Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.1. Khảo sát hoạt động bảo quản, tồn trữ thuốc tại khoa Dược bệnh viện tâm thần Thanh Hóa năm 2014
3.2.1. Quy trình cấp phát thuốc nội trú
Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú được thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, đúng quy chế sử dụng thuốc.
Quy trình cấp phát thuốc nội trú được mô tả hình 3.4:
41 Quy
trình trả thuốc thừa về
kho Trả lại vỏ thuốc theo phiếu lĩnh
Hình 3.4. Quy trình cấp phát thuốc nội trú tại bệnh viện
Bác sĩ thăm khám, kê đơn, ghi hồ sơ bệnh án
Điều dưỡng hành chính tổng hợp y lệnh thuốc trên máy
Khoa dược duyệt thuốc trên máy và in phiếu lĩnh thuốc, đối
chiếu và ký duyệt phiếu lĩnh
Trưởng khoa điều trị ký phiếu lĩnh thuốc
Phòng tài vụ viết phiếu xuất ( Nhập lại ) kho
Thủ kho phát thuốc cho nhân viên khoa Dược đưa thuốc tới khoa lâm sàng( 3 kiểm tra, 3 đối chiếu)
Điều dưỡng hành chính lĩnh thuốc từ nhân viên khoa Dược Điều dưỡng chia thuốc cho bệnh
nhân theo y lệnh (5 đúng) Bệnh nhân
42
Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân nội trú đảm bảo chặt chẽ cho quá trình quản lý cấp phát, thuốc từ kho Dược đến bệnh nhân thông qua các phiếu lĩnh phải được dược sĩ kiểm soát, kiểm duyệt. Các phiếu lĩnh này được lưu trữ làm căn cứ để đối chiếu cấp phát, và các trưởng khoa phòng phải có trách nhiệm với việc lĩnh thuốc của khoa phòng mình. Việc thu vỏ lọ thuốc đã sử dụng đảm bảo cho việc quản lý sử dụng thuốc tránh được tình trạng lên phiếu lĩnh thuốc mà không sử dụng cho bệnh nhân. Tuy nhiên việc khoa Dược phát thuốc đến khoa điều trị giao cho Điều dưỡng sẽ không giúp ích cho công tác quản lý, mà chỉ giúp cho Điều dưỡng có thêm nhiều thời gian ở khoa hơn, điều này còn yêu cầu nhân lực khoa Dược phải được tăng cường và lãng phí thời gian, công sức cho việc giao nhận thuốc 2 lần.
Bệnh nhân nằm viện được Bác sĩ khám bệnh ghi hồ sơ bệnh án và ra y lệnh dùng thuốc. Y tá hành chính tổng hợp y lệnh, vào sổ tổng hợp thuốc hàng ngày và lên phiếu lĩnh thuốc trên phần mềm quản lý bệnh viện tiếp theo khoa dược duyệt thuốc theo y lệnh và in sổ lên thuốc và phiếu lĩnh thuốc hàng ngày, Bác sĩ và Dược sĩ duyệt thuốc kiểm tra đúng sẽ ký vào phiếu lĩnh và sổ lên thuốc sau đó chuyển lên phòng tài vụ để làm phiếu xuất kho, Dược sĩ khoa dược lĩnh thuốc tại kho theo phiếu xuất kho rồi chuyển xuống khoa lâm sàng bàn giao cho điều dưỡng hành chính khoa và cùng điều dưỡng khoa phát thuốc theo y lệnh
Dược sĩ thủ kho khi nhận được phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký sẽ tiến hành phát thuốc cho nhân viên khoa dược theo phiếu xuất và đồng thời thực hiện 3 kiểm tra, 3 đối chiếu:
3 kiểm tra
+ Kiểm tra thể thức đơn hay phiếu lĩnh thuốc, liều dùng cách dùng tránhgiao thuốc khi chưa rõ nội dung.
+ Kiểm tra chất lượng thuốc bằng cảm quan
+ Kiểm tra liều lượng cách dùng, phát hiện sai sót của người kê đơn.
43 3 Đối chiếu
+ Đối chiếu tên thuốc ở đơn, phiếu với nhãn thuốc
+ Đối chiếu nồng độ hàm lượng thuốc ở đơn, phiếu với số lượng sẽ giao.
+ Đối chiếu số lượng, số khoản thuốc ở đơn với số thuốc sẽ giao.
Nhân viên khoa dược bàn giao thuốc cho điều dưỡng hành chính tại khoa lâm sàng theo phiếu lĩnh thuốc. Điều dưỡng hành chính kiểm tra tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, chất lượng thuốc bằng cảm quan, hạn sử dụng của thuốc, đối chiếu với phiếu lĩnh thuốc và ký nhận vào sổ bàn giao thuốc.
Sáng hôm sau: điều dưỡng hành chính bàn giao thuốc cho điều dưỡng kỹ thuật để thực hiện theo y lệnh.
Tại khoa điều trị có lọ đựng thuốc cho từng bệnh nhân, lọ có ghi tên, tuổi bệnh nhân ở cả lọ và nắp.
Tên bệnh nhân
Tuổi bệnh nhân
Hình 3.5. Lọ đựng thuốc của bệnh nhân
Thông thường khoa dược cấp phát thuốc theo lịch trình: chiều ngày hôm trước cấp phát thuốc cho ngày hôm sau. Do tính chất là một bệnh viện chuyên khoa tâm thần không có trực khoa dược 24/24 nên riêng ngày thứ 6 phát thuốc cho ngày thứ 7 và ngày chủ nhật. Nếu lĩnh thuốc hàng ngày không sử dụng hết (Do bệnh nhân ra viện, cắt chuyển thuốc, đỗi thuốc...) thì khoa lâm sàng làm phiếu trả thuốc cho khoa dược. Phiếu trả lại thuốc
Hương 43
Hương 43
44
phải ghi rõ tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, lý do hoàn trả lại thuốc, tổng số khoản và phải có đầy đủ chữ ký của trưởng khoa điều trị, trưởng khoa dược, phòng tài vụ và y tá hành chính
Khoa điều trị có sổ và mẫu báo cáo theo dõi phản ứng có hại của thuốc.
Trong trường hợp có bệnh nhân cấp cứu
Thuốc tủ trực
Ngày hôm sau
Hình 3.6. Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân cấp cứu
Bệnh nhân cấp cứu sẽ được sử dụng thuốc lấy từ tủ trực tại các khoa lâm sàng. Tất cả các thuốc này sẽ được điều dưỡng hành chính vào sổ lên thuốc hàng ngày theo y lệnh của Bác sĩ, sau đó tổng hợp vào phiếu lĩnh thuốc đem duyệt thuốc, lĩnh thuốc theo quy trình lĩnh thuốc hàng ngày. Sau khi lĩnh được thuốc từ khoa dược, Điều dưỡng hành chính sẽ bổ sung vào tủ trực để đảm bảo đủ cơ số và chủng loại thuốc.
Bác sĩ khám bệnh, chuẩn đoán, ra y lệnh
Điều dưỡng kỹ thuật thực hiện y lệnh
Điều dưỡng hành chính vào phiếu lĩnh thuốc theo sổ lên thuốc hàng ngày, lĩnh thuốc bù tủ trực tại khoa dược ( kho dược )
45 3.2.2.Quy trình cấp phát thuốc ngoại trú:
* Tại bệnh viện
Với bệnh nhân miễn phí Với bệnh nhân thu phí, bệnh nhân BHYT
Hình 3.7. Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú
Do đặc thù của bệnh viện chuyên khoa tâm thần các bệnh nhân có sổ điều trị ngoại trú hàng tháng hoặc 20 ngày đến khám và lĩnh thuốc điều trị.
Bác sĩ khám bệnh, kê đơn vào sổ, y tá khoa khám bệnh vào phần mềm quản lý bệnh viện và in phiếu lĩnh thuốc chuyển khoa dược duyệt rồi chuyển phòng tài vụ làm thanh toán, nộp tiền (nếu có) và sang kho ngoại trú lĩnh thuốc.
Bác sĩ thăm khám, kê đơn vào sổ khám bệnh
Y tá phòng khám vào máy, và in phiếu lĩnh thuốc
Khoa dược duyệt thuốc
Kho phát thuốc ngoại trú
Bệnh nhân
Bác sĩ thăm khám, kê thuốc vào bệnh án ngoại trú ( BN BHYT ) và sổ khám
Y tá phòng khám vào máy, và in phiếu lĩnh thuốc
Khoa dược duyệt thuốc
Phòng tài vụ thanh toán các chi phí KCB và thu tiền (nếu có) Kho phát thuốc ngoại trú
Bệnh nhân
46
Báo cáo xuất các tháng, dự trù quí sau
Báo cáo xuất thuốc tháng trước, dự trù tháng sau
Duyệt số lượng
Viết phiếu xuất
Duyệt phiếu xuất
Xuất thuốc
Phiếu xuất
Đơn cấp thuốc
* Cấp xuống huyện thị
Hình 3.8. Quy trình cấp phát thuốc ngoại trú trung tâm y tế Trung tâm y tế
Trạm y tế
Bệnh nhân Trạm y tế
Trung tâm y tế huyện, thị, thành phố
Khoa dược- Bệnh viện tâm thần Thanh hóa
Phòng tài vụ
Giám đốc bệnh viện tâm thần Thanh hóa
Kho thuốc chương trình
47 Tại trạm y tế
- Bệnh nhân được cấp phát thuốc 1 lần / tháng theo lịch cố định - Y, Bác sĩ chuyên trách tâm thần của trạm y tế kê đơn thuốc theo y lệnh của Y, bác sĩ chuyên trách tâm thần của trung tâm y tế và của bệnh viện tâm thần Thanh Hóa
- Bệnh nhân hoặc người nhà bệnh nhân lĩnh thuốc theo đơn tại bộ phận cấp phát thuốc của trạm y tế.
- Dược trạm y tế: Cập nhật sổ xuất nhập, cuối tháng làm báo cáo xuất nhập tháng trước, làm dự trù tháng tới và lĩnh thuốc tại trung tâm y tế huyện.
Tại trung tâm y tế
- Phụ trách dược của trung tâm y tế duyệt số lượng từng thuốc theo dự trù của trạm.
- Kế toán dược viết phiếu xuất.
- Giám đốc duyệt phiếu xuất.
- Kho dược cấp phát thuốc theo phiếu.
- Thống kê dược của trung tâm y tế: Cập nhật sổ xuất nhập, các tháng làm báo cáo xuất thuốc quý trước dự trù thuốc quý sau và đến bệnh viện tâm thần thanh hóa nộp báo cáo và lĩnh thuốc cho quý sau.
+ Tại bệnh viện tâm thần Thanh Hóa
- Trưởng khoa dược xem dự trù thuốc của trung tâm y tế và duyệt số lượng dự trù
- Kế toán dược viết phiếu xuất kho theo số lượng khoa dược duyệt - Giám đốc bệnh viện duyệt phiếu xuất kho.
- Kho thuốc xã hội, chương trình quốc gia phát thuốc theo phiếu xuất.
- Người lĩnh thuốc của trung tâm y tế phải có giấy giới thiệu của Giám Đốc trung tâm y tế giao cho trách nhiệm vận chuyển thuốc hướng tâm thần, và chứng minh thư nhân dân theo quy định của thông tư
48
19/2014/TT-BYT ngày 2/6/2014 hướng dẫn các hoạt động liên quan đến thuốc gây nghiên, hướng tâm thần và tiền chất dùng làm thuốc.
- Phòng chỉ đạo tuyến, khoa dược Bệnh viện tâm thần Thanh Hóa thường xuyên đi kiểm tra đột xuất các trạm y tế vào ngày khám theo lịch trong quí, năm để kiểm tra việc quản lý, cấp phát sử dụng thuốc.
Một số chỉ số cấp phát thuốc ngoại trú tại bệnh viện
Qua thời gian khảo sát tại kho thuốc BHYT ngoại trú chúng tôi thu thập được các số liệu:
Bảng 3.9 Một số chỉ số kê đơn cấp phát thuốc ngoại trú
STT Chỉ số Giá trị
1
Thời gian cấp phát thuốc trung bình ( giây ) - Thời gian cấp phát thuốc nhiều nhất ( giây ) -Thời gian cấp phát thuốc ít nhất ( giây )
286 326 246
2 Số khoản thuốc được phát thực tế 140
3 Tổng số khoản thuốc có trong đơn 140
4 Tỷ lệ thuốc được phát thực tế ( % )(4 ) = (2)*100/(3) 100 Thời gian cấp thuốc trung bình là 286 giây bao gồm ghi nhãn những thuốc phát lẻ không có bao gói nguyên, thời gian giải đáp các thắc mắc về đơn thuốc và hướng dẫn cách sử dụng và liều lượng từng loại thuốc.
Tỷ lệ thuốc bệnh nhân nhận được thực tế so với đơn thuốc là 100% có nghĩa là số thuốc 40 bệnh nhân được nhận bằng với số thuốc được kê trong đơn của 40 bệnh nhân mà Bác sĩ đã kê đơn (tổng 40 đơn = 140 thuốc). Làm tốt điều đó một phần kho dược làm tốt khâu cung ứng, tồn trữ thuốc một phần do phòng khám và khoa dược được trang bị phần mềm quản lý bệnh viện.
49
Bảng 3.10. một số chỉ số chăm sóc bệnh nhân ngoại trú tại bệnh viện
STT Chỉ số Giá trị
1 Tổng số khoản thuốc có trong đơn 140
2 Số thuốc được dán nhãn đầy đủ 112
3 Tỷ lệ thuốc được dán nhãn đầy đủ ( % )
( 3 ) = ( 2 )* 100 / Tổng số khoản thuốc trong đơn 80
4 Số bệnh nhân hiểu biết về liều đúng 34
5 Tỷ lệ bệnh nhân hiểu biết về liều đúng ( % )
( 5 ) = ( 4 ) * 100 / 40 85
6 Số người nhà bệnh nhân hài lòng với hoạt động cấp phát 40 7 Tỷ lệ người nhà bệnh nhân hài lòng với hoạt động cấp phát ( % )
( 7 ) = ( 6 ) * 100 / 40 100
8 Số thuốc trung bình trong một đơn ( 8 ) = Tổng số khoản thuốc
trong đơn /40 3,5
- Hiểu biết của bệnh nhân về liều đúng: có 85% số bệnh nhân nhắc lại đúng liều dùng của tất cả các thuốc trong đơn.
- Tỷ lệ thuốc được dán nhãn đầy đủ là 80% (vì đơn vị cung ứng chủ yếu là thuốc vĩ, và bệnh nhân thường là mãn tính nên có ghi tên bệnh nhân )
- Số thuốc trung bình trong một đơn là 3,5 thuốc trong một đơn. Những đơn kê 4 thuốc chiếm tỷ lệ cao, nhóm này chủ yếu là các bệnh nhân động kinh, tâm thần phân liệt, rối loạn khí sắc... Trong đó thường có kê kèm các thuốc hỗ trợ về thần kinh, về chức năng gan, và một số thuốc làm giảm tác dụng phụ của thuốc điều trị bệnh. Chỉ số này phản ánh thực trạng mô hình bệnh tật tại cộng đồng của bệnh viện chuyên khoa Tâm thần.
Mức độ hài lòng của người nhà bệnh nhân với hoạt động cấp phát thuốc tại bệnh viện biểu diễn ở hình 3.9:
50
0%
15%
85%
Rất hài lòng Hài lòng
Không hài lòng
Hình 3.9. Đánh giá mức độ hài lòng của người nhà bệnh nhân
100% người nhà bệnh nhân hài lòng với hoạt động cấp phát, trong đó có 15% người nhà bệnh nhân rất hài lòng, 85% người nhà bệnh nhân hài lòng với hoạt động cấp phát mà họ nhận được, Không có người nhà bệnh nhân nào không hài lòng.
51