
Thu tiền. Ký Pthu. Ghi sổ
PGH 1 Phiếu thu 1
2
Sổ quỹ tiền mặt
PThu 2
KH Kế toán
trưởng
Kiểm tra, ký xác
nhận.
Xuất hàng
A
B PGH 3 PGH 2
PGH 2
PGH 3
Kèm hàng hoá Lập
BNGH BNGH 1 BNGH 3 BNGH 2
KH PGH 2
PGH 2
Kế toán trưởng
Chú thích:
ĐĐH : Đơn đặt hàng NVBH : Nhân viên bán hàng PGH : Phiếu giao hàng KTCN : Kế toán công nợ CSDL : Cơ sở dữ liệu KTTT : Kế toán thanh toán BNGH: Biên nhận giao hàng
42 4.2.2.2 Quy trình xử lý bán chịu
a. Tiếp nhận khách hàng, thoả thuận hợp đồng
Sau khi khách hàng liên hệ với công ty, phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm thoả thuận với khách hàng và soạn thảo hợp đồng (xem Phụ lục 4).
Trong hợp đồng quy định rõ loại vật tư, số lượng, đơn giá, thời gian thực hiện hợp đồng, phương thức và thời gian thanh toán. Nếu đồng ý với các điều khoản trong Hợp đồng kinh tế, khách hàng và đại diện công ty (Tổng Giám đốc) sẽ ký vào hợp đồng, mỗi bên giữ một bản.
Trong thời gian gần đây, hình thức đặt cọc như trình bày trong Hợp đồng mẫu tại Phụ lục 4 không còn phổ biến, hiện tại, công ty sử dụng hình thức theo dõi hợp đồng theo hạn mức thời gian và hạn mức giá trị và áp dụng theo cái tới trước. Hạn mức thời gian thường là 7 ngày, hạn mức giá trị do Tổng Giám đốc quyết định cho từng trường hợp cụ thể.
b. Nhận đặt hàng – Xuất kho – Giao hàng
Khách hàng đặt hàng với công ty thông qua điện thoại, fax hoặc liên hệ trực tiếp. Trong đơn đặt hàng nêu rõ số lượng, quy cách, chủng loại hàng hoá, thời gian, địa điểm nhận hàng. Nhân viên bán hàng xác nhận lại đơn giá với khách hàng dựa trên bảng báo giá của công ty (xem phụ lục 2) tại thời điểm khách hàng đặt hàng và lập Phiếu giao hàng (xem phụ lục 3). Trên cơ sở đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng kiểm tra lượng hàng tồn để quyết định số liên của chứng từ.
Các tình huống có thể xảy ra bao gồm:
- Trường hợp kho công ty đủ hàng để cung cấp, khách hàng có thể chọn:
Công ty vận chuyển hàng, hoặc khách hàng đến nhận hàng trực tiếp.
- Nếu công ty không đủ khả năng cung cấp, công ty sẽ liên lạc với nhà cung cấp và vận chuyển hàng hoá cho khách từ kho của nhà cung cấp.
(1) Trường hợp: Vận chuyển hàng hoá từ kho công ty
Nhân viên bán hàng lập Phiếu giao hàng thành 4 liên: liên 4 (liên xanh) lưu tại phòng kinh doanh, 3 liên còn lại chuyển cho thủ kho. Sau khi nhận 3 liên Phiếu giao hàng, thủ kho ký xác nhận, xuất hàng và giao liên 1, 2 Phiếu giao hàng cho tài xế. Thủ kho lưu lại liên 3. Phiếu giao hàng được xem như Phiếu xuất kho, nếu không có Phiếu giao hàng hoặc phiếu không hợp lệ, thủ kho không được xuất hàng khỏi kho.
Lưu ý, trên Phiếu giao hàng có ghi rõ biển số xe giao hàng và tên tài xế.
43
Tài xế kiểm tra hàng thực nhận khớp với thông tin trên Phiếu giao hàng và lập Biên nhận giao hàng (xem phụ lục 3). Biên nhận giao hàng gồm 3 liên:
liên 1 (màu trắng), liên 2 (màu hồng) và liên 3 (màu xanh). Sau khi giao hàng cho khách hàng, khách hàng được yêu cầu kiểm tra hàng cẩn thận và ký xác nhận vào Phiếu giao hàng và Biên nhận giao hàng. Khách hàng giữ lại Phiếu giao hàng liên 2 (hồng) và Biên nhận giao hàng liên 2 (hồng), các chứng từ còn lại do tài xế mang về công ty giao cho phòng kế toán.
(2) Trường hợp: Khách hàng đến nhận hàng trực tiếp
Đối với trường hợp khách hàng đến nhận hàng trực tiếp, quá trình trên cũng không có nhiều thay đổi. Phòng Kinh doanh sẽ lập Phiếu giao hàng gồm 4 liên: liên 4 cùng với đơn đặt hàng được lưu tại phòng Kinh doanh. Sau khi thủ kho kiểm tra hàng và xuất kho, thủ kho lưu lại liên 3, khách hàng sẽ nhận hàng kèm theo Phiếu giao hàng liên 2; liên 1 chuyển về phòng Kế toán.
Lưu ý, trên Phiếu giao hàng lúc này sẽ ghi nhận biển số xe mà khách hàng đưa đến công ty để vận chuyển hàng hoá.
(3) Trường hợp: Vận chuyển hàng hoá từ kho nhà cung cấp
Trường hợp kho của công ty không đủ hàng, công ty sẽ liên lạc với nhà cung cấp, nhận hàng tại kho nhà cung cấp và giao trực tiếp cho khách hàng.
Khi đó, nhân viên bán hàng sẽ lập Phiếu giao hàng 3 liên: liên 1 và 2 (liên trắng và hồng) giao cho tài xế, liên 3 và 4 (liên vàng và xanh) lưu tại phòng kinh doanh cùng với đơn đặt hàng.
(Do mẫu Phiếu giao hàng thống nhất trong tất cả các trường hợp nên dẫn tới thừa ra một liên đáng lẽ được chuyển sang cho thủ kho; vì thế, phòng kinh doanh lưu lại 2 liên Phiếu giao hàng trong tình huống này).
Lúc này, tài xế sẽ liên hệ kho nhà cung cấp để nhận hàng kèm theo Phiếu giao hàng do phía nhà cung cấp xuất. Sau đó, tương tự trường hợp trên, tài xế sẽ căn cứ trên Phiếu giao hàng của công ty, Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp và hàng thực nhận để lập 3 liên Biên nhận giao hàng.
Việc giao dịch với khách hàng không có gì khác biệt khi khách hàng cũng ký xác nhận vào 5 liên chứng từ và giữ lại 2 liên, tài xế lưu lại Biên nhận giao hàng liên xanh tại quyển.
Điểm khác biệt trong tình huống này là tài xế sẽ giao về phòng kế toán 3 liên, trong đó có liên trắng Phiếu giao hàng và Biên nhận giao hàng kèm theo 1 liên Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp. Lúc này, công việc của kế toán công nợ ngoài việc theo dõi công nợ phải thu khách hàng còn kèm theo việc theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
44
Các tình huống có thể xảy ra trong quá trình đặt hàng và giao hàng được người viết trình bày bằng lưu đồ tại hình 4.3 – hình 4.5 (trang 42 - 43).
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG THỦ KHO TÀI XẾ
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG THỦ KHO
Nguồn: Người viết tự tổng hợp
Hình 4.3 Lưu đồ vận chuyển hàng hoá từ kho công ty
Nguồn: Người viết tự tổng hợp
Hình 4.4 Lưu đồ chuyển hàng cho khách hàng nhận trực tiếp tại kho
Ghi biển số xe vận chuyển của KH
Kèm hàng hoá Kiểm tra HTK,
lập PGH Bắtđầu
KH Đơn đặt hàng
Phiếu giao hàng
1
Phiếu giao hàng
3
Phiếu giao hàng
2
Kiểm tra hàng, thủ kho & KH ký xác
nhận. Xuất hàng
A Phiếu giao
hàng 3 Phiếu giao
hàng 2 Phiếu giao
hàng
1
Đơn đặt hàng
Phiếu giao hàng 3 Phiếu giao
hàng 2 Phiếu giao
hàng 1
KH Phiếu giao hàng
4
Bắt đầu
KH Đơn đặt
hàng Kiểm tra HTK. Lập
PGH
PGH Đơn đặt 4
hàng
Phiếu giao hàng 3
Phiếu giao hàng 2 Phiếu giao
hàng 1
Kèm hàng hoá Phiếu giao
hàng 2
Lập BNGH
BNGH 3 BNGH 1 BNGH 2
Ghi biển KH số xe và tên tài xế
Kiểm tra, ký xác nhận.
Xuất hàng Phiếu giao
hàng 3
Phiếu giao hàng 2
Phiếu giao hàng 3 Phiếu giao
hàng 2
PGH 2 Phiếu giao
hàng 1
Phiếu giao hàng 1
Phiếu giao hàng 1
PGH 1 A
45
NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TÀI XẾ
c. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng và lập Hoá đơn
Kế toán công nợ nhận liên 1 Phiếu giao hàng và liên 1 Biên nhận giao hàng và nhập nghiệp vụ bán hàng vào phần mềm. Phần mềm ghi nhận doanh thu – nợ phải thu, ghi nhận giá vốn hàng bán – cập nhật kho. Đồng thời, phần mềm cũng tự động cập nhật số hoá đơn, và tiền thuế để in hoá đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lưu tại kế toán công nợ; liên 2 giao khách hàng; liên 3 giao kế toán trưởng lưu hồ sơ, liên 1 Phiếu giao hàng và Biên bản nhận hàng chuyển cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra, đối chiếu các chứng từ trong bộ chứng từ và điều chỉnh sai sót nếu có. Bộ chứng từ sẽ được lưu theo thứ tự nghiệp vụ phát sinh.
Liên 2 của Hoá đơn GTGT sẽ được giao cho khách hàng bằng một trong hai cách:
- Khách hàng trực tiếp nhận hoá đơn tại công ty: khi đến nhận, khách hàng sẽ ký tên vào hoá đơn.
- Nhân viên công ty giao hoá đơn cho khách hàng: trong trường hợp này, nhân viên được giao nhiệm vụ chuyển hoá đơn sẽ ký, ghi tên vào góc hoá đơn, phần chữ ký khách hàng sẽ được đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại”.
Nguồn: Người viết tự tổng hợp
Hình 4.5 Lưu đồ vận chuyển hàng hoá từ kho nhà cung cấp
Kèm hàng hoá
A Kiểm tra
HTK, lập PGH Bắt đầu
KH Đơn đặt hàng
Phiếu giao hàng 2 Phiếu giao
hàng 1
Kiểm tra, ký xác nhận, nhận
hàng. Lập BNGH
KH BNGH Phiếu giao 2
hàng 2
Biên nhận giao hàng
3 Phiếu giao
hàng 2 Phiếu giao
hàng 1
BNGH 1 Phiếu giao hàng
1 Phiếu giao hàng từ NCC Phiếu giao
hàng từ NCC
NCC
Đơn đặt hàng Phiếu giao
hàng 4 4 Phiếu giao
hàng 3
46 d. Theo dõi nợ phải thu
Kế toán công nợ theo dõi nợ phải thu khách hàng theo hạn mức thời gian và hạn mức giá trị như thoả thuận ban đầu. Khi đến hạn, kế toán công nợ nhắc nợ bằng cách lập biên bản đối chiếu công nợ thành 2 bản và gửi cho khách hàng. Văn bản được sử dụng đối chiếu công nợ có hai loại và tuỳ trường hợp cụ thể mà công ty sẽ quyết định sử dụng loại nào. Hai loại văn bản đó là:
+ Biên bản đối chiếu công nợ (xem Phụ lục 5);
+ Bảng xác nhận công nợ (xem Phụ lục 6).
Nếu đồng ý với số dư nợ do công ty tính toán, khách hàng xác nhận bằng cách gửi lại một bản Biên bản đối chiếu công nợ đã xác nhận lại cho công ty.
KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẦN MỀM
Nguồn: Người viết tự tổng hợp
Hình 4.6 Lưu đồ quá trình lập hoá đơn và theo dõi Nợ phải thu A
Phiếu giao hàng từ NCC
Trường hợp chuyển hàng từ kho NCC
Không có khi KH nhận hàng
trực tiếp Nhập vào phần mềm
Ghi nhận doanh thu và giá vốn.
Tự động cập nhật số hoá đơn,
tiền thuế GTGT
CSDL
Kế toán trưởng BNGH 1 PGH 1
BNGH 1 PGH 1
In Hoá đơn
Hoá đơn 3
Hoá đơn 2 Hoá đơn 1
2
KH
Kiểm tra, đối chiếu BNGH 1 PGH 1 Hoá đơn 3 KH
Sổ theo dõi NPThu Theo dõi công
nợ. Lập BB đối chiếu Biên bản đối chiếu công nợ Biên bản đối chiếu công nợ
Biên bản đối chiếu công nợ đã xác nhận Khi đến
hạn theo thoả thuận
47 e. Ghi nhận thanh toán
* Thanh toán bằng tiền mặt
Khi khách hàng đến công ty thanh toán tiền hàng, kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu từ chương trình kế toán. Trong phiếu thu ghi rõ số hoá đơn mà khách hàng thanh toán. Phiếu thu được lập thành 2 liên, có chữ ký của người lập phiếu (kế toán thanh toán). Thủ quỹ nhận phiếu thu, đối chiếu với số tiền thực nhận và ký nhận, khách hàng ký nộp, tiền nhập quỹ tiền mặt. Đồng thời, thủ quỹ ghi nhận thông tin vào sổ quỹ. Về phiếu thu, khách hàng giữ liên 2, liên 1 chuyển cho kế toán trưởng lưu cùng bộ chứng từ của nghiệp vụ.
Trong trường hợp khách hàng không đến trực tiếp mà thanh toán thông qua nhân viên công ty (thường là nhân viên chịu trách nhiệm giao hoá đơn GTGT hoặc tài xế) thì quy trình như sau:
Kế toán thanh toán lập phiếu thu thành 2 liên: liên 1 giao thủ quỹ, liên 2 đóng dấu treo và giao cho nhân viên công ty chuyển cho khách hàng (kèm theo hoá đơn liên 2 đóng dấu “Bán hàng qua điện thoại”, nếu có). Sau khi khách hàng thanh toán, nhân viên ký nhận tiền trên phiếu thu giao cho khách hàng, mang tiền về công ty, ký nộp và nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền nhập quỹ và ký vào phiếu thu, hoàn tất chứng từ và chuyển chứng từ cho kế toán trưởng để kiểm tra và lưu trữ.
* Thanh toán qua ngân hàng
Kế toán thanh toán nhận chứng từ thanh toán qua ngân hàng (giấy báo có) thì tiến hành ghi giảm nợ cho khách hàng. Chứng từ nói trên được lưu tại kế toán thanh toán.
PHẦN MỀM KẾ TOÁN NHÂN VIÊN THỦ QUỸ
THANH TOÁN (TÀI XẾ)
Nguồn: Người viết tự tổng hợp
Hình 4.7 Lưu đồ quá trình thanh toán bằng tiền mặt Phiếu thu
2
Thủ quỹ kiểm tra, ký nhận. Nhân viên
ký nộp. Tiền nhập quỹ tiền mặt. Ghi
sổ quỹ tiền mặt
Sổ quỹ tiền mặt
Phiếu thu
1
CSDL In
Phiếu thu Kiểm tra. Ký vào người lập phiếu. Đóng dấu treo liên 2 Phiếu
thu 2
Phiếu thu 1
Phiếu thu 1
Phiếu thu 2
Phiếu thu
1
Phiếu thu
2
KH Tiền
Thủ quỹ
Phiếu thu 1
Tiền
Kế toán trưởng
48 f. Quá trình tiếp nhận hàng bán bị trả lại
Việc bị trả lại hàng đã bán rất ít xảy ra tại công ty. Tuy nhiên, công ty cũng có quy định trình tự thủ tục cho trường hợp này.
Tài xế công ty khi nhận hàng trả lại sẽ lập Biên bản nhận hàng gồm 3 liên (vì để thuận tiện nên chứng từ này được công ty sử dụng chung với Biên nhận giao hàng nhưng người viết gọi tên khác để dễ phân biệt). Tài xế chuyển liên 1 (liên trắng) cho thủ kho, giao khách hàng liên 2 (liên hồng), giữ lại liên 3 (liên xanh). Thủ kho dựa vào liên 3 làm căn cứ ghi chép việc nhập kho số hàng trả lại. Lúc này, Thủ kho sẽ photo liên 3 của Biên bản để lưu trữ, liên gốc sẽ chuyển về phòng Kế toán.
Sau khi nhận Biên bản nhận hàng liên 3, kế toán công nợ ghi nhận nghiệp vụ vào phần mềm và lập phiếu nhập kho 2 liên, chuyển cho thủ kho ký và lưu 1 liên, liên còn lại do chuyển cho kế toán trưởng lưu cùng Biên bản nhận hàng.
TÀI XẾ THỦ KHO KTCN PHẦN MỀM
KH
Nguồn: Người viết tự tổng hợp
Hình 4.8 Lưu đồ tiếp nhận hàng bán bị trả lại Bắt đầu
Hàng
hoá Photo BBNH.
Kiểm nhập hàng.
Kiểm tra, lập Biên bản nhận
hàng
Biên bản nhận hàng
3
Kết thúc
Sổ theo dõi NPThu Ghi nhận nghiệp vụ
trả hàng. Điều chỉnh doanh thu, công nợ, giá vốn;
cập nhật kho
CSDL
In PNK Phiếu nhập PNK
kho Nhập vào
phần mềm
B B
Kiểm tra.
Ký xác nhận Biên bản nhận hàng 3
BBNH 3 PNK
đã ký
Kiểm tra, lưu chứng từ KH
BBNH
photo 3 BBNH 3
PNK PNK
PNK đã ký PNK đã ký
Kế toán trưởng BBNH 3
BBNH 2 BBNH 1