TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUAN TRI BAN HANG
1.3 NOI DUNG CHINH CUA CONG TAC QUAN TRI BAN HANG
1.3.1 Công tác hoạch định bán hàng
1.3.1.3 Vai trò của công tác hoạch định bán hàng
Theo Truong Hoang Hoa Duyên (2016), lập kế hoạch có những vai trò như sau:
- Kế hoạch là một trong những công cụ phối hợp nỗ lực giữa các thành viên trong công ty. Dựa vào kế hoạch có thể biết được mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu, các nhân viên trong công ty biết được công ty mình sẽ đạt được những gì và chắc chan ho sẽ sắn sảng cùng nhau phôi hợp, hợp tác và làm việc có tô chức.
- Lập kế hoạch sIiúp công ty hoạt động kinh doanh ổn định, sự thay đôi trong môi trường kinh doanh được dự báo trước và có những phương án đối phó thích hợp.
Dựa vào kế hoạch giúp nhà quản trị có cái nhìn về tương lai, dự báo những thay đổi trong môi trường nội bộ và môi trường bên ngoài, đồng thời cân nhắc những anh hướng của chúng đề đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp.
- Lập kế hoạch giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của công ty, khi có kế hoạch thì những mục tiêu của công ty đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu đã được lựa chọn, việc sử dụng nguồn lực hiệu quả và hạn chế tối đa những lãng phí không cần thiết.
- Lập kế hoạch sẽ thiết lập những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao. Một khi công ty không xác định được đích đến và đạt tới bằng cách nào thì đương nhiên không thể đánh giá được công ty có thực hiện mục tiêu hay chưa
và cũng không có những biện pháp đề điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy
ra. Do đó có thê nói, nếu không có kế hoạch thì cũng không có công tác kiêm tra.
11
Như vậy, kế hoạch rất quan trọng đối với công ty và nhà quản lý. Nếu không có kế hoạch, nhà quản lý cũng không biết tổ chức, khai thác con người và nguồn lực khác của công ty một cách hiệu quả.
1.3.1.4 Tiên trình hoạch định ban hang
Tiến trình cơ bản dé xây dựng một kế hoạch bán hàng gom 8 bước sau:
Bước 1: Xác định được mục tiêu tổng thể, mục tiêu Marketing
Bước 2: Phân tích thị trường và phân tích doanh nghiệp 2
3 Bước 3: Thiết lập mục tiêu bán hàng
4 Bước 4: Xây dựng phương án bán hang
5 Bước 5: Xây dựng chính sách hỗ trợ
6 Bước ó: Dự trù kinh phí hoạt động
7 Bước 7: Dự thảo kế hoạch
8
Bước 8: Lấy ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh và ban hành kế hoạch
Hình 1.1 Tiến trình xây dựng kế hoạch bán hàng
(NguẦn: Phạm Quốc Luyén, 2017) Bước I: Xác định mục tiêu tổng thể, mục tiêu Marketing
Đây là bước đầu tiên trong quá trình thực hiện kế hoạch của doanh nghiệp, bước nảy cũng chính là nền tang dé chu thể kinh doanh tiễn hành những bước sau.
12
Mục tiêu tông thê bao gồm những mục tiêu liên quan đến việc tối đa hóa giá trị cho các cô đông, cho khách hàng, xác định được doanh thu và tốc độ tăng trưởng qua mỗi năm.
Mục tiêu Marketing bao gồm những mục tiêu mả các doanh nghiệp mong mốn đạt được theo thoi gian trong kế hoạch đã đặt ra. Mục tiêu marketing ma doanh nghiệp nhắm đến là quảng bá hình ảnh, sản phẩm hay dịch vụ của công ty. Việc tiếp thị này nhằm cung cấp thông tin, đặc điểm, tính năng của sản phẩm đến người tiêu
dùng, kích thích khách hàng tiến đến hành động mua Bước 2: Phân tích thị trường, phân tích doanh nghiệp
Đây là bước có vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình lập kế hoạch của doanh nghiệp. Việc phân tích thị trường và phân tích doanh nghiệp sẽ giup cho công tác lập kế hoạch của tổ chức được hoàn thiện và chính xác hơn. Thông qua tiến trình phân tích, chủ thể kinh doanh sẽ nhận thức được đây là điểm mạnh hay điểm yếu, cơ hội hay thách thức, từ đó đưa ra các phương án hành động kịp thời để nắm bắt thời cơ cũng như né tránh những rủi ro một cách thấp nhất.
Bước 3: Thiết lập mục tiêu bán hàng
Thông qua việc xác định mục tiêu tổng thể, mục tiêu Marketine kết hợp cùng quá trình phân tích thị trường và phân tích doanh nghiệp ở bước 1 và bước 2, đây sẽ là căn cứ để doanh nghiệp tiễn hàng thiết lập các mục tiêu bán hàng.
Khi xây dựng mục tiêu bán hàng, tổ chức nên tuân thủ theo nguyên tắc sau:
S — Specific (cy thé)
M_— Measurable (đo lường được) A - Achievable (có thế đạt được) R - Realistic (có kết quả thực tế) T— Timebound (có thời hạn)
Bước 4: Xây dựng phương án bán hàng:
13
Để quá trình thực hiện kế hoạch diễn ra dễ đàng và hiệu quả doanh nghiệp cần đưa ra nhiều phương án thực hiện. Một số phương án có thé ap dụng:
- Bán hàng cá nhân: Chiến lược bán hàng được thực hiện dựa vào việc xây dựng và phát triển mối quan hệ giữa nhân viên bán hàng và khách hàng. Các nhân viên cần áp dụng kỹ năng cũng như chuyên môn của mình để thúc đây khách hàng tiến đến hành động mua.
- Bán hàng theo nhóm: Bán hàng theo phương án này sẽ giúp các cá nhân hỗ trợ lẫn nhau, đưa ra được nhiều ý tưởng khi làm việc, mỗi người sẽ được phân công với trách nhiệm cụ thẻ, củng nhau nỗ lực để đạt được mục đích chung.
- Bán hàng tư vấn: Ngày nay khi cuộc sống ngảy cảng hiện đại, việc chỉ bán các sản phẩm hay dịch vụ là không thực sự đáp ứng đủ nhu cầu của người tiêu dùng, mà doanh nghiệp cần phải bán cả giải pháp, hãy cung cấp những giải pháp sáng tạo, phù hợp nhất bằng chính công dụng mà sản phâm của doanh nghiệp mang lại sao cho đáp ứng được sự mong chờ của khách hàng
Bước 5: Xây dựng chính sách hỗ trợ
Mỗi phương án bán hàng sẽ tương ứng với một chính sách sao cho phương án ban hàng kia có thê được triển khai một cách hiệu quả và tốt nhất. Bên cạnh đó cần đưa ra các chính sách chiết khấu, ưu đãi, hoa hồng dành cho nhân viên, cho khách hàng và cho đối tác kinh doanh. Việc này sẽ tao dong luc va gia tang mỗi quan hệ giữa doanh nghiệp với các chủ thế, nâng cao hình ảnh và uy tín của công ty trên thị trường
Bước 6: Dự trù kinh phí hoạt động
Đề kế hoạch bán hàng được triển khai đúng mục tiêu và tiến độ đã đề ra thì việc dự trủ kinh phí là yếu tố tất yếu không thể thiếu. Một kế hoạch hoàn hảo đến may
cũng không thế thực hiện nếu như không có ngân sách, không đủ kinh phí để tiến
hành, điều này gây ra lãng phí thời gian, bỏ phí công sức và sự nỗ lực của đội ngũ nhân viên phòng kế hoạch.
Bước 7: Dự thảo kế hoạch
14
Đề các ý tưởng, các sáng kiến không bị bỏ sót vả áp dụng một cách tôi ưu nhất thì nhà quản trị nên phác thảo một bản kế hoạch bao gồm các nội dung cần thiết phải có của tiến trình bán hàng. Tuy nhiên, kế hoạch nảy vẫn chưa thể hoàn thiện và ban hành nêu như chưa có sự đóng góp ý kiên của các thành viên ban lãnh đạo.
Bước 8: Lấy ý kiến đóng góp, hoàn chỉnh và ban hành kế hoạch
Đây là bước cuối cùng trong tiến trình xây dựng kế hoạch bán hàng, các kế hoạch sau khi được dự thảo cần lấy ý kiến đóng góp từ ban lãnh đạo đề chỉnh sửa và
hoàn thiện hơn. Sau củng là phê duyệt và ban hành đề tiến hành triển khai thực hiện.
1.3.2 Tô chức lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp 1.3.2.1 Khái niệm tô chức lực lượng bán hàng
Theo James M. Comer (1991), lực lượng bán hàng là lực lượng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, và có trách nhiệm tham gia trực tiếp vào việc bán sản phâm hay dịch vụ.
Theo Phạm Quốc Luyến (2017), sự thay đối của môi trường cạnh tranh đòi hỏi phải tô chức lại lực lượng bán hàng.
Quan điểm khách hàng: Tổ chức lực lượng bán hàng là xác định sỐ lượng
nhân viên bán hàng mà khách hàng có thể “nhìn” thấy, cách thức mà nhân viên bán hang dap ứng nhu cầu khách hàng, và mức độ hiểu biết của nhân viên bán hàng đối với sản phẩm, dịch vụ, và khách hàng mà họ đang phục vụ.
Quan điểm lực lượng bán hàng: Tổ chức lực lượng bán hàng là xác định công việc cho họ. Đó là việc xác định loại khách hàng mà họ sẽ tiếp xúc, những sản phâm/dịch vụ họ sẽ bán, và những hoạt động mà họ sẽ phải thực hiện.
1.3.2.2 Đặc điểm cấu trúc lực lượng ban hang
Theo Vũ Minh Đức & Vũ Huy Thông (2018), cầu trúc tô chức được hiểu đơn
giản là việc sắp xếp các hoạt động liên quan đến một nhóm người. Mục tiêu của việc thiết kế tô chức 1a dé phan chia và hợp tác các hoạt động sao cho có thể hoàn thành
15
mục tiêu chung tốt khi hoạt động theo nhóm hơn là hoạt động của từng cá nhân. Điểm bắt đầu của việc tổ chức lực lượng bán hàng là làm sao để mục tiêu của tổ chức được hoàn thành. Các hoạt động bán hàng giúp hoàn thành mục tiêu để có thể đạt được với những nỗ lực bán hàng ít bị trùng lặp.
1.3.2.3 Xây dựng cấu trúc lực lượng bán hàng
Theo Bùi Văn Quang (2003), tùy vào mục tiêu vả chiến lược kinh doanh của mỗi công ty mà cấu trúc tô chức lượng bán hàng được lựa chon va sử dụng khác nhau. Các cấu trúc tổ chức cho lực lượng bán hàng cơ bản thường được sử dụng:
Theo khu vue dia ly
Trên cùng một địa bàn, nhân viên bán hàng được phép bán nhiều sản phẩm cho nhiều đối tượng khác nhau, các nhân viên này đành phần lớn thời gian để tiếp xúc với
khách hàng và ít di chuyền.
Giám đốc bán hàng
Trưởng phòng khu vực Trưởng phòng khu vực Trưởng phòng khu vực
1 2 3
Nhân viên phụ trách Nhân viên phụ trách Nhân viên phụ trách
khu vực 1 khu vực 2 khu vực 3
Hình 1.2 Cơ cấu tổ chức bán hàng theo khu vực địa ly
(Ngu mn: Bùi Văn Quang, 2003) Tổ chức theo sản phẩm
Khi sản phẩm của doanh nghiệp là những dòng đa dạng và có tính phức tạp, doanh nghiệp muốn mở rộng địa bàn và gia tăng lượng khách hàng. Danh mục sản
16
pham sẽ được chia ra và môi nhân viên chi tập trung vào sản phâm và đôi tượng
khách hàng nhất định nảo đó.
Trưởng phòng bán hàng sản phẩm A
Nhân viên phụ trách nhóm sản phẩm A
Giám đốc bán hàng
Trưởng phòng bán hàng Trưởng phòng bán hàng
sản phẩm B sản phẩm C
Nhân viên phụ trách nhóm Nhân viên phụ trách nhóm
sản phẩm B sản phẩm C
Hình 1.3 Cơ cấu tô chức theo sản phâm
Theo khách hàng
(Ngu mn: Bùi Văn Quang, 2003)
Nhân viên bán hàng phải đi theo phân khúc thị trường mà doanh nghiệp đã đặt ra. Đối tượng khách hàng nhắm đến là nhóm người riêng biệt, tập trung vào định hướng phát triển thị trường.
17
Giám đốc bán hàng
Trưởng phòng bán hàng
Nhân viên phụ trách nhóm Nhân viên phụ trách nhóm
Nhõn viờn phụ trỏch nhúm . ` . ơ
khách hàng B khách hang C
khach hang A
Hình 1.4 Cơ cấu tổ chức theo khách hàng
(Ngu mn: Bùi Văn Quang, 2003) 1.3.3 Công tác tuyến dụng nhân viên bán hàng