CHƯƠNG 3: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ
3.1. Khái quát về khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 10 1. Khái niệm về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
3.1.1. Khái niệm
Theo Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, chuẩn mực số 1 tại điểm b, mục số 31 có quy định: “Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm khoản phân phối cho cổ đông hoặc vốn chủ sở hữu.”(Bộ tài chính, Chuẩn mực kế toán số 01: Chuẩn mực chung, 2002)
Chi phí bán hàng:
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, tại điểm a khoản 1 Điều 91 Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, “Tài khoản chi phí bán hàng dùng để phản ánh các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa (trừ hoạt động xây lắp), chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển...”
Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, tại khoản 1 Điều 92, Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, “Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,...); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp;
chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp, tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi dịch
vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ...); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng...)”
3.1.2. Kết cấu của tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng
“Kết cấu tài khoản
Bảng 3.1:Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 641 -Chi phí bán hàng
Bên Nợ Bên Có
Các chi phí phát sinh liên quan đến quá trình bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ
Khoản được ghi giảm chi phí bán hàng trong kỳ
Kết chuyển chi phíbán hàng vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để tính kết quả kinh doanh trong kỳ
Tổng phát sinh Tổng phát sinh
Tài khoản 641 không có số dư cuối kỳ
Nguồn: Tổng hợp từ điều 91-Thông tư 200/2014/TT-BTC
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết cấu tài khoản:
Bảng 3.2: Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bên Nợ Bên Có
Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế
phát sinh trong kỳ
Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý
doanh nghiệp Số dự phòng phải thu khó đòi, dự
phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số
phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)
dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết)
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
Tổng phát sinh Tổng phát sinh
Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ
Nguồn: Tổng hợp từ Điều 92 -Thông tư 200/2014/TT-BTC
Chứng từ kế toán
Chứng từ sử dụng để hạch toán CPBH, CPQLDN liên quan đến nhiều phần hành khác nhau, liên quan đến các tài khoản phản ánh lên CPBH và CPQLDN như:
TK 111, 112, 141,242, 331, 334, 338,....
Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên bản xác nhận, các quyết định đi kèm...
Chứng từ phân bổ chi phí trả trước: Chính sách phân bổ chi phí, bảng tính việc phân bổ, các chứng từ khác liên quan đến việc hình thành chi phí....
Chứng từ về hàng tồn kho: Các phiếu nhập - xuất hàng hóa, bảng kê mua hàng
Chứng từ tài sản cố định: Chứng từ và quyết định mua sắm liên quan đến việc hình thành TSCĐ, bảng tính phân bổ khấu hao, biên bản bàn giao, biên bản thanh lý TSCĐ...
Chứng từ về lương nhân viên: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương...”
3.1.3. Các rủi ro và sai sót thường gặp đối với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận vào sổ sách cao hơn so với thực tế
Kế toán đơn vị hạch toán vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp khi không có chứng từ hoặc chứng từ gốc không hợp lý, hợp lệ vào chi phí được khấu trừ khi tính Thuế thu nhập doanh nghiệp.
Kế toán nhầm lẫn, ghi lộn, ghi sai giá trị các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo chiều hướng tăng so với phát sinh thực tế
Hạch toán hai lần các chi phí phát sinh (ví dụ một nghiệp vụ phát sinh chi phí, ghi cho cả hai khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp)
Hạch toán không đúng kỳ kế toán. Có những chi phí thì nên đưa vào kỳ sau thì lại hạch toán vào trong kỳ này (sai niên độ kế toán)
Kế toán nhầm lẫn khi thực hiện chi tiền hai lần cho một nghiệp vụ phát sinh hoặc thực hiện chi tiền cho những khoản không thuộc bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Hạch toán thiếu các khoản hoàn nhập, các khoản giảm chi phí trong kỳ.
Những chi phí phát sinh không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định cũng được hạch toán vào tài khoản chi phí mà không loại trừ theo đúng quy định.
Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được ghi nhận trên sổ sách kế toán thấp hơn so với thực tế.
Hạch toán trùng các khoản dự phòng hoàn nhập, các khoản giảm trừ chi phí.
Các khoản đã chi tiền phục vụ cho bộ phận bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp nhưng không có hóa đơn, chứng từ đầy đủ nên không được đưa vào chi phí được khấu trừ Thuế thu nhập doanh nghiệp. Kế toán thực hiện đưa vào chi phí loại, không hợp lệ.
Kế toán ghi nhận thiếu các phát sinh chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp do số lượng phát sinh quá lớn.
Kế toán đơn vị ghi sai niên độ kỳ kế toán. Phải ghi nhận tại thời điểm phát sinh nhưng lại ghi chậm hơn so với thời điểm đó (ghi vào kỳ sau).
Phân loại không đúng các loại chi phí phát sinh theo quy định. Những chi phí phải ghi vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì lại ghi vào các tài khoản chi phí khác.
3.1.4. Thủ tục kiểm soát nội bộ với khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Quy định các chức năng, trách nhiệm, quyền hạn cho các cá nhân và các bộ phận xử lý các công việc liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp như việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các nhân viên liên quan đến hoạt động của hai chi phí trên (không được kiêm nhiệm quá nhiều nhiệm vụ cùng lúc; các phát sinh cần được ghi nhận đúng, kịp thời và có người kiểm tra lại chứng từ.
Xây dựng quy trình và thực hiện các thủ tục kiểm soát cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp nhằm giảm tối đa chi phí. Đồng thời, đề ra quy định chính sách cụ thể về việc phê duyệt và ghi nhận phí hoa hồng, công tác phí, tiếp thị, quảng cáo; định mức chi phí bảo hành, sửa chữa, viễn thông… đảm bảo chứng từ đủ tính hợp lệ, thông tin ghi nhận chính xác, đúng đắn và đúng kỳ.
Bên cạnh đó, cần đảm bảo các chính sách, nội quy mà doanh nghiệp đã ban hành được thực hiện đúng và nghiêm túc. Nên cần có sự đôn thúc, kiểm tra và xử lý các trường hợp vi phạm.
Với các khoản chi phí lương nhân viên bán hàng và quản lý doanh nghiệp cần có những quy định rõ ràng về cách tính lương, thưởng, tăng ca, hoa hồng bán hàng,…đặc biệt các khoản trích theo lương và phụ cấp sau khi chấm dứt hợp đồng.
Quy trình liên quan đến lương thì nên thông qua nhiều cấp bậc phê duyệt thì mới được chi.
Với các khoản chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụ cụ và khấu hao TSCĐ dùng bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp thì cần ban hành văn bản, quyết định phù hợp tình hình của doanh nghiệp và phải nằm trong khuôn khổ của pháp luật về định mức tiêu hao nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ; phương thức phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động quản lý; kế hoạch mua sắm và
xây dựng TSCĐ cũng như quy định về chính sách khấu hao đối với TSCĐ sử dụng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp.
Kiểm soát các loại chi phí khác liên quan đến sửa chữa xe máy, thiết bị thực hiện thông qua kiểm tra tính xác thực của các hóa đơn, chứng từ, hợp đồng,... và kiểm tra việc hạch toán các phát sinh có được đưa vào đúng loại tài khoản theo quy định hay không
Mỗi đơn vị doanh nghiệp cần phải thiết kế một hệ thống Kiểm soát nội bộ chuẩn cho toàn bộ bộ máy nói riêng và cho khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung. Để thiết kế đó phát huy hết những mục tiêu mà đơn vị đề ra thì cần có sự chỉ đạo, đôn thúc trong công tác chỉ đạo, kiểm tra, xử lý trong quá trình vận hành và thực hiện quy trình, chính sách đó. Cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng, hợp lý giữa các bộ phận với nhau và quan trọng nhất vẫn là vấn đề về con người (đặc biệt là người đứng đầu bộ máy đơn vị).