2.1. Co sé lithuyét v ékho hang 2.1.1 Khái niệm kho hàng
Kho hàng hay còn gọi tiếng anh là warehouse, là nơi dùng để lưu trữ sản phẩm hàng hóa trong đi`âi kiện tiêu chuẩn, là một điểm trong chuỗi cung ứng nơi lưu trữ hàng hóa có thể bao g Gm nguyén liệu, vật liệu đóng gói, linh kiện, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong các khoảng thoi gian khác nhau.
Ta cũng có thể hiểu kho hàng là một không sian lưu trữ hàng hoá, sản phẩm hoặc vật liệu, thưởng được sử dụng trong quản lý chuỗi cung ứng và thương mại. Kho hàng có thể được sử dụng để lưu trữ các mặt hàng đã sản xuất, chưa được bán hoặc các vật liệu đang được sử dụng để sản xuất sản phẩm khác. Kho bãi có thể được quản lý bởi doanh nghiệp hoặc bên thứ ba và có thể được tổ chức thành nhi âi khu vực để quản lý hàng hoá và dễ dàng tìm kiếm, lấy ra khi c 3n thiết.
2.1.2 Vai trò của kho hàng
Theo Smith, J. (n.d.). Kho là nơi lưu trữ, bảo quản và quản lý hàng hóa của doanh nghiệp cho đến khi chúng được xuất bán hoặc sử dụng. Vai trò của kho là rất quan trọng trong công tác quản lý sản xuất và kho vận của doanh nghiệp vì những lý do như:
Cung cấp hàng hóa cho khách hàng: Kho là nơi tập trung hàng hóa của doanh nghiệp và cung cấp chúng cho khách hàng theo nhu câ và yêu câi của họ.
Đảm bảo sự phân phối hợp lý: Kho giúp đảm bảo rằng hàng hóa được phân phối đúng cách và đúng thơi điểm cho khách hàng.
Giảm chỉ phí vận chuyển: Kho giúp giảm chi phí vận chuyển bằng cách tập trung hàng hóa và quản lý chúng tốt hơn.
Tăng hiệu quả quản lý kho: Kho giúp tăng hiệu quả quản lý hàng hóa, đ Ông thời giảm thiểu tình trạng hàng tên kho và mất mát hàng hóa.
Đảm bảo sự linh hoạt trong sản xuất: Kho cung cấp linh hoạt cho sản xuất, giúp sản xuất chuyển đổi từ một sản phẩm sang sản phẩm khác dễ dàng hơn.
25
Hỗ trợ cho quản lý tài chính: Kho giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng hóa và tiết kiệm tài nguyên, đ Õng thời cung cấp thông tin v số lượng hàng hóa trong kho giúp quản lý tài chính của doanh nghiệp được hiệu quả hơn.
Quản trị kho sẽ giúp đảm bảo t ân trữ hàng hóa kho có yêu cầ, nhanh chóng và đáp ứng kịp thời hàng hóa cho khách hàng, đảm bảo ngu ôn nguyên vật liệu cho việc sản xuất liên tục; kiểm soát tình hình hàng trong kho và luôn có mức dự trữ an toàn. Bên cạnh đó, còn đảm bảo hàng khỏi tình trạng hư hạo, xuống cấp, mau hỏng.
Quản lý hàng lưu kho đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài sản nói chung của doanh nghiệp. Quản lý hàng t ồn kho - một bộ phận của tài sản lưu động - có ý nghĩa kinh tế quan trọng do hang t ồn kho là một trong những tài sản lưu động nói riêng và tài sản nói chung có giá trị lớn của doanh nghiệp. Quản trị kho giúp cho người quản trị nắm bắt được những thông tin c3n thiết một cách nhanh chóng, kịp thởi trong quá trình hoạt động của kho hàng để tử đó, đưa ra những chính sách phù hợp để hệ thống được vận hành một cách suôn sẻ trong quá trình cung ứng.
2.1.3. Chức năng của kho hàng
Các công ty kinh doanh sản xuất hay thương mại phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độ phức tạp trong vận hành quản lý kho hàng càng cao. Hàng trong kho ngày càng lớn, chủng loại sản phẩm càng phong phú, đi là này thưởng dẫn đến nhu cân mặt bằng kho bãi và nhân lực quản lý đòi hỏi ngày càng lớn. Nhi âi nhà phân phối đã từng phải trả chi phí những khoản khổng I `ôcho việc gom hàng và dọn hang trong kho, quản lý vòng nhập hàng và chuyển v ềnơi gom hàng. Sự không phù hợp của kho hàng cũng trở thành vấn đ`ênan giải nếu bạn không thể quản lý một cách chính xác hàng trong kho với kho hàng lớn hơn hoặc vị trí kho hàng ở nhi ôi nơi.
- Chức năng chính của nhà kho là:
1. Gom hàng: khi một lô hàng đang được doanh nghiệp tiến hành sản xuất nhưng chưa đủ số lượng theo yêu c`âi của đơn đặt hàng thì sẽ được lưu trữ tạm thởi và gom hàng cho đủ đơn. Người làm nhiệm vụ gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn và sắp xếp hàng
26
hóa thành những lô hàng đủ số lượng để có thể giao hàng tới khách hàng đ% đủ v ềsố lượng, chất lượng mà vẫn tiết kiệm được chi phí vận tải hàng hóa.
2. Hỗ trợ sản xuất: Nhà kho đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho sản xuất. Để sản xuất sản phẩm, doanh nghiệp có thể cần nhi `âi nguyên nhiên vật liệu, phụ tùng... được nhập từ nhi`âi nhà cung cấp khác nhau vào kho. Hàng được dự trữ tại kho và sé giao cho bộ phận sản xuất khi có nhu c1. Kho nguyên vật liệu thưởng nằm ngay trong Công ty nên việc cung cấp hàng rất nhanh chóng, tiện lợi. Nhớ có kho bảo đảm vật tư cho sản xuất đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, giúp sản xuất tiến hành nhịp nhàng. Do đó, kho đã hỗ trợ đắc lực cho sản xuất phát triển.
3. Tổng hợp, chia tách hàng hóa: Các doanh nghiệp thưởng vận hành với dòng sản phẩm bao g ồn nhi `âi sản phẩm khác nhau (phân biệt dựa trên hình dáng, màu sắc, tính chất...). Khi đặt hàng khách hàng thưởng muốn phối hợp nhi âi sản phẩm. Để đáp ứng tốt hơn đơn hàng g êm nhi âi mặt hàng đa dạng của khách hàng, kho bãi có nhiệm vụ chia tách lô hàng lớn trong bãi ra, phối hợp và ghép các sản phẩm khác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh theo yêu c ầi khách hàng; đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trình vận chuyển.
4. Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Kho phải chú trọng các biện pháp kỹ thuật, phải không ngừng hoàn thiện cdc di kiện dự trữ, giao nhận, bảo quản từng loại hàng thích hợp với tính chất cơ, lý, hoá học của chúng. Phải áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới để giảm hao hụt hàng hóa trong quá trình bảo quản. Phải không ngừng cải tiến và hoàn thiện chế độ quản lý và kiểm tra; đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn v`êsố lượng, chất lượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, giữ gìn hàng hóa trong kho.
5. Cung cấp dịch vụ khách hàng: Tần quan trọng của dịch vụ khách hàng là rất rõ ràng. Khi khách hàng đặt hàng, hàng hóa có sẵn trong kho sẽ thỏa mãn khách hàng và khuyến khích khách hàng đặt hàng thường xuyên. Dịch vụ khách hàng là rất quan trọng vì thế để có một dịch vụ tốt thì kho hàng phải luôn trong tư thế sẵn sàng phục vụ với chất lượng tốt nhất.
27
2.1.4 Cac loai kho hang 2.14.1. Kho da nang
Kho đa năng (Cross-docking) là kho phân loại, tổng hợp, hoàn thiện hang hóa để phục vu cho người tiêu dùng. Kho đa năng có những chức năng cơ bản như một
“trung tâm phân phối tổng hop” (distribution mixing centers). San phẩm sẽ được chuy ên tử nơi sản xuất đến Cross — docking theo những lô hàng lớn, tại đây lô hàng sẽ được tỏch ra, chuẩn bị theo những yờu cõn cẦn thiết của khỏch hàng r ử gửi đi cho khỏch. Do đã được chuẩn bị đ% đủ nên khi chở đến nơi hàng sẽ được đưa vào sử dụng ngay mà không cân qua kho nữa. (Đoàn Thị H'&ng Vân, 2010)
Kho đa năng rất phát triển và phục vụ đắc lực cho hệ thống siêu thị và các nhà bán lẻ. Hàng hóa được chở đến kho đa năng, tại đây được phân loại chuẩn bị (ví dụ: treo lờn mắc, xếp vào thựng hay hộp...) r \ọ chuyển thẳng đến cửa hàng Hi hết cỏc kho đa năng được bố trí trong khoảng giữa các nhà sản xuất và nơi tiêu thụ. Các công ty có nhu ci stv dung loại kho này có thể tự tổ chức tại kho của mình, đi thuê kho, thuê chung kho hay thuê các doanh nghiệp Logistics. (Đoàn Thị H ông Vân, 2010)
Ví dụ: Laney & Duke là một công ty kho bãi của tập đoàn Hanes (bên thứ 3) ở Jacksonville, Horia chuyén kinh doanh dich vu Cross-docking cho tập đoàn Wallmart.
Hang được đến Cross-docking tại đây sẽ được tách ra và sắp xếp lại ghi ký mã hiệu, treo lên mắc hoặc đóng gói lại r ã chở đến các cửa hàng của Wallmart theo yêu cân để thay thế cho những hàng đã bán. (Đoàn Thị H ng Vân, 2010)
Hi hết các kho đa năng được bố trí trong khoảng giữa các nhà sản xuất và nơi tiêu thụ. Các công ty có nhu cân sử dụng loại kho này có thể tự tổ chức tại kho của mình, đi thuê kho, thuê chung kho hay thuê các công ty Logistics.
2.1.4.2. Các loại kho công cộng
Có nhi 'âi loại kho công cộng như: kho hàng tổng hợp, kho đông lạnh, hải quan, kho gửi hàng cá nhân, kho đặc biệt, kho hàng rơi, kho hàng lỏng. (Đặng Đình Đào, 2018)
Kho thuê theo hợp đ tng
28
Hợp đ ông thuê kho là sự thỏa thuận giữa bên cho thuê kho va bén di thué v €quy lợi và nghĩa vụ của các bên, trong đó bên cho thuê kho sẽ cung cấp những dịch vụ kho bãi theo thỏa thuận cho khách hàng và bên đi thuê sẽ thanh toán tỉ ân thuê kho cho bên cho thuê.
Thuê kho theo hợp đông là sự thỏa thuận v lợi ích dài hạn của các bên, các bên sẽ cùng nhau chia sẻ những rủi ro trong những hoạt động chung nhằm nâng cao chất lượng dịch vu, năng suất và hiệu quả kinh doanh. (Đặng Đình Đào, 2018)
Kho bảo thuế
Là kho của chủ hàng dùng để chứa hàng hóa nhập khẩu được thông quan nhưng chưa nộp thuế. (Đặng Đình Đào, 2018)
Kho ngoại quan
Kho ngoại quan là kho lưu trữ hàng hóa sau đây: Hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chở xuất khẩu; Hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chở xuất ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam theo quy định của pháp luật (Đặng Đình Đào, 2018)
Nếu không lựa chọn các loại kho như trên, thì công ty sẽ xây dựng hệ thống kho của riêng mình, hoặc sử dụng kết hợp kho riêng với các loại kho đi thuê, kho công cộng...
2.2. Cơ sở lí thuyết v ềquy trình xuất —- nhập hàng hóa 2.2.1. Khái niệm quy trình xuất nhập hàng hóa
Theo Ngọc Anh (2023) quy trình xuất nhập kho hàng hóa được hiểu là: Hoạt động nhập hàng và xuất hàng theo một trình tự nhất định được một hệ thống đ ông bộ kiểm tra.
Quy trình này sẽ giúp cho hoạt động xuất nhập hàng hóa diễn ra được trôi chảy và thuận lợi hơn, mà doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng trong việc theo dõi và kiểm tra được quy trình vận chuyển của hàng hóa.
Theo SimERP (2022) “Quy trình xuất nhập kho được hiểu là thứ tự, trình tự nhất định đã được tiêu chuẩn hóa từ trước để thực hiện hoạt động xuất, nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Quy trình này sẽ giúp hoạt động xuất, nhập diễn ra
29
trôi chảy và giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát số lượng cũng như chất lượng tài sản của mình”.
Xuất kho là quá trình chuyển hàng hóa, sản phẩm hoặc vật liệu từ kho lưu trữ hoặc kho hàng của một doanh nghiệp ra khỏi kho để phục vụ cho nhu câu sử dụng, tiêu thụ hoặc giao hàng cho khách hàng. Quá trình xuất kho thương bao g ôm việc lấy hàng từ kho, kiểm tra số lượng và kiểm tra chất lượng hàng hóa, ghi nhận thông tin liên quan và chuẩn bị các tài liệu c ân thiết như hóa đơn, chứng từ xuất kho, v.v.
Nhập kho là quá trình ghi nhận và tiếp nhận hàng hóa, sản phẩm hoặc vật liệu từ ngu n cung cấp vào kho lưu trữ hoặc kho hàng của một doanh nghiệp. Thông thưởng, quá trình nhập kho bao g ôn việc kiểm tra số lượng, kiểm tra chất lượng và ghi lại thông tin liên quan đến hàng hóa được nhập vào kho, như mã hàng, tên hàng, đơn vị đo lưỡng, gid tri,... Quá trình này giúp doanh nghiệp duy trì sự kiểm soát và quản lý hiệu quả v`ề ngu Ân hàng hóa của mình, cung cấp thông tin cn thiết cho việc quản lý ti kho, xuất kho và các hoạt động liên quan khác.
2.2.2. Vai trò của quy trình xuất —- nhập hàng tại kho
Theo Ngọc Anh (2023) quy trình này đóng một vai trò rất quan trọng trong việc quản lý bán hàng của doanh nghiệp, giúp cho:
- _ Các hoạt động xuất nhập diễn ra suôn sẻ và chặt chế hơn
- _ Doanh nghiệp có thể nắm được quy trình cũng như tình trạng của hàng hóa, số lượng và chất lượng hàng hóa cũng được đảm bảo.
- _ Công việc diễn ra theo một quy trình được thiết lập sẵn, đi âi này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
Tần quan trọng của việc xuất — nhập hàng tại kho
Quy trình xuất nhập kho hàng hóa được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.
Đó là thứ tự, trình tự để tiến hành các hoạt động nhập hàng và xuất hàng tại kho hàng của mỗi doanh nghiệp. Quy trình này được xem là bắt buộc và cân tuân thủ nghiêm ngặt.
Bởi nếu một khâu nào đó trong quy trình bị “bẻ gấy”, hoặc nhân viên làm thiếu sót sẽ dễ 30
dẫn đến tình trạng hư hỏng, mất mat hang hóa, chênh lệch giữa thực tế và sổ sách, kiểm kê vất vả... Vì vậy, theo SEC (202L) quy trình xuất nhập hàng hóa tại kho có tân quan trọng như sau:
- _ Giúp việc lưu trữ hàng hóa được chặt chẽ, tắng cường độ an toàn, an ninh. Các hoạt động nhập xuất hàng trong kho được diễn ra xuyên suốt, trơn tru. Tiết kiệm thởi gian cho doanh nghiệp trong hoạt động giao nhận hàng hóa.
- _ Giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bát được tình hình xuất nhập kho, chất lượng và số lượng hàng hóa một cách nhanh chóng, chính xác khi hàng hóa được nhập vào kho và xuất ra khỏi kho hàng.
- _ Với các công việc được phân công đầi và rõ ràng cho từng nhân viên, từng bộ phan.
Nhân sự kho sẽ làm việc có trách nhiệm hơn, năng suất hơn.
- Nhở quy trình xuất nhập kho mẫu, nhân viên chỉ c3n làm theo chặt chế thì sẽ rút ngắn thời gian, công sức. Mà đổi lại vẫn hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- - Hạn chế tối đa các sơ sót trong quá trình xuất nhập và lưu trữ. Nếu có, sẽ kịp thời phát hiện để đi âi chỉnh, khắc phục.
- _ Tăng cương độ an toàn cho hàng hóa, nguyên vật liệu đang lưu trữ trong kho.
2.2.3. Quy trình nhập kho vật tư thành phẩm
Bước I1: Người nhập hàng làm yêu câi nhập kho
Khi có nhu c`âi nhập hàng hóa v`ềkho, ngưởi quản lý kho cần phải lập mẫu yêu c3 nhập kho. Phiếu yờu c3 nhập kho sẽ bao ứ lõm cỏc thụng tin chi tiết v'ờlụ hàng c 3n nhập như số lượng hàng nhập, loại hàng nhập, ngày giờ nhập hàng hóa, lý do nhập hàng,... Sau đó ngươi quản lý kho sẽ chuyển phiếu yêu câầi nhập kho cho bộ phận kế toán để xác nhập và xử lý.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho
Bộ phận kế toán sau khi nhập được phiếu yêu câầi nhập kho sẽ cần phải xin quyết định tử nhà quản lý. khi được chấp thuận thì bộ phận kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Các thông tin trên phiếu nhập kho sẽ có thể trùng hợp với phiếu yêu c`âi nhập kho
31
hoặc không, đi âi này sẽ phụ thuộc vào quyết định tử ban lãnh đạo doanh nghiệp. Sau đó sẽ chuyển một bản phiếu nhập kho lại cho người quản lý kho và hệ thống quản lý kho.
Bước 3: Giao hàng cho kho
Sau khi nhận được phiếu nhập kho, bộ phận được yêu cầ nhập kho sẽ chuẩn bị hàng hóa và gửi hàng v êkho theo dự kiến đã thỏa thuận từ trước.
Bước 4: Kiểm đếm hàng hóa nhập kho
Khi nhận hàng sẽ được kiểm đếm và nhập kho. (trường hợp công ty phân công thủ kho phụ trách lập phiếu nhập kho, hàng hóa sẽ được kiểm đếm trước khi điần vào mẫu nhập kho) Nếu thừa hoặc thiếu các mặt hàng t ân kho, trưởng kho sẽ lập biên bản và báo cáo với cơ quan có thẩm quy ân để đưa ra phương án giải quyết.
Bước 5: Ký nhận hàng hóa nhập kho
Sau khi nhận hàng vào kho, nhân viên kho ký xuất kho hàng sẽ ký nhận hàng, giữ lại mệt biên lai phiếu thu và giao liên thứ hai cho kế toán; một cái sẽ được đưa cho người gửi hàng.
Bước 6: Hoàn tất quá trình nhập kho vật tư, thành phẩm
Bước cuối cùng trong lưu đ ônhập kho hàng hóa sẽ là quá trình nhập kho vật tư và thành phẩm. Người quản lý kho sẽ có trách nhiệm dam bao cho sự an toàn và chất lượng của hàng hóa lưu kho.
2.2.4. Quy trình xuất kho hàng hóa Bước |: Tạo phiếu yêu cân xuất hàng
Bước đầi tiên trong quy trình kiểm soát hàng t Ằn kho là yêu c`âầi và đ'ênghị xuất hàng. Với yêu cân của công ty quản lý, không chỉ can đảm bảo sự sẵn có của hàng hóa một cách toàn bộ và chính xác, mà còn phải cung cấp hàng t ân kho với thời hạn và yêu cần chính xác đối với hàng hóa.
Khi một bộ phận của doanh nghiệp có nhu cân sử dụng hàng hóa, nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ cân phải lập một bản yêu c ân xuất kho. Doanh nghiệp cần chuẩn bị một đơn xuất kho mẫu và phân phối nó cho tất cả các bộ phận của tổ chức.
Bước 2: Kiểm tra lại số lượng hàng hóa trong kho
32