TÀI LIỆU THAM KHẢO
2.2 BO MAY TO CHUC CUA CONG TY M_SERVICE
Hình 2.8 Sơ đồ tổ chức bộ máy
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự) Với quy mô lớn, sơ đồ tổ chức đơn giản có thể đễ đảng nhận thấy Đại hội Cổ đông là có thâm quyên cao nhất. Tiếp đến là Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc quản lý trực tiếp tỉnh hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời chỉ đạo và điều hành các phòng ban như Hành chính - Nhân sự, Kinh doanh, Tài chính - Kế Toan, Marketing, IT, Phat triển đối tác, Dịch vụ Khách hàng.
Trong mỗi phòng sẽ có một chức năng khác nhau nhưng lại có sự liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau, giup cho tiến trình tổ chức thực hiện kinh doanh của doanh
31
nghiệp được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả. Vì cơ cấu tô chức của công ty ít cấp bậc nên ban lãnh đạo và phía nhân viên có sự gắn bó khá thân thiết, giúp việc truyền tải thông tin và đóng góp ý kiến được truyền tải và tiếp nhận một cách nhanh chóng.
Từ đó, giúp công ty ngày cảng hoàn thiện và vươn xa hơn.
2.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
- Đại hội Cô đông:
+ Thông qua định hướng phát triển của công ty; Quyết định loại cổ phân và tổng số cô phần của từng loại được quyền chảo bán; quyết định mức cô tức hằng năm của từng loại cổ phần;
+ Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;
+ Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tong gia tri tal san tro lên được ghi trong báo cáo tải chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác; Quyết định sửa đôi, bổ sung Điều lệ công ty;
+ Thông qua báo cáo tải chính hằng năm; Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty vả cô đông công ty;
Quyết định tô chức lại, giải thể công ty; Quyết định ngân sách hoặc tông mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
+ Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lap; quyét định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết; Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.
- Hội đồng Quản trị: Là những người quyết định những vấn đề quản lý công ty, hội đồng quản trị có những quyền nhất định như:
+ Quyết định các vấn đề liên quan đến giá cô phân và trái phiếu được phát hành;
Các giải pháp phát triển hoạt động trung và ngắn hạn của công ty như: Chiến lược
32
phát triển hàng năm, mở rộng thị trường, các hoạt động marketing, déi mdi công
nghệ;
+ Quyết định phương án đầu tư và các dự án đầu tư trong thâm quyên; Quyết định việc thành lập các công ty con, chỉ nhánh hay việc mua lại cô phan cua doanh nghiép khac.
Hội đồng quản trị còn có quyền quyết định cơ cấu tổ chức công ty; bầu cử, miễn
nhiệm, hoặc bãi nhiệm chủ tịch hội đồng quản trị; bô nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp
đồng, chấm dứt hợp đồng đối với giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do điều lệ công ty quy định.
Ngay cả những quyết định lớn như tổ chức lại hay giải thê công ty, tuy không có quyền quyết định như đại hội đồng cổ đông nhưng hội đồng quản trị có quyền được nêu kiến nghị về các vấn đề này.
- Ban giám đốc:
+ Là ban điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quan tri va trước pháp luật về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao. Phân tích và đánh giá hiệu quả của các công việc hàng ngày trong các phòng ban và đảm bảo tất cả các mục tiêu đều được đáp ứng.
+ Là ban ban hành các quy định hoạt động trong công ty cũng như để ra các chính sách, mục tiêu, nhiệm vụ cho các phòng ban. Điều hành tải chính của công ty, nhận báo cáo tình hình nhân sự hàng tháng từ các phòng ban và các trung tâm kinh doanh, hỗ trợ giám đốc điều hành kinh doanh công ty, nhận các báo cáo kết quả kinh doanh hàng tháng từ các trung tâm và triển khai kế hoạch mới cho các phòng ban cũng như các trung tâm kinh doanh.
- Phòng Hành chính — Nhân sự:
+ Các chế độ chính sách: lao động, tiền lương, công tác tuyên dung, diéu dong, bổ nhiệm, quản lý lao động và thực hiện các chế độ chính sách theo quy định của Nhà nước cho cán bộ, công nhân viên trong công ty.
33
+ Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ đạo của Ban Giám đốc. Tham mưu cho Ban Giám đốc về công tác chăm lo đời sông vật chất và tỉnh thần cho cán bộ, công nhân viên công ty.
- Phòng Kinh doanh:
+ Xây dựng và tô chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, xác lập và thông nhất áp dụng các chỉ tiêu định mức kinh tế kỹ thuật của các loại hình sản xuất kinh doanh trong toàn Công ty.
+ Tổng hợp số liệu, báo cáo, phân tích và đánh giá kết quả sản xuất kinh đoanh thang, quý, năm của Công ty.
- Phòng Tài chính - Kế Toán:
+ Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê; Quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, Điều lệ và quy chế tài chính của Công ty.
+ Đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của Công ty.
+ Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ảnh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hinh vận động, luân chuyền các loại vốn, tài sản trong sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phòng Marketing:
+ Xây dựng và phát triển hình ảnh thương hiệu; Nghiên cứu, phát triển sản pham và mở rộng thị trường. Xây dựng và thực hiện các chiến lược marketing; Tham mưu cho Ban Giám đốc về chiến lược marketing, sản phâm và khách hàng: Thiết lập mỗi quan hệ với truyền thông; Điều hành công việc của nhân viên thuộc quyền quản lý của bộ phận...
- Phòng Phát triển đối tác:
+ Gia tăng độ nhận diện thương hiệu, hình ảnh công ty với các đối tượng tiềm năng: Quản lý mối quan hệ giữa doanh nghiệp và các cơ quan truyền thông; Thực
34
hiện các hoạt động nhằm phát triển các mối quan hệ đối ngoại chiến lược cho công ty; Xây dựng và thực hiện các kế hoạch chiến lược nhằm phát triển các mối quan hệ với công chúng...
- Phong IT:
+ Bộ phận IT (hay phòng IT) là một phòng ban thuộc cơ cấu tô chức của doanh nghiệp, có chức năng nghiên cứu, xây dựng định hướng chiến lược, tham mưu, tô chức triển khai và quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tín (CNTT) của doanh nghiệp, bao gồm: cơ sở hạ tầng CNTT, hé thống mạng và hệ thống cơ sở dữ liệu, hệ thông phần cứng, hệ thống phần mềm, các ứng dụng doanh nghiệp,...
+ Chức năng của bộ phận IT là đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp hoạt động ôn định, chính xác, từ đó hỗ trợ hoạt động sản xuất, kinh doanh, quản trị,... của doanh nghiệp dễ dàng và hiệu quả.
+ Tuy vao đặc thù của từng ngành nghề, lĩnh vực như sản xuất, kinh doanh thương mại, tài chính ngân hàng, s1áo dục, công nehệ, marketine,... mà nhiệm vụ của bộ phận IT sẽ có sự khác biệt đáng kê. Dưới đây là một số nhiệm vụ chính của bộ phan IT trong mét doanh nghiệp.
° Nghiên cứu, xây dựng định hướng, chiến lược và kế hoạch CNTT; Chịu trách
nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động CNTT
° Quản trị hệ thống hạ tầng & phan cung; Quan tri hé thống cơ sở dữ liệu, phần mềm & ứng dụng
Một số hoạt động khác: Giải quyết các vấn đẻ, sự cô liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin; Hỗ trợ người dùng (là nhân sự trong công ty) về các tác vụ trên hệ thống IT; Lap kế hoạch và tổ chức các khóa đảo tạo nội bộ về ứng dụng CNTT;
Xây dựng quy chế, quy định và quy trình nghiệp vụ về các hoạt động CNTT tại doanh nghiệp; Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý nội bộ, quản trị nhân sự,
35
- Phòng Dịch vụ khách hàng:
+ Tạo mối quan hệ khách hàng sẵn có và duy trì khách hàng trung thành; Thu
hút, tìm kiếm khách hàng tiềm năng; Tiết kiệm chỉ phí kinh doanh; Tăng khả năng
cạnh tranh...