Nhóm chức năng này chú trọng đến các vấn đ`êđảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp và bao g ôn các hoạt động:
hoạch định nhu câi nhân viên, phân tích công việc, tuyển dụng nhân viên. Thực hiện công việc phân tích sẽ cho doanh nghiệp biết cần tuyển thêm bao nhiêu người và quy chuẩn đặt ra với các ứng viên.
Để có thể tuyển được đúng người cho đúng công việc, doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp nhằm xác định những công việc, vị trí nào đang cn thêm người. Như vậy, nhóm chức năng thu hút nhân lực thưởng có các hoạt động: dự báo, hoạch định, phân tích, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin ngu n nhân lực trong doanh nghiệp.
O Hoạch định ngu nhân lực
Hoạch định là dự đoán thay đổi, phòng ngửa các rủi ro có thể xảy ra. Hoạch định là một quá trình mang tính khoa học đ ng thời mang tính nghệ thuật cao. Nhằm dự đoán và đối phó với các vấn đềphát sinh sẽ xảy ra trong tương lai do đó công tác hoạch định ngu ần nhân lực là rất cẦn thiết, giảm thiểu rủi ro và tăng năng suất lao động.
Hoạch định ngu ên nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu c3, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ ngu ồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả.
Quá trình thực hiện hoạch định ngu Ên nhân lực c3n thực hiện chặt chế với các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường quá trình hoạch định được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Phân tích môi trưởng, xác định mục tiêu và chiến lược phát triển kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.
Bước 2: Phân tích hiện trạng, đ`ềra chiến lược phù hợp giữa ngu ni nhân lực và phát triển kinh doanh.
Bước 3: Dự báo khối lượng công việc (mục tiêu trung hạn, dài hạn) hoặc xác định và phân tích khối lượng công việc (mục tiêu ngắn hạn).
Bước 4: Dự báo nhu c3! ngu Ê nhân lực (mục tiêu trung hạn, dài hạn) hoặc xác định nhu c ngu Gn nhân lực (mục tiêu ngắn hạn).
Bước 5: Phân tích quan hệ cung cầi ngu ôn nhân lực, khả năng đi chinh và đêra kế sách, chương trình giúp cho tổ chức, doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầi mới và nâng cao hiệu quả sử dụng ngu n nhân lực.
Bước 6: Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị ngu Ân nhân lực được đ êra của doanh nghiệp trong năm.
Bước 7: Tiến hành kiểm tra đánh siá tình hình thực hiện.
O Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ và kỹ năng một cách có hệ thống cân thiết để thực hiện các công việc trong tổ chức, doanh nghiệp. Phân tích công việc là một trong những công cụ cơ bản nhất để triển khai chiến lược ngu n nhân lực của doanh nghiệp. Vì vậy, việc đầu tiên của hoạch định ngu n nhân lực là phân tích công việc.
Phân tích công việc được thực hiện trong các trưởng hợp sau:
(1) Khi tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, cần phân tích công việc lần đẦi tiên.
(2) Khi doanh nghiệp có thêm một số công việc mới.
(3) Khi các công việc phải thay đổi do phương pháp mới, kỹ thuật, công nghệ và hệ thống mới.
Nội dung và trình tự thực hiện các bước phân tích công việc:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc, dựa vào các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc cho hợp lý.
Bước 2: Thu thập thông tin sẵn có dựa trên cơ sở của sơ đ ồtổ chức, quy â hạn của doanh nghiệp, các phòng ban, bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Xác định công việc nào then chốt, quan trọng để phân tích công việc nhằm tiết kiệm thời gian trong việc phân tích công việc.
Bước 4: Tùy theo yêu cầi mức độ chính xác và chỉ tiết của thông tin c3n thu thập, tùy theo tửng loại công việc mà áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin cho việc phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại các thông tin đã được thu thập.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc là kết quả của việc phân tích công việc bao ứ ồn kiến thức và khả năng của nhõn viờn.
Bảng mô tả công việc: là bảng mô tả tóm tất công việc, liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, đi 'âi kiện làm việc, yêu c âi kiểm tra và các tiêu chuẩn c®n đạt khi thực hiện công việc. Có thể hiểu bảng tóm tất công việc giúp ta biết nội dung, yêu c ầi của công việc, quy ân hạn và trách nhiệm khi thực hiện công việc.
Bảng tiêu chuẩn công việc: là văn bảng liệt kê các yêu cầi về trình độ học vấn, khả năng giải quyết vấn đŠ kinh nghiệm công tác và các kỹ năng các thích hợp cho công
việc. Nhờ vào bảng tiêu chuẩn có thể giúp doanh nghiệp lựa chọn nhân viên như thế nào để thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Phương pháp phân tích công việc: một số phương pháp phổ biến như: sử dụng bảng câu hỏi, quan sát, phỏng vấn, ghi chép lại trong nhật ký, bảng danh sách kiểm tra và phối hợp các phương pháp.
H Quá trình tuyển dụng
Sự tồn tại và phát triển lâu dài của doanh nghiệp chính là con người, tức là toàn bộ ngu ồn nhân lực của doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ phận tuyển dụng là bộ phận then chốt trong doanh nghiệp. Công tác tuyển dụng đúng thì mang lại lợi ích và hiệu quả lâu dài, nếu không đúng thì hậu quả khôn lưởng và khó khắc phục.
Công tác tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút được những con người có các phẩm chất, kỹ năng phù hợp với các yêu cầi phát triển của doanh nghiệp trong tương lai tránh được các rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.
Có thể phân ngu ồn ứng viên từ hai ngu n: bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp.
a Ngu% tng viên nội bộ
Neu ồn ứng viên nội bộ doanh nghiệp: là tuyển dụng các nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp sang vị trí, công việc khác.
Đối với các vị trí lãnh đạo, quản lý cac doanh nghiệp thưởng đ'êbạt hoặc sử dụng biểu đồ thuyên chuyển công tác. Đối với vị trí thấp thưởng được thông báo tuyển dụng nhân lực được niêm vết công khai.
Ưu điểm:
Tận dụng được ngu n nhân lực sẵn có trong doanh nghiệp, tạo ra động lực thi đua giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc, sáng tạo và có trách nhiệm.
Nhân viên đã được thử thách v`ềlòng trung thành, đạo đức kinh doanh, tỉnh thần và thái độ làm việc.
Nhân viên trong doanh nghiệp sẽ thuận lợi hơn trong công việc, nhanh chóng thích nghĩ đi `âi kiện làm việc mới, dễ dàng đạt được các mục tiêu đ ềra.
Nhược điểm:
Nhân viên được tuyển vào vị trí trống thưởng sẽ dễ bị rập khuôn theo cách làm việc của cấp trên trước đó, thiếu sáng tạo. Doanh nghiệp sẽ khó khăn nếu tình trạng này kéo dài trong thời kì trì trệ, kém hiệu quả.
Dễ gây tính chủ quan, sau cuộc tuyển chọn thưởng xuất hiện nhóm nhân viên không hài lòng có tâm lý không phục, bất hợp tác với lãnh đạo mới, chia bè chia phái gấy mất đoàn kết nội bộ.
a Ngu% tng viên bên ngoài
Ngu ôi ứng viên bên ngoài doanh nghiệp: là ngu & lao động ở bên ngoài, cẦn phải ngiên cứu tình hình kinh tế, điâi kiện lao động và thị trưởng ngh'ênghiệp. Có thể liên kết tìm kiếm từ các trưởng đại học, cao đẳng, dạy ngh` những người thất nghiệp, lao động tự do, ngu ôn ứng viên này có số lượng, chất lượng phong phú và đa dang.
Ưu điểm:
Nhân viên mới tuyển dụng từ bên ngoài có cách nhìn đổi mới không bị rập khuôn với doanh nghiệp, có sáng tạo cao và tạo không khí thi đua giữa các nhân viên. Đi `âI này giúp doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn.
Tạo ra sự công bằng cho quá trình tuyển dụng, xây dựng đội ngũ nhân viên đa dạng, giảm thiểu sự cạnh tranh nội bộ.
Nhược điểm:
Nhân viên mới cần thời gian để thích nghi với môi trưởng làm việc mới, chưa hiểu rõ mục tiêu và văn hóa của doanh nghiệp.
Mất thời gian trong quá trình đào tạo, tốn kém chi phí. Nhân viên mới chưa hiểu rõ v`ê lòng trung thành, trách nhiệm và thời gian gắn bó với công ty là bao lâu.
H Quy trình tuyển dụng
Việc tuyển chọn nhân viên c3n dựa vào các tiêu chuẩn sau: khả năng nhân cách, khả năng chuyên môn, khả năng giao tiếp, khả năng lãnh đạo (nếu tuyển chọn cấp quản tri).
Trong quá trình tuyển dụng c3 tuân thủ đúng quy trình tuyển dung, thông thường quy trình
gam (oe) cac
bước sau:
Chuẩn bị tuyến đụng Bố trí công việc
Thông báo tuyển dụng Ra quyết định tuyến
——T
Thu nhận, nghiên cứu HS
———=—
Phỏng vấn sơ bộ
Kiểm tra, trắc nghiệm N Phỏng vấn lần 2 =
Sơ đ 61.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự (Ngu â: Giáo trình quản trị nhân sự của PGS.TS. Trần Kim Dung) 1 Phương pháp tuyển dụng
Theo Trần Kim Dung (2006), doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc một số hình thức thu hút nhân sự bằng các phương pháp sau:
Phương pháp phỏng vấn: trước khi phỏng vấn nghiên cứu kỹ lý lịch từng ứng viên chuẩn bị tốt nội dung phỏng vấn để nêu các câu hỏi và yêu câu ứng viên trả lời. Trong quá trình phỏng vấn bám sát các vấn déthen chốt hoặc cũng có thể thay đổi nội dung phỏng vấn theo từng câu trả lời của ứng viên. Thái độ của người phỏng vấn c3 là tôn trọng, lắng nghe, tin cậy, thân mật và cởi mở tạo cơ hội cho ứng viên bộc lộ với mình.
Phương pháp thi tuyển: tổ chức cuộc thi lý thuyết và thực hành. Về thi lý thuyết có thể thi viết hoặc vấn đáp, còn v`êthực hành đánh gid thông qua các công việc thực tế.
Phương pháp này nhằm đánh giá kiến thức cơ bản, khả năng vận dụng và kỹ năng thực hành của các ứng viên.
Phương pháp quảng cáo: các chương trình quảng cáo thu hút các ứng viên tham gia rất nhi âI. Phương pháp này dễ dàng tiếp cận với ứng viên bằng các nội dung yêu c`ầi, tiêu chuẩn của công việc, khả năng đáp ứng các yêu c`âi thông qua bằng cấp, khả năng thăng tiến trong công việc. Tạo hứng thú khi đọc quảng cáo và mau chóng liên hệ với doanh nghiệp.
Phương pháp tuyển sinh viên từ các trưởng đại học, cao đẳng, trung cấp nghề doanh nghiệp thực hiện trao đổi giải thưởng, tài trợ, nghiên cứu khoa học.... nhằm tạo uy tín cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trở nên quen thược với các ứng viên. Bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc giúp cho việc tuyển dụng sinh viên tốt nghiệp đạt hiệu quả.
Ngoài ra, tuyển dụng còn cẦn sử dụng các phương pháp khác như: xem xét diện mạo và phong cách b`ềngoài để đánh giá phẩm chất, tính cách nhân lực hoặc các ứng viên
được thư giới thiệu từ địa phương, ứng viên đến xin việc để đảm bảo phù hợp với vị trí ứng tuyển.