II. Thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tạ
7. Tổ chức kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
7.1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn Công ty, bao gồm :
- Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu quản lý - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ - Thuế phí, lệ phí
- Chi phí dự phòng
- Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác.
7.2. Chứng từ và tài khoản kế toán
* Chứng từ kế toán.
Để hạch toán kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Công ty sử dụng các chứng từ sau :
Hóa đơn giá trị gia tăng : tiền điện, tiền nớc, tiền điện thoại dùng cho quản lý doanh nghiệp.
Bảng thanh toán lơng cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Bảng trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng.
*) Tài khoản kế toán.
Công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu sau để kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp :
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Trong đó mở 8 tài khoản cấp 2 :
Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng
Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác.
Và các tài khoản kế toán khác liên quan : Tài khoản 111, TK 112, TK 331, TK 334, TK 338,…
7.3. Phơng pháp kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhân viên quản lý của Công ty hởng theo lơng thời gian. Cuối tháng dựa vào bảng chấm công và đơn giá lơng thời gian đã đợc phê duyệt, kế toán tính ra lơng thời gian đồng thời các khoản trích theo lơng (BHXH, BHYT, KPCĐ) cho từng nhân viên. Sau đó sẽ căn cứ vào bảng thanh toán lơng để nhập dữ liệu vào máy tính.
Ví dụ : Số chứng từ 365 ngày 31/12/2004 căn cứ vào sổ cái TK 6421 (xem phụ lục 30) chi may đồng phục cho nhân viên năm 2004 chi phí cho nhân viên quản lý số tiền là 15.000.000đ. Chơng trình kế toán trên máy sẽ tự động xử lý số liệu theo định khoản :
Nợ TK 6421 Có TK 334
Và chuyển số liệu vào các sổ nhật ký chung (xem phụ lục 34), sổ cái tài khoản 6421 (xem phụ lục 30), sổ cái tài khoản 334, 3382, 3383, 3384).