CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ
2.2. Cơ sở lý thuyết những vấn đề lý luận chung về phần mềm kế toán và độ chính xác thông tin tài chính
2.2.1. Phần mềm kế toán
2.2.1.1. Khái niệm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ phần mềm trên máy tính được sử dụng để ghi chép, xử lý và duy trì các giao dịch kế toán và tài chính trong các phân hệ chức năng như nhật ký, sổ cái chung, tài khoản phải thu, tài khoản phải trả, quản lý hàng tồn kho và xử lý bảng lương thông qua hệ thống quản lý tài chính.
2.2.1.2. Đặc điểm của phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán có các đặc điểm chính như:
- Tính tự động hóa: Giảm thiểu sự can thiệp thủ công trong việc ghi chép và xử lý dữ liệu kế toán.
- Tính chính xác và đáng tin cậy: Phần mềm kế toán đảm bảo độ chính xác cao trong việc ghi nhận và báo cáo các giao dịch tài chính.
- Khả năng tích hợp: Phần mềm kế toán thường tích hợp với các hệ thống quản lý khác như quản lý hàng tồn kho, kho bãi, đơn hàng, và quan hệ khách hàng.
- Báo cáo tài chính: Cung cấp khả năng tạo báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác, đáp ứng các yêu cầu quản lý và pháp luật.
Có hơn 150 phần mềm kế toán khác nhau được xác định trên toàn cầu, hướng đến mọi loại hình doanh nghiệp, phần lớn nhắm đến các doanh nghiệp lớn, nhưng doanh nghiệp nhỏ cần được chú trọng hơn do ngân sách hạn chế và ít được bảo vệ. Đây là một vấn đề quan trọng trong nghiên cứu của tác giả, khi khảo sát ảnh hưởng của phần mềm kế toán đến tính chính xác thông tin tài chính của các khách hàng tại Công Ty TNHH Dịch vụ Tư vấn và Đại lý Thuế Trương Gia, nơi có thể có sự khác biệt đáng kể trong yêu cầu và khả năng tài chính.
2.2.1.3. Phân loại phần mềm kế toán Dựa theo quy mô doanh nghiệp:
- Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa: Thường có giao diện đơn giản,
dễ sử dụng và tập trung vào các tính năng cơ bản.
- Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp lớn: Cung cấp các tính năng phức tạp hơn, khả năng tùy biến cao và có thể tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau.
Dựa theo ngành nghề:
- Phần mềm kế toán cho sản xuất: Tích hợp các tính năng quản lý sản xuất, tính toán giá thành sản phẩm.
- Phần mềm kế toán cho bán lẻ: Tích hợp các tính năng quản lý hàng tồn kho, quản lý điểm bán hàng.
- Phần mềm kế toán cho dịch vụ: Tích hợp các tính năng quản lý dự án, quản lý thời gian.
2.2.1.4. Tiêu chí đánh giá chất lượng của phần mềm kế toán
Chất lượng của phần mềm kế toán có thể được đánh giá dựa trên một số tiêu chí cốt lõi, đảm bảo rằng phần mềm không chỉ đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ kế toán mà còn mang lại hiệu quả dài hạn cho doanh nghiệp. Các tiêu chí này bao gồm:
- Độ tin cậy: Đây là yếu tố then chốt để đánh giá chất lượng phần mềm kế toán. Phần mềm phải đảm bảo hoạt động ổn định, không phát sinh lỗi hay sự cố trong quá trình vận hành. Bên cạnh đó, khả năng bảo toàn dữ liệu và phục hồi hệ thống trong các tình huống khẩn cấp, như mất điện hoặc lỗi phần cứng, cũng là một thước đo quan trọng về độ tin cậy của phần mềm.
- Tính thân thiện với người dùng: Một phần mềm kế toán chất lượng cần có giao diện trực quan, dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và thao tác, kể cả với những người không có chuyên môn về công nghệ. Tính thân thiện của phần mềm góp phần giảm thiểu sai sót do thao tác, tiết kiệm thời gian đào tạo và nâng cao hiệu quả làm việc.
- Khả năng tùy biến và mở rộng: Phần mềm kế toán phải có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Khả năng mở rộng là yếu tố quan trọng, giúp phần mềm có thể thích nghi với sự phát triển của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý khi quy mô và khối lượng dữ liệu tăng lên mà không làm giảm hiệu suất hệ thống.
- Bảo mật: Trong bối cảnh an ninh mạng ngày càng phức tạp, bảo mật là tiêu chí không thể thiếu khi đánh giá chất lượng phần mềm kế toán. Phần mềm cần đảm bảo an toàn cho các thông tin tài chính nhạy cảm, thông qua các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, phân quyền người dùng chặt chẽ, và giám sát hệ thống liên tục để phòng ngừa các rủi ro từ bên ngoài.
Những tiêu chí này là cơ sở để đánh giá toàn diện chất lượng của một phần mềm kế toán, đảm bảo phần mềm không chỉ hỗ trợ hiệu quả các quy trình kế toán mà còn mang lại lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật.
2.2.1.5. Các yếu tố tác động đến chất lượng phần mềm kế toán
Chất lượng của một phần mềm kế toán không chỉ phụ thuộc vào các tính năng bên trong mà còn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố ngoại cảnh. Dưới đây là một số yếu tố chính:
Quy định pháp luật:
- Sự thay đổi liên tục của quy định: Các quy định về kế toán, thuế và báo cáo tài chính luôn được cập nhật và điều chỉnh. Phần mềm kế toán cần phải linh hoạt để thích ứng với những thay đổi này, đảm bảo rằng các báo cáo tài chính luôn tuân thủ pháp luật.
- Tiêu chuẩn kế toán quốc tế (IFRS): Việc áp dụng IFRS ngày càng phổ biến đòi hỏi phần mềm phải đáp ứng được các yêu cầu nghiêm ngặt của chuẩn mực này.
Xu hướng công nghệ:
- Công nghệ đám mây: Với nhiều lợi ích như khả năng truy cập từ xa, chia sẻ dữ liệu, và nâng cấp dễ dàng, phần mềm kế toán dựa trên đám mây đang trở thành lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp.
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học: AI giúp tự động hóa nhiều quy trình kế toán, tăng cường khả năng phân tích dữ liệu và đưa ra dự báo chính xác hơn, từ đó nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của phần mềm.
Nhu cầu của thị trường:
- Đa dạng hóa doanh nghiệp: Các doanh nghiệp ngày càng đa dạng về quy mô và ngành nghề, đòi hỏi phần mềm kế toán phải có tính linh hoạt và khả năng tùy biến
cao để phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Khả năng kết nối với các phần mềm quản lý khác như CRM, ERP, quản lý kho là yếu tố quan trọng để tạo nên một hệ sinh thái quản lý toàn diện.
- Phân tích dữ liệu nâng cao: Nhu cầu sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến để đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược ngày càng trở nên cấp thiết đối với các doanh nghiệp.
Yếu tố con người:
- Nhân viên kế toán: Trình độ, kinh nghiệm và khả năng thích ứng của nhân viên kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng phần mềm.
- Nhà cung cấp phần mềm: Chất lượng dịch vụ hỗ trợ, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và uy tín của nhà cung cấp cũng là yếu tố quan trọng.