CHƯƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFOR CẦN THƠ
5.2 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu tại Công ty Cổ phần Vinafor Cần Thơ
5.2.1 Hoàn thiện Môi trường kiểm soát
- Tổng Giám đốc nên phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho nhà quản trị các cấp để có thể tập trung cho các quyết định mang tính chiến lược, tránh can thiệp quá sâu vào công việc của nhân viên.
Chẳng hạn, việc quyết định hạn mức giá trị công nợ cho khách hàng có thể do Kế toán trưởng xác định. Vì Kế toán trưởng là người trực tiếp giám sát quá trình giao dịch và theo dõi việc thanh toán nên việc xác định hạn mức sẽ được đảm bảo tính chính xác ở một mức độ nhất định. Chỉ khi liên quan đến các khách hàng mới hay có những sự kiện đặc biệt xảy ra, Tổng Giám đốc mới tham gia vào quyết định này.
Đồng thời với phân định quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm báo cáo cũng cần được xác lập cụ thể: ai báo cáo, báo cáo cho ai, thời gian và hình thức báo cáo.
- Hội đồng quản trị cần quan tâm hơn đến hoạt động của Ban Kiểm soát về kiểm soát hệ thống tài chính và việc thực hiện quy chế của công ty. Hội đồng quản trị có thể buộc Ban Kiểm soát hoạt động bằng cách yêu cầu kiểm tra bất thường hoạt động của công ty và cung cấp báo cáo giải trình.
- Nhà quản trị nên xây dựng một quy định chung về đánh giá công việc với những tiêu chí đánh giá rõ ràng và có thể đo lường được (Ví dụ: các tiêu
61
chí đánh giá có thể gồm: mức độ chấp hành quy định của đơn vị; mức độ đảm bảo công việc về chất lượng và thời gian; các cải tiến trong công việc,...)
Tiêu chí đánh giá phải gắn liền với nhiệm vụ được giao thực hiện, mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt được và phải được đưa ra từ đầu kỳ, ổn định trong kỳ để nhân viên làm cơ sở để phấn đấu.
Ngoài ra, nhà quản lý phải dành thời gian theo dõi hoạt động của nhân viên dưới quyền để có thể đưa ra những đánh giá chính xác và kịp thời. Đối với các sai sót của nhân viên, nhà quản lý nên nhắc nhở ngay khi phát hiện để nhân viên nhận thấy và tránh các sai sót tương tự tiếp diễn.
5.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu
* Lập kế hoạch bán hàng:
Việc công ty không thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng sẽ gây nên ấn tượng không tốt, làm ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty và việc kinh doanh trong tương lai. Do đó, để tránh tình trạng phải liên lạc gấp với nhà cung cấp do thiếu hụt hàng hoá, đơn vị nên lập kế hoạch bán hàng định kỳ.
Để lập được một kế hoạch chính xác, công ty cần dự báo sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tới dựa trên việc xem xét các nhân tố bên trong, bên ngoài doanh nghiệp (xem phụ lục 9) cùng với kết quả tiêu thụ kỳ trước.
Phương pháp lập:
Doanh thu tiêu thụ
dự kiến = Số lượng tiêu thụ
dự kiến * Đơn giá bán dự kiến
* Đối với các nghiệp vụ bán lẻ:
Theo hướng dẫn tại Điều 18, Thông tư 39/2014/TT-BTC, công ty có thể không lập Hoá đơn GTGT với các nghiệp vụ bán hàng có giá trị dưới 200.000 đồng. Tuy nhiên, công ty cần phải lập Bảng kê bảng kê bán lẻ hàng hoá (xem mẫu ở phụ lục 8) liệt kê các nghiệp vụ bán lẻ trong ngày theo thứ tự phát sinh.
Vào cuối ngày, kế toán lập một hoá đơn GTGT cho các nghiệp vụ bán lẻ phát sinh, số tiền bán hàng hoá trên hoá đơn là dòng tổng cộng trên bảng kê.
Đối với tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hoá đơn này ghi là “bán lẻ không giao hoá đơn”. Hoá đơn vẫn được lập thành 3 liên, người lập ký tên và giữ lại liên giao cho người mua.
* Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Trích lập nợ phải thu khó đòi không chỉ để đáp ứng yêu cầu của Bộ Tài chính mà còn là hình thức san sẻ rủi ro có thể xảy ro cho đơn vị, bởi nếu ghi
62
nhận đột ngột một khoản nợ không thể thu hồi sẽ ảnh hưởng đáng kể đến kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ. Ngoài ra, các khoản dự phòng sẽ giúp phản ánh chính xác giá trị thuần có thể thực hiện được của tài sản, giúp người sử dụng báo cáo tài chính có cái nhìn khách quan và chính xác hơn.
Để xây dựng căn cứ cho việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, định kỳ, công ty nên lập Báo cáo nợ phải thu theo tuổi nợ. Báo cáo này còn có tác dụng trong việc theo dõi tiến độ trả nợ, góp phần vào việc đưa ra các chính sách thu hồi nợ cũng như đánh giá lại các khách hàng của đơn vị.
Công ty xác định nợ phải thu hợp lệ theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC (xem phụ lục 10). Đối với các khoản phải thu đủ điều kiện pháp lý và đã quá hạn, theo khoản 2 Điều này, kế toán thực hiện trích lập theo tỷ lệ sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
Các khoản trích lập trên được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
* Thủ tục xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi:
Công ty cần tham khảo Điều 4 Thông tư 228/2009/TT-BTC về xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi. Các điểm cần lưu ý bao gồm:
- Hồ sơ cần thiết khi xử lý nợ bao gồm:
+ Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp;
+ Bảng kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xóa;
+ Biên bản đối chiếu nợ được chủ nợ và khách nợ xác nhận hoặc Bản thanh lý hợp đồng kinh tế hoặc xác nhận của cơ quan quyết định thành lập doanh nghiệp;
+ Sổ kế toán, chứng từ, tài liệu chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được.
- Thẩm quyền xử lý nợ:
63
Chỉ có Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc mới có thẩm quyền quyết định xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi được và chịu trách nhiệm về quyết định đó trước pháp luật căn cứ vào Biên bản của Hội đồng xử lý và các bằng chứng liên quan đến các khoản nợ.
64
CHƯƠNG 6